Mit der Version Px5.0.1002 haben wir einige Optimierungen im Bereich E-Rechnung in Zusammenhang mit PostFinance yellowbill Invoice 2.0 Schnittstelle vorgenommen. Nachfolgend finden Sie eine Zusammenfassung.
SIX Paynet
▪Alles in Zusammenhang mit SIX Paynet wurde entfernt.
▪Es sind nur noch die Felder für PostFinance Yellowbill Invoice 2.0 Schnittstelle vorhanden.
Einstellungen E-Rechnung
▪Alle Einstellungen für E-Rechnung finden Sie neu unter Einstellungen > Diverses > E-Rechnung > PostFinance E-Rechnung und nicht mehr in den E-Banking Einstellungen.
Adresse
▪Mit der Überarbeitung der Schnittstelle haben wir Angaben für E-Dokumente auf dem jeweiligen Register Debitoren oder Kreditoren abgelegt.
▪Die Felder GLN, Unsere Adress-Nr. sowie Partner werden für den Dokumentenaustausch mit STEPcom benötigt. Diese sind noch immer unter Angaben für E-Dokument 
zu finden.
Kommunikationsangabe in der Adresse
▪Die Kommunikationsangabe E-Mail E-Rechnung wird für ZUGFeRD E-Rechungen verwendet und wurde entsprechend in E-Mail ZUGFeRD umbenennt.
▪Für den Versand von E-Rechung via eBill gibt es die neue Kommunikationsangabe E-Mail eBill.
Kundenrückmeldungen
▪Die Kundenrückmeldungen finden Sie neu in der Auftragsbearbeitung > Extras > Rückmeldungen > E-Rechnungen 
anstatt in den E-Banking Einstellungen.
▪Dazu gibt es neu die Smarte Aufgabe Rückmeldungen E-Rechnungen 
.
Kundenregistrierungen
▪Neu finden Sie die Kundenregistrierungen in der Adressverwaltung > Extras > E-Rechnung > Kundenregistrierung 
anstatt in den E-Banking Einstellungen.
Neuerungen und bestehende Funktionen rundum E-Rechnung im Detail:
Die Felder für SIX Paynet E-Rechnung wurde aus den Einstellungen entfernt. In diesem Bereich gibt es für die Verarbeitung in Proffix nur noch die PostFinance Yellowbill Invoice 2.0 Schnittstelle.
In der neuen Rubrik Einstellungen > Diverses > E-Rechnung nehmen Sie die Einstellungen für die E-Rechnungen vor.
Was möchten Sie tun?
Sie haben die Möglichkeit, mit der PostFinance E-Rechnung Schnittstelle Yellowbill Invioce 2.0 Ihre Kreditoren-Rechnungen elektronisch abzuholen und einzulesen. Auch können Sie Ihre Debitoren-Rechnungen als E-Rechnung senden.
In den Feldern Payer-ID, Benutzer und Passwort müssen Sie die Angaben für den Zugang als Rechnungsempfänger angeben. Die Felder Biller-ID, Benutzer und Passwort enthalten die Angaben für den Zugang als Rechnungssteller. Diese Angaben erhalten Sie von der PostFinance.
1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Rechnung > PostFinance E-Rechnung.
2.Geben Sie Payer-ID, Benutzer und Passwort für den Zugang als Rechnungsempfänger ein.
3.Erfassen Sie Biller-ID, Benutzer und Passwort für den Zugang als Rechnungssteller.
4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern  . |
Hier kann eine Standardliste für den Versand der E-Rechnungen definiert werden.
1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Rechnung > Dokument für E-Rechnung.
2.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern . |
Wenn Sie für Ihre Rechnungen keine QR-Rechnung/ESR definieren, können Sie hier veranlassen, dass die Rechnungen mit der Zahlungsart Bankzahlung bezahlt werden sollen. Geben Sie dazu Ihre Konto- bzw. IBAN-Nummer sowie der SWIFT-Code ein.
1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Rechnung > Bankzahlung E-Rechnung.
2.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern . |
Geben Sie hier den Bestellstatus ein, der beim Einlesen von E-Rechnungen für die Wareneingänge und Preiskorrekturen verwendet werden soll.
