Briefe verwalten

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Briefe verwalten

Briefe verwalten

Mit dem Modul CRM Proffix_CRM_16x16 können Sie Ihre gesamte Korrespondenz verwalten. Sie haben hier die Möglichkeit, einzelne Briefe, Serienbriefe oder auch E-Mailings zu erstellen. Alle so generierten Briefe werden automatisch mit den dazugehörigen Adressen verknüpft und entsprechend in der Adressverwaltung Proffix_Adressverwaltung_16x16 im Register Dokumente Reiter_Dokumente_16x16 angezeigt. Wahlweise können Sie auch einstellen, dass für einen Brief automatisch eine Aktivität erstellt werden soll.

Was möchten Sie tun?

Toggle-auf_16x16_blackNeuen Brief erfassen

Um einen neuen Brief zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor.

1.Wählen Sie CRM > Start > Briefe > Verwalten Briefe_verwalten_16x16.

2.Klicken Sie auf Start > Brief > Neu Neu_16x16.

CRM_Briefe_verwalten

3.Erfassen Sie mindestens die Pflichtfelder im Erfassungsfensters.

4.Definieren Sie eine eventuell zugewiesene Aktivität über Start > Diverse > Aktivität definieren Reiter_Aktivitäten_16x16

5.Speichern Sie danach den Brief mit Start > Brief > Speichern Speichern_16x16.

6.Danach können Sie den Brief drucken Drucken_16x16 oder als E-Mail versenden E-Mail_16x16.

Brief-Nr.

Hier geben Sie die Nummer des Briefes ein, falls Sie einen Brief ändern oder löschen wollen. Wenn Sie einen neuen Brief erfassen wollen, müssen Sie dieses Feld leer lassen. Die Nummer wird beim Speichern automatisch vergeben und abgefüllt.

Datum

Hier sehen Sie das Datum des Briefes. Es wird automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen.

gedruckt

Diese Option gibt an, ob der Brief schon einmal ausgedruckt wurde und wird automatisch beim Drucken gesetzt. Sie können die Option aber auch wieder abwählen.

Brieftyp

In dieser Auswahl bestimmen Sie die Art des Briefes. Sie können beliebig viele eigene Brieftypen definieren. Aufgrund dieser Auswahl werden diverses Felder abgefüllt wie z.B. der Betreff, der Text und die Aktivität. Aufgrund des Brieftyps wird auch das zu verwendende Druckformular bestimmt.

Auftrag

Falls Sie diesen Brief einem Auftrag zuweisen wollen, geben Sie hier die entsprechende Auftrags-Nr. ein.

Adresse

Geben Sie hier die Adresse ein, an die Sie den Brief senden wollen. Sie können direkt die Adress-Nr. oder auch einen Teil des Namens eingeben. Nach der Eingabe der Adresse sehen Sie, falls vorhanden, die Kontakte zu dieser Adresse. Sie können dann einen Kontakt auswählen oder, falls der Brief nicht an eine Kontaktperson gehen soll, diese Auswahl abbrechen. Wenn Sie den Brief an mehrere Adressen und Kontakte senden wollen, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Adressen anpassen Tabelle_16x16 ganz rechts neben dem Adressfeld oder über Start > Diverse > Adressen anpassen Adresse_16x16.

Betreff

Hier können Sie einen Betreff zum Brief eingeben bzw. auswählen. Dieser Text ist nützlich, um den Brief bei einer späteren Suche wieder zu finden. Wenn Sie einen Betreff mehrfach benötigen, können Sie diesen mit einem Klick auf die Schaltfläche Neuer Betreff Tabelle neu_16x16 rechts daneben speichern.

Unser Zeichen

Erfassen Sie in diesem Feld Ihr Zeichen. Dies können z.B. Ihre Initialen, der ganze Name oder ein Kürzel sein.

Ihr Zeichen

Geben Sie hier das Visum des Empfängers ein. Diese Eingabe macht nur Sinn, wenn der Brief nicht an mehrere Personen gesendet wird.

Text

Hier können Sie einen beliebig langen Brieftext eingeben. Sie können auch die Abkürzung eines vordefinierten Brieftextes eingeben. Dieser wird in das Feld darunter übernommen und Sie können den Text anpassen oder ergänzen. Mittels Rechtsklick > Datenfelder Felder_16x16 lassen sich auch Variablen in den Text einfügen.

