Module > CRM > Neue Aktivität

Im Register Dokumente können Sie zu jeder Aktivität beliebig viele Verweise auf Dokumente und andere Dateien definieren. Mit der Suchfunktion können Sie nach Teilen aus der Bezeichnung oder den Bemerkungen suchen oder auch den Zeitraum der Dokumente einschränken. Das Fenster sieht wie folgt aus:

CRM_AktivitätDokumente

Was möchten Sie tun?

Dokument erfassen

Sie können beliebig viele Verweise auf Dokumente definieren.

1.Klicken Sie auf Neues Dokument , um ein neues Dokument hinzuzufügen.

Dokumente verwalten erfassen

2.Füllen Sie die Felder aus.

3.Mit Klick auf Ok wird das Dokument in der Tabelle hinzugefügt.

Hinweise:

▪Wenn Sie auf Dokumente aus der Auftragsbearbeitung oder der Einkaufsverwaltung doppelklicken, dann wird jeweils das hinterlegte Formular verwendet. Halten Sie beim Doppelklick die Alt-Taste gedrückt, dann können Sie die Formulare selber auswählen.

▪In der Benutzerverwaltung können Sie die Berechtigungen für die Dokumentgruppen, Dokumenttypen oder Brieftypen definieren. Somit können Sie kontrollieren, auf welche Dokumente der Benutzer Zugriff hat.

Tipps:

▪Dokumente können auch hinzugefügt werden, indem Sie Verknüpfungen oder Dateien mit der Maus direkt aus dem Windows-Explorer in das Register Dokumente ziehen.

▪Wenn Sie ein Dokument öffnen wollen, genügt ein Doppelklick auf das Dokument.

▪Mit dem Kontextmenü steht Ihnen auch eine Export- und Vorschaufunktion zur Verfügung.

Dokument_per Mail sendenKontextND

Weitere Symbole in der Tabelle

Mit den folgenden Funktionen können Sie weitere Mutationen vornehmen:

	Mit diesem Symbol kopieren Sie das markierte Dokument.
	Klicken Sie auf dieses Symbol, um das markierte Dokument bearbeiten.
	Um ein markiertes Dokument zu löschen, klicken Sie auf dieses Symbol.
	Klicken Sie auf dieses Symbol, um das markierte Dokument per E-Mail zu senden.

Hier finden Sie detaillierte Beschreibungen zu den Feldern

Dokument-Nr.

Geben Sie hier eine eindeutige Nummer für das Dokument ein. Es wird automatisch eine Nummer vorgeschlagen. Die Nummer kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

Bezeichnung

Hier können Sie eine Bezeichnung für das Dokument erfassen.

Datei/Verzeichnis

In diesem Feld geben Sie den Namen und das Verzeichnis der Datei ein. Mit der Schaltfläche rechts daneben können Sie die Datei auswählen. Sie können auch nur ein Verzeichnis angeben (z.B. «D:\Daten\Briefe\*.docx»). In diesem Fall werden alle Dateien in diesem Verzeichnis angezeigt.

Programm

Hier können Sie das Programm angeben, mit welchem die Datei bearbeitet werden kann. Mit der Schaltfläche rechts daneben können Sie die Programmdatei auswählen.

Gruppe

Die Dokumente können im Register gruppiert werden. Dazu müssen Sie hier einen Namen für die Gruppe eingeben, in welcher das Dokument aufgeführt werden soll. Sie können mehrere Gruppen/Untergruppen erstellen. Geben Sie dafür die einzelnen Stufen mit einem \ getrennt ein (z.B. «Dokumente\Privat\Briefe»).

Bemerkungen

Dieses Feld steht für freie Bemerkungen zum Dokument zur Verfügung.

Ablagedatum

Hier erfassen Sie Ablagedatum/-zeit für das Dokument.

Kontakt

Wenn Sie das Dokument direkt einem Kontakt zuweisen wollen, geben Sie diesen hier ein.

Hinweis:

▪In der Regel ist es nicht notwendig ein Programm auszuwählen und sollte nur gemacht werden, wenn bei einem Doppelklick auf das Dokument dieses nicht automatisch geöffnet wird.

Tipp:

▪Wenn Sie mit dem Cursor im Feld stehen, gelangen Sie mit der Funktionstaste F4 oder einem Klick auf die Schaltfläche Suchfenster öffnen in die Kontakt-Verwaltung.