Einstellungen > E-Dokument

In dieser Rubrik nehmen Sie die allgemeinen Einstellungen zu E-Dokument vor.

1.Wählen Sie Einstellungen > E-Dokument > Allgemein.

2.Füllen Sie die benötigten Felder aus.

E-Dok_Allgemein

3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

GLN

Geben Sie hier Ihre EAN/GLN-Nummer ein.

GLN ist die Abkürzung für «Global Location Number». Sie wird im Bereich des Gesundheitswesens von der Stiftung Refdata herausgegeben und dient der eindeutigen Identifikation einer natürlichen oder juristischen Person.

Referenztext

Hier können Sie einen Referenztext definieren welcher beim Import für die Erstellung der Dokumente verwendet werden soll.

Mit Referenztext einstellen können Sie den Text anhand diverser Felder zusammensetzen.

SSCC-Prefix

Hier können Sie einen Prefix angeben, der vor die SSCC-Nr. gesetzt wird.

Wenn Sie dieses Feld leer lassen, wird als Prefix «3» verwendet.

SSCC-Nr.

Für die Nummerierung der Transporteinheiten (Palette) benötigen Sie eine SSCC-Nr. (Serial Shipping Container Code).

Geben Sie hier die nächste Nummer für diese Nummerierung ein. Im Modul E-Dokument > Start > SSCC > Nummern erstellen können Sie die Transporteinheiten nummerieren und entsprechende Etiketten erstellen.

SSCC automatisch vergeben

Wenn Sie diese Option markieren, wird beim Erstellen der SSCC-Nummern die Option ebenfalls gesetzt.

SSCC keine Doppeleingabe

Wenn Sie selber SSCC-Codes generieren, können Sie mit dieser Option erreichen, dass jeweils geprüft wird, ob dieser Code nicht bereits verwendet wurde.

Protokolle löschen nach

Bei jedem Import und Export wird eine Protokolldatei erstellt. Die Dateien werden in ein Unterverzeichnis «EDokument» des Proffix Datenverzeichnis gespeichert. Hier können Sie angeben, nach wie vielen Tagen diese Protokoll-Dateien gelöscht werden sollen.

Mit der Schnittstelle zu DPD Shipper können Sie aufgrund eines Auftragsdokumentes DPD Etiketten drucken und die Paketnummern auf die Artikelpositionen des Auftragsdokumentes zurückschreiben.

Wenn Sie DPD Shipper verwenden wollen, müssen Sie dafür einige Vorbereitungen treffen. In dieser Rubrik nehmen Sie die Einstellungen dazu vor.

1.Wählen Sie Einstellungen > E-Dokument > DPD Shipper.

2.Sie sehen nun eine Auflistung aller vorhandenen Felder.

E-Dok_DPD_Shipper

3.Bei Dokumenttyp markieren Sie die Dokumenttypen, für welche Sie Etiketten erstellen wollen.

4.Geben Sie im Feld Abholadressnummer die Kundennummer ein.

5.Geben Sie ein Export- und Import-Verzeichnis ein. Diese Verzeichnisse müssen im Programm DPD Shipper entsprechend auch definiert werden.

6.Wählen Sie das definierte Zusatzfeld Versandart im Feld Versandart.

7.Die Felder Referenz 1 und Referenz 2 sind Angaben, die auf der Etikette ausgedruckt werden. Wählen Sie die Felder aus, welche für den Export verwendet werden sollen.

8.Wählen Sie das definierte Zusatzfeld Paketnummer im Feld Paketnummer.

9.Aktivieren Sie die Option 1 Paketetikette pro Dokument erstellen, falls Sie nur 1 Etikette pro Dokument drucken möchten.

10.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Hinweis:

▪Ist die Option 1 Paketetikette pro Dokument erstellen nicht aktiviert, wird standardmässig eine Etikette pro Dokumentposition gedruckt.

Zusatzfelder für den Export definieren

Um Felder zuzuweisen, müssen Sie diese als Zusatzfeld zuerst erstellen.