Fusstext

In diesem Feld können Sie einen Fusstext eingeben. Dieser wird am Ende des Briefes ausgedruckt. Sie können auch die Abkürzung eines vordefinierten Brieftextes eingeben. Dieser wird in das Feld darunter übernommen und Sie können den Text anpassen oder ergänzen.

Hinweise:

▪In der Benutzerverwaltung Proffix_Benutzerverwaltung_16x16 können Sie die Berechtigungen für die Brieftypen definieren. Somit können Sie kontrollieren, auf welche Briefe der Benutzer Zugriff hat.

▪Hinweis Webshop: Jedes Mal, beim Speichern des Briefes, werden alle zugewiesenen Adressen/Kontakte durchgegangen und der Benutzer Webshop und das Passwort Webshop angepasst und abgelegt. Zusätzlich werden fehlende Shop-Benutzern erstellt und ein Passwort generiert. Wenn eine Adresse zugewiesen wird, dann wird der Shop-Benutzer der Adresse verwendet. Wählt man einen Kontakt zur Adresse aus, der auch einen Shop-Benutzer hat, wird dieser verwendet, ansonsten derjenige der Adresse. In diesem Fall wird kein neuer Shop-Benutzer auf dem Kontakt erstellt. Wird über Adressen anpassen Tabelle_16x16 ein Kontakt hinzugefügt, wird, falls vorhanden, der Shop-Benutzer des Kontakts genommen, ansonsten derjenige der Adresse. Fehlt beim Speichern ein Shop-Benutzer, wird dieser, falls eine Kontakt-Nr. vorhanden ist, auf dem Kontakt eröffnet, ansonsten auf der Adresse.

Tipps:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

▪ Sie können diese Texte formatieren. Eine genaue Anleitung zu formatierten Texten finden Sie hier.

Was möchten Sie tun?

Sie können variable Adressfelder wie z.B. die Briefanrede im Brieftext verwenden.

1.Klicken Sie mit der rechten Maustaste ins Textfeld.

2.Wählen Sie die gewünschte Datenfelder Felder_16x16 aus.

CRM_Briefe_verwalten_Variable

Tipps:

▪Als spezielle Datenfelder Felder_16x16 können Sie die Felder Benutzer Webshop und Passwort Webshop verwenden. Mit diesen Feldern können Sie einen Serienbrief oder Serien-E-Mails erstellen und den Kunden einen Login für den Webshop zukommen lassen. Falls eine Adresse noch kein Login definiert hat, wird dieses beim Speichern des Briefes generiert und ein Passwort vergeben.

▪Sie können auch Zusatzfelder der Adressen oder Kontakte verwenden. Um solche Felder einzusetzen, müssen Sie diese Zusatzfelder Zusatzfelder_16x16 zusätzlich auch auf der Tabelle Zuweisungen CRM Briefe definieren. Die Definitionen müssen identisch sein mit denen auf den Adressen/Kontakten. Damit die Zusatzfelder beim Ausdruck auch ersetzt werden, müssen diese auf dem Formular platziert werden (z.B. unsichtbar).

Es steht Ihnen die Liste Spendenbrief mit EZ zur Verfügung, um einen Spendenaufruf mit einem QR-Einzahlungsschein zu erstellen. Dazu erfassen Sie zuerst einen Brief, drucken diesen für den Postversand aus oder senden ihn per E-Mail. Und später verbuchen Sie die Zahlungseingänge in der Debitorenbuchhaltung Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16.

1.Wählen Sie CRM > Start > Briefe > Verwalten > Neu Neu_16x16.

2.Im nachfolgenden Fenster beginnen Sie mit dem Ausfüllen der Daten:

CRM_Briefe verwalten ND

3.Wählen Sie den Brieftyp Spendenbrief.

4.Wählen Sie die Adressen.

5.Erfassen Sie den Brieftext.

6.Klicken Sie auf Drucken Drucken_16x16 oder Als E-Mail senden E-Mail_16x16.

7.Klick auf Speichern Speichern_16x16, um zu speichern.

Hinweise:

▪Die versendeten Briefe werden als Dokument auf die Adresse im Ordner Spendenbrief abgelegt.

▪Sie können Rechnungen ohne Adresse erstellen. Dazu erfassen Sie eine Dummy Adresse. In diesem Fall kann der Zahlungseingang nicht mehr automatisiert verbucht werden, da keine Kundennummer vorhanden ist.

