Wer bei einer Stiftung einen trägen Verwaltungsapparat vermutet, sieht sich beim Rossfeld getäuscht. Im Gespräch beeindruckt, wie konsequent dieses in die Zukunft schreitet. Direktorin Edith Bieri spricht denn auch von einem eigentlichen Kulturwandel, den die soziale Institution seit einiger Zeit durchlebt. Der Spardruck und tiefgreifende Veränderungen in der staatlichen Finanzierung gaben der 1960 gegründeten Institution wenig Zeit, sich betriebswirtschaftlich auszurichten. Oder wie es Bieri nennt, vom Verwalter zum Unternehmen zu reifen, was den Aufbau von Personal-, Finanz- und Angebotsstrukturen nach sich zog.
Auslöser für die neue Weichenstellung war der Entscheid des Kantons Bern, öffentliche Organisationen nicht mehr objekt-, sondern subjektbezogen bzw. bedürfnisorientiert mitzufinanzieren. Für das Rossfeld war sofort klar, dass dies künftig nur mit neuen Prozessen und entsprechender Software möglich war. «Der grösste Handlungsbedarf zeigte sich zu Beginn im Therapiezentrum, wo jede Leistung pro Klient erfasst und nach Taxpunkten abgerechnet werden muss», sagt Barbara Mani, Leiterin Services. Dabei sollte aber gleich der gesamte therapeutische Prozess in einer Software abgebildet werden.
UnternehmenStiftung Rossfeld230 MitarbeitendeBrancheHeim- und Schulwesen, StiftungKompetenzzentrum für KörperbehinderteSoftware
Proffix FunktionenBuchhaltung, Lohn, E -Banking, E-Rechnung, Leistung, Auftrag, Lager, Preise, Adressen, CRM
Proffix OptionenE-Dokument MediData, Berechtigungen, E-Dokument, Kostenstellen
DrittlösungenWATO Kasse, WATO DocCreator
«Die Digitalisierung kommt uns sehr entgegen.»Barbara ManiLeiterin ServicesStiftung Rossfeld
Dem umfangreichen Anforderungskatalog an die neue Software wurden letztlich zwei KMU-Softwareanbieter gerecht. Die Entscheidung lag bei den Mitarbeitenden, die beide Programme testeten und sich einstimmig für Proffix aussprachen. Zwei Jahre nach der Einführung von Proffix im Therapiezentrum ist nicht nur die vom Staat geforderte Abrechnung auf allen Ebenen verwirklicht, sondern jeder Klient und die für ihn erbrachten Leistungen sind in Proffix dokumentiert und die Prozesse ohne Medienbruch digitalisiert. Alle Leistungen wie Mahlzeiten, Unterkunft, Pflege, Unterricht, Therapien werden laufend von allen befugten Personen dezentral im Monatsrapport von Proffix erfasst. Am Ende des Monats erstellt Proffix die Abrechnungen von über 330 Klient:innen gemäss den Vorgaben von Kanton und Krankenkassen.
Mit Proffix wurde auch das gesamte Personal- und Finanzwesen neu organisiert. So sind beispielsweise sämtliche Daten der 230 Voll- und Teilzeitbeschäftigten zentral erfasst, die erbrachten Stunden rapportiert und die monatlichen Lohnabrechnungen auf Knopfdruck für denE-Mail-Versand bereit. Im Finanzbereich arbeitet das Rossfeld mit allen Proffix Funktionen inklusive E-Banking, wodurch der gesamte Buchungsprozess weitestgehend automatisiert ist. Proffix wird aber auch in der Abteilung «Arbeiten mit Kundenaufträgen» eingesetzt, die für Lernende und Bewohner:innen des Rossfelds Ausbildungs- und Arbeitsort ist. Mit der mandantenfähigen Proffix Finanzbuchhaltung wird die Buchhaltung von kleineren Firmen geführt, und für die lückenlose Verrechnung der erbrachten Dienstleistungen sorgt die Leistungserfassung. «Die Digitalisierung der Abläufe kommt unseren Mitarbeitenden sehr entgegen», betont Mani.
Einen grossen Mehrwert sieht Mani in der ständigen Weiterentwicklung der Software. «Viele wichtige administrative Abläufe, die sich heute digitalisieren lassen, werden mithilfe der entsprechenden Schnittstellen frühzeitig ermöglicht», so Mani. Dazu zählt beispielsweise MediData für die elektronische Leistungsabrechnung mit den Krankenkassen sowie das Einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM). Aktuell bereitet sich die Stiftung auf ISO 20022 vor.
«Die Anforderungen an uns werden in den kommenden Jahren weiter steigen. Wir sind froh, mit Proffix eine betriebswirtschaftliche Software im Einsatz zu haben, die mit den Entwicklungen Schritt hält.»Edith Bieri, Direktorin, Stiftung Rossfeld
Für eine lückenlose Dienstleistungsverrechnung
Für eine papierlose Administration
Damit lässt sich wirtschaftlich wirtschaften
Eine Frage des Preises
Lohnt sich automatisch
Herzstück einer automatisierten Buchhaltung
Basis für eine moderne und papierlose Rechnungsstellung
Bereit für die automatisierte Verarbeitung von Lieferantenrechnungen
Digitalisiert den Zahlungsverkehr
Integriert die Kasse in die Geschäftsprozesse von Detailhandelsunternehmen
Regelt den Datenaustausch zwischen Proffix Px5 und Drittprogrammen