Module > Lohnbuchhaltung > Lohnausweis als E-Mail senden

▪Damit Sie den Lohnausweis per E-Mail an die Mitarbeitenden versenden können, müssen Sie diese auf der Adresse der Mitarbeitenden unter Kommunikationsangaben erfassen. Es wird nicht unterschieden zwischen Lohnabrechnung und Lohnausweis, das heisst Sie müssen entweder die Kommunikationsangabe "E-Mail Lohnabrechnung" oder eine E-Mail Adresse mit aktivierter Option "für alle verwenden" erfassen.

▪Falls Sie das Lohnausweis-PDF mit einem Passwort verschlüsseln möchten, können Sie unter Lohnbuchhaltung > Start > Verwaltung > Mitarbeiter > Lohnbuchhaltung ein Passwort setzen. Das Passwort wird gleichzeitig für die Verschlüsselung der Lohnabrechnung verwendet.

1.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Extras > Als E-Mail senden .

2.Geben Sie den definitiv abgerechneten Lohnausweis an.

3.Selektieren Sie bei Bedarf bestimmte Mitarbeiter über die Felder Mitarbeiter, Lohngruppe, Abteilung und/oder Filiale.

Lohn_Lohnausweis E-Mail

4.Falls Sie im E-Mail noch Dateien an Ihre Mitarbeiter senden wollen, dann können Sie mit der Schaltfläche rechts neben der Liste die Dateien hinzufügen.

5.Mit einem Klick auf Ok werden die E-Mails versendet.

Hinweise:

▪Wenn Sie die Option sofort versenden markieren, werden nach einem Klick auf Ok alle Lohnausweise direkt per E-Mail versendet. Wenn Sie die E-Mails vorher kontrollieren wollen, markieren Sie diese Option nicht. In diesem Fall werden die E-Mails nacheinander versendet.

▪Es werden nur diejenigen Dateien als Anhang versendet, die in dieser Liste auch markiert sind. Diese Dateien werden an alle Mitarbeiter gesendet, d.h. Sie können für die einzelnen Mitarbeiter nicht verschiedene Dateien definieren.

▪Nachdem die Lohnausweise per E-Mail versendet wurden, können Sie die Funktion Lohnausweis zurücksetzen nicht mehr verwenden. Falls Sie Fehler feststellen, können Sie stattdessen ein Rektifikat des Lohnausweises erstellen.

▪Wenn Sie den Lohnausweis zur vorgängigen Überprüfung an Ihren Treuhänder senden wollen, können Sie in der Listenvorschau ein PDF erstellen und dieses über Ihr E-Mail Programm als Anhang versenden. Dadurch können Sie alle Lohnausweises zusammengefasst in einer Datei schicken.

Tipp:

▪Mit Mitarbeiter wählen rechts neben dem Mitarbeiter können Sie einzelne Mitarbeiter für den Lohnausweis auswählen. Markieren Sie dazu in der Auswahl die einzelnen Mitarbeiter.

Sie können die E-Mails auch vertraulich oder eingeschrieben versenden. Dazu benötigen Sie den Dienst «IncaMail» von der schweizerischen Post.

1.Damit dieser verwendet werden kann, müssen Sie sich bei diesem Dienst zuerst anmelden und Ihren Mailserver entsprechend konfigurieren.

2.Danach wählen Sie in den Einstellungen > Lohnbuchhaltung> Allgemein > IncaMail verwenden.

3.Ist dies geschehen, können Sie im Fenster Lohnausweis als E-Mail senden nun mit den entsprechenden Optionen wählen, ob Sie die E-Mails vertraulich oder eingeschrieben versenden wollen.

Lohn_Lohnausweis E-Mail vertraulich

4.Mit einem Klick auf Ok werden die E-Mails versendet.

Sie können den Lohnausweis Fürstentum Liechtenstein als E-Mail senden. Dazu müssen Sie unter Lohnbuchhaltung > Einstellungen > Firma/Versicherungen die PEID Ihres Betriebs erfassen. Dadurch kann das korrekte Dokument ausgewählt werden. Beim Versand wird automatisch geprüft, ob das Beiblatt für österreichische Grenzgänger ebenfalls mitgeschickt werden muss.

1.Damit das Dokument Lohnausweis Fürstentum Liechtenstein in der Dokumentauswahl erscheint, müssen Sie zunächst unter Einstellungen > Lohnbuchhaltung > Firma/Versicherungen die PEID Ihres Betriebs erfassen.

2.Danach können Sie im Fenster Lohnausweis als E-Mail senden in der Dokument-Auswahl die Liste Lohnausweis Fürstentum Liechtenstein wählen.

Lohn_Lohnausweis_E-Mail_LI

3.Mit einem Klick auf Ok werden die E-Mails versendet.

4.Falls Mitarbeitende mit Wohnsitz in Österreich vorhanden sind, werden Sie nach dem Klick auf Ok zunächst gefragt, ob Sie das Beiblatt für österreichische Arbeitnehmer in Liechtenstein (Grenzgänger) ebenfalls erstellen wollen:

Lohn_Lohnausweis_Beiblatt-AT

5.Mit einem Klick auf Ja wird das Beiblatt im E-Mail an die entsprechenden Mitarbeitenden zusätzlich angehängt.

Hinweis:

▪Um das Beiblatt für österreichische Arbeitnehmer in Liechtenstein (Grenzgänger) vor dem E-Mail Versand zu überprüfen, können Sie die Liste unter Lohnbuchhaltung > Listen > Lohnbuchhaltung Jahr > Beiblatt A anschauen.