Wenn Sie die Option Restmengen immer auf erledigt setzen markieren, werden beim Einlesen von E-Rechnungen die betroffenen Bestellungen auch bei Teillieferungen als erledigt markiert.
1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Rechnung > Einkauf.
2.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern . |
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Mit der Überarbeitung der Schnittstelle haben wir Angaben für E-Rechnung auf dem Register Debitoren abgelegt.
Wenn Sie Ihre Debitoren-Rechnung als E-Rechnung (B2B), als ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail oder im B2C-Bereich als eBill Rechung senden möchten, müssen Sie auf der Adresse diverse Informationen angeben.
Wenn Sie das Auftragsdokument als E-Rechnung senden wollen, wählen Sie im Auswahlmenü E-Rechnung den entsprechenden Eintrag.
1.Suchen Sie die gewünschte Adresse.
2.Markieren Sie nun die gefundene Adresse in der Tabelle.
3.Wählen Start > Adresse > Ändern  .
4.Wählen Sie Debitoren.
5.Geben Sie hier die benötigten Felder für die elektronische Übermittlung für diese Adresse ein.
6.Wählen Sie E-Rechnung (B2B) im Feld E-Rechnung.
7.Geben Sie unter ID die User ID des Kunden ein.
8.Geben Sie hier die benötigten Felder für die elektronische Übermittlung dieser Adresse ein.
9.Klicken Sie auf Ok, um die Daten zu speichern.
Hinweis:
▪Die ID ist ein Pflichtfeld. |
Tipp:
▪Bei allen Kundenregistrierungen, welche über die Funktion Kundenregistrierung erfasst werden, wird auf der Adresse automatisch die User ID für E-Rechnung B2B übernommen. |
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Im B2C-Geschäft können elektronische Rechnungen über eBill an Privatkunden gesendet werden. Wählen Sie im Auswahlmenü den Eintrag eBill UID, wenn die Rechnungen gleich in das E-Banking Portal der Bank des Rechnungsempfängers übermittelt werden sollen.
1.Suchen Sie die gewünschte Adresse.
2.Markieren Sie nun die gefundene Adresse in der Tabelle.
3.Wählen Start > Adresse > Ändern .
4.Wählen Sie Debitoren.
5.Geben Sie hier die benötigten Felder für die elektronische Übermittlung für diese Adresse ein.
6.Wählen Sie eBill UID im Feld E-Rechnung.
7.Im Feld ID wird die User ID (eBillAccountID) des Rechnungsempfängers eingegeben.
8.Klicken Sie auf Ok, um die Daten zu speichern.
Hinweise:
▪eBill über E-Mail, eBill über ID und eBill über UID ist grundsätzlich das Gleiche. Der Unterschied liegt nur an der Empfängeridentifizierung des Rechnungsempfängers.
▪Sie müssen für den eBill Versand einer der drei Varianten (E-Mail, ID, UID) erfassen. Wenn keine Versandangaben für eBill erfasst sind, dann werden Sie mit einer Meldung beim Speichern der Adresse darauf hingewiesen. |
Tipp:
▪Bei allen Kundenregistrierungen, welche über die Funktion Kundenregistrierung erfasst werden, wird auf der Adresse automatisch die User ID für E-Rechnung B2B übernommen. |
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Im B2C-Geschäft können elektronische Rechnungen über eBill an Privatkunden gesendet werden. Wählen Sie im Auswahlmenu den Eintrag eBill E-Mail, wenn die Rechnungen gleich in das E-Banking Portal der Bank des Rechnungsempfängers übermittelt werden sollen.
1.Suchen Sie die gewünschte Adresse.
2.Markieren Sie nun die gefundene Adresse in der Tabelle.
3.Wählen Start > Adresse > Ändern .
4.Wählen Sie Debitoren.
5.Geben Sie hier die benötigten Felder für die elektronische Übermittlung für diese Adresse ein.
6.Wählen Sie eBill E-Mail im Feld E-Rechnung.
7.Wählen Sie Kommunikation  .
8.Erfassen Sie in der Kommunikationstabelle mit Neue Kommunikationsangabe  einen Eintrag.