Tipps:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder das jeweilige Modul.

▪Wenn Sie den Brief an mehrere Adressen und Kontakte senden wollen, dann klicken Sie auf die Schaltfläche Adressen anpassen Tabelle_16x16 ganz rechts neben dem Adressfeld oder über Start > Diverse > Adressen anpassen Adresse_16x16.

▪Wenn Sie variable Adressfelder im Brieftext verwenden wollen, können Sie diese mit Rechtsklick > Datenfelder Felder_16x16 auswählen und einfügen.

Suchen_32x32

Mit diesem Symbol gelangen Sie in das Suchfenster für Briefe.

Speichern_32x32

Mit diesem Symbol können Sie den geöffneten Brief speichern.

Abbrechen_32x32

Wenn Sie die Änderungen des geöffneten Briefes nicht speichern wollen, wählen Sie diese Schaltfläche. Hiermit wird die Erfassung abgebrochen.

neu_32x32

Wählen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie einen neuen Brief erfassen wollen.

Kopieren

Um einen Brief zu kopieren, wählen Sie diese Schaltfläche.

Löschen

Diese Schaltfläche löscht den geöffneten Brief.

Vorschau_32x32

Sie können den Ausdruck des geöffneten Briefes mit diesem Symbol als Vorschau am Bildschirm ansehen.

Drucken_32x32

Um den Brief auszudrucken, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

E-Mail_32x32

Wenn Sie den Brief z.B. als PDF-Datei per E-Mail versenden oder ein HTML-Mail erstellen wollen, wählen Sie diese Schaltfläche.

Reiter_Aktivitäten_32x32

Mit diesem Symbol können Sie eine Aktivität zu dem Brief definieren.

Adresse_32x32

Hier können Sie die Adressen für den Brief eingeben/anpassen , wenn der Brief an mehr als eine Adresse versendet werden soll.
Toggle-auf_16x16_blackBriefe suchen

Wenn Sie nach vorhandenen Briefen suchen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie CRM > Start > Brief > Suchen Suchen_16x16.

CRM_Briefe_suchen

2.Füllen Sie die Suchkriterien aus.

3.Klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16.

4.Wählen Sie den gewünschten Brief.

5. Klicken Sie auf Übernehmen Übernehmen_16x16, um in die Brief-Verwaltung zurückzukehren.
Toggle-auf_16x16_blackBriefe speichern

Wenn Sie alle Eingaben zu Ihrem Brief erfasst haben, können Sie diese mit Speichern Speichern_16x16 abschliessen.

1.Erfassen Sie einen Brief.

2.Wählen Sie CRM > Start > Dokument > Speichern Speichern_16x16.

Hinweise:

▪Wenn Sie einen neuen Brief erfassen, wird beim Speichern eine neue Brief-Nr. vergeben.

▪Wenn auf dem Brieftyp eine Aktivität definiert wurde, wird beim Speichern diese Aktivität erstellt. Dabei wird für jede Adresse, die dem Brief zugewiesen wurde, eine Aktivität erstellt.

▪Wenn Sie einen Brief ändern, werden Sie gefragt, ob die zugewiesene Aktivität aktualisiert werden soll.
Toggle-auf_16x16_blackBrieferfassung abbrechen

Wenn Sie einen bestehenden Brief bearbeiten oder einen neuen Brief erfassen und bereits vorgenommene Eingaben bzw. Änderungen wieder rückgängig machen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Erfassen oder bearbeiten Sie einen Brief.

2.Wählen Sie CRM > Start > Dokument > Abbrechen Abbrechen_16x16.

3.Die Änderungen des aktuellen Briefes werden verworfen.

Hinweis:

▪Natürlich werden nur diejenigen Änderungen zurückgenommen, welche seit dem letzten Speichern vorgenommen wurden.
Toggle-auf_16x16_blackBrief kopieren

Wenn Sie einen bestehenden Brief kopieren wollen, gibt es die Funktion Kopieren Kopieren_16x16. Die Briefe lassen sich auch jederzeit löschen Löschen_16x16.

Was möchten Sie tun?

Wenn Sie einen bestehenden Brief kopieren wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Start > Briefe > Verwalten Briefe_verwalten_16x16.

2.Klicken Sie auf Start > Brief > Kopieren Kopieren_16x16.

