Kommunikationsangaben auf der Adresse anpassen

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Kommunikationsangaben auf der Adresse anpassen

Kommunikationsangaben auf der Adresse anpassen

Im Register Kommunikation Reiter_Kommunikation_16x16 einer Adresse sind die Kommunikationsangaben wie Telefon, Fax, E-Mail usw. abgelegt. Damit Sie alle neuen Funktionen des E-Mailversands rund um die Kommunikationsangaben optimal nützen können, beachten Sie folgende Anwendungsfälle mit den Neuerungen:

1.Geben Sie alle benötigten Informationen in die dafür vorgesehenen Felder ein.

AdresseKommunikation ND

2.Klicken danach auf Ok Bestätigen_16x16, um die Daten zu speichern.

Tipp:

▪Mit einem Doppelklick auf das Eingabefeld Website wird automatisch die Website geöffnet.
Toggle-auf_16x16_blackHier finden Sie detaillierte Beschreibungen zur Kommunikationstabelle

Sie können in dieser Tabelle beliebig viele zusätzliche Kommunikationseinträge erfassen. Es gibt diverse vorgegebene E-Mail-Typen, welche bei diversen Dokumenttypen oder Funktionen in Proffix verwendet werden.

Diese E-Mailadressen werden modulübergreifend verwendet. Wenn Sie z.B. eine andere E-Mail-Adresse als die Haupt-E-Mail-Adresse für eine Mahnung oder Lohnabrechnung definieren, dann wird automatisch diese E-Mail Adresse in der Debitorenbuchhaltung bzw. Lohnbuchhaltung verwendet. Diese E-Mail-Adressen sind auch wichtig für die richtige E-Mail-Vorgabe die Sie in den Einstellungen definieren.

Tabelle neu_32x32

Wählen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie einen Kommunikationseintrag erfassen wollen.

Tabelle kopieren Zeile ausgewählt_32x32

Mit diesem Symbol können Sie bestehende Kommunikationseinträge kopieren.

Tabelle ändern Zeile ausgewählt_32x32

Um einen bestehenden Eintrag anpassen zu können, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Tabelle löschen Zeile ausgewählt_32x32

Diese Schaltfläche löscht den ausgewählten Eintag.

E-Mail_32x32

Mit dieser Schaltfläche oder einem Doppelklick auf das Eingabefeld E-Mail startet automatisch Ihr Mailprogramm auf und die Empfängeradresse wird übernommen.

Telefon_32x32

Mit F3 oder einem Klick auf Nummer wählen Telefon_16x16 können Sie die Nummer wählen, wenn Sie einen Telefonanschluss in den Einstellungen definiert haben.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Kommunikationsangabe zu erfassen:

1.Klicken Sie auf  Neu Neu_16x16.

2.Wählen Sie einen Dokumenttyp oder eine Funktion aus.

3.Erfassen Sie die E-Mail.

Adresse_Kommuniktionsangaben_mehrfach auswahl ND

4.Klick auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Hinweise:

▪Um eine beliebige Kommunikationsangabe zu definieren, wählen Sie hier den Typ Frei.

▪Wenn Sie eine E-Mail Mahnung in der Kommunikationstabelle definieren, funktioniert das Mahnen per E-Mail nur, wenn in Debitorenbuchhaltung > Hilfstabelle > Debitorenbuchhaltung > Mahnstufen > Mahnstufe > senden per E-Mail markiert ist.

Wenn der Empfänger von mehreren Dokumenttypen die gleiche E-Mail hat, dann können Sie mit der Mehrfachauswahl die E-Mail-Adresse schnell erfassen.

1.Klicken Sie auf  Neu Neu_16x16.

2.Wählen Sie mehrere Dokumenttypen oder Funktionen aus.

3.Erfassen Sie die E-Mail.

Adresse_Kommuniktionsangaben_mehrfach auswahl ND

4.Klick auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Hinweise:

▪Es werden mehrere Einträge in der Kommunikationstabelle erstellt.

Wenn Sie für mehrere bestehende Kommunikationsangaben die gleiche Mailadresse zuweisen möchten , dann können Sie das mit der Mehrfachauswahl tun.

1.Wählen Sie mehrere Kommunikationsangaben.

