Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgaben

In der Tabelle sind alle Bezeichnungen nach Modul aufsteigend geordnet. Diese Gruppe können Sie bei Bedarf zuklappen.

Um ein Kontextmenü aufzurufen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Bezeichnung.

2.Wählen Sie im Kontextmenü Alle Gruppen reduzieren .

Div_E-Mail-Vorgaben Gruppe reduzieren

3.Die Gruppen werden nun in der Ansicht zusammengeklappt dargestellt.

Hinweis:

▪Wählen Sie im Kontextmenü Alle Gruppe erweitern , um alle Einträge in der Liste anzuzeigen.

Die generellen Einstellungen für den E-Mail Versand definieren Sie unter Einstellungen > Diverses > E-Mail > E-Mail Einstellungen.

Sie können diese generellen Einstelllungen pro Dokument bzw. Funktion übersteuern. So haben Sie z.B. die Möglichkeit für den Dokumenttyp Rechnung eine Absender E-Mail, einen individuellen Mailtext und den Betreff in Sie- und/oder Du-Form sowie eine Signatur zu definieren.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen.

2.Klicken Sie auf einen Dokumenttyp, z.B Rechnung.

3.Definieren Sie die Angaben zum Versand der E-Mails.

4.Erfassen Sie Betreff und Text in Sie- und/oder Du-Form.

5.Fügen Sie eine Signatur hinzu.

Div_E-Mail-Vorgaben Vorgabe_allgemein

6.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Sprache

Definieren Sie hier die Sprache für diese E-Mail-Vorgabe.

E-Mail Typ definieren

Hier definieren Sie, wie die E-Mails versendet werden sollen.

▪Falls Sie mit Microsoft Outlook arbeiten, sollten Sie die Option Outlook wählen.

▪Wenn Sie ein anderes Mail-Programm verwenden, müssen Sie MAPI als Typ wählen.

▪Sie können auch E-Mails direkt über einen SMTP-Server oder Exchange OAuth2 versenden. Ist dieser Typ gewählt, benötigen Sie kein separates Mail-Programm.

Absender E-Mail

Geben Sie hier die Absender E-Mail ein (wird bei SMTP-Server oder Exchange OAuth2 unterstützt).

Absender Name

Geben Sie hier die Absender Namen ein (wird bei SMTP-Server oder Exchange OAuth2 unterstützt).

Benutzername und Passwort

Wenn Sie als E-Mail Typ SMTP gewählt haben, müssen Sie den Benutzernamen eines Benutzers, welcher volle Berechtigung für alle Postfächer besitzt, und ein Passwort eingeben.

Betreff und Text

Hier können Sie einen Betreff und Text mit Platzhalter erfassen, welcher beim Versenden als Vorschlag abgefüllt wird.

Wichtigkeit

Wählen Sie hier die Wichtigkeit aus, die beim Versenden einer E-Mail eingestellt werden soll.

Signatur

Hier können Sie eine Signatur für die E-Mails definieren.

Gelöscht

Wenn Sie die Option Gelöscht aktiveren, wird diese Vorgabe nicht aus der Datenbank entfernt, sondern nur als gelöscht markiert. Beim Mailversand werden die gelöschten Vorlagen nicht mehr berücksichtigt. Sie können diese Option später auch wieder entfernen. Die Vorlage ist dann wieder aktiv.

Outlook-Add-In Abfrage deaktivieren

Mit der Option Outlook-Add-In Abfrage deaktivieren wird die Proffix Abfrage für diesen Versand deaktiviert.

E-Mail sofort versenden

Mit der Option E-Mail sofort versenden wird die E-Mail und damit auch ein eventueller Massenversand sofort versendet. Die Sicherheitsabfrage, ob eine E-Mail gesendet werden soll, wird nicht angezeigt.

Hinweise:

▪Bei Briefen werden Mail-Einstellungen (Betreff, Texte usw.) berücksichtigt, wenn nicht per HTML versendet wird. Wenn als BCC versendet wird, können keine Adress-Variabeln im Text definiert werden.