CRM_Briefe_suchen

3.Füllen Sie die Suchkriterien aus.

4.Klicken Sie auf Start > Suchen Suchen_16x16.

5.Wählen Sie den gewünschten Brief aus.

6.Danach wählen Sie das Symbol Übernehmen Übernehmen_16x16.

7.Nehmen Sie eventuelle Änderungen vor.

8.Speichern Speichern_16x16 Sie dann den neuen Brief.

Tipps:

▪Falls Sie bereits einen Brief zur Bearbeitung geöffnet haben und dann Start > Brief > Kopieren Kopieren_16x16 wählen, werden Sie gefragt, ob Sie den aktuellen Brief kopieren wollen. Somit müssen Sie nicht mehr nach dem Brief suchen.

▪Eine Beschreibung zu den Brieffeldern finden Sie hier.

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder das jeweilige Modul.

Sie können bestehende Briefe auch wieder löschen.

1.Wählen Sie Start > Briefe > Verwalten Briefe_verwalten_16x16.

2.Klicken Sie auf Start > Brief > Löschen Löschen_16x16.

CRM_Briefe_suchen

3.Füllen Sie die Suchkriterien aus.

4.Klicken Sie auf Start > Suchen Suchen_16x16.

5.Wählen Sie den gewünschten Brief aus.

6.Danach wählen Sie das Symbol Übernehmen Übernehmen_16x16.

7.Bevor der Brief definitiv gelöscht wird, erscheint eine Sicherheitsfrage:

CRM_Briefe_löschen

8.Bestätigen Sie die Frage mit Ja.

Toggle-auf_16x16_blackBrief am Bildschirm anzeigen oder ausdrucken

Wenn Sie einen Brief vor dem Ausdruck zuerst kontrollieren wollen, können Sie den Ausdruck auf dem Bildschirm als Vorschau Vorschau_16x16 ansehen und anschliessend auch drucken Drucken_16x16.

Was möchten Sie tun?

Bevor Sie einen Brief versenden, können Sie ihn kontrollieren. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1.Erfassen Neu_16x16 oder Suchen Suchen_16x16 Sie einen Brief.

2.Wählen Sie den gewünschten Brief aus.

3.Klicken Sie auf Start > Brief > Übernehmen Übernehmen_16x16.

4.Wählen Sie Start > Brief > Vorschau Vorschau_16x16.

Um einen Brief auszudrucken, gehen Sie wie folgt vor:

1.Erfassen Neu_16x16 oder Suchen Suchen_16x16 Sie einen Brief.

2.Wählen Sie den gewünschten Brief aus.

3.Klicken Sie auf Start > Brief > Übernehmen Übernehmen_16x16.

4.Wählen Sie zum Drucken Start > Brief > Drucken Drucken_16x16.

5.Wählen Sie ein Formular, welches Sie für den Ausdruck verwenden wollen.

CRM_Briefe_drucken

6.Um den Ausdruck zu starten, klicken Sie auf Ok Okay_16x16.

Hinweis:

▪Falls Sie auf dem aktuellen Brieftyp ein Druckformular definiert haben, wird dieses automatisch für den Ausdruck verwendet.
Toggle-auf_16x16_blackBrief als E-Mail senden

Sie können einen Brief auch direkt als E-Mail versenden. Dabei haben Sie die Auswahl zwischen einem HTML-Mail (Brief direkt im Mail) oder einem normalen E-Mail mit Anhang.

1.Wählen Sie in der Briefe-Verwaltung > Start > Brief > Als E-Mail senden E-Mail senden alle_16x16 .

CRM_Briefe verwalten_Brief als Email senden

2.Wählen Sie gewünschten Optionen.

3.Starten Sie den Versand mit einem Klick auf Ok Okay_16x16.

4.Danach werden alle E-Mails der Reihe nach erstellt und, je nach gewählten Optionen, angezeigt.

Tipp:

▪Die generellen Einstellungen für den E-Mail-Versand definieren Sie unter Einstellungen > Diverses > E-Mail > E-Mail Einstellungen.

Druckformular

Wählen Sie hier das Druckformular aus, welches für die Erstellung des Anhangs (z.B. als PDF-Datei) verwendet werden soll. Diese Auswahl ist nur notwendig, wenn die Option mit Anhang versenden markiert wurde.

