E-Mail-Ablage in Px5

Um eine E-Mail aus einem Ihrer Outlook Ordner in Px5 abzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie in Outlook eine E-Mail in einem Ihrer E-Mail-Ordner aus, die Sie ablegen möchten.

2.Öffnen Sie in Outlook die Seitenleiste (Sidebar) des Px5 Outlook Web Add-Ins durch Klick auf Start > Proffix > E-Mails ablegen .

Out_Web_Login3

3.Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Weiter .

Out_Web_E-Mail-Ablage_Schritt2

4.Prüfen Sie im oberen Bereich E-Mail, Bezeichnung und Vorgabe-Gruppe und passen Sie diese falls nötig an.

5.Prüfen Sie die Zuweisungen und passen Sie diese falls nötig an.

6.Prüfen Sie die Optionen und passen Sie diese falls nötig an.

7.Klicken Sie anschliessen auf Weiter .

Out_Web_E-Mail-Ablage_Schritt 3

8.Prüfen Sie alle Angaben und bestätigen Sie mit Klick auf Ablegen .

9.Sobald die E-Mail in Px5 abgelegt ist, sehen Sie in der Seitenleiste (Sidebar) folgende Anzeige:

Out_Web_E-Mail-Ablage_Status grün

Hinweise:

▪Mit Klick auf die Schaltfläche Feld hinzufügen rechts neben dem Titel Zuweisungen, können Sie weitere Felder zur E-Mail-Ablage anzeigen. Das neu gewählte Feld wird direkt oben angezeigt, sodass Sie es befüllen können.

▪Die E-Mail darf in Outlook nicht definitiv gelöscht werden, solange die Synchronisation nicht abgeschlossen ist. Ist die E-Mail nicht mehr verfügbar, kann die Synchronisation nicht durchgeführt werden.

▪E-Mails aus geteilten Ordnern (shared folders) dürfen weder gelöscht noch verschoben werden, solange die Synchronisation nicht abgeschlossen ist.

Tipps:

▪Bereits abgelegt E-Mails können Sie jederzeit nochmals ablegen. Klicken Sie dazu auf Weiter .

▪Falls der Ablegestatus nicht angezeigt wird, prüfen Sie, ob Sie alle Absende-E-Mail-Adressen in den Einstellungen hinterlegt haben.

E-Mail

Die E-Mail-Adresse(n) aus der ausgewählten E-Mail werden hier automatisch abgefüllt. Über das Drop-Down-Menü können Sie auswählen, welche E-Mail-Adressen aus der E-Mail Sie für die Ablage verwenden wollen.

Bezeichnung

Der Betreff aus der ausgewählten E-Mail wird hier automatisch abgefüllt.

Vorgabe-Gruppe

Wenn Sie E-Mails in Px5 ablegen, werden diese im Dokument-Register der dazugehörigen Adresse oder dem dazugehörigen Kontakt angezeigt. Hier können Sie eine Gruppe angeben, unter der die E-Mails im Dokument-Register erscheinen.

Zuweisungen

Adresse

Geben Sie hier die Adresse ein, bei der Sie die ausgewählte E-Mail ablegen wollen.

Kontakt

Wenn Sie die ausgewählte E-Mail auf einem Kontakt ablegen wollen, geben Sie hier den Kontakt ein.

Optionen

neuen Serviceauftrag erstellen

Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie aus der ausgewählten E-Mail einen Serviceauftrag erstellen wollen. Beim Klick auf Weiter erscheint das Serviceauftrags-Erfassungs-Fenster und die bekannten Daten werden vorgeschlagen. Die verknüpfte E-Mail wird dem Serviceauftrag hinterlegt.

nur Adressen- oder Kontaktzuweisungen dauerhaft speichern

Bei der Ablage von E-Mails in Px5 können Sie definieren, wo die E-Mail abgelegt werden soll (Adresse, Kontakt). Falls Sie die Feldzuweisung einer E-Mail-Adresse zu einer Adresse oder einem Kontakt in der CRM-Hilfstabelle Zuweisungen E-Mail speichern wollen, aktivieren Sie diese Option. Falls Sie in Zukunft wieder eine E-Mail von derselben E-Mail-Adresse ablegen, werden Ihnen die zuvor gewählte Adresse resp. der zuvor gewählte Kontakt automatisch vorgeschlagen.

alle Zuweisungen speichern

Wollen Sie nicht nur die Zuweisung zu einer Adresse resp. einem Kontakt in der CRM-Hilfstabelle Zuweisungen E-Mail speichern sondern alle Zuweisungen (z.B. Serviceauftrag, Charge, Rapport usw.), dann aktivieren Sie diese Option.

Hinweise:

▪In den Einstellungen zur E-Mail-Ablage können Sie diverse Vorgaben speichern.

▪Alle Zuweisungs-Möglichkeiten mit einer detaillieren Feldbeschreibung finden Sie hier.

Tipp:

▪Mit Klick auf das Drop-Down-Menü Feld hinzufügen rechts neben Zuweisungen, können Sie weitere Verknüfpungsfelder auswählen.

Bei der Definition der Zuweisung steht Ihnen ein allgemeines Suchfeld zur Verfügung, wo Sie z.B. nach Namen, Vornamen oder Nummern suchen können. Sollte diese Suchfunktion nicht ausreichen, seht Ihnen mit Klick auf das Symbol die erweiterte Suche zur Verfügung.

1.Um die erweiterte Suche zu starten, klicken Sie auf erweiterte Suche , z.B. rechts neben dem Feld Adressen.

Out_Web_ErweiterteSucheIcon

2.Geben Sie die nötigen Angaben, z.B. den Ort, ein und klicken Sie auf Suchen .

Out_Web_ErweiterteSuche

3.Die Suchresultate werden unten dargestellt.

4.Mit Klick auf Übernehmen können Sie eine Adresse direkt übernehmen.

5.Falls Sie mehrere Adressen übernehmen möchten, markieren Sie die Einträge und klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen unten rechts.

Hinweis:

▪Die ersten fünf Suchresultate werden aufgelistet. Mit Klick auf weitere Resultate anzeigen, können Sie die nächsten fünf Suchresultate anzeigen.

Falls noch kein Serviceauftrag existiert, auf den Sie die ausgewählte E-Mail ablegen wollen, können Sie auch direkt aus Outlook einen neuen Serviceauftrag erstellen.

1.Wählen Sie in Outlook eine E-Mail in einem Ihrer E-Mail-Ordner aus, die Sie ablegen möchten.

2.Öffnen Sie in Outlook die Sidebar des Px5 Outlook Web Add-Ins durch Klick auf Start > Proffix > E-Mails ablegen .

3.Klicken Sie in der rechten Seitenleiste Sidebar auf Weiter .

4.Aktivieren Sie die Option neuen Serviceauftrag erstellen.

5.Klicken Sie in der rechten Seitenleiste Sidebar auf Weiter .

6.Folgendes Fenster zum Erstellen des Serviceauftrags wird angezeigt:

Out_Web_SA erstellen

7.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

8.Erstellen Sie den Serviceauftrag mit Klick auf Speichern.

Out_Web_SA erstellen 2

9.In der Zusammenfassung sehen Sie die Info zum erstellten Serviceauftrag.

10.Klicken Sie auf Ablegen , um den Serviceauftrag zu erstellen und die E-Mail abzulegen.