In dieser Rubrik nehmen Sie die allgemeinen Einstellungen für das DMS vor.
Was möchten Sie tun?
Wählen Sie hier zuerst das DMS-System aus, das Sie einsetzen.
1.Wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein.
2.Wählen Sie die gewünschte Option aus.
3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern  . |
Geben Sie den Benutzernamen und das Passwort ein, das für die Anmeldung an das DMS-System verwendet werden soll.
1.Wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein.
2.Hinterlegen Sie hier den Benutzer und das Passwort.
3.Wenn Sie für die Anmeldung im DMS-System den Proffix Benutzer verwenden wollen, können Sie die Option Anmeldung mit Proffix Px5 Benutzer und Passwort markieren. Wenn Sie diese Option markieren, müssen Sie keinen Benutzernamen und kein Passwort eingeben.
4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .
Hinweis:
▪Mit Verbindung mit DMS  können Sie den Verbindungsaufbau testen. |
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Die Dokumente der Auftragsbearbeitung  oder die Briefe im CRM  werden ebenfalls archiviert. Dies geschieht, wenn Sie ein Dokument als Vorschau anzeigen, ausdrucken oder als E-Mail versenden. Bei jedem erneuten Druck wird das Dokument mit einer neuen Versionsnummer archiviert.
1.Wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein.
2.Markieren Sie die Option Archivieren nur nach dem Drucken/Mailen, damit Sie beim Kontrollieren mit der Vorschau nicht jedes Mal eine Version im DMS erstellen müssen. In diesem Fall wird die Archivierung nur beim Drucken oder Senden per E-Mail ausgeführt.
3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .
Hinweis:
▪Bei einer Vorschau am Bildschirm wird die Archivierung nicht durchgeführt. Dies selbst dann nicht, wenn das Dokument aus der Vorschau gedruckt oder per E-Mail versendet wird. |
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Beim Buchen von Kreditoren wird für jede Buchung der Index für das DMS (Dokumenten-Management-System) erstellt. Entfernen Sie diese Option, wenn Sie mehrere Buchungen erfassen und der entsprechende Index gesammelt am Schluss und nicht nach jedem Speichern der Buchung erstellt werden soll. In diesem Fall wird der Index erst gedruckt, wenn Sie das Buchungsfenster verlassen.
1.Wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein.
2.Markieren Sie diese Option Index direkt beim Speichern der Buchung erstellen bei Bedarf.
3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .
Hinweise:
▪Ist die Option eingeschaltet, wird der Index bei jeder Buchung/Änderung gleich angepasst ohne, dass das Fenster Index erstellen für Archivierung erscheint.
▪Ist die Option ausgeschaltet, wird der Index erst geschrieben, wenn alle Buchungen gespeichert sind.
▪Der Etikettendruck wird über die Objekttypen gesteuert: Ist ein Formular bei Etikette ausgewählt, wird gedruckt / ist keine gewählt wird nicht gedruckt. |
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Wenn Sie diese Option markieren, wird beim Archivieren ein eventuell im DMS definierter Workflow-Vorgang gestartet.
1.Wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein.
2.Markieren Sie die Option Vorgang aktivieren.
3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern . |
Wenn Sie diese Option markieren, wird nebst dem Beleg auch die entsprechende Annotation (Anmerkung) angezeigt.
1.Wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein.
2.Markieren Sie die Option Annotation einlesen.
3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern . |
Markieren Sie diese Option, wenn Sie keine Etiketten für die Kreditoren-Buchungen drucken wollen. Stattdessen werden die Buchungen in eine Datei geschrieben, welche Sie dann in Ihr DMS einlesen können.
1.Wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein.
2.Markieren Sie die Option Exportdatei erstellen.
3.Wählen Sie, in welchem Format (CSV oder XML) die Datei erstellt werden soll, sowie in welchem Verzeichnis und mit welchem Dateinamen die Datei abgespeichert werden soll.
4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .
Hinweise:
▪Wenn Sie mit einem anderen DMS als Kendox arbeiten, können Sie anstelle der direkten Archivierung die Dokumente als Datei in ein Verzeichnis speichern. Das DMS-Programm kann dann dieses Verzeichnis überwachen und die erstellten Dokumente archivieren.
▪Der Speicherort lässt sich auch mittels Ordner suchen  auswählen und für den Dateinamen können auch vordefinierte Referenztexte mittels Referenztext einstellen  hinterlegt werden. |
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Falls Sie mit einem anderen DMS als Kendox arbeiten, können Sie hier ein Programm angeben, welches für die Anzeige der archivierten Dokumente verwendet werden soll.
Informieren Sie sich beim Hersteller der DMS-Software nach der richtigen Angabe. Für das DMS-System «Therefore» geben Sie hier z.B. «D:\Proffix\Prog\pxTFView.exe 9 [Indexfeld] [Indexwert] 44» ein.
