Lohnausweis als E-Mail senden

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Lohnausweis als E-Mail senden

Lohnausweis als E-Mail senden

Sie können den Mitarbeitern den Lohnausweis per E-Mail senden. Dabei haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Dateien als Anhang mitzusenden.

Was möchten Sie tun?

Toggle-auf_16x16_blackLohnausweis als E-Mail versenden

1.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Extras > Als E-Mail senden Lohnausweis E-Mail senden_16x16.

2.Geben Sie zuerst die Angaben Jahr, Ansprechperson, E-Mail und Telefon an.

3.Selektieren Sie bei Bedarf bestimmte Mitarbeiter über Mitarbeiter, Lohngruppe, Abteilung und/oder Filiale.

Lohn_Lohnausweis E-Mail

4.Falls Sie die Adresse auf dem Lohnausweis links drucken wollen, aktivieren Sie Adresse auf Lohnausweis links drucken.

5.Falls Sie im E-Mail noch Dateien an Ihre Mitarbeiter senden wollen, dann können Sie mit  der Schaltfläche rechts neben der Liste die Dateien hinzufügen bzw. wieder entfernen.

6.Mit einem Klick auf Ok Bestätigen_16x16 werden die E-Mails versendet.

Hinweis:

▪Wenn Sie die Option sofort versenden markieren, werden nach einem Klick auf Ok Bestätigen_16x16 alle Lohnausweise direkt per E-Mail versendet. Wenn Sie die E-Mails vorher kontrollieren wollen, markieren Sie diese Option nicht. In diesem Fall werden die E-Mails nacheinander versendet.

▪Es werden nur diejenigen Dateien als Anhang versendet, die in dieser Liste auch markiert sind. Diese Dateien werden an alle Mitarbeiter gesendet, d.h. Sie können für die einzelnen Mitarbeiter nicht verschiedene Dateien definieren

Tipp:

▪Mit Mitarbeiter wählen Mitarbeiter_16x16 rechts neben dem Mitarbeiter können Sie einzelne Mitarbeiter für den Lohnausweis auswählen. Markieren Sie dazu in der Auswahl die einzelnen Mitarbeiter

Jahr

Geben Sie hier das Jahr an, für das Sie den Lohnausweis ausstellen wollen. Es handelt sich um das massgebende Kalenderjahr gemäss «Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises».

Ansprechperson

Erfassen Sie hier den Namen der Person, die für die Ausstellung des Lohnausweises zuständig ist.

Telefon

Erfassen Sie hier die Telefonnummer der Person, die für die Ausstellung des Lohnausweises zuständig ist.

E-Mail

Erfassen Sie hier die E-Mail Adresse der Person, die für die Ausstellung des Lohnausweises zuständig ist.

Mitarbeiter, Lohngruppe, Abteilung, Filiale

Hier handelt es sich um Selektionskriterien. Erfassen Sie eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern oder einen einzelnen Mitarbeiter, um den Lohnausweis zu erstellen. Wenn Sie die Felder leer lassen, werden die Lohnausweise für alle Mitarbeiter erstellt.

Adresse links

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie die Adresse des Mitarbeiters für Fenstercouverts links ausdrucken wollen.

Rektifikat

Wenn Sie bereits einen Lohnausweis ausgestellt haben und diesen nun korrigieren müssen, aktivieren Sie diese Option. Dadurch wird eine neue Identifikationsnummer (DocID) generiert, damit das Rektifikat als neue Urkunde eindeutig identifizierbar ist. Das Rektifikat kann immer nur für einen Mitarbeiter erstellt werden, daher müssen Sie in Kombination mit dieser Option immer den betreffenden Mitarbeiter selektieren.
Toggle-auf_16x16_blackLohnausweis vertraulich oder eingeschrieben versenden

Sie können die E-Mails auch vertraulich oder eingeschrieben versenden. Dazu benötigen Sie den Dienst «Incamail» von der schweizerischen Post.

1.Damit dieser verwendet werden kann, müssen Sie sich bei diesem Dienst zuerst anmelden und Ihren Mailserver entsprechend konfigurieren.

2.Danach wählen Sie in den Einstellungen > Lohnbuchhaltung> Allgemein > IncaMail verwenden.

3.Ist dies geschehen, können Sie in Als E-Mail senden Lohnausweis E-Mail senden_16x16  nun mit den entsprechenden Optionen wählen, ob Sie die E-Mails vertraulich oder eingeschrieben versenden wollen.

Lohn_Lohnausweis E-Mail vertraulich

4.Definieren Sie Periode, Datum und Buchungsdatum.
Toggle-auf_16x16_blackLohnausweis Rektifikat als E-Mail versenden

Wenn Sie einen Lohnausweis ausgestellt haben und diesen nun korrigieren müssen, wird der neue Lohnausweis als Rektifikat bezeichnet. Um das Rektifikat zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Nehmen Sie die gewünschten Korrekturen im massgebenden Kalenderjahr vor.

2.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Extras > Als E-Mail senden Lohnausweis E-Mail senden_16x16.

3.Erfassen Sie die Angaben Jahr, Ansprechperson, E-Mail und Telefon.

4.Selektieren Sie den gewünschten Mitarbeiter, für den das Rektifikat ausgestellt werden soll.

5.Aktivieren Sie Rektifikat.

Lohn_Lohnausweis_E-Mail_Rektifikat

6.Falls Sie im E-Mail noch Dateien an Ihren Mitarbeiter senden wollen, dann können Sie mit der Schaltfläche rechts neben der Liste die Dateien hinzufügen bzw. wieder entfernen.

7.Aktivieren Sie bei Bedarf weitere Versandoptionen für IncaMail oder Adresse auf Lohnausweis links drucken.

8.Mit einem Klick auf Ok Bestätigen_16x16 wird das E-Mail versendet.

Hinweis:

▪Es muss zwingend ein Mitarbeiter selektiert werden, das Rektifikat kann nicht für mehrere Mitarbeiter gleichzeitig erstellt werden.