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Es gibt verschiedene Möglichkeiten, E-Mails aus Proffix zu versenden. Als E-Mail Client für den Versand dient normalerweise Proffix. Die direkte Übergabe einer E-Mail an Outlook ist mit der neuen Web-Applikation "New Outlook" nicht mehr möglich.

Technologisch wird zwischen mehreren Ebenen unterschieden. Die folgende Tabelle dient der allgemeinen Orientierung. Nicht alle Varianten werden durch Proffix unterstützt.

	Klassische Architektur	Moderne Architektur
Integrationsebene	•Lokale Schnittstelle: Übergabe einer E-Mail zur Verarbeitung im E-Mail Client oOutlook Object Model: Classic Outlook oSimple MAPI: lokaler E-Mail Client (Thunderbird usw.) •Protokolle: Proffix -> Mailserver oVersand: SMTP oEmpfang: IMAP, POP3 •API oExchange Web Services (EWS)	•Etablierte Protokolle: oIMAP oSMTP •Moderne Protokolle: oJMAP •Moderne API: oMicrosoft Graph API oGmail API
Autorisierung / Authentifizierung	•Basisauthentifizierung oBenutzername + Passwort •Windows-Authentifizierung oDomäne / NTLM / Kerberos	•OAuth 2.0 (Autorisierung) / OpenID Connect (Authentifizierung)
Backend	•Exchange Server (On-Premises) •Hosted Exchange •Exchange Online (Microsoft 365)	•Cloud-Mail-Plattformen oExchange Online (Microsoft 365) oGmail, Yahoo Mail, usw.

Was möchten Sie tun?

Die folgende Tabelle gibt Ihnen eine Übersicht über die verschiedenen Schnittstellen, mit denen Sie E-Mails aus Proffix versenden können. Bitte beachten Sie die Informationen von Microsoft zur Unterscheidung zwischen dem Classic Outlook und dem New Outlook.

E-Mail Typ Proffix	Beschreibung	Anwendungsfälle	Mail-Client	Groupware
MAPI	Schnittstelle zwischen Proffix und MAPI-kompatiblen E-Mail-Programmen (ausser Outlook)	Als Standard-E-Mail-Programm wird ein lokaler MAPI-kompatibler Client verwendet. Die Authentifizierung wird im E-Mail Client hinterlegt. Proffix öffnet das Standard-E-Mail Programm und übergibt die E-Mail Adresse.	diverse	Lokaler Exchange Server oder diverse E-Mail Hosting Anbieter
Outlook Abschaltung geplant	Schnittstelle zwischen Proffix und Classic Outlook	Als Standard-E-Mail-Programm wird das lokal installierte Classic Outlook verwendet.	Classic Outlook	Lokaler Exchange Server oder diverse E-Mail Hosting Anbieter
Exchange OAuth2 (EWS) Ablösung geplant	Schnittstelle zwischen Proffix und Exchange Online mit OAuth2-Autorisierung (EWS-basiert). Wird ab Oktober 2026 durch die Graph-API abgelöst, wobei die Authentifikation durch OAuth2 gleich bleibt.	E-Mails werden über einen Exchange-Server versendet, der z.B. bei Microsoft gehostet wird (Microsoft 365 / Azure). Als E-Mail Client wird Proffix verwendet. Zur Anleitung	Proffix (kein lokales E-Mail Programm benötigt)	Exchange Online mit OAuth2 (EWS-API) Microsoft wird EWS-Zugriffe auf Exchange Online ab Oktober 2026 schrittweise zugunsten von Microsoft Graph ablösen (ausser Exchange Server On-Premises)
Exchange veraltet	Schnittstelle zwischen Proffix und Exchange Online bzw. Exchange-Server On-Premise (Basic-Authentication)	E-Mails werden über einen lokalen Exchange-Server (On-Premises) versendet. Microsoft hat diese Anmeldemethode für Exchange Online Konten durch die OAuth2 Authentifizierung ersetzt.	Proffix (kein lokales E-Mail Programm benötigt)	Lokaler Exchange Server
SMTP	Schnittstelle zwischen Proffix und SMTP-Mailserver	Proffix wird als E-Mail Client verwendet. E-Mails werden somit direkt in Proffix verfasst und können über den SMTP-Server Ihres Hosting-Partners versendet werden.	Proffix (kein lokales E-Mail Programm benötigt)	Lokaler Exchange Server oder diverse E-Mail Hosting Anbieter
Exchange OAuth2 (Graph)	Schnittstelle zwischen Proffix und Microsoft Exchange Online (E-Mail Hosting in Microsoft 365) (Graph API) mit OAuth2-Autorisierung	Als Standard E-Mail Programm wird Classic oder New Outlook verwendet. E-Mails werden in Proffix erstellt und über ein Microsoft-Exchange-Online-Konto versendet.	Proffix (kein lokales E-Mail Programm benötigt)	Exchange Online mit OAuth2 (Graph-API)

