So werden Daten erfolgreich ins neue ERP migriert

Viele KMU scheuen die Neueinführung oder den Wechsel ihrer ERP-Software aufgrund der damit verbundenen Datenmigration. Ihre Sorgen sind, ob die Daten überhaupt automatisch übernommen werden, ob diese eventuell nicht korrekt migriert werden oder schlimmstenfalls sogar verloren gehen. Gleichzeitig können durch eine unvorbereitete Datenmigration erhebliche Kosten entstehen, welche nicht genau abgeschätzt werden können. Mit der richtigen Herangehensweise und einer sauberen Vorbereitung der Datenmigration gelingt die ERP-Einführung und die Kosten bleiben überschaubar.

Schritt 1: Analyse und Datenevaluation

Welche Daten werden ins ERP exportiert?

In einem ersten Schritt müssen die vorhandenen Daten analysiert und evaluiert werden, die in das neue ERP migriert werden sollen:

Welche Daten sind vorhanden?
Welche Daten werden benötigt?
Welche Daten fehlen?
Welche Daten sind überflüssig?
Wann werden welche Daten migriert?

Um die letzte Frage zu beantworten, werden die Daten in Stammdaten (Adressen, Artikel usw.) und in Bewegungsdaten (Aufträge, Lagerbewegungen usw.) eingeteilt. Die Stammdaten, sogenannte statische Daten, werden früher im Prozess migriert, da sie sich weniger schnell verändern als die Bewegungsdaten. Die dynamischen Daten werden erst kurz vor der eigentlichen Inbetriebnahme des neuen ERP importiert.

Nach der Bereinigung der alten Daten setzt der ERP-Projektleiter ein Testsystem auf, damit sich die Anwender bereits mit der neuen Umgebung vertraut und sich weitere Gedanken über die Datenmigration machen können.

Schritt 2: Datenmapping

Die Daten zuordnen und in ein Testsystem übernehmen

Als nächster Schritt werden die Felder der alten ERP-Datenbank der neuen zugewiesen – dieser Vorgang wird auch Mapping genannt. Dabei werden die Quelldaten dem Zielsystem zugeordnet. Gewisse Felder lassen sich jedoch nicht einfach abgleichen. ERP-Berater arbeiten zur Unterstützung oft mit Migrationstools, bevor sie manuell Anpassungen vornehmen müssen.

Danach werden die Daten testweise übernommen. Es wird geprüft, ob die Datenzuordnung, das Mapping, korrekt funktioniert. Zu diesem Zeitpunkt werden allfällige Fehler eruiert und behoben, bevor die Daten ins produktive System migriert werden.

Schritt 3: Datenimport

Die Daten ins produktive ERP-System importieren

Sind die Migrationstests erfolgreich abgeschlossen, werden zum spätmöglichsten Zeitpunkt die Stammdaten in die neue ERP-Software übernommen. Denn von diesem Moment an müssen alle Datensatzänderungen im alten sowie im neuen System durchgeführt werden. Deshalb sollte der gleichzeitige Betrieb beider Systeme auf einen möglichst kurzen Zeitabschnitt beschränkt sein.

Die Migration der dynamischen Daten findet kurz vor der Inbetriebnahme des ERP statt. Abschliessend werden die Daten und Abläufe sorgfältig überprüft und getestet. Nach erfolgreicher Datenmigration erfolgt das Go-live der neuen ERP-Software.

Empfehlung
Migration zur Datenbereinigung nutzen

Eine Datenmigration bietet die Chance, den Datenbestand zu bereinigen. Deshalb ist weniger oft mehr und KMU sollten sich gut überlegen, welche Daten sie übernehmen wollen, die in der Vergangenheit nicht gepflegt wurden. Denn der Wechsel des ERP-Systems ermöglicht es, Altlasten zu bereinigen.

Häufig wird der Datenmigration eine zu hohe Bedeutung beigemessen, wodurch das neue ERP-System bereits für die Migration der Daten «verbogen» wird. Dies sollte unbedingt vermieden werden. Hier hilft es, einen zusätzlichen Mandanten als Nachschlagewerk einzurichten, bei dem keine perfekte Datenmigration notwendig ist. Dadurch lässt es sich in der neuen ERP-Software auf der grünen Wiese starten.

Beim aufgezeigten Ablauf handelt es sich um das generelle Projektverfahren. Jedes KMU hat eine unterschiedliche Datenstruktur und damit ergeben sich andere Varianten der Datenmigration. Für Detailfragen kontaktieren Sie uns gerne per Telefon unter 081 710 56 00 oder schriftlich an vertrieb@proffix.ch

Tag: Datenübernahme