Sie können einen Brief auch direkt als E-Mail versenden. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen einem HTML-Mail (Brief direkt im Mail) oder einem normalen E-Mail mit Anhang.
1.Wählen Sie in der Briefe-Verwaltung > Start > Brief > Als E-Mail senden 
.
2.Wählen Sie gewünschten Optionen.
3.Starten Sie den Versand mit einem Klick auf Ok 
.
4.Danach werden alle E-Mails der Reihe nach erstellt und, je nach gewählten Optionen, angezeigt.
Tipp: ▪Die generellen Einstellungen für den E-Mail-Versand definieren Sie unter Einstellungen > Diverses > E-Mail > E-Mail Einstellungen. |
Druckformular Wählen Sie hier das Druckformular aus, welches für die Erstellung des Anhangs (z.B. als PDF-Datei) verwendet werden soll. Diese Auswahl ist nur notwendig, wenn die Option mit Anhang versenden markiert wurde. Versandart Wenn Sie den Brief an mehrere Empfänger senden, haben Sie hier die Auswahl, ob Sie die E-Mail für jeden einzeln versenden wollen oder ob Sie eine einzige E-Mail senden wollen. Im letzteren Fall werden alle Empfänger als BCC hinzugefügt. Natürlich kann im letzteren Fall die angehängte Datei nicht personalisiert werden, d.h. der Text im Anhang sollte neutral (ohne Namen) definiert werden. Anzahl Empfänger pro E-Mail Falls Sie beim Versand die Empfänger als BCC einfügen wollen und Sie sehr viele Empfänger definiert haben, können Sie hier angeben, wie viele Empfänger pro E-Mail maximal eingefügt werden sollen. Der Versand wird dann auf mehrere E-Mails aufgeteilt. Da Outlook eine Begrenzung für die maximale Anzahl von Empfängern hat, empfiehlt es sich, hier eine Anzahl anzugeben. als HTML-Mail versenden Wenn Sie diese Option wählen, wird der Brieftext direkt in das E-Mail eingefügt und eine E-Mail im HTML-Format generiert. Diese Option kann nur verwendet werden, wenn Sie Microsoft Outlook installiert haben. Wenn Sie in den Einstellungen Angaben für einen FTP-Server angeben, werden beim Versenden die Bilder im Brief auf diesen FTP-Server kopiert und in der Mail referenziert. mit Anhang versenden Markieren Sie diese Option, wenn Sie den Brief der E-Mail z.B. als PDF-Datei anhängen wollen. Diese Option können Sie auch bei HTML-Mails verwenden. Dabei wird dann zusätzlich zum Brieftext in der Mail der Brief noch als Anhang hinzugefügt. Für die Erstellung der angehängten Datei wird das unter Druckformular angegebene Formular verwendet. doppelte E-Mail-Adressen filtern Es kann vorkommen, dass unter den Empfängern dieselbe E-Mail-Adresse mehrfach vorkommt. Wenn Sie diese Option markieren, dann werden diese gefiltert, d.h. es wird nur eine Mail pro E-Mail-Adresse versendet. HTML-Mail zentrieren Falls Sie die E-Mails im HTML-Format versenden, können Sie diese Option markieren, um die E-Mail zu zentrieren. sofort versenden Wenn Sie diese Option markieren, werden die E-Mails direkt versendet. Ist die Option nicht markiert, wird jede E-Mail vor dem Versand zuerst angezeigt. Als Entwurf speichern Ist diese Option markiert, werden alle E-Mails als Entwurf gespeichert. Sie müssen in diesem Fall die Mails also auch nicht bestätigen, sondern die Entwürfe nach der Erstellung manuell versenden. Hintergrundfarbe HTML Hier können Sie die Farbe bestimmen, welche die HTML-Mail erhalten soll. Anhang Hier haben Sie die Möglichkeit, beliebige zusätzliche Dateien anzugeben, die der E-Mail angehängt werden.
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Was möchten Sie tun?
Um Briefe an mehrere Empfänger zu senden senden, gehen Sie wie folgt vor: 1.Wählen Sie Start > Briefe > Verwalten 2.Wählen Sie den gewünschten Brief aus und klicken Sie auf Als E-Mail senden 3.Aktivieren Sie die Option Empfänger als BCC.
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Falls Sie beim Versand die Empfänger als BCC einfügen wollen und Sie sehr viele Empfänger definiert haben, gehen Sie wie folgt vor: 1.Wählen Sie Start > Briefe > Verwalten 2.Wählen Sie den gewünschten Brief aus und klicken Sie auf Als E-Mail senden 3.Wählen Sie die Anzahl Empfänger pro E-Mail aus. Der Versand wird dann auf mehrere E-Mails aufgeteilt.
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1.Wählen Sie Start > Briefe > Verwalten 2.Wählen Sie den gewünschten Brief aus und klicken Sie auf Als E-Mail senden 3.Wählen Sie die Option als HTML-Mail versenden, wenn Sie möchten, dass der Brieftext direkt in die E-Mail eingefügt und eine E-Mail im HTML-Format generiert wird.
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Wenn Sie den Brief der E-Mail als PDF-Datei anhängen wollen, gehen Sie wie folgt vor: 1.Wählen Sie Start > Briefe > Verwalten 2.Wählen Sie den gewünschten Brief aus und klicken Sie auf Als E-Mail senden 3.Markieren Sie die Option mit Anhang versenden. 4.Für die Erstellung der angehängten Datei wird das unter Druckformular angegebene Formular verwendet.
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Wenn Sie die Massen-Mails einzeln versenden und vor dem Versand prüfen wollen, gehen Sie wie folgt vor: 1.Wählen Sie Start > Briefe > Verwalten 2.Wählen Sie den gewünschten Brief aus und klicken Sie auf Als E-Mail senden 3.Markieren Sie die Option sofort versenden und wechseln Sie in Outlook in den Offline-Modus. 4.Sind die Mails in Ordnung kann mit Wechsel in den Online-Modus der Versand freigegeben werden. |