Automatisierte Buchhaltung Zeit und Ressourcen sparen

Die in Wirtschaft und Verwaltung vorschreitende Digitalisierung birgt insbesondere in der Buchhaltung ein grosses Potenzial für automatisierte Workflows. Proffix Px5 bietet KMU die perfekte Grundlage dafür. Ein Überblick.

Ein effizientes Rechnungs- und Zahlungswesen ist für Unternehmen wirtschaftlich essenziell. Nachdem die Daten meist digital erfasst werden, können Unternehmen heute immer mehr Prozesse in der Buchhaltung automatisieren. Das bedeutet, dass anstelle manuell gesteuerter Eingabe, definierte Abläufe ganz oder teilweise selbstständig von der Software erledigt werden. Die Proffix Px5 Geschäftsadministrationslösung bildet die Grundlage dafür: mit einer vollständig in die Geschäftsprozesse integrierten Finanzbuchhaltung, der Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung und der elektronischen Anbindung zur Bank.

Automatisierte Verarbeitung von Lieferantenrechnungen

Betrachten wir zuerst die Beschaffungsseite. Auf dem Weg vom Einkauf und der Bestellung von Waren und Dienstleistungen bis zur Bezahlung und Verbuchung von Lieferantenrechnungen gibt es verschiedene buchhalterische Schritte, die sich in der Proffix Px5 Kreditorenbuchhaltung automatisieren lassen. Dazu zählen der Freigabeprozess von Rechnungen, die Generierung von automatischen Zahlungsvorschlägen und die automatische Verknüpfung einer eingehenden Kreditorenrechnung mit der entsprechenden Bestellnummer sowie die elektronische Archivierung. Ein wichtiger Schritt in Richtung Automatisierung im Zahlungswesen erfolgte mit der Einführung der QR-Rechnung, die nach einer Übergangsfrist den heutigen orangen und roten Einzahlungsschein im Oktober 2022 definitiv ablöst. Proffix Px5 integriert alle QR-Rechnungsvarianten, wodurch aufgrund der Informationen aus der QR-Rechnung die Lieferantenrechnung direkt in die Kreditorenbuchhaltung verbucht, abgelegt bzw. archiviert wird.

5 Vorteile
Automatisierte Buchhaltung mit Proffix Px5

1. Hohe Zeitersparniss
   Automatisiert die Abläufe im Rechnungs- und Zahlungswesen und bei Zahlungsaufträgen im E-Banking
   
   
2. Modernste Rechnungsstellung
   Integriert QR-Rechnung und unterstützt modernste E-Rechnungsformate
   
   
3. Keine Medienbrüche
   Ermöglicht, Lieferanten- und Kundenrechnungen elektronisch zu versenden bzw. einzulesen und zu verbuchen
   
   
4. Papierlose Administration
   Reduziert die CO₂-Belastung durch den Einsatz von E-Rechnung
   
   
5. Gesetzeskonforme Ablage
   Erlaubt eine sichere und gesetzeskonforme Dokumentenablage

Vollautomatisierter Debitorenworkflow

Die Einführung der QR-Rechnung ist auch der ideale Zeitpunkt, um auf elektronische Rechnungsstellung zu wechseln. Dadurch lässt sich der Ablauf vom Auftrag, über die Leistungserfassung bis zur Zahlung und Archivierung der Debitorenrechnung weitgehend automatisieren. In der Proffix Px5 Debitorenbuchhaltung wird automatisch ein QR-Code erzeugt und der Swico Syntax mit strukturierten Rechnungsinformationen mitgeliefert. Wird kundenseitig eine QR-Rechnungsfähige Buchhaltung eingesetzt, erkennt und verarbeitet das System die Rechnung ebenfalls automatisch.

Die QR-Rechnung schlägt auch eine wichtige Brücke zwischen der digitalen und der papierbasierten Welt und kann als E-Rechnung versendet werden. Proffix Px5 unterstützt verschiedene aktuelle Methoden: So können E-Rechnungen im B2B-Bereich mit strukturierten Daten erstellt und direkt via Schnittstelle an das Finanzinstitut übermittelt werden. Eine zweite Methode, die sich in der Schweiz etabliert hat, ist das Datenformat ZUGFeRD. Die Rechnungen werden als PDF mit strukturierten Daten MWST-konform erstellt, direkt versendet und elektronisch archiviert. Neu in der Schweiz im B2C-Bereich ist eBill, welche direkt in das E-Banking-Portal der Empfängerinnen und Empfänger gestellt wird. Sie wird aktuell von über 90 Finanzinstituten angeboten. Indem QR-Rechnungen erstellt, als E-Rechnung versendet und die Zahlungseingänge mit Hilfe der E-Banking-Schnittstelle automatisch eingelesen und verarbeitet werden können, bietet Proffix Px5 die Voraussetzung für einen vollautomatisierten Debitoren-Workflow.

Gesetzeskonform archivieren

Der letzte logische Schritt einer grösstenteils automatisierten Buchhaltung ist die elektronische Archivierung, wobei diese bei strukturierten E-Rechnungsformaten ebenfalls automatisch erfolgt. Proffix bietet Dokumenten-Management-Systeme (DMS) von Drittpartnern an, die sich dank offener Schnittstelle direkt ans Px5 anbinden lassen. Dadurch lässt sich einfach eine gesetzeskonforme, sichere und papierlose Ablage organisieren.

Proffix Dashboard Ausgabe Winter 12/2021

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