Adresse_Kommuniktionsangaben_mehrfach auswahl ändern ND

2.Klicken Sie auf Kommunikationsangaben ändern Ändern_16x16.

3.Erfassen Sie die E-Mail.

4.Klick auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Wenn Sie für einen Dokumenttypen oder eine Funktion keine E-Mail versenden möchten, dann setzen Sie dafür die Option kein E-Mail senden.

1.Klicken Sie auf  Neu Neu_16x16.

2.Wählen Sie einen Dokumenttypen oder eine Funktion aus.

3.Aktivieren Sie die Option kein E-Mail versenden.

Adresse_Kommuniktionsangaben_keine E-Mail ND

4.Klick auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Tipp:

▪Sie können auch direkt auf einem Dokumenttypen in der Auftragsverwaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Auftragsbearbeitung > Dokumenttypen die Option kein E-Mail senden aktivieren. Damit wird dieser Dokumenttyp für den E-Mail-Versand für alle Adressen ausgeschlossen. Ein Auftragsdokument, welches mit Klick auf per E-Mail senden versendet wird, kann dann trotzdem versendet werden indem Sie den Hinweis mit Ja bestätigen.

Sie müssen nicht unbedingt für alle Kommunikationsangaben eine E-Mail-Adresse erfassen.

Ein Anwendungsbeispiel: Sie können z.B. für Mahnungen, Lohnabrechnungen und Rechnungen je eine Adresse definieren. Für alle anderen Kommunikationsangaben soll die Haupt-E-Mail verwendet werden.

Das sieht dann wie folgt aus:

Adresse_Kommuniktionsangaben_optimieren ND

Hinweise:

▪Falls die Option für alle verwenden gesetzt ist, wird die Standard-E-Mail für alle E-Mail-Typen verwendet, ausser eine Kommunikationsangabe wurde speziell definiert. Dann wird der speziell definierte E-Mail Typ verwendet bzw. auch keine E-Mail gesendet, falls es dort so definiert wurde.

▪Die Kommunkationsangabe E-Mail-Auftrag kann zusammen mit der Option für alle verwenden gesetzt nicht eingesetzt werden. Für die Auftragsbearbeitung muss in diesem Fall für jeden Dokumenttype eine Kommunikationsangabe erfasst werden

▪Wenn Sie Einstellungen > Adressverwaltung > Vorgaben die Option E-Mail für alle verwenden aktivieren, wird bei Verwendung der Vorlage bei einer neuen Adresse  diese Option sogleich gesetzt. Das kann praktisch sein, wenn Sie diese Unterscheidung der E-Mail-Adressen nicht benötigen.

Je nach Dokument wird bei der Erstellung eines Dokuments eine bestimmte E-Mail gezogen. Für jedes Dokument ist eine definitive Reihenfolge festgelegt, welche E-Mail Adresse gezogen wird.

Reiehnfolge für Dokumenttypen vor Lagerabtrag (z.B. eine Offerte oder Auftragsbestätigung usw.)

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > z.B. E-Mail Dokument Auftrag Offerte

2.E-Mail-Adresse des Kontaktes
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

3.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

4.E-Mail von Dokumentadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > E-Mail

Reihenfolge für Dokumenttypen mit Lagerabtrag (z.B Lieferschein usw.)

Adresse anpassen hat keine Lieferadresse definiert.

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > z.B. E-Mail Dokument Auftrag Lieferschein

2.E-Mail-Adresse des Kontaktes
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

3.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

4.E-Mail von Dokumentadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > E-Mail

Adresse anpassen hat eine Lieferadresse definiert.

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp von der Lieferadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > z.B. E-Mail Dokument Auftrag Lieferschein

2.E-Mail-Adresse des Kontaktes auf Dokument
Adresse anpassen > Lieferadresse > Feld E-Mail von Kontakt

3.E-Mail-Adresse des Kontaktes von Register Lieferadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

4.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag auf der Lieferadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

5.E-Mail von Lieferadresse (Feld E-Mail von Adresse der Lieferadresse)
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > E-Mail

6.E-Mail von Dokumentadresse ermitteln
Reihenfolge wie bei «Adresse anpassen hat keine Lieferadresse definiert».

