In der Tabelle sind alle Bezeichnungen nach Modul aufsteigend geordnet. Diese Gruppe können Sie bei Bedarf zuklappen.

Um ein Kontextmenü aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Bezeichnung.

2.Wählen Sie im Kontextmenü Alle Gruppen reduzieren .

3.Die Gruppen werden nun in der Ansicht zusammengeklappt dargestellt.

Die generellen Einstellungen für den E-Mail Versand definieren Sie unter Einstellungen > Diverses > E-Mail > E-Mail Einstellungen.

Sie können diese generellen Einstelllungen pro Dokument bzw. Funktion übersteuern. So haben Sie z.B. die Möglichkeit für den Dokumenttyp Rechnung eine Absender E-Mail, einen individuellen Mailtext und den Betreff in Sie- und/oder Du-Form sowie eine  Signatur zu definieren.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen.

2.Klicken Sie auf einen Dokumenttyp, z.B Rechnung.

3.Definieren Sie die Angaben zum Versand der E-Mails.

4.Erfassen Sie Betreff und Text in Sie- und/oder Du-Form.

5.Fügen Sie eine Signatur hinzu.

6.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Hier finden Sie detaillierte Beschreibungen zu den Feldern

Nachfolgend sehen Sie eine Beschreibung zu den vorhandenen Symbolen:

Sie können für alle Funktionen und Dokumenttypen eine E-Mail-Vorgabe definieren.

Es gilt eine allgemeine Regel zur Reihenfolge, welche Vorgabe gezogen wird:

▪Zuerst die Dokumentyp/Funktions-Vorgabe;

▪Falls nicht vorhanden, dann die Standard-Vorgabe

Beispiel: Falls eine Vorgabe für Mahnung vorhanden ist, dann wird diese gezogen. Wenn hier nichts definiert ist, dann wird die Standard-Vorgabe genommen.

In der Auftragsbearbeitung gilt folgende Reihenfolge:

▪Zuerst die Dokumentyp/Funktions-Vorgabe;

▪Falls nicht vorhanden, dann die Auftrag Dokument-Vorgabe;

▪Falls nicht vorhanden, dann die Standard-Vorgabe.

Erfassen Sie für Ihre E-Mail Vorlage individuell den Betreff und Text.Die folgenden Mailtexte werden auf die neue Vorgabe übernommen aus der alte Version: Signatur, Lohnabrechnung, Lohnausweis, Webservice Barcode, ZUGFeRD, Bestellung, Kreditoren Vorerfassung, Provisionsabrechnung, Mahnung.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen.

2.Klicken Sie auf einen Dokumenttyp, z.B Rechnung.

3.Geben Sie hier Ihren Text ein.

4.Markieren Sie einzelne Textstellen.

5.Wählen Sie die Schrift-Art sowie andere Schrift-Attribute und Formatierungen.

6.Mit der rechten Maustaste können Sie diverse Einstellungen zu Schrift, Absatz, Hyperlink usw. vornehmen.

7.Alle anderen Einstellungen und Formatierungen müssen Sie mit dem Texteditor (Shift+F12) vornehmen.

8.Fügen Sie bei Bedarf Platzhalter hinzu.

9.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Benötigen Sie weitere Hilfe?

▪Text formatieren

Sie haben die Möglichkeit, Ihre E-Mail-Vorgabe mit einer Anrede-Form zu schreiben. Der Text wird aufgrund der Anrede-Form auf der Adresse oder dem Kontakt automatisch in die E-Mail abgefüllt.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen.

2.Klicken Sie auf einen Dokumenttyp, z.B Rechnung.

3.Geben Sie hier Ihren Betreff und Text in die Felder im Register Mailtext in Sie-Form ein.

4.Wechseln Sie zum Register Mailtext in Du-Form.

5.Geben Sie hier Ihren Betreff und Text in die Felder im Register Mailtext in Du-Form ein.

6.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Benötigen Sie weitere Hilfe?

▪Mahnstufen

Sie haben die Möglichkeit Ihre E-Mail-Vorgabe mit Platzhalter zu definieren. Die Platzhalter werden beim Senden der E-Mails durch die Angaben des angemeldeten Benutzers ersetzt.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen.

