Einstellungen

Sie können hier einen Verantwortlichen und einen Stellvertreter für den Kreditoren-Workflow bestimmen. Sollte ein vorerfasster Beleg abgelehnt werden, wird der Verantwortliche und dessen Stellvertreter des Kreditoren-Workflow per E-Mail benachrichtigt, sofern diesen Mitarbeitern die Kommunikationangabe «Kreditoren-Workflow» hinterlegt ist. Der Verantwortliche und dessen Stellvertreter kann für andere Sachbearbeiter Belege freigeben.

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Einstellungen > Allgemein > Kreditoren-Workflow.

2.Erfassen Sie den Verantwortlichen und den Stellvertreter für den Kreditoren-Freigabeprozess.

Kred_Einstellungen_Kredi Verantwortlichen

3.Klicken Sie anschliessend auf Änderungen speichern .

Hinweis:

▪Mit der Option Alle Buchungen automatisch markieren (Vorerfassung) können Sie selbst entscheiden, ob Sie jeweils alle vorerfassten Belege markiert haben wollen beim Öffnen der Funktion.

Tipps:

▪Damit E-Mails im Zusammenhang mit dem Vorerfassungs- und Vergütungsprozess versendet werden können, muss die Kommunikationsangabe E-Mail Kreditoren-Workflow auf der Adresse und E-Mail-Vorgabe für die Kreditorenbuchhaltung erfasst werden.

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder das jeweilige Modul.

Die generellen Einstellungen für den E-Mail Versand definieren Sie unter Einstellungen > Diverses > E-Mail > E-Mail Einstellungen.

Sie können diese generellen Einstelllungen pro Dokument bzw. Funktion übersteuern. So haben Sie z.B. die Möglichkeit für den Dokumenttyp Rechnung eine Absender E-Mail, einen individuellen Mailtext und den Betreff in Sie- und/oder Du-Form sowie eine Signatur zu definieren.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen.

2.Klicken Sie auf einen Dokumenttyp, z.B Rechnung.

3.Definieren Sie die Angaben zum Versand der E-Mails.

4.Erfassen Sie Betreff und Text in Sie- und/oder Du-Form.

5.Fügen Sie eine Signatur hinzu.

Div_E-Mail-Vorgaben Vorgabe_allgemein

6.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Um im Krediflow über offene oder freigegebene Belege per Mail informiert zu werden, ist es nötig, eine eigene Kommunkationsangaben zu erfassen dafür.

1.Gehen Sie zu Adressverwaltung.

2.Suchen Sie die Adresse bei der eine Kommunikationsangabe erfasst werden soll.

3.Klicken Sie auf Neue Kommunikationsangabe .

4.Wählen Sie den Dokumenttyp E-Mail Kreditoren-Workflow.

Kommunkationsangabe erfassen

5.Klick auf Ok , um zu speichern.

Damit ein Beleg in die Vorerfassung und somit in den Krediflow gelangt, muss die Option Beleg vorerfassen aktiviert sein. Um die Option für eine Adresse zu aktivieren, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Adressverwaltung > Start > Adresse > Register Kreditoren .

2.Geben Sie alle benötigten Informationen in die dafür vorgesehenen Felder ein.

3.Aktivieren Sie die Option Beleg vorerfassen.

Option Beleg vorerfassen

4.Klicken Sie danach auf Ok , um die Daten zu speichern.

In dieser Rubrik nehmen Sie die Einstellungen für die Vergütung der Kreditorenbuchhaltung vor.

1.Wählen Sie Einstellungen > Kreditorenbuchhaltung > Vergütung > Vergütung.

Kred_vergütung_vergütungen

2.Geben Sie die gewünschten Angaben ein.

3.Markieren Sie die gewünschten Optionen.

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Die Berechtigungen können so gesetzt werden, dass dem Mitarbeiter/Benutzer ausschliesslich die eigenen, zugewiesenen Belege im Px5 Krediflow angezeigt werden.

Neue Mitarbeiter können auch in der Benutzerverwaltung erstellt werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1.Wählen Sie Benutzerverwaltung > Start > Benutzer > Neu .

2.Sie gelangen in die Mitarbeiter-Verwaltung.

Nur eigene Belege anzeigen Nur

3.Aktivieren Sie die Option nur zugewiesene Belege anzeigen.

4.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Sie können die Kreditorenrechnungen vorerfassen, d.h. die Belege werden zuerst von einem Mitarbeiter erfasst. Bestimmte Personen prüfen diese dann, kontrollieren und korrigieren falls nötig die Kontierungen bei den Buchungen. Ist diese Kontrolle durchgeführt worden, werden die Belege zur Vergütungsfreigabe weitergegeben und können danach z.B. bezahlt werden.

Sie können bestimmen, für welche Rechnungen diese Vorerfassung geschehen soll. Dazu müssen Sie pro Adresse oder Adressgruppe definieren, welche Sachbearbeiter die Belege kontrollieren und freigeben können. Diese Definitionen können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In der Kreditorenbuchhaltung finden Sie dazu die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Kreditorenbuchhaltung > Zuweisungen Vorerfassung.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Kred_Zuweisungen Vorerfassung verwalten

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Hinweise:

▪Bitte beachten Sie, dass Sie vorgängig auf den entsprechenden Adressen im Register Kreditoren die Option Beleg vorerfassen markieren müssen, damit eine Buchung in die Vorerfassung gelangt.

▪Beim Erstellen einer vorerfassten Buchung, wird der Sachbearbeiter automatisch aufgrund des Haupt-Eintrags in der Hilfstabelle Zuweisung Vorerfassung vorgeschlagen. Gibt es keinen Eintrag mit der Option Haupt markiert, bleibt das Feld Sachbearbeiter leer und kann manuell gesetzt werden.

▪Ist kein Eintrag in der Hilfstabelle Zuweisung Vorerfassung für die ausgewählte Adresse vorhanden, wird automatisch ein Eintrag mit dem ausgewählten Sachbearbeiter der Buchung erstellt. Voraussetzung ist, dass der angemeldete Benutzer Schreibrechte auf diese Hilfstabelle hat.

▪Gelöschte Einträge werden automatisch wieder aktiviert, wenn beim Erfassen einer vorerfassten Buchung der Sachbearbeiter des gelöschten Eintrags ausgewählt wurde.

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