▪Bei Briefen kann nur als Entwurf gespeichert werden, wenn E-Mail-Typ = Outlook oder Exchange.

▪Bei HTML wird kein Text, kein Betreff und keine Signatur berücksichtigt da dieser im Brief definiert ist.

▪Bei Newsletter werden die Einstellungen Betreff und Mailtext ebenfalls nicht berücksichtigt.

▪Die Einstellungen für Brief/Newsletter mit SMTP/Exchange und nicht sofort: Ist extrem langsam.

▪Mit dem E-Mail-Typ Outlook werden die Absender-Angaben nur dann unterstützt, wenn in den Kontoeinstellungen das entsprechenden «Absender E-Mail Konto» im Outlook vollständig als Konto integriert ist.

Sie können für alle Funktionen und Dokumenttypen eine E-Mail-Vorgabe definieren.

Es gilt eine allgemeine Regel zur Reihenfolge, welche Vorgabe gezogen wird:

▪Zuerst die Dokumentyp/Funktions-Vorgabe;

▪Falls nicht vorhanden, dann die Standard-Vorgabe

Beispiel: Falls eine Vorgabe für Mahnung vorhanden ist, dann wird diese gezogen. Wenn hier nichts definiert ist, dann wird die Standard-Vorgabe genommen.

In der Auftragsbearbeitung gilt folgende Reihenfolge:

▪Zuerst die Dokumentyp/Funktions-Vorgabe;

▪Falls nicht vorhanden, dann die Auftrag Dokument-Vorgabe;

▪Falls nicht vorhanden, dann die Standard-Vorgabe.

Hinweis:

▪Falls Sie gar keine Vorgabe definiert haben, dann wird die E-Mail ohne Text oder Signatur erstellt.

Erfassen Sie für Ihre E-Mail Vorlage individuell den Betreff und Text.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen.

2.Klicken Sie auf einen Dokumenttyp, z.B Rechnung.

3.Geben Sie hier Ihren Text ein.

Div_E-Mail-Vorgaben Text erfassen

4.Markieren Sie einzelne Textstellen.

5.Wählen Sie die Schrift-Art sowie andere Schrift-Attribute und Formatierungen.

6.Mit der rechten Maustaste können Sie diverse Einstellungen zu Schrift, Absatz, Hyperlink usw. vornehmen.

7.Alle anderen Einstellungen und Formatierungen müssen Sie mit dem Texteditor (Shift+F12) vornehmen.

8.Fügen Sie bei Bedarf Platzhalter über Felder einfügen hinzu.

9.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Tipp:

▪Falls der Platzhalter in der E-Mail als Definition (z.B. [ADR_AdresseKontakt.Briefanrede]) anstatt als Wert (z.B. Sehr geehrter Herr Meier) angezeigt wird, kann es sein, dass (auch unsichtbare) Formatierungen angewendet werden. Löschen Sie den Platzhalter in den Einstellungen, fügen Sie ihn erneut hinzu und klicken Sie auf Änderungen speichern . Jetzt wird der Platzhalter in der E-Mail mit dem korrekten Wert angezeigt.

Benötigen Sie weitere Hilfe?

▪Text formatieren

Sie haben die Möglichkeit, Ihre E-Mail-Vorgabe mit einer Anrede-Form zu schreiben. Der Text wird aufgrund der Anrede-Form auf der Adresse oder dem Kontakt automatisch in die E-Mail abgefüllt.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen.

2.Klicken Sie auf einen Dokumenttyp, z.B Rechnung.

3.Geben Sie hier Ihren Betreff und Text in die Felder im Register Mailtext in Sie-Form ein.

Div_E-Mail-Vorgaben Anrede-Form

4.Wechseln Sie zum Register Mailtext in Du-Form.