Versandart

Wenn Sie den Brief an mehrere Empfänger senden, haben Sie hier die Auswahl, ob Sie die E-Mail für jeden einzeln versenden wollen oder ob Sie eine einzige E-Mail senden wollen. Im letzteren Fall werden alle Empfänger als BCC hinzugefügt. Natürlich kann im letzteren Fall die angehängte Datei nicht personalisiert werden, d.h. der Text im Anhang sollte neutral (ohne Namen) definiert werden.

Anzahl Empfänger pro E-Mail

Falls Sie beim Versand die Empfänger als BCC einfügen wollen und Sie sehr viele Empfänger definiert haben, können Sie hier angeben, wie viele Empfänger pro E-Mail maximal eingefügt werden sollen. Der Versand wird dann auf mehrere E-Mails aufgeteilt. Da Outlook eine Begrenzung für die maximale Anzahl von Empfängern hat, empfiehlt es sich, hier eine Anzahl anzugeben.

als HTML-Mail versenden

Wenn Sie diese Option wählen, wird der Brieftext direkt in das E-Mail eingefügt und eine E-Mail im HTML-Format generiert. Diese Option kann nur verwendet werden, wenn Sie Microsoft Outlook installiert haben. Wenn Sie in den Einstellungen Angaben für einen FTP-Server angeben, werden beim Versenden die Bilder im Brief auf diesen FTP-Server kopiert und in der Mail referenziert.

mit Anhang versenden

Markieren Sie diese Option, wenn Sie den Brief der E-Mail  z.B. als PDF-Datei anhängen wollen. Diese Option können Sie auch bei HTML-Mails verwenden. Dabei wird dann zusätzlich zum Brieftext in der Mail der Brief noch als Anhang hinzugefügt. Für die Erstellung der angehängten Datei wird das unter Druckformular angegebene Formular verwendet.

doppelte E-Mail-Adressen filtern

Es kann vorkommen, dass unter den Empfängern dieselbe E-Mail-Adresse mehrfach vorkommt. Wenn Sie diese Option markieren, dann werden diese gefiltert, d.h. es wird nur eine Mail pro E-Mail-Adresse versendet.

HTML-Mail zentrieren

Falls Sie die E-Mails im HTML-Format versenden, können Sie diese Option markieren, um die E-Mail zu zentrieren.

sofort versenden

Wenn Sie diese Option markieren, werden die E-Mails direkt versendet. Ist die Option nicht markiert, wird jede E-Mail vor dem Versand zuerst angezeigt.

Als Entwurf speichern

Ist diese Option markiert, werden alle E-Mails als Entwurf gespeichert. Sie müssen in diesem Fall die Mails also auch nicht bestätigen, sondern die Entwürfe nach der Erstellung manuell versenden.

Hintergrundfarbe HTML

Hier können Sie die Farbe bestimmen, welche die HTML-Mail erhalten soll.

Anhang

Hier haben Sie die Möglichkeit, beliebige zusätzliche Dateien anzugeben, die der E-Mail angehängt werden.
Mit der zweit obersten Schaltfläche Anhang hinzufügen Neu_16x16 rechts daneben können Sie die Dateien auswählen.
Mit der obersten Schaltfläche markieren bzw. demarkieren Sie alle aufgeführten Dateien alle markieren_16x16.

Hinweise:

▪Damit wirklich die gesamte E-Mail korrekt zentriert dargestellt wird, empfiehlt es sich, den Text in einer Tabelle zu definieren.

▪Wenn Sie die Massen-Mails einzeln versenden und vor dem Versand prüfen wollen, können Sie z.B. die Option sofort versenden markieren und Outlook in den Offline-Modus versetzen. Sind die Mails in Ordnung, kann mit Wechsel in den Online-Modus der Versand freigegeben werden.

▪Wenn Sie die Massen-Mails einzeln versenden und sehr viele Empfänger definiert haben, sollten Sie zuvor die Proffix Outlook-Integration deaktivieren. Dies können Sie mit der Installation der Proffix Office Integration ausführen.

▪Beim Versenden von E-Mails mit Bildern, empfiehlt es sich, diese Bilder zu referenzieren. Dies erreichen Sie, indem Sie in den Einstellungen die Angaben zu einem FTP-Server definieren.

Was möchten Sie tun?

Um Briefe an mehrere Empfänger zu senden senden, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Start > Briefe > Verwalten Briefe_verwalten_16x16.

