Module > CRM > Briefe verwalten

Brief-Nr.

Hier geben Sie die Nummer des Briefes ein, falls Sie einen Brief ändern oder löschen wollen. Wenn Sie einen neuen Brief erfassen wollen, müssen Sie dieses Feld leer lassen. Die Nummer wird beim Speichern automatisch vergeben und abgefüllt.

Datum

Hier sehen Sie das Datum des Briefes. Es wird automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen.

gedruckt

Diese Option gibt an, ob der Brief schon einmal ausgedruckt wurde und wird automatisch beim Drucken gesetzt. Sie können die Option aber auch wieder abwählen.

Brieftyp

In dieser Auswahl bestimmen Sie die Art des Briefes. Sie können beliebig viele eigene Brieftypen definieren. Aufgrund dieser Auswahl werden diverses Felder abgefüllt wie z.B. der Betreff, der Text und die Aktivität. Aufgrund des Brieftyps wird auch das zu verwendende Druckformular bestimmt.

Auftrag

Falls Sie diesen Brief einem Auftrag zuweisen wollen, geben Sie hier die entsprechende Auftrags-Nr. ein.

Adresse

Geben Sie hier die Adresse ein, an die Sie den Brief senden wollen. Sie können direkt die Adress-Nr. oder auch einen Teil des Namens eingeben. Nach der Eingabe der Adresse sehen Sie, falls vorhanden, die Kontakte zu dieser Adresse. Sie können dann einen Kontakt auswählen oder, falls der Brief nicht an eine Kontaktperson gehen soll, diese Auswahl abbrechen. Wenn Sie den Brief an mehrere Adressen und Kontakte senden wollen, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Adressen anpassen ganz rechts neben dem Adressfeld oder über Start > Diverse > Adressen anpassen .

Betreff

Hier können Sie einen Betreff zum Brief eingeben bzw. auswählen. Dieser Text ist nützlich, um den Brief bei einer späteren Suche wieder zu finden. Wenn Sie einen Betreff mehrfach benötigen, können Sie diesen mit einem Klick auf die Schaltfläche Neuer Betreff rechts daneben speichern.

Unser Zeichen

Erfassen Sie in diesem Feld Ihr Zeichen. Dies können z.B. Ihre Initialen, der ganze Name oder ein Kürzel sein.

Ihr Zeichen

Geben Sie hier das Visum des Empfängers ein. Diese Eingabe macht nur Sinn, wenn der Brief nicht an mehrere Personen gesendet wird.

Text

Hier können Sie einen beliebig langen Brieftext eingeben. Sie können auch die Abkürzung eines vordefinierten Brieftextes eingeben. Dieser wird in das Feld darunter übernommen und Sie können den Text anpassen oder ergänzen. Mittels Rechtsklick > Datenfelder lassen sich auch Variablen in den Text einfügen.

Fusstext

In diesem Feld können Sie einen Fusstext eingeben. Dieser wird am Ende des Briefes ausgedruckt. Sie können auch die Abkürzung eines vordefinierten Brieftextes eingeben. Dieser wird in das Feld darunter übernommen und Sie können den Text anpassen oder ergänzen.

Hinweise:

▪In der Benutzerverwaltung können Sie die Berechtigungen für die Brieftypen definieren. Somit können Sie kontrollieren, auf welche Briefe der Benutzer Zugriff hat.

▪Hinweis Webshop: Jedes Mal, beim Speichern des Briefes, werden alle zugewiesenen Adressen/Kontakte durchgegangen und der Benutzer Webshop und das Passwort Webshop angepasst und abgelegt. Zusätzlich werden fehlende Shop-Benutzern erstellt und ein Passwort generiert. Wenn eine Adresse zugewiesen wird, dann wird der Shop-Benutzer der Adresse verwendet. Wählt man einen Kontakt zur Adresse aus, der auch einen Shop-Benutzer hat, wird dieser verwendet, ansonsten derjenige der Adresse. In diesem Fall wird kein neuer Shop-Benutzer auf dem Kontakt erstellt. Wird über Adressen anpassen ein Kontakt hinzugefügt, wird, falls vorhanden, der Shop-Benutzer des Kontakts genommen, ansonsten derjenige der Adresse. Fehlt beim Speichern ein Shop-Benutzer, wird dieser, falls eine Kontakt-Nr. vorhanden ist, auf dem Kontakt eröffnet, ansonsten auf der Adresse.