9.Wählen Sie Typ E-Mail eBill und geben Sie eine E-Mailadresse ein.
10.Klick auf Ok, um zu speichern.
Hinweise:
▪Für den eBill über E-Mail, eBill über ID und eBill über UID ist grundsätzlich das Gleiche. Der Unterschied liegt nur an der Empfängeridentifizierung des Rechnungsempfängers.
▪Sie müssen für den eBill Versand einer der drei Varianten (E-Mail, ID, UID) erfassen. Wenn keine Versandangaben für eBill erfasst sind, dann werden Sie mit einer Meldung beim Speichern der Adresse darauf hingewiesen. |
Tipp:
▪Bei allen Kundenregistrierungen, welche über die Funktion Kundenregistrierung erfasst werden, wird auf der Adresse automatisch die User ID für E-Rechnung B2B übernommen. |
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Wenn Sie das E-Dokument als ZUGFeRD-PDF senden wollen, wählen Sie mit dem Auswahlmenü die entsprechende Option. Sie können zwischen ZUGFeRD 1.0, ZUGFeRD 2.0. Factur-X/ZUGFeRD 2.1.1 und Factur-X, ZUGFeRD 2.1.1/ nur XML auswählen.
1.Suchen Sie die gewünschte Adresse.
2.Markieren Sie nun die gefundene Adresse in der Tabelle.
3.Wählen Start > Adresse > Ändern .
4.Wählen Sie Debitoren.
5.Geben Sie hier die benötigten Felder für die elektronische Übermittlung für diese Adresse ein.
6.Wählen Sie die gewünschte ZUGFeRD Variante im Feld E-Rechnung.
7.Wählen Sie Kommunikation .
8.Erfassen Sie in der Kommunikationstabelle mit Neue Kommunikationsangabe einen Eintrag.
9.Wählen Sie Typ E-Mail ZUGFeRD und geben Sie eine E-Mailadresse ein.
10.Klick auf Ok, um zu speichern.
Hinweise:
▪Die in 2014 erschienene Spezifikation ZUGFeRD 1.0 wurde weiterentwickelt. ZUGFeRD 2.1 und Factur-X 1.0 sind vollständig kompatible und technisch identische Formate, die ab dem 24. März 2020 gemeinsam die Kennung Factur-X nutzen. Das Format ist für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und Verbrauchern geeignet. Die strukturierten XML-Rechnungsdaten können vom Rechnungsempfänger ausgelesen und verarbeitet werden.
▪Die E-Mail wird nach folgender Reihenfolge verwendet: E-Mail ZUGFeRD, EMail Dokument Auftrag, E-Mail.
▪Wenn keine E-Mail erfasst wird, erscheint beim Speichern der Adresse eine Fehlermeldung.
▪Bei der Variante Factur-X, ZUGFeRD 2.1.1/ nur XML wird nur ein XML ohne PDF versendet. Dies wird von Behörden teilweise so gefordert. |
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Neu ist die Kundenregistrierung . in der Adressverwaltung anstatt in den E-Banking Einstellungen.
Mit Kundenregistrierung können Sie die Kunden, welche sich bei Ihnen für die E-Rechnung oder eBill angemeldet haben verwalten. Die Registrierung hat der Kunde in seinem eBill-Portal (Privatkunde) oder im E-Rechnungsportal seines Providers getätigt. Mit dieser Funktion können Sie die Registrierung in der Adresse übernehmen.
1.Wählen Sie Adressverwaltung > Extras > E-Rechnung > Kundenregistrierung .
2.Sie sehen in diesem Fenster eine Liste der registrierten Kunden.
3.Markieren Sie die Adresse.
4.Klicken Sie auf Ok, um die Registrierung zu übernehmen.
Hinweise:
▪Wird ein Kunde akzeptiert wird seine ID auf der Adresse gespeichert.
