E-Rechnungen

<< Klicken Sie hier, um das Inhaltsverzeichnis anzuzeigen >>

Navigation:  Module > Adressverwaltung >

E-Rechnungen

E-Rechnungen

Unter dem Begriff E-Rechnung werden in Proffix verschiedene Varianten von elektronischen Rechnungsformaten zusammengefasst. Eine E-Rechnung wird in einem vordefinierten, strukturierten Format (in der Regel XML) erstellt. Der Empfänger hat die Möglichkeit, die Rechnung in seiner Buchhaltungs-Software automatisiert einzulesen. Bitte beachten Sie die Übersicht zu den verschiedenen Varianten der E-Rechnung unter E-Rechnung für Debitoren einrichten und die Informationen zu den notwendigen Einstellungen E-Rechnung.

Bitte beachten Sie nachstehende Übersicht zu den verschiedenen Varianten der E-Rechnung in Proffix.

Toggle-auf_16x16_blackÜbersicht E-Rechnung Varianten

E-Rechnung Variante

Beschreibung

Weitere Informationen

E-Rechnung (B2B)

Elektronische Rechnung der PostFinance. Um eine Debitorenrechnung mit dieser Variante zu versenden, benötigen Sie einen Zugang zum eInvoicing Portal der PostFinance.

Sie können mit Proffix auch E-Rechnungen aus dem PostFinance Netzwerk empfangen und automatisiert in der Kreditorenbuchhaltung einlesen.

E-Rechnung PostFinance versenden: https://www.postfinance.ch/de/unternehmen/produkte/rechnungen/rechnungen-versenden/e-rechnungen-versenden.html

E-Rechnungen PostFinance empfangen: https://www.postfinance.ch/de/unternehmen/produkte/rechnungen/e-rechnungen-empfangen.html

eBill ID

Der Rechnungsempfänger wird über seine eBill ID oder (eBillAccountID) identifiziert. Diese Variante ist üblich bei Privatkunden. Kunden haben im eBill-Portal ihrer Bank die Möglichkeit, sich online für die E-Rechnung von Ihrem Unternehmen anzumelden.

Als Netzwerkpartner steht Ihnen die PostFinance zur Verfügung. Falls Sie Rechnungen über diesen Kanal versenden, wird keine E-Mail an den Rechnungsempfänger geschickt, sondern er erhält das Rechnungsdokument über sein E-Banking Portal.

Allgemeine Informationen zu eBill von SIX: https://www.ebill.ch/de/home.html

Informationen von PostFinance zu eBill: https://www.postfinance.ch/de/unternehmen/produkte/rechnungen/rechnungen-versenden/ebill-fuer-rechnungssteller.html

eBill UID

Der Rechnungsempfänger wird über seine UID (Unternehmens-Identifikations-Nummer) identifiziert. Über diese Variante können Unternehmenskunden im eBill Netzwerk identifiziert werden. Kunden haben im eBill-Portal ihrer Bank die Möglichkeit, sich online für die E-Rechnung von Ihrem Unternehmen anzumelden.

Eine eBill kann in der Proffix Kreditorenbuchhaltung nicht direkt abgeholt werden. Sie können eine eBill in der Kreditorenbuchhaltung als PDF einlesen.

Als Netzwerkpartner steht Ihnen die PostFinance zur Verfügung. Falls Sie Rechnungen über diesen Kanal versenden, wird keine E-Mail an den Rechnungsempfänger geschickt, sondern er erhält das Rechnungsdokument über sein E-Banking Portal.

Allgemeine Informationen zu eBill von SIX: https://www.ebill.ch/de/home.html

Informationen von PostFinance zu eBill: https://www.postfinance.ch/de/unternehmen/produkte/rechnungen/rechnungen-versenden/ebill-fuer-rechnungssteller.html

 

eBill E-Mail

Der Rechnungsempfänger wird über seine E-Mail Adresse identifiziert. Diese Variante ist üblich bei Privatkunden. Kunden haben im eBill-Portal ihrer Bank die Möglichkeit, sich online für die E-Rechnung von Ihrem Unternehmen anzumelden.

Als Netzwerkpartner steht Ihnen die PostFinance zur Verfügung. Falls Sie Rechnungen über diesen Kanal versenden, wird keine E-Mail an den Rechnungsempfänger geschickt, sondern er erhält das Rechnungsdokument über sein E-Banking Portal.