Folgende Zusatzfelder werden dafür benötigt:

Tabelle	Gruppe	Feldname	Typ	Länge	Auswahl
Dokumentposi-tionen Auftrag	DPD	Versandart	feste Auswahl	0	NP;KP;NP,NN;NP,E8;NP,E10;NP,E12;NP,GUA;NP,EX;CR
Dokumentposi-tionen Auftrag	DPD	Paketnummer	Text	250

Aufgrund der gewählten Versandart generiert DPD Shipper den dazugehörigen Servicecode. Folgende Servicecodes sind möglich:

Text	Servicecode	Beschreibung
NP	101	Normales Paket > 5kg
KP	136	Kleines Paket < 5kg
NP,NN	109	Nachnahme
NP,E8	350	Express 08:30
NP,E10	179	Express 10:00
NP,E12	225	Express 12:00
NP,GUA	155	Express 18:00 / Garantiepaket
NP,EX	302	Express International
CR	101	Rückholauftrag

Wenn Sie die Schnittstelle zu STEPcom verwenden wollen, müssen Sie dafür einige Vorbereitungen treffen. In dieser Rubrik nehmen Sie die Einstellungen dazu vor.

1.Wählen Sie Einstellungen > E-Dokument > STEPcom.

2.Sie sehen nun eine Auflistung aller vorhandenen Felder.

E-Dok_Stepcom

3.Definieren Sie die Firmenangaben für die Kommunikation mit der STEPCom-Schnittstelle.

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Bestellung importieren von

Hier geben Sie das Verzeichnis an, in welchem die Dateien für den Import der Bestellungen vorhanden sind. Die Dateien werden von STEPcom beim Kunden abgeholt und dort abgelegt.

Bestellung verschieben nach

Nachdem die Dateien importiert wurden, werden diese in das hier angegebene Verzeichnis verschoben.

Bestellung importieren als

Geben Sie hier den Dokumenttyp ein, der für den Import der Bestellungen verwendet werden soll. Für jede Bestellung des Kunden wird ein Dokument mit diesem Dokumenttyp erstellt.

Exportieren nach

Wenn Sie Ihre Lieferscheine oder Rechnungen exportieren, werden diese in das hier angegebene Verzeichnis abgelegt. Diese Dateien werden dann von STEPcom abgeholt und an den entsprechenden Kunden übermittelt.

Immer mit Einheit exportieren

Geben Sie hier eine Einheit (Commin Code) an, falls die Bestellungen immer mit einer Einheit exportiert werden sollen.

Art des Dokuments

Wählen Sie hier das Zusatzfeld aus, in welchem die Art des Dokumentes abgelegt wird.

Wenn Sie hier nichts auswählen bzw. auf einem Dokumenttyp auf dem Zusatzfeld nichts definiert wurde, dann werden die Arten 381 für Gutschriften und 383 für Rechnungen verwendet.

Wenn Sie andere Artikel verwenden wollen, dann erstellen Sie auf der Tabelle «Dokumenttypen» ein Text-Zusatzfeld mit dem Namen «Art des Dokuments». Danach können Sie den jeweiligen Dokumenttypen die Art zuweisen, welche übermittelt werden soll.

Mengen in Bezeichnung

Wenn Bezeichnung 1, 2 ,3 ,4 oder 5 angegeben wird, wird der Preis von der Bestellung in die entsprechende Bezeichnung geschrieben.

Testbetrieb

Die Aktivierung des Testbetriebs bewirkt, dass im übermittelten Dokument der Vermerk «TEST» steht. Der EDI-Partner wird die Dokumente dann nicht verarbeiten. Die Option kann im Rahmen der Erstkonfiguration der STEPCom Schnittstelle oder zur Problemanalyse aktiviert werden.

EDI Partner pro Adressart übermitteln

Markieren Sie diese Option, wenn der EDI-Partner für Lieferschein- oder Rechnungsdokumente vom EDI-Partner der Bestellung abweicht. Der EDI-Partner muss in diesem Fall auf der entsprechenden Adresse hinterlegt werden.

Immer die Zeile Mengenangaben verwenden (DIQT01)

Markieren Sie diese Option, wenn als Menge immer die Menge der Bestellung verwendet werden soll.

Aus Produktinformation #IN# für Artikel-Kunde verwenden (DAPI01)

Ist diese Option gesetzt, wird nur noch die Zeile vom Flag #IN# übernommen und dieser Parameter wird als Artikel-Kunde in die Tabelle Artikel-Nr./Bezeichnungen Kunden verwalten abgefüllt.

Export nur mit SSCC-Nr.

Markieren Sie diese Option, wenn sie möchten, dass nur Dokumente exportiert werden, welche auch eine SSCC-Nr. hinterlegt haben.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Für die elektronische Datenübermittlung der Dokumente an die eidgenössische Zollverwaltung gibt es die Schnittstelle e-dec. Dazu werden die Daten an ein externes Programm (TranSoft mit ExpoVit e-dec / Mercurio mit PowerSuite e-dec) übergeben.