5.Geben Sie hier Ihren Betreff und Text in die Felder im Register Mailtext in Du-Form ein.

6.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Hinweis:

▪In den Mahnstufen werden die Mahntexte in den verschiedenen Sprachen definiert und verwaltet. Diese können Sie über die Platzhalter in der E-Mail-Vorgabe einfügen.

Benötigen Sie weitere Hilfe?

▪Mahnstufen

Sie haben die Möglichkeit, Ihre E-Mail-Vorgabe mit einer Anrede-Form zu schreiben. Der Text wird aufgrund der Anrede-Form auf der Adresse oder dem Kontakt automatisch in die E-Mail abgefüllt. Wenn Sie den Text zu einem späteren Zeitpunkt anpassen, werden Sie gefragt ob Sie den Text für die andere Form auch anpassen möchten.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen.

2.Klicken Sie auf einen Dokumenttyp, z.B Rechnung.

3.Ändern Sie hier den Mailtext in Sie-Form.

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Div_E-Mail-Vorgaben Text anpassen_meldung

5.Klicken Sie auf Ja, wenn Sie eine Korrektur vornehmen möchten.

6.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Benötigen Sie weitere Hilfe?

▪Mahnstufen

Sie haben die Möglichkeit Ihre E-Mail-Vorgabe mit Platzhalter zu definieren. Die Platzhalter werden beim Senden der E-Mails durch die Angaben des angemeldeten Benutzers ersetzt.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen.

2.Klicken Sie auf einen Dokumenttyp, z.B Rechnung.

3.Klicken Sie auf Felder einfügen , rechts neben dem Betreff- oder Textfeld.

4.Klicken Sie auf den gewünschten Platzhalter.

Div_E-Mail-Vorgaben Platzhalter

5.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Tipp:

▪Verwenden Sie den Platzhalter [ADR_AdressKontakt.Briefanrede] aus der Tabelle Adressen/Kontaktpersonen um auch für die Kontakte die Funktionalität der Sie-Form bzw. Du-Form in der jeweilige Sprachen zu nutzen.

Für Übersetzungen gibt es die Schnittstelle DeepL. Dazu werden die Texte an ein externes Programm übergeben, übersetzt und eingefügt.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen.

2.Klicken Sie auf einen Dokumenttyp, z.B Rechnung.

3.Wählen Sie eine Sprache, z.B. Französisch.

4.Erfassen Sie hier Ihren Betreff und Text in den Registern Mailtext in Sie-Form und/oder Mailtext in Du-Form in Ihrer Standardsprache.

5.Um den erfassten Text und Betreff zu übersetzen, klicken Sie auf Betreff und E-Mailtexte online übersetzen und einfügen .

Div_E-Mail-Vorgaben Text Übersetzen Franz

6.Nehmen Sie bei Bedarf Korrekturen vor.

7.Wiederholen Sie diesen Vorgang für weitere Sprachen.

8.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Hinweis:

▪Die Standardsprache wird in den Einstellungen > Diverses > E-Mail > E-Mail Einstellungen definiert.

Mit den Funktionen E-Mail-Texte kopieren und E-Mail-Texte einfügen können Sie von einer E-Mail-Vorlage bestehende E-Mail-Texte in eine andere E-Mail-Vorgabe übernehmen.

Es werden alle Mail- und Betreff-Texte von beiden Registern Mailtext in Sie-Form und Mailtext in Du-Form in sämtliche definierten Sprachen kopiert und eingefügt.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen.

2.Klicken Sie auf einen Dokumenttyp, z.B Rechnung.

3.Klicken Sie auf E-Mail-Texte kopieren .

4.Klicken Sie auf einen anderen Dokumenttyp. z.B Teilrechnung.

5.Klicken Sie auf E-Mail-Texte einfügen .

6.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

In den Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgabe > E-Mail Einstellungen können Sie in der Hilfstabelle Signaturen verwalten die E-Mail-Signatur verwalten, ändern und zuweisen.