Tipps:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

▪ Sie können diese Texte formatieren. Eine genaue Anleitung zu formatierten Texten finden Sie hier.

Sie können variable Adressfelder wie z.B. die Briefanrede im Brieftext verwenden.

1.Klicken Sie mit der rechten Maustaste ins Textfeld.

2.Wählen Sie die gewünschte Datenfelder aus.

CRM_Briefe_verwalten_Variable

Tipps:

▪Als spezielle Datenfelder können Sie die Felder Benutzer Webshop und Passwort Webshop verwenden. Mit diesen Feldern können Sie einen Serienbrief oder Serien-E-Mails erstellen und den Kunden einen Login für den Webshop zukommen lassen. Falls eine Adresse noch kein Login definiert hat, wird dieses beim Speichern des Briefes generiert und ein Passwort vergeben.

▪Sie können auch Zusatzfelder der Adressen oder Kontakte verwenden. Um solche Felder einzusetzen, müssen Sie diese Zusatzfelder zusätzlich auch auf der Tabelle Zuweisungen CRM Briefe definieren. Die Definitionen müssen identisch sein mit denen auf den Adressen/Kontakten. Damit die Zusatzfelder beim Ausdruck auch ersetzt werden, müssen diese auf dem Formular platziert werden (z.B. unsichtbar).

Es steht Ihnen die Liste Spendenbrief mit EZ zur Verfügung, um einen Spendenaufruf mit einem QR-Einzahlungsschein zu erstellen. Dazu erfassen Sie zuerst einen Brief, drucken diesen für den Postversand aus oder senden ihn per E-Mail. Und später verbuchen Sie die Zahlungseingänge in der Debitorenbuchhaltung .

1.Wählen Sie CRM > Start > Briefe > Verwalten > Neu .

2.Im nachfolgenden Fenster beginnen Sie mit dem Ausfüllen der Daten:

CRM_Briefe verwalten ND

3.Wählen Sie den Brieftyp Spendenbrief.

4.Wählen Sie die Adressen.

5.Erfassen Sie den Brieftext.

6.Klicken Sie auf Drucken oder Als E-Mail senden .

7.Klick auf Speichern , um zu speichern.

Hinweise:

▪Die versendeten Briefe werden als Dokument auf die Adresse im Ordner Spendenbrief abgelegt.

▪Sie können Rechnungen ohne Adresse erstellen. Dazu erfassen Sie eine Dummy Adresse. In diesem Fall kann der Zahlungseingang nicht mehr automatisiert verbucht werden, da keine Kundennummer vorhanden ist.

Tipps:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder das jeweilige Modul.

▪Wenn Sie den Brief an mehrere Adressen und Kontakte senden wollen, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Adressen anpassen ganz rechts neben dem Adressfeld oder über Start > Diverse > Adressen anpassen .

▪Wenn Sie variable Adressfelder im Brieftext verwenden wollen, können Sie diese mit Rechtsklick > Datenfelder auswählen und einfügen.

	Mit diesem Symbol gelangen Sie in das Suchfenster für Briefe.
	Mit diesem Symbol können Sie den geöffneten Brief speichern.
	Wenn Sie die Änderungen des geöffneten Briefes nicht speichern wollen, wählen Sie diese Schaltfläche. Hiermit wird die Erfassung abgebrochen.
	Wählen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie einen neuen Brief erfassen wollen.
	Um einen Brief zu kopieren, wählen Sie diese Schaltfläche.
	Diese Schaltfläche löscht den geöffneten Brief.
	Sie können den Ausdruck des geöffneten Briefes mit diesem Symbol als Vorschau am Bildschirm ansehen.
	Um den Brief auszudrucken, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
	Wenn Sie den Brief z.B. als PDF-Datei per E-Mail versenden oder ein HTML-Mail erstellen wollen, wählen Sie diese Schaltfläche.
	Mit diesem Symbol können Sie eine Aktivität zu dem Brief definieren.
	Hier können Sie die Adressen für den Brief eingeben/anpassen , wenn der Brief an mehr als eine Adresse versendet werden soll.

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