2.Wählen Sie den gewünschten Brief aus und klicken Sie auf Als E-Mail senden E-Mail_16x16.

3.Aktivieren Sie die Option Empfänger als BCC.

Hinweis:

▪Achten Sie darauf, den Text im Anhang ohne Namen zu definieren.

Falls Sie beim Versand die Empfänger als BCC einfügen wollen und Sie sehr viele Empfänger definiert haben, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Start > Briefe > Verwalten Briefe_verwalten_16x16.

2.Wählen Sie den gewünschten Brief aus und klicken Sie auf Als E-Mail senden E-Mail_16x16.

3.Wählen Sie die Anzahl Empfänger pro E-Mail aus. Der Versand wird dann auf mehrere E-Mails aufgeteilt.

Hinweis:

▪Da Outlook eine Begrenzung für die maximale Anzahl von Empfängern hat, empfiehlt es sich, hier eine Anzahl anzugeben.

1.Wählen Sie Start > Briefe > Verwalten Briefe_verwalten_16x16.

2.Wählen Sie den gewünschten Brief aus und klicken Sie auf Als E-Mail senden E-Mail_16x16.

3.Wählen Sie die Option als HTML-Mail versenden, wenn Sie möchten, dass der Brieftext direkt in die E-Mail eingefügt und eine E-Mail im HTML-Format generiert wird.

Hinweise:

▪Diese Option kann nur verwendet werden, wenn Sie Microsoft Outlook installiert haben

▪Wenn Sie in den Einstellungen Angaben für einen FTP-Server angeben, werden beim Versenden die Bilder im Brief auf diesen FTP-Server kopiert und in der Mail referenziert.

Wenn Sie den Brief der E-Mail als PDF-Datei anhängen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Start > Briefe > Verwalten Briefe_verwalten_16x16.

2.Wählen Sie den gewünschten Brief aus und klicken Sie auf Als E-Mail senden E-Mail_16x16.  

3.Markieren Sie die Option mit Anhang versenden.

4.Für die Erstellung der angehängten Datei wird das unter Druckformular angegebene Formular verwendet.

Hinweis:

▪Diese Option können Sie auch bei HTML-Mails verwenden. Dabei wird dann zusätzlich zum Brieftext in der Mail der Brief noch als Anhang hinzugefügt.

Wenn Sie die Massen-Mails einzeln versenden und vor dem Versand prüfen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Start > Briefe > Verwalten Briefe_verwalten_16x16.

2.Wählen Sie den gewünschten Brief aus und klicken Sie auf Als E-Mail senden E-Mail_16x16.  

3.Markieren Sie die Option sofort versenden und wechseln Sie in Outlook in den Offline-Modus.

4.Sind die Mails in Ordnung kann mit Wechsel in den Online-Modus der Versand freigegeben werden.
Toggle-auf_16x16_blackAktivität definieren

Wenn Sie in der Briefe-Verwaltung einen Brief erstellen, geben Sie einen Brieftyp ein. Auf dem Brieftyp können Sie eine Aktivität als Vorgabe definieren. Wenn Sie dies tun, wird diese Aktivität beim Speichern des Briefes für jede zugewiesene Adresse erstellt.

Wenn Sie die vorgegebene Aktivität im Brief anpassen wollen, gehen Sie wir folgt vor:

1.Wählen Sie Start > Diverse > Aktivität definieren Reiter_Aktivitäten_16x16.

2.Sie sehen dann das Erfassungsfenster für Aktivitäten.

Hinweis:

▪Sie können Aktivitäten auch über den Brieftyp ändern. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Suchfenster öffnen Tabelle_16x16  rechts vom Feld Brieftyp.

Benötigen Sie weitere Hilfe? Verwandte Themen:

▪Neue Aktivität
Toggle-auf_16x16_blackAdressen anpassen

Wenn Sie in der Briefe-Verwaltung eine Adresse eingeben, wird der Brief an diese Adresse versendet.

Was möchten Sie tun?

Wenn Sie den Brief oder E-Newsletter an mehrere Empfänger senden wollen, dann gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Start > Diverse > Adressen anpassen Adresse_16x16.

CRM_Briefe verwalten_Adresse anpassen

2.Geben Sie die gewünschte Adressnummer ein.

3.Fügen Sie diese mit Adressen hinzufügen Tabelle neu Zeile ausgewählt_16x16 hinzu.