Hinweise:

▪Falls Sie bereits das New Outlook nutzen möchten, verwenden Sie den E-Mail Typ SMTP bzw. ExchangeOAuth (sofern E-Mail Hosting bei Microsoft). Somit können Sie E-Mails direkt aus Proffix versenden. Aufgrund technischer Einschränkungen für Webapplikationen seitens Microsoft ist es nicht mehr möglich, das New Outlook direkt aus Proffix zu starten (Outlook Object Model (COM/MAPI) wird von New Outlook nicht unterstützt). Wenn Sie ein E-Mail versenden wollen und Ihr Hosting bei Microsoft haben, verwenden Sie Proffix als E-Mail-Client für den Versand der E-Mails. Sie können die gesendeten E-Mails später im Outlook ansehen (Synchronisation mit dem Exchange Online Server).

▪Falls Sie E-Mails in Outlook mit Proffix verknüpfen wollen, beachten Sie die entsprechenden Anleitungen hier. Sie haben die Auswahl zwischen dem COM-Add-in (nur für Classic Outlook) und dem Web-Add-in (für Classic Outlook und New Outlook) mit jeweils unterschiedlichen Funktionen. Ein Addin ist nicht notwendig, wenn Sie ausschliesslich E-Mails aus Proffix versenden wollen.

▪Falls Sie das E-Mail Hosting bei einem anderen Anbieter als Microsoft haben und für die Autorisierung das OAuth2 Verfahren vorausgesetzt wird, teilen Sie dies bitte Ihrem Proffix Partner mit oder informieren Sie uns direkt über Kundendienst@proffix.ch. Wir stellen eine Wunschliste zusammen und prüfen die Integration weiterer Anbieter für künftige Proffix Versionen.

E-Mail Typ

Hier definieren Sie, wie die E-Mails versendet werden sollen.

▪Falls Sie mit Microsoft Outlook arbeiten, sollten Sie die Option Outlook wählen.

▪Wenn Sie ein anderes E-Mail-Programm verwenden, müssen Sie MAPI als Typ wählen.

▪Sie können auch E-Mails direkt über einen SMTP-Server oder Exchange OAuth2 versenden. Ist dieser Typ gewählt, benötigen Sie kein separates Mail-Programm.

Server/ Port

Wenn Sie als E-Mail Typ SMTP gewählt haben, müssen Sie hier den Mail-Server und den Port angeben.

Mit Verbindung testen rechts neben dem E-Mail Typ können Sie die Angaben prüfen und ein Test E-Mail versenden.

SSL/TLS verwenden

Wenn der SMTP-Server nur verschlüsselte Verbindungen zulässt, aktivieren Sie die Option SSL/TLS verwenden.

Benutzername und Passwort

Wenn Sie als E-Mail Typ SMTP gewählt haben, müssen Sie den Benutzernamen eines Benutzers, welcher volle Berechtigung für alle Postfächer besitzt, und ein Passwort eingeben.

Absender Name

Geben Sie hier den Namen ein, der beim E-Mail-Versand verwendet werden soll.

Absender E-Mail

Geben Sie hier die E-Mail-Adresse ein, die beim E-Mail-Versand verwendet werden soll.

Verbindung

Hier kann eine E-Mail Adresse oder der Name des Exchange-Servers angegeben werden. Bei der Erfassung einer E-Mail Adresse wird der Server mit Hilfe von Autodiscover ermittelt. Bei der Verwendung von Office 365 ist die Erfassung des Servernamen (outlook.office365.com) für kürzere Verbindungszeiten zu empfehlen.