Wenn Sie die e-dec-Schnittstelle verwenden wollen, müssen Sie dafür einige Vorbereitungen treffen. In dieser Rubrik nehmen Sie die Einstellungen dazu vor.

1.Wählen Sie Einstellungen > E-Dokument > e-dec.

2.Sie sehen nun eine Auflistung aller vorhandenen Felder.

E-Dok_e-dec

3.Definieren Sie welches Programm Sie für die Übermittlung einsetzen wollen.

4.Geben für die e-dec Datei Übermittlung die nötigen Angaben an.

5.Definieren Sie die e-dec Parameter.

6.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Hinweise zur Datenübermittlung:

▪Wenn Sie mit mercurio PowerSuite e-dec arbeiten, erhalten Sie die Angaben von der Firma Mercurio Technology GmbH.

▪Wenn Sie mit ExpoVit e-dec arbeiten, dann müssen Sie nur das Export-Verzeichnis angeben, in welches die Daten von Proffix exportiert werden sollen. Dieses Verzeichnis muss mit der Angabe in der Software ExpotVit e-dec im Register Import aus ERP übereinstimmen.

▪Arbeiten Sie mit ExpoVit e-dec von TransSoft GmbH dann definieren Sie lediglich das Feld Verzeichnis Datenaustausch.

Sie müssen diverse Parameter für die e-dec Übermittlung definieren, abhängig davon mit welcher Schnittstelle Sie arbeiten.

In den Auswahlen Versender Referenz, Empfänger Referenz, Tarifnummer und Tarifschlüssel wählen Sie die Felder aus, in denen die entsprechenden Informationen enthalten sind. Diese Felder müssen Sie zuerst als Zusatzfelder definieren. Die Felder Versender Referenz, und Empfänger Referenz müssen nur für mercurio PowerSuite e-dec definiert werden. Diese Angaben erhalten Sie von der Firma Mercurio Technology GmbH.

Die Felder Tarifnummer und Tarifschlüssel müssen für mercurio PowerSuite e-dec und TransSoft ExpoVit e-dec definiert werden.

Folgende Zusatzfelder werden dafür benötigt:

Tabelle	Gruppe	Feldname	Typ	Länge
Artikel	e-dec	Zolldeklaration	Checkbox
Artikel	e-dec	Tarifnummer	Text	9
Artikel	e-dec	Tarifschlüssel	Text	3
Dokumente Auftrag	e-dec	Versender Referenz	Text	35
Dokumente Auftrag	e-dec	Empfänger Referenz	Text	35

Haben Sie eine Deklaranten-Nr. eingetragen, wird diese aus Proffix an PowerSuite übergeben. Falls keine vorhanden ist, vergibt PowerSuite die Deklaranten-Nr. beim Erstellen der Zollanmeldung.

Tragen Sie unter Ergänzungsvorlagennummer die Vorlagennummer aus PowerSuite ein. Diese Vorlage beinhaltet Vorgabewerte für die Zollanmeldung.

Im Feld Dokumenttyp geben Sie an, aus welchem Dokumenttypen die Auftragsdaten exportiert werden sollen.

Mit aktivierter Option Incoterms ab Lieferart wird als Incoterm-Code die Lieferart des Auftragsdokuments exportiert und die definierte Bezeichnung der Lieferart in der Sprache der Adresse des Auftragsdokuments wird übergeben.

Im Feld Gültige Incoterm-Codes geben Sie die Codes an, die verwendet werden sollen. Beim Exportieren des Incoterm-Codes überprüft Proffix den aus der Lieferart ausgelesenen Incoterm-Code mit den definierten gültigen Incoterm-Codes. Falls keine Übereinstimmung gefunden wurde, wird der Incoterm-Code nicht exportiert.

Wenn Sie die MediData-Schnittstelle verwenden wollen, müssen Sie dafür einige Vorbereitungen treffen. In dieser Rubrik nehmen Sie die Einstellungen dazu vor.

1.Wählen Sie Einstellungen > E-Dokument > MediData.

2.Sie sehen nun eine Auflistung aller vorhandenen Felder.

E-Dok_MediData 1

3.Definieren Sie die Angaben für die Kommunikation mit der MediData-Schnittstelle unter MediData und MediData Netz.