Allgemeine Informationen zu eBill von SIX: https://www.ebill.ch/de/home.html

Informationen von PostFinance zu eBill: https://www.postfinance.ch/de/unternehmen/produkte/rechnungen/rechnungen-versenden/ebill-fuer-rechnungssteller.html

Factur-X / ZUGFeRD

Factur-X und ZUGFeRD waren früher zwei getrennte Standards in Frankreich und Deutschland, die mit der Version 2.1 zusammengeführt wurden. Sie entsprechen der EU-Norm für elektronische Rechnungen (EN 16931). Die Rechnung besteht aus einem PDF (für Menschen lesbar) und einem XML (für Maschinen lesbar). Verwenden Sie dieses Format, wenn der Empfänger dies von Ihnen verlangt (Behörden oder Unternehmen). Dieses Format ermöglicht auch die Verarbeitung von Rechnungspositionen - wenn Sie ZUGFeRD Rechnungen in Proffix einlesen, können Sie daher ebenfalls die Positionen verbuchen.

Falls Sie an Privatpersonen verrechnen, wählen Sie ein anderes Rechnungsformat wie eBill oder senden Sie einfach eine PDF-Datei via E-Mail.

Wenn Sie Rechnungen in diesem Format versenden, wird das Rechnungsdokument als Anhang zu einer E-Mail an den Rechnungsempfänger übermittelt.

Proffix erstellt ZUGFeRD Rechnungen gemäss Profil EN16931-Extended. Das Profil EXTENDED ist eine Erweiterung der EN 16931-1 zur Unterstützung komplexerer Geschäftsprozesse (Rechnungen, in denen über mehrere Lieferungen / Lieferorte abgerechnet wird, strukturierte Zahlungsbedingungen, weitere Angaben auf Positionsebene zur Unterstützung der Lagerhaltung etc.)*

Allgemeine Informationen zur ZUGFeRD-Rechnung: https://www.ferd-net.de/

*Erläuterungen zu den Profilvarianten und Textquelle: https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-faq

Factur-X / ZUGFeRD (nur XML)

Bei dieser Option ist das für Menschen lesbare PDF nicht enthalten, sondern nur das XML. Verwenden Sie dieses Format nur, wenn der Rechnungsempfänger dies explizit verlangt (meistens Behörden).

Wenn Sie Rechnungen in diesem Format versenden, wird das Rechnungsdokument als Anhang zu einer E-Mail an den Rechnungsempfänger übermittelt.

https://www.ferd-net.de/

Was möchten Sie tun?

Toggle-auf_16x16_blackE-Rechnung für Debitoren einrichten

Wenn Sie Ihre Debitoren-Rechnung als E-Rechnung (B2B), als ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail oder im B2C-Bereich als eBill Rechung senden möchten, müssen Sie auf der Adresse diverse Informationen angeben.

Wenn Sie das Auftragsdokument als E-Rechnung senden wollen, wählen Sie im Auswahlmenü E-Rechnung den entsprechenden Eintrag.

1.Suchen Sie die gewünschte Adresse.

2.Markieren Sie nun die gefundene Adresse in der Tabelle.

3.Wählen Sie Start > Adresse > Ändern Ändern_16x16.

4.Wählen Sie das Register Debitoren Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16.

5.Geben Sie hier die benötigten Felder für die elektronische Übermittlung für diese Adresse ein.

6.Wählen Sie E-Rechnung (B2B) im Feld E-Rechnung.

7.Geben Sie unter ID die User ID des Kunden ein.

adress_e-rechnungen-B2B

8.Geben Sie hier die benötigten Felder für die elektronische Übermittlung dieser Adresse ein.

9.Klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16, um die Daten zu speichern.

Aus Proffix können eBill Rechnungen direkt versendet werden. Wählen Sie dazu im Auswahlmenü E-Rechnungen den Eintrag «eBill ID», wenn Sie eBill Rechnungen gleich in das E-Banking Portal der Bank des Rechnungsempfängers übermitteln wollen.

1.Suchen Sie die gewünschte Adresse.

2.Markieren Sie nun die gefundene Adresse in der Tabelle.

3.Wählen Start > Adresse > Ändern Ändern_16x16.

4.Wählen Sie Debitoren Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16.

5.Wählen Sie im Feld E-Rechnungen «eBill ID» aus.

