Legen Sie noch in Ordnern ab oder digitalisieren Sie schon?

Es war einmal eine Personalabteilung, die alle Dokumente zu den Themen: Stellenbeschreibung, Inserate, Bewerbungsprozess, Onboarding, Lohnverrechnung, interne Stellenwechsel, Sondervereinbarungen, endgültiger Statusupdate (Pension, Jobwechsel, etc.), usw. in die jeweilige Akte eines Mitarbeitenden einordnete. Die Archivschränke füllten sich immer weiter. Wenn Fragen von Abteilungsleitern auftauchten, musste immer die ganze Mitarbeiterakte durchsucht werden und im Kalender eine Erinnerung gesetzt werden, falls ein Papier die Abteilung verlies.

Als die Jahre vergingen und Einstellungsprozess über Einstellungsprozess und Austritte jeglicher Art dokumentiert und abgelegt wurden, wurde den Verantwortlichen klar, dass Sie etwas ändern mussten.

Nach einem Fachgespräch mit ihrem IT-Dienstleister wurde der abstrakte Begriff «Digitalisierung Personal» langsam konkret. Die Abteilung erkannte, dass Digitalisierung ihre Arbeit nicht obsolet, sondern auf eine neue Ebene brachte, in welcher Sie ihre chirurgische Genauigkeit effektiver nutzen konnten… Sie beschlossen eine Wunschliste zu schreiben, um das ultimative Werkzeug beschreiben zu können:

• Wäre es nicht wunderbar, wenn alle Dokumente für anfallende Prozesse rund um das Thema HR immer an einen zentralen Ort sicher verwahrt werden würden?
  
  
• Was wäre, wenn sämtliche Informationen digital such- und auffindbar wären?
  
  
• Wäre es nicht absolut fabelhaft, wenn man jederzeit eine Suche über alle aktiven und ehemaligen Mitarbeitenden durchführen könnte?
  
  
• Wir wollen, dass sämtliche Dokumente in einer Akte auch an Mitarbeitende zur Verfügung gestellt werden können, die eigentlich keine Berechtigung auf die Akte haben.
  
  
• Was wäre, wenn Abteilungen über einen digitalen Vorgang informiert werden würden, wenn es einen neuen Mitarbeiter gibt?

Alle diese Punkte der Personalabteilung sind nicht länger eine Wunschvorstellung. Sie sind einfach umsetzbar mit dem Werkzeug «Kendox Personaldossier». Das digitale Personaldossier oder Personalakte bietet der Personalabteilung die revisionssichere Archivierung sensibler Personaldokumente. Dahinter steckt ein durchdachtes Sicherheitskonzept im Dokumentenmanagementsystem, das komfortabel in die führende Software-Anwendung Proffix integriert werden kann. Damit haben Sie in Zukunft einen transparenten und vor allem effizienten Zugriff auf alle Akten und Dokumente auch via Web-Browser. Zudem gestalten Sie Arbeitszeugnisse, Stellenbeschreibungen usw. im Handumdrehen mit dem integrierten Vorlagenmanager.

Worauf warten Sie noch? Nehmen Sie das Projekt «Digitalisierung Personal» in Angriff.

Gerne unterstützen wir Sie dabei.