4.Wiederholen Sie dies, bis alle gewünschten Adressen erfasst sind.

5.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Hinweise:

▪Ist eine E-Mail-Adresse bei den E-Newsletter Abmeldungen vorhanden, wird diese bei den E-Newslettern nicht hinzugefügt, auch wenn Sie die Adresse manuell zuweisen wollen.

▪Wenn sich Personen für den E-Newsletter anmelden, werden diese nicht als Adresse gespeichert sondern als E-Newsletter Anmeldungen. Hier werden Sie beim Spechern des Newsletters gefragt, ob Sie diese Anmeldungen auch zu den Empfängern hinzufügen wollen. Diese Anmeldungen können auch manuell mit E-Newsletter Anmeldungen hinzufügen E-Newsletter_Anmeldungen_16x16 hinzugefügt werden. Mit E-Newsletter Anmeldungen Synchronisieren Statistik_synchronisieren_16x16 werden die E-Newsletter Anmeldungen synchronisiert. Abmeldungen werden nicht synchronisiert.

Wenn Sie einen Kontakt hinzufügen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Start > Diverse > Adressen anpassen Adresse_16x16.

2.Geben Sie die gewünschte Kontaktnummer ein.

3.Fügen Sie diese mit Adressen hinzufügen Tabelle neu Zeile ausgewählt_16x16 hinzu.

4.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Tipps:

▪Mit Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 rechts neben dem Feld Kontakt, werden alle verfügbaren Kontakt angezeigt.

▪Wenn Sie zuerst im Feld Adresse die gewünschte Adresse eingeben, werden mit Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 rechts neben dem Feld Kontakt nur die Kontakte der selektierten Adresse angezeigt.

Wenn Sie eine Adresse entfernen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Start > Diverse > Adressen anpassen Adresse_16x16.

2.Markieren Sie die gewünschte Adresse, die entfernt werden soll.

3.Klicken Sie auf Adressen entfernen Tabelle löschen Zeile ausgewählt_16x16.

4.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Wenn Adressen in der Adressverwaltung Proffix_Adressverwaltung_16x16 geändert wurden, können Sie Adressen wie folgt aktualisieren:

1.Wählen Sie Start > Diverse > Adressen anpassen Adresse_16x16.

2.Klicken Sie auf Adressen aktualisieren Aktualisieren_16x16.

3.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Sie können bestehende Adressen für einen Brief bzw. einen E-Newsletter ändern.

1.Wählen Sie Start > Diverse > Adressen anpassen Adresse_16x16.

2.Markieren Sie eine oder mehrere Adressen und wählen Adressen ändern Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16 aus.

CRM_Briefe verwalten_Adressen anpassen

3.Hier werden nun alle markierten Adressen der Reihe nach angezeigt und Sie können diese anpassen.

4.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Hinweis:

▪Achtung: Diese Änderungen werden NICHT auf die Adresse gespeichert, sondern gelten lediglich für diesen Brief oder E-Newsletter.

Tipp:

▪Mit der Schaltfläche In search.ch suchen Adresse_in search.ch suchen_16x16 können Sie die Adresse auch in search.ch suchen und übernehmen.
Toggle-auf_16x16_blackZusatzfelder definieren

Sie können beliebig viele zusätzliche Felder für Ihre Briefe definieren. Diese definieren Sie in den Einstellungen > Datenbank Datenbank Einstellungen_16x16 unter der Rubrik Allgemein > Zusatzfelder. Wenn Sie Zusatzfelder definiert haben, finden Sie diese beim Erfassen eines Briefes unter Start > Allgemein > Zusatzfelder Zusatzfelder_16x16.

Um Zusatzfelder zu definieren, gehen Sie wie folgt vor:

1.Klicken Sie Einstellungen > Datenbank > Allgemein.

2.Wählen Sie im Feld Tabellen den Eintrag Briefe CRM.

3.Klicken Sie auf Zusatzfelder.

DB_Zusatzfelder definieren_CRM Briefe

4.Fügen Sie mit Neues Zusatzfeld Tabelle neu Zeile ausgewählt_16x16 eine neue Zusatzfeld-Definition hinzu.

5.Bestätigen Sie mit Ok Okay_16x16.

6.Wiederholen Sie den Vorgang, bis Sie alle nötigen Zusatzfelder definiert haben.

7.Klick auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

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