Reihenfolge für Dokumenttypen mit Debitorenbuchung (z.B Rechnung usw.)

Adresse anpassen hat keine Rechnungsadresse definiert.

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > z.B. E-Mail Dokument Auftrag Rechnung

2.E-Mail-Adresse des Kontaktes
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

3.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

4.E-Mail von Dokumentadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > E-Mail

Adresse anpassen hat eine Rechnungsadresse definiert.

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Rechnungsadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > z.B. E-Mail Dokument Auftrag Rechnung

2.E-Mail-Adresse des Kontaktes auf Dokument
Adresse anpassen > Rechnungsadresse > Feld E-Mail von Kontakt

3.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag auf der Rechnungsadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

4.E-Mail von Rechnungsadresse (Feld E-Mail von Adresse der Rechnungsadresse)
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > E-Mail)

5.E-Mail von Dokumentadresse ermitteln
Reihenfolge wie bei «Adresse anpassen hat keine Rechnungsadresse definiert».

Hinweise:

▪Wenn keine E-Mail gefunden wurde und Sie trotzdem die E-Mail versenden, dann wird ein E-Mail-Fenster ohne E-Mail-Empfänger geöffnet.

▪Stapel- und Sammelrechnungen: Die Standard E-Mail wird aus Kompatibilitätsgründen nicht berücksichtigt, weil sonst alle eine E-Mail erhalten würden.

ZUGFeRD / eBill

Adresse anpassen hat keine Rechnungsadresse definiert.

1.Kommunikationsangabe Dokumenttyp der Dokumentadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail ZUGFeRD

2.Wenn keine E-Mail-Adresse vorhanden, dann Dokumenttyp mit Debitorenbuchung > «Adresse anpassen hat keine Rechnungsadresse definiert».

Adresse anpassen hat eine Rechnungsadresse definiert.

1.Kommunikationsangabe Dokumenttyp der Rechnungsadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail ZUGFeRD

2.Wenn keine E-Mail-Adresse vorhanden, dann Dokumenttyp mit Debitorenbuchung > «Adresse anpassen hat eine Rechnungsadresse definiert».

3.Wenn keine E-Mail-Adresse vorhanden, dann ZUGFeRD / eBill > «Adresse anpassen hat keine Rechnungsadresse definiert».

Post Webservice «Barcode»

1.Kommunikationsangaben Post Barcode

2.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse

3.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

Briefe/E-Newsletter

1.Adresse: Kommunikationsangaben Brief/E-Newsletter
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Brief
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail E-Newsletter

2.Kontakt: E-Mail von Kontakt
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

Bestellung

1.E-Mail-Adresse des Kontaktes
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

2.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Bestellung

3.Wenn auf Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse Kein E-Mail gesetzt ist, dann wird auch kein E-Mail von Kontakt verwendet.

Bestellofferte

Bei Bestellofferten wird nur die Kommunikationsangabe berücksichtigt. Der Kontakt wird ignoriert.

Vergütung

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Vergütung

LSV

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail LSV

Provisionsabrechnung

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Provisionsabrechnung

Mahnung

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Mahnung

2.Wenn keine E-Mail, dann Drucken

Serviceauftrag extern

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse und E-Mail von Kunde, Standort, Adresse Kontakt extern, E-Mail von Kontakt, E-Mail der Adressen aller Kontakte (Kunde, Standort). Es wird danach eine  Auswahl aller gefundenen E-Mails angezeigt.

Serviceauftrag intern

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse des Mitarbeiters, Kunde, Standort und Adresse Kontakt extern.

Stapelserviceaufträge, Warteschlange

1.je nach Einstellung auf dem Status werden E-Mail intern und/oder extern verschickt.

2.Bei intern werden gleiche E-Mail ermittelt wie bei Serviceauftrag intern.

3.Bei extern werden je nach Einstellung folgende E-Mail ermittelt:
E-Mail von Kontakt und Kommunikationsangaben Dokumenttyp Standort und Kommunikationsangaben Dokumenttyp Kunde und E-Mail von Definition Kommunikation im Servicemodul.

Leistungsrapport (nicht Rechnung)

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Leistungsrapport

Lohnabrechnung, Lohnausweis

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Lohnabrechnung