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Mit Proffix von der Verwalterin zum betriebswirtschaftlich geführten KMU

Mit Proffix von der Verwalterin zum betriebswirtschaftlich geführten KMU

Stiftung Rossfeld

Die Stiftung Rossfeld bietet Wohnen, Schulbildung, Berufsbildung und Arbeit für Menschen mit körperlicher Behinderung. 330 Kinder und Erwachsene sowie 230 Mitarbeitende leben, lernen und arbeiten im Rossfeld. Obwohl die Stiftung einen öffentlichen Auftrag zu erfüllen hat, muss sie wie jedes KMU ausrichten. Unter der Führung von Edith Bieri hat das Rossfeld mit Proffix seine gesamten Prozesse neu definiert und digitalisiert. Das Resultat ist eine komplett betriebswirtschaftlich organisierte Stiftung mit Vorzeigecharakter.

Das Bedürfnis

Wer bei einer Stiftung einen trägen Verwaltungsapparat vermutet, sieht sich beim Rossfeld getäuscht. Im Gespräch beeindruckt, wie konsequent dieses in die Zukunft schreitet. Direktorin Edith Bieri spricht denn auch von einem eigentlichen Kulturwandel, den die soziale Institution seit einiger Zeit durchlebt. Der Spardruck und tiefgreifende Veränderungen in der staatlichen Finanzierung gaben der 1960 gegründeten Institution wenig Zeit, sich betriebswirtschaftlich auszurichten. Oder wie es Bieri nennt, vom Verwalter zum Unternehmen zu reifen, was den Aufbau von Personal-, Finanz- und Angebotsstrukturen nach sich zog.

Auslöser für die neue Weichenstellung war der Entscheid des Kantons Bern, öffentliche Organisationen nicht mehr objekt-, sondern subjektbezogen bzw. bedürfnisorientiert mitzufinanzieren. Für das Rossfeld war sofort klar, dass dies künftig nur mit neuen Prozessen und entsprechender Software möglich war. «Der grösste Handlungsbedarf zeigte sich zu Beginn im Therapiezentrum, wo jede Leistung pro Klient erfasst und nach Taxpunkten abgerechnet werden muss», sagt Barbara Mani, Leiterin Services. Dabei sollte aber gleich der gesamte therapeutische Prozess in einer Software abgebildet werden.

Unternehmen
Stiftung Rossfeld
230 Mitarbeitende

Branche
Heim- und Schulwesen, Stiftung
Kompetenzzentrum für Körperbehinderte

Software

Proffix Funktionen
Buchhaltung, Lohn, E -Banking, E-Rechnung, Leistung, Auftrag, Lager, Preise, Adressen, CRM

Proffix Optionen
E-Dokument MediData, Berechtigungen, E-Dokument, Kostenstellen

Drittlösungen
WATO Kasse, WATO DocCreator

«Die Digitalisierung kommt uns sehr entgegen.»
Barbara Mani
Leiterin Services
Stiftung Rossfeld

Die Lösung

Dem umfangreichen Anforderungskatalog an die neue Software wurden letztlich zwei KMU-Softwareanbieter gerecht. Die Entscheidung lag bei den Mitarbeitenden, die beide Programme testeten und sich einstimmig für Proffix aussprachen. Zwei Jahre nach der Einführung von Proffix im Therapiezentrum ist nicht nur die vom Staat geforderte Abrechnung auf allen Ebenen verwirklicht, sondern jeder Klient und die für ihn erbrachten Leistungen sind in Proffix dokumentiert und die Prozesse ohne Medienbruch digitalisiert. Alle Leistungen wie Mahlzeiten, Unterkunft, Pflege, Unterricht, Therapien werden laufend von allen befugten Personen dezentral im Monatsrapport von Proffix erfasst. Am Ende des Monats erstellt Proffix die Abrechnungen von über 330 Klient:innen gemäss den Vorgaben von Kanton und Krankenkassen.

Mit Proffix wurde auch das gesamte Personal- und Finanzwesen neu organisiert. So sind beispielsweise sämtliche Daten der 230 Voll- und Teilzeitbeschäftigten zentral erfasst, die erbrachten Stunden rapportiert und die monatlichen Lohnabrechnungen auf Knopfdruck für den
E-Mail-Versand bereit. Im Finanzbereich arbeitet das Rossfeld mit allen Proffix Funktionen inklusive E-Banking, wodurch der gesamte Buchungsprozess weitestgehend automatisiert ist. Proffix wird aber auch in der Abteilung «Arbeiten mit Kundenaufträgen» eingesetzt, die für Lernende und Bewohner:innen des Rossfelds Ausbildungs- und Arbeitsort ist. Mit der mandantenfähigen Proffix Finanzbuchhaltung wird die Buchhaltung von kleineren Firmen geführt, und für die lückenlose Verrechnung der erbrachten Dienstleistungen sorgt die Leistungserfassung. «Die Digitalisierung der Abläufe kommt unseren Mitarbeitenden sehr entgegen», betont Mani.

Einen grossen Mehrwert sieht Mani in der ständigen Weiterentwicklung der Software. «Viele wichtige administrative Abläufe, die sich heute digitalisieren lassen, werden mithilfe der entsprechenden Schnittstellen frühzeitig ermöglicht», so Mani. Dazu zählt beispielsweise MediData für die elektronische Leistungsabrechnung mit den Krankenkassen sowie das Einheitliche Lohnmeldeverfahren (ELM). Aktuell bereitet sich die Stiftung auf ISO 20022 vor.

«Die Anforderungen an uns werden in den kommenden Jahren weiter steigen. Wir sind froh, mit Proffix eine betriebswirtschaftliche Software im Einsatz zu haben, die mit den Entwicklungen Schritt hält.»
Edith Bieri, Direktorin, Stiftung Rossfeld

Der Mehrwert

  • Durchgängig organisiert: Betriebswirtschaftlich geführte Geschäftsorganisation komplett mit Proffix realisiert 
  • Durchgängig digitalisiert: Digitalisierung sämtlicher Prozesse in den Bereichen Personal, Finanzen und Leistungsangebote 
  • Weitgehend automatisiert: Automatischer Datenaustausch mit Dritten dank Schnittstellen wie MediData und Swissdec 
  • Intuitiv und benutzerfreundlich: Einfache und logische Abläufe für 230 Mitarbeitende 
(Erstellt: 2017)

Mit diesen Funktionen die Anforderungen gelöst


Proffix Erfolgsgeschichten