2.Klicken Sie auf einen Dokumenttyp, z.B Rechnung.

3.Klicken Sie auf Felder einfügen , rechts neben dem Betreff- oder Textfeld.

4.Klicken Sie auf den gewünschten Platzhalter.

5.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Für Übersetzungen gibt es die Schnittstelle DeepL. Dazu werden die Texte an ein externes Programm übergeben, übersetzt und eingefügt.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen.

2.Klicken Sie auf einen Dokumenttyp, z.B Rechnung.

3.Wählen Sie eine Sprache, z.B. Französisch.

4.Erfassen Sie hier Ihren Betreff und Text in den  Registern Mailtext in Sie-Form und/oder Mailtext in Du-Form in Ihrer Standardsprache.

5.Um den erfassten Text und Betreff zu übersetzen, klicken Sie auf Betreff und E-Mailtexte online übersetzen und einfügen .

6.Nehmen Sie bei Bedarf Korrekturen vor.

7.Wiederholen Sie diesen Vorgang für weitere Sprachen.

8.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Mit den Funktionen E-Mail-Texte kopieren und E-Mail-Texte einfügen können Sie von einer E-Mail-Vorlage bestehende E-Mail-Texte in eine andere E-Mail-Vorgabe übernehmen.

Es werden alle Mail- und Betreff-Texte von beiden Registern Mailtext in Sie-Form und Mailtext in Du-Form in sämtliche definierten Sprachen kopiert und eingefügt.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen.

2.Klicken Sie auf einen Dokumenttyp, z.B Rechnung.

3.Klicken Sie auf E-Mail-Texte kopieren .

4.Klicken Sie auf einen anderen Dokumenttyp. z.B Teilrechnung.

5.Klicken Sie auf E-Mail-Texte einfügen .

6.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Um den Wiedererkennungswert zu erhöhen, können Sie die E-Mail-Signatur pro Dokumenttyp bzw. Funktion erfassen. So können Sie z.B. eine Signatur für die Lohnbuchhaltung definiren, eine weitere Signatur für die Verkaufsabteilung und eine Standard-Signatur, die Sie für alle andere Vorgaben nützen möchten.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail > E-Mail Einstellungen.

2.Mit Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie in die Hilfstabellen Signaturen verwalten.

3.Klicken Sie auf Suchen , um alle Signaturen anzuzeigen.

4.Wählen Sie eine Signatur.

5.Klicken Sie auf Übernehmen , um die Signatur der E-Mail-Vorgabe zuzuweisen.

Um eine Signatur zu erfassen gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen.

2.Mit Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie in die Hilfstabellen Signaturen verwalten.

3.Klicken Sie auf Neu , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

4.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Kopieren .

5.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

6.Wählen Sie die Standardsprache.

7.Definieren Sie die Felder Signatur und Bezeichnung.

8.Geben Sie Ihren Text ein.

9.Markieren Sie einzelne Textstellen und wählen Sie die Schrift sowie andere Schrift-Attribute und Formatierungen.

10.Mit der rechten Maustaste können Sie diverse Einstellungen zu Schrift, Absatz, Hyperlink usw. vornehmen.

11.Alle anderen Einstellungen und Formatierungen müssen Sie mit dem Texteditor (Shift+F12) vornehmen.

12.Fügen Sie bei Bedarf Platzhalter hinzu.

13.Klicken Sie auf Ok , um zu Speichern .

14.Klicken Sie auf Übernehmen , um die Signatur der E-Mail-Vorgabe zuzuweisen.

Um eine Signatur mit DeepL zu übersetzen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen.

2.Mit Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie in die Hilfstabellen Signaturen verwalten.

3.Wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

4.Wählen Sie eine Sprache, z.B. Französisch.

5.Geben Sie Ihren Text in Ihrer Standardsprache ein.

6.Um den erfassten Text zu übersetzen, klicken Sie auf Signatur online übersetzen und einfügen .

7.Nehmen Sie bei Bedarf Korrekturen vor.

8.Wiederholen Sie diesen Vorgang für weitere Sprachen.

9.Klicken Sie auf Ok , um zu Speichern .

10.Klicken Sie auf Übernehmen , um die Signatur der E-Mail-Vorgabe zuzuweisen.