E-Dok_MediData 2

4.Weisen Sie den benötigten Feldern für MediData Ihre vorhandenen Zusatzfelder der Adressverwaltung, Auftragsbearbeitung und Artikel- und Lagerverwaltung zu, sofern Sie von den Standardvorgaben abweichen.

E-Dok_MediData 3

5.Unter Dokumente übermitteln geben Sie die Dokumentgruppe für die Übermittlung an, die für den Versand von verknüpften Dokument-Anhängen (PDF) verwendet werden soll.

E-Dok_MediData 4

6.Die vorhandenen Dokumentgruppen sehen Sie in der Auftragsbearbeitung.

Auf_Dokumentgruppe im Auftragsmodul

7.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Hinweise:

▪Diese Angaben sind nur möglich, wenn Sie die Option MediData lizenziert haben.

▪Wenn die Zusatzfelder noch nicht vorhanden sind, können Sie diese im Modul E-Dokumente > Start > MediData > Definitionen erstellen automatisch erstellen. Falls einzelne Felder leer sind, wurden möglicherweise neue Zusatzfelder im Standard aufgenommen. Erstellen Sie in diesem Fall die Zusatzfelder und Definitionen nochmals, um die fehlenden Zusatzfelder zu ergänzen.

▪Falls in einer ausgewählten Dokumentgruppe PDF-Anhänge verknüpft sind, werden diese mit dem Rechnungsdokument mitgeschickt, wenn zusätzlich die Option drucken beim entsprechenden Anhang aktiviert ist.

▪Sie finden im Modul Auftragsbearbeitung > Extras > Dokument verknüpfen die Funktionalität, um die Dokumente zu verknüpfen.

▪Wird Proffix in einer Cloud-Umgebung betrieben, stellt MediData das System der MediData Box auch als Virtual Appliance zur Verfügung (nur VMWare-Lösung, daher nicht für Microsoft Azure geeignet). Alternativ dazu kann die MediData Box an einem Standort mit einer statischen IP-Adresse innerhalb der DMZ (demilitarisierte Zone) betrieben werden. Die statische IP-Adresse des Standortes wird vom Internet-Provider vergeben und ist in der Regel kostenpflichtig. In den MediData-Netz Einstellungen in Proffix wird dann die IP-Adresse des Standortes hinterlegt, nicht diejenige der Box. Im Feld Port geben Sie den entsprechenden Port an, der auf der Firewall des Standortes geöffnet ist. Die Firewall muss den Datenverkehr auf die statische IP-Adresse der MediData Box innerhalb der DMZ weiterleiten. Die Portweiterleitung erfolgt auf den Pfad /md/ und den Standardport 8100 der Box.

GLN Sender

Hier wird die GLN des Rechnungsstellers eingetragen. Unter dieser GLN ist der Rechnungssteller bei MediData registriert. Die GLN ist auch im Kundenportal (MediData-Netz) ersichtlich.

GLN ist die Abkürzung für «Global Location Number». Sie wird im Bereich des Gesundheitswesens von der Stiftung Refdata herausgegeben und dient der eindeutigen Identifikation einer natürlichen oder juristischen Person.

GLN Zertifikat

Hier wird die GLN des Rechnungsstellers eingetragen, auf den das Software-Zertifikat ausgestellt wurde.

Das GLN Zertifikat wird nur für die alte MediPort Schnittstelle benötigt, das Feld kann für MediData-Netz leer gelassen werden. MediPort wird per Ende Jahr 2021 durch das MediData-Netz abgelöst.

ZSR-Nr.

Geben Sie hier die ZSR-Nr. des Rechnungsstellers ein. ZSR steht für Zahlstellenregister. Die Nummer wird durch die SASIS AG ausgestellt.

Identifikations-Nr. IV (NIF)

Geben Sie hier die Identifikationsnummer der Invalidenversicherung ein, sofern Sie mit der IV abrechnen.

Sämtliche von der IV anerkannten Rechnungssteller erhalten zusätzlich zur GLN spätestens bei der ersten Rechnungsstellung für die IV noch eine Identifikationsnummer NIF (numéro d'identification du fournisseur, vergleichbar mit der ZSR-Nummer von santésuisse). Unter dieser Nummer werden die Informationen zu den Zahlungsadressen abgespeichert.

Rechnungssteller

Erfassen Sie hier die Adresse des Rechnungsstellers.