6.Geben Sie bei der Variante «eBill ID» wird im Feld ID wird die User ID (eBillAccountID) des Rechnungsempfängers eingegeben.

adress_eBill B2C_ID

7.Klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16, um die Daten zu speichern.

Aus Px5 können eBill Rechnungen direkt versendet werden. Wählen Sie dazu im Auswahlmenü E-Rechnungen den Eintrag «eBill E-Mail», wenn Sie eBill Rechnungen gleich in das E-Banking Portal der Bank des Rechnungsempfängers übermitteln wollen.

1.Suchen Sie die gewünschte Adresse.

2.Markieren Sie nun die gefundene Adresse in der Tabelle.

3.Wählen Start > Adresse > Ändern Ändern_16x16.

4.Wählen Sie Debitoren Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16.

5.Wählen Sie im Feld E-Rechnung «eBill E-Mail» aus.

adress_eBill B2C_Mail

6.Wählen Sie Kommunikation Reiter_Kommunikation_16x16.

7.Erfassen Sie in der Kommunikationstabelle mit Neue Kommunikationsangabe Tabelle neu_16x16 einen Eintrag.

8.Wählen Sie im Feld Typ «E-Mail eBill» und geben Sie eine E-Mailadresse ein.

Adresse Komm-eBill

9.Klick auf Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.

Aus Proffix können eBill Rechnungen direkt versendet werden. Wählen Sie dazu im Auswahlmenü E-Rechnungen den Eintrag «eBill UID», wenn Sie eBill Rechnungen gleich in das E-Banking Portal der Bank des Rechnungsempfängers übermitteln wollen.

1.Suchen Sie die gewünschte Adresse.

2.Markieren Sie nun die gefundene Adresse in der Tabelle.

3.Wählen Start > Adresse > Ändern Ändern_16x16.

4.Wählen Sie Debitoren Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16.

5.Wählen Sie im Feld E-Rechnung «eBill UID» aus.

6.Geben Sie im Feld MWST-Nummer CH die UID des Rechnungsempfängers ein.

Adress_eBill UID

7.Klick auf Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.

Wenn Sie das Dokument als ZUGFeRD-PDF senden wollen, wählen Sie mit dem Auswahlmenü die entsprechende Option. Sie können zwischen Factur-X / ZUGFeRD und Factur-X / ZUGFeRD / nur XML auswählen.

1.Suchen Sie die gewünschte Adresse.

2.Markieren Sie nun die gefundene Adresse in der Tabelle.

3.Wählen Start > Adresse > Ändern Ändern_16x16.

4.Wählen Sie Debitoren Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16.

5.Geben Sie hier die benötigten Felder für die elektronische Übermittlung für diese Adresse ein.

6.Wählen Sie die gewünschte ZUGFeRD Variante im Feld E-Rechnung.

adress_ZUGFeRD_ B2B

7.Wählen Sie Kommunikation Reiter_Kommunikation_16x16.

8.Erfassen Sie in der Kommunikationstabelle mit Neue Kommunikationsangabe Tabelle neu_16x16 einen Eintrag.

9.Wählen Sie Typ E-Mail ZUGFeRD und geben Sie eine E-Mailadresse ein.

adress_ZUGFeRD_Komm-Email  

10.Klick auf Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.
Toggle-auf_16x16_blackKundenregistrierung annehmen

Mit Kundenregistrierung Kundenregistrierung_E-Rechnung_16x16 können Sie die Kunden, welche sich bei Ihnen für die E-Rechnung oder eBill angemeldet haben, verwalten. Die Registrierung hat der Kunde in seinem eBill-Portal (Privatkunde) oder im E-Rechnungsportal seines Providers getätigt. Mit dieser Funktion können Sie die Registrierung in der Adresse übernehmen.

1.Wählen Sie Adressverwaltung > Extras > E-Rechnung > Kundenregistrierung Kundenregistrierung_E-Rechnung_16x16.

2.Sie sehen in diesem Fenster eine Liste der registrierten Kunden.

AdresseKundenregistrierung

3.Wenn die Adresse erkannt wird, klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16, um die Registrierung zu übernehmen.

4.Suchen Sie die Adress-Nr., wenn die Adresse nicht automatisch erkannt wird.

5.Klicken Sie auf Adresse zuweisen Adresse_16x16, wenn Sie die Adresse von der Adress-Nr. übernehmen möchten.

6.Klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16, um die Registrierung zu übernehmen.