Der Natur- und Tierpark Goldau ist einer der zehn wissenschaftlich geführten Zoos in der Schweiz und erfüllt alle Aufgaben und Anforderungen eines modernen Zoobetriebes. «Unser Park ist ein Ort der Erholung, wo den Menschen die Tiere und die Natur nähergebracht werden. Der Fokus unserer Arbeit liegt auf der Tierhaltung, Erhaltungszucht und Wiederansiedlung bedrohter Tierarten», sagt Rahel Keller, verantwortlich für Marketing und Verkauf und Mitglied der Geschäftsleitung. So betreibt der Tierpark beispielsweise eine Zuchtstation für Bartgeier und unterstützt die Wiederansiedlung der «Könige der Lüfte». Auch hat sich der Tierpark der koordinierten Zucht des Wisents angeschlossen, nachdem dieses vor Jahren beinahe ausgestorben wäre. Bis heute konnten mehrere Tiere aus Goldau in der Slowakei, in Rumänien und in Polen ausgewildert werden.

«Als selbstfinanzierter Verein müssen wir mit unseren Mitteln und Ressourcen sorgfältig umgehen.»

Rahel Keller, Leiterin Marketing & Verkauf, Natur- und Tierpark Goldau

Das Bedürfnis

Der Natur- und Tierpark ist als Verein organisiert und finanziert sich ohne staatliche Subventionen. Auf diese Unabhängigkeit ist der Park stolz. Das operative Geschäft wird aus dem ganzjährig geöffneten Betrieb erwirtschaftet, die Haupteinnahmen stammen aus dem Verkauf von Eintritten und Abonnements, der Gastronomie sowie dem parkeigenen Shop. Für den Bau oder die Erweiterung der Tieranlagen, wie beispielsweise für die im Frühling 2022 eröffnete Eulenanlage, ist das Unternehmen jedoch auf Unterstützung in Form von zweckgebundenen Spenden angewiesen. Dazu kommen freie Spenden sowie die Möglichkeit von Patenschaften. «Ohne fortschrittliche und visionäre Führung wäre der Park nicht zu betreiben», sagt Doris Zeder, Leiterin Finanz- und Rechnungswesen. «Die Digitalisierung und Automatisierung gehört dazu, diese muss jedoch im Gleichschritt mit den uns zur Verfügung stehenden Mitteln und Ressourcen erfolgen.»

Ein wichtiger Schritt in die Zukunft erfolgte 2014 mit der Eröffnung des parkeigenen Restaurants «Grüne Gans» mit 400 Innenund Aussenplätzen, mit dem sich neue Möglichkeiten im Event- und Bankettbereich auftaten. Dafür benötigte es jedoch ein Kassensystem, das sich in die administrativen Prozesse integrieren liess. Dies wiederum brachte die Neuevaluation einer Business Software und damit die Ablösung der bisherigen Insellösungen mit sich.

«Die schrittweise und prozessgesteuerte Digitalisierung entspricht unserer Philosophie.»

Doris Zeder, Leiterin Finanz- und Rechnungswesen

Die Lösung

Das Kernstück in der Digitalisierung der Prozesse bildet heute das vollständig in Proffix integrierte Kassensystem von TCPOS. In diesem sind mittlerweile weit mehr als 5000 Artikel erfasst, die von jeder Kasse aus abrufbar sind und im Hintergrund in Proffix verwaltet werden. Insgesamt stehen im Tierpark zehn Kassensysteme im Einsatz – im Eingangsbereich, in der Gastronomie und im Shop –, deren Oberflächen auf die Artikel der jeweiligen Bereiche programmiert sind. Die Verbuchung der täglichen Einkünfte erfolgt vollständig automatisiert. So werden sämtliche im Kassensystem erfassten Verkäufe eines Tages jeweils um 4 Uhr morgens in die Auftragsbearbeitung von Proffix übermittelt. Jede Transaktion löst dabei automatisch einen Auftrag respektive eine Rechnung aus, die wiederum direkt in die Debitorenbuchhaltung von Proffix gebucht wird. Viel Komfort bringt auch die Integration des Kassensystems in die Artikelund Lagerverwaltung von Proffix, in der sämtliche im Shop erhältlichen Artikel und Souvenirs geführt und die mit der Kassentransaktion automatisch abgebucht werden. Ein an Proffix und das Kassensystem angebundenes Gutschein- und Ticketsystem eröffnet zusätzliche Möglichkeiten in der Angebotsbildung. So können beliebige Pauschalangebote, wie zum Beispiel die Brunch-Angebote zu Ostern, einfach zusammengestellt und die beliebten Geschenkgutscheine an allen Kassen im Park eingelöst werden.

Mit dem ERP-System hat der Natur- und Tierpark, der seit 2005 mit dem Zewo-Gütesiegel zertifiziert ist, auch sein Spendenwesen und die Abonnementsverwaltung neu organisiert. Hier spielen das Proffix CRM, die Debitorenbuchhaltung und ein in Proffix integriertes Spendenmodul mit Hilfstabellen zusammen. Ein Beispiel: Plant der Tierpark ein Projekt, wird im Proffix CRM ein Spendenmailing erstellt, das einer Dokumentenvorlage zugewiesen und in der Auftragsbearbeitung mit einem entsprechend benannten Artikel verknüpft wird. Geht nun für dieses Projekt eine Geldspende ein, wird mithilfe der Adressund Briefnummer direkt auf die Dokumentenvorlage zugegriffen, eine Rechnung erstellt und die Geldspende zugunsten des betreffenden Projektes verbucht. Ähnlich läuft der Vorgang in der Abonnentenverwaltung. Alle Spender:innen erhalten eine Verdankung sowie eine Bescheinigung für die Steuererklärung, welche aus dem Proffix exportiert werden können. Mithilfe der integrierten Spenden- und Abomodule wird also eine Anfrage im Moment der Zahlung automatisch in einen Debitor umgewandelt, im CRM vermerkt (Spende, Abonnement) und zugleich der Geldzufluss buchhalterisch verbucht.

«Im Spenden- und Abonnementwesen wird verhindert, dass wir mit dem Versand einer Rechnung unzählige offene Debitoren generieren. Dies bringt eine grosse administrative Erleichterung.»

Sonja Breitler, Leiterin Personal und Administration

Der Benefit

Auch im Finanz- und Lohnwesen schreitet die Digitalisierung im Natur- und Tierpark Goldau stetig voran. So wurde im gesamten Debitorenbereich bei allen Arten von Rechnungen (Standard, Spenden, Abonnement) auf QR-Rechnung umgestellt. Im Kreditorenbereich steht die Umstellung noch bevor, was jedoch mit einem Workflow inklusive Dokumentenmanagement verknüpft werden soll. Die Lohnbuchhaltung wird seit dem Wechsel auf den Swissdec-zertifizierten Lohn von Proffix inhouse erledigt und ist dank ELM (Elektronisches Lohnmeldeverfahren) ebenfalls weitgehend automatisiert. Hier ist der nächste Schritt die elektronische Stundenerfassung und Integration in die Lohnbuchhaltung, wofür es aufgrund unterschiedlicher gesetzlicher Anforderungen – so gilt beispielsweise im Gastrobereich der L-GAV (Gesamtarbeitsvertrag für die Gastronomie) – wiederum klar definierte Prozesse benötigt. «Proffix erlaubt uns, mit dem Fortschritt mitzuhalten und mit unseren Bedürfnissen zu wachsen», so Doris Zeder.

(Erstellt: 2022)