Testbetrieb

Die Aktivierung des Testbetriebs bewirkt, dass im übermittelten Dokument der Vermerk «TEST» steht. Der Versicherer wird die Rechnung dann nicht verarbeiten. Die Option kann im Rahmen der Erstkonfiguration der MediData Schnittstelle oder zur Problemanalyse aktiviert werden.

URL

Geben Sie hier die URL der MediData Box im internen Netzwerk an. Die bereits abgefüllte IP-Adresse in diesem Feld dient lediglich als Beispiel.

Legen Sie zuvor eine feste IP-Adresse auf der Box fest, damit das Gerät immer über dieselbe IP-Adresse erreichbar ist.

Port

Dieser Wert wird in der Regel nicht verändert. Es ist der Port unter dem die MediData Box für den Datenaustausch erreichbar ist. Eine Anpassung ist direkt auf dem Gerät möglich (Anleitung bei MediData erhältlich).

Client-ID

Erfassen Sie hier die Client-ID, die Sie über das MediData Kundenportal erhalten.

Benutzername

Erfassen Sie hier den Benutzernamen, den Sie über das MediData Kundenportal erhalten. Der Benutzername wird während der ersten Einrichtung im Kundenportal erstellt.

Passwort

Erfassen Sie hier das Passwort, das Sie über das MediData Kundenportal erhalten. Das Passwort wird während der ersten Einrichtung im Kundenportal zusammen mit dem Benutzernamen erstellt.

Auth-Header

Der Authentication-Header wird automatisch generiert und dient hier lediglich zur Überprüfung. Er setzt sich aus Benutzernamen und Passwort aus dem MediData Kundenportal zusammen.

Hinweise:

▪Ändern Sie die Einstellungen des XML Schemas nur nach Rücksprache mit dem Kundendienst.

▪Nach Aktivierung der Option Testbetrieb muss Proffix neu gestartet werden.

Tipps:

▪Es ist ratsam, vor der ersten Rechnungsstellung mit der ZAS Kontakt aufzunehmen (E-Mail an sachleistungen@zas.admin.ch) und die GLN des Leistungserbringers (sowie vorläufig die IBAN) anzugeben. Dies ermöglicht die Erstellung einer neuen NIF. Andernfalls kann bei der ersten Rechnungsstellung auch die NIF "0" (Null) angegeben werden.

▪Eine Anleitung zur Konfiguration der festen IP-Adresse auf der MediData Box ist beim MediData Kundendienst erhältlich.

Wenn Sie in der Auftragsbearbeitung Post Barcode Etiketten drucken wollen, müssen Sie hier diverse Einstellungen definieren. In dieser Rubrik nehmen Sie die Einstellungen dazu vor.

1.Wählen Sie Einstellungen > E-Dokument > Post Webservice «Barcode».

2.Sie sehen nun eine Auflistung aller vorhandenen Felder.

E-Dok_Post_Webservice Barcode

3.Geben Sie den Benutzernamen, das Passwort und die Frankierlizenz für Pakete ein. Diese Angaben erhalten Sie von der Post.

4.Definieren Sie die Absender-Adresse für die Etiketten. Mit der Option Absender immer ab Stammdaten übernehmen wird immer die aktuelle Adresse aus den Stammdaten verwendet.

5.Geben Sie die Domizilpoststelle an.

6.Geben Sie bei Bedarf ein Logo und das Format des Logos an (png, jpg usw.).

7.Welche Angaben auf den Etiketten ausgedruckt werden, steuern Sie mit den Optionen Absender drucken, Empfänger drucken und/oder pro clima Label drucken.

8.Definieren Sie die Empfängerzeilen.

9.Wählen Sie das Format der Etiketten.

10.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Folgende Formate für Etiketten sind möglich:

Format	Beschreibung
A5	148 x 210 mm Nur für Pakete Inland, Swiss-Express / Swiss-Kurier und Lösungen verfügbar
A6	105 x 148 mm
A7	74 x 105 mm
FE	Fenster-Briefumschlag Nur für Briefsendungen mit Barcode (BMB) In- und Ausland verfügbar

Hinweis:

▪Sie können für das Etikett drei Empfängerzeilen der Adresse frei definieren. Im Standard werden die Empfängerzeilen 1-3 für Name/Firma, Adresszeile 1 und Adresszeile 2 verwendet. Diese können bei Bedarf angepasst werden. Z.B mit der Kontaktperson des Auftragsdokumentes.