1.Wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein.
2.Wählen Sie mit Datei suchen neben dem Feld Viewer das entsprechende Programm aus.
3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern . |
Geben Sie in diesen Feldern den Servernamen und die Port-Nr. für den Zugriff auf die DMS-Software an.
1.Wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein.
2.Füllen Sie die Felder entsprechend ab.
3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern . |
Wählen Sie hier die Datenbank innerhalb des DMS aus, in welche die Archivierung erfolgen soll.
1.Wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein.
2.Wählen Sie den Mandanten aus.
3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern . |
In dieser Auswahl definieren Sie das Feld, welches als Schlüsselfeld für den Zugriff auf das Archiv verwendet werden soll. Dieses Feld muss eindeutig sein und dient zur Verknüpfung eines Dokumentes zum Archiv.
1.Wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein.
2.Wählen Sie den Schlüsselindex aus.
3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern . |
Mit dem Dokumenttyp wird die Art des Dokumentes unterschieden.
1.Wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein.
2.Definieren Sie hier, ob es sich um eine Kreditorenbuchung, einen Brief, ein Auftragsdokument etc. handelt.
3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern . |
Hier können Sie eine zusätzliche Einschränkung für die Suche im DMS definieren. Wählen Sie dazu das Indexfeld aus und geben Sie den Suchbegriff ein. Diese Selektion wird dann bei jeder Suche im DMS ergänzt. So haben Sie z.B. die Möglichkeit, mehrere Mandanten mit nur einem DMS zu betreiben.
1.Wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein.
2.Erfassen Sie hier den Suchbegriffindex und den Suchbegriff.
3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern . |
Hier wählen Sie eine Datei aus, die als Vorlage beim Archivieren verwendet werden soll. Diese Vorlage wird für die Archivierung verwendet, solange das Dokument nicht eingescannt wurde.
1.Wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein.
2.Wählen Sie hier die gewünschte Dateivorlage aus.
3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern . |
Geben Sie hier die maximale Anzahl der Treffer ein, die bei einer Suche angezeigt werden soll.
1.Wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein.
2.Geben Sie im Feld Trefferanzahl ein, wie viele Treffer Ihnen in der Suche angezeigt werden sollen.
3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern . |
Definieren Sie hier das Postfach für das Belegeinlesen der Rechnungen in der Kreditorenbuchhaltung.
1.Wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein.
2.Wählen Sie den gewünschten Ordner aus.
3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern . |
Sollen Dokumente nachträglich im DMS archiviert werden, da sie beim Erstellen nicht archiviert wurden, so kann eine Nacharchivierung durchgeführt werden. Bei der Nachindexierung können mehrere Dokumente in einem Schritt im DMS-Archiv hinzugefügt werden.
1.Um eine Nacharchivierung auszuführen wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein > Nacharchivierung.
2.Wählen Sie hier zuerst das Modul aus, für welches Sie Dokumente archivieren wollen.
3.Definieren Sie das Formular, welches für die Archivierung verwendet werden soll.
4.Sie können zusätzlich mit den Feldern Datum von/bis und/oder Beleg von/bis die gewünschten Dokumente selektieren.
5.Mit einem Klick auf Ok  werden die Dokumente archiviert.
Hinweis:
▪Ist ein Beleg bereits im DMS-Archiv abgelegt, wird mit der Nacharchivierung eine neue Version gespeichert. Eine neue Version wird geschrieben, wenn sich die Buchung verändert hat und diese Änderung gespeichert wird. Beim Schliessen oder Abbrechen einer bestehenden Kreditorenbuchung (über Abbrechen oder normal Fenster schliessen) wird keine neue Version des Dokumentes ins DMS geschrieben. |
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Mit der Funktion Nicht archivierte Dokumente kann überprüft werden, welche Dokumente noch nicht im DMS archiviert sind und diese auch noch archivieren.
1.Wählen Sie Einstellungen > DMS > Allgemein > Nacharchivierung.
2.Klicken Sie auf Nicht archivierte Dokumente.
3.Wählen Sie hier zuerst das Modul aus, für welches Sie Dokumente archivieren wollen.
4.Definieren Sie das Formular, welches für die Archivierung verwendet werden soll.
5.Sie können zusätzlich mit den Feldern Datum von/bis die gewünschten Dokumente selektieren.
6.Mit einem Klick auf Suchen  werden die Dokumente angezeigt.
7.Markieren  Sie die gewünschten Dokumente.
8.Klicken Sie auf Archivieren  . |
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definiert werden. Diese Angaben gelten dann auch für die weiteren Module wie 
etc. und müssen für die entsprechenden Module nicht mehr zugewiesen werden.