▪Bei allen Kundenregistrierungen, welche über die Funktion Kundenregistrierung erfasst werden, wird auf der Adresse automatisch die Option E-Rechnung (B2B) oder die Option eBill aktiviert. |
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Die Dokumentbestätigungen der E-Rechnungen wurden bis anhin auch in den E-Banking Einstellungen angezeigt. Neu finden Sie die Rückmeldungen in Auftragsbearbeitung > Extras > Rückmeldungen > E-Rechnungen . Dazu gibt es auch eine neue Smarte Aufgabe Rückmeldungen E-Rechnung.
Wenn Sie E-Rechnungen übermittelt haben, können Sie die Rückmeldungen zu diesen Dokumenten einsehen.
1.Wählen Sie Extras > Rückmeldungen > E-Rechnungen .
2.Hier sehen Sie alle neu vorhandenen Rückmeldungen.
3.Klicken Sie auf Ok  , um die Liste der Rückmeldungen zu schliessen.
4.Nun werden die Dokumente zu den Rückmeldungen mit Fehlern wieder freigegeben.
5.Korrigieren Sie die Fehler im Dokument.
6.Übermitteln Sie erneut das Dokument. |
In der Auftragsbearbeitung  wird mit Rückmeldung E-Rechnung  eine neue Smarte Aufgabe zur Verfügung gestellt.
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Mit dieser Smarten Aufgabe werden Sie auf E-Rechnungen aufmerksam gemacht, die versendet wurden aber eine Rückmeldung mit Status Fehler haben.
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Sobald Rückmeldungen für E-Rechnungen mit Status Fehler vorhanden sind, wird diese Funktion eingeblendet - mit einem Hinweis, wie viele Rückmeldungen zu E-Rechnungen vorhanden sind .
Die Zeitspanne für den Rückblick können Sie individuell definieren.
1.Klicken Sie dazu auf Einstellungen  unten rechts.
2.Definieren Sie die Anzahl Tage.
3.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.
4.Klicken Sie auf die Funktion Rückmeldungen E-Rechnungen .
5.Sie sehen dann eine Liste der Dokumente und ob diese akzeptiert wurden oder ein Fehler aufgetreten ist.
6.Filtern Sie bei Bedarf mit Nur fehlerhafte Dokumente anzeigen.
7.Klicken Sie auf Ok , um die Liste der Rückmeldungen zu schliessen.
8.Nun werden die Dokumente zu den Rückmeldungen mit Fehlern wieder freigegeben. |
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Das Fenster Angaben für E-Dokumente wurde überarbeitet. Hier gibt es nur noch die Felder GLN, Unsere Adress-Nr. sowie Partner die für den Austausch der elektronischen Dokumente im Debitorenbereich benötigt werden. Falls Sie mit dem Modul E-Dokument arbeiten, erfassen Sie hier ebenfalls die benötigten Angaben. Sie können die Lieferscheine und Rechnungen exportieren und den Kunden übermitteln. Die Dateien werden nicht direkt mit den Kunden ausgetauscht sondern der Firma STEPcom übermittelt. Diese Firma bearbeitet die Dateien vor damit sie dem entsprechenden Kunden weitergeleitet werden können.
1.Suchen Sie die gewünschte Adresse.
2.Markieren Sie nun die gefundene Adresse in der Tabelle.
3.Wählen Start > Adresse > Ändern .
4.Wählen Sie Debitoren.
5.Klicken Sie auf Angaben für E-Dokument .
6.Geben Sie hier die benötigten Felder für die elektronische Übermittlung für diese Adresse ein.
7.Klicken Sie auf Ok, um die Daten zu speichern.
GLN
Geben Sie hier Ihre EAN/GLN-Nummer ein.
GLN ist die Abkürzung für «Global Location Number» und dient der eindeutigen Identifikation einer natürlichen oder juristischen Person.
Unsere Adress-Nr.
Geben Sie hier Ihre Adress-Nr. die Sie von Ihrem Partner erhalten haben ein.
Partner
Wählen Sie hier den Partner.
Hinweis:
▪Dieser Austausch ist momentan mit den Firmen Markant, Manor, Migros, Coop, Jumbo, OBI, Hagebau, HORNBACH, MediaMarkt möglich. |
Tipp:
▪Mit der Funktionstaste F4 im Feld Partner oder einem Klick auf die Suchfenster öffnen  gelangen Sie in die Tabelle Partner verwalten. |
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