Offline-Daten synchronisieren

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Offline-Daten synchronisieren

Offline-Daten synchronisieren

Wenn Sie die Proffix Adresserfassung einsetzen und die Option Offline aktiviert haben, dann können Sie die Adressdaten z.B. mit einem Notebook synchronisieren und diese unterwegs ändern bzw. neue Adressen erfassen.

Über eine Internet-Verbindung können Sie jederzeit die Daten wieder mit der Hauptdatenbank abgleichen. Dabei werden alle Adressen und die dazugehörigen Daten offline zur Verfügung gestellt. Damit Sie diese Funktion nutzen können, müssen Sie zuerst für jedes Notebook eine Definition vornehmen.

Dateien wie z.B. Word-Dokumente, welche mit den Adressen verknüpft sind, werden NICHT abgeglichen. Daten der Hilfstabellen können nicht geändert werden.

Was möchten Sie tun?

Toggle-auf_16x16_blackDaten synchronisieren

Um die Daten zu synchronisieren, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie in der Proffix Adresserfassung > Extras > Offline-Daten Synchronisieren_Offline Daten_16x16.

Offline-Daten synchronisieren

2.Mit Ok starten Sie die Synchronisierung.

Reihenfolge der Synchronisation

•Zuerst werden die Programmdateien in das Offline-Verzeichnis kopiert, damit Sie das Programm auch unterwegs ohne Netzwerk-Verbindung starten können.

•Danach werden alle zugewiesenen Adressen und die notwendigen Hilfstabellen und Dokumente synchronisiert.

•Am Ende wird auf dem Desktop eine neue Verknüpfung Proffix Adresserfassung OFFLINE erstellt.

Hinweis:

▪Offline-Daten Synchronisieren_Offline Daten_16x16 ist in der Adressverwaltung nicht vorhanden sondern nur in der Adresserfassung.

▪Neu erfasste Zusatzfelder werden nur synchronisiert, wenn die Synchronisation mit der Online-Adresserfassung durchgeführt wird.

Computer-Name

Hier sehen Sie den Namen des Notebooks. Dieser wird automatisch ermittelt und kann nicht geändert werden. Für diesen Computer-Namen muss eine Offline-Definition vorhanden sein.

Offline-Verzeichnis

Hier geben Sie ein Verzeichnis an, in welches die Offline-Version der Adresserfassung kopiert werden soll. Dieses Verzeichnis muss sich auf einem lokalen Laufwerk des Notebooks befinden. Als Verzeichnis wird am Ende immer «Proffix Offline» angehängt.

bei Konflikten

Wenn bei der Synchronisierung Konflikte vorkommen z.B. wenn die gleiche Adresse Online und Offline geändert wurde, dann müssen Sie angeben, welche Daten überschrieben werden sollen. Damit Sie nicht jede Frage einzeln beantworten müssen, können Sie hier auswählen, wie das Programm bei solchen Konflikten reagieren soll.

bei versch. Anzahl

Bei diversen Hilfstabellen kann es vorkommen, dass die Anzahl der Datensätze nicht mit der effektiven Anzahl übereinstimmt weil z.B. Daten gelöscht wurden. In so einem Fall wird die gesamte Tabelle neu synchronisiert bzw. sie werden danach gefragt. Auch hier können Sie das Verhalten vorher definieren.

Offline-Datenbank initialisieren

Mit dieser Option können Sie angeben, dass alle Offline-Daten neu abgefüllt werden sollen. Dies benötigen Sie z.B., wenn Sie an der Definition etwas ändern und zusätzliche Adressen hinzufügen.

Offline-Datenbank komprimieren

Wenn Sie viele Änderungen an den Adressen vornehmen oder schon lange mit der Offline-Version arbeiten, können Sie mit dieser Option die Datenbank komprimieren. Dabei wird gelöschter Platz in der Datenbank wieder freigeben.
Toggle-auf_16x16_blackUnterwegs Adressdaten erfassen, bearbeiten und löschen

Um Daten unterwegs zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Mit Doppelklick auf die Verknüpfung Px5 Adresserfassung OFFLINE starten Sie die Adresserfassung.

2.Erfassen, Bearbeiten oder Löschen Sie die Adresse wie gewohnt.

3.Speichern Sie mit Ok.
Toggle-auf_16x16_blackUnterwegs synchronisieren

Wenn Sie unterwegs sind, können Sie die Daten ebenfalls abgleichen.

1.Klicken Sie Adresserfassung > Extras > Offline-Daten synchronisieren Synchronisieren_Offline Daten_16x16.

adressen synchronisieren offline

2.Mit Ok starten Sie die Synchronisierung.

Hinweis:

▪Damit das funktioniert, müssen Sie zuerst eine Verbindung mit dem Firmen-Netzwerk herstellen und die notwendigen Laufwerke verbinden. Dies geschieht am besten über eine VPN-Verbindung. Das Verzeichnis, in dem Proffix auf dem Netzwerk installiert ist, muss genau gleich verbunden werden und erreichbar sein.

Computer-Name

Hier sehen Sie den Namen des Notebooks. Dieser wird automatisch ermittelt und kann nicht geändert werden.

Online-Verzeichnis

Hier sehen Sie das Verzeichnis, in dem Proffix auf dem Netzwerk installiert ist. Dieses Verzeichnis muss so erreichbar sein. Bauen Sie zuerst eine Verbindung zum Firmen-Netzwerk auf und verbinden Sie das Laufwerk.

bei Konflikten

Wenn bei der Synchronisierung Konflikte vorkommen z.B. wenn die gleiche Adresse online und offline geändert wurde, dann müssen Sie angeben, welche Daten überschrieben werden sollen. Damit Sie nicht jede Frage einzeln beantworten müssen, können Sie hier auswählen, wie das Programm bei solchen Konflikten reagieren soll.

bei versch. Anzahl

bei diversen Hilfstabellen kann es vorkommen, dass die Anzahl der Datensätze nicht mit der effektiven Anzahl übereinstimmt weil z. B. Daten gelöscht wurden. In so einem Fall wird die gesamte Tabelle neu synchronisiert bzw. Sie werden danach gefragt. Auch hier können Sie das Verhalten vorher definieren.

Synchronisieren

Hier bestimmen Sie, welche Daten synchronisiert werden sollen. Da die Internet-Verbindung nicht so schnell wie ein lokales Netzwerk ist, empfiehlt es sich, nur die Adressen zu synchronisieren um Zeit zu sparen. Sollten Daten in den Hilfstabellen (Währungen, Steuercodes, Zusatzfelder usw.) fehlen, dann müssen Sie diese Option auch markieren. Sie können wahlweise auch die Dokumente abgleichen oder die Umsatzzahlen berechnen lassen.

nur Daten synchronisieren

Mit dieser Option geben Sie an, dass nur die Daten synchronisiert werden sollen, d.h. die Tabellenstrukturen werden nicht angepasst. Normalerweise ist dies ausreichend und verkürzt die Dauer des Abgleichs enorm. Wenn im Hauptsitz unterdessen eine neue Version von Proffix installiert wurde oder neue Zusatzfelder definiert wurden, kann es beim Abgleichen zu einem Fehler kommen. In so einem Fall nehmen Sie diese Option weg und starten den Abgleich erneut.

Hinweis:

▪Jede Tabelle (Adressen, Kontakte, Notizen, usw.) hat einen eigenen Nummernkreis pro Installation (Server und die verschiedenen Offline Installationen) und werden entsprechend einzeln abgeglichen. Hat sich im selben Datensatz (sprich Adresse, Kontakt, Notiz) an beiden Orten was geändert, muss man sich bei der Synchronisation entscheiden, ansonsten wird jede Tabelle individuell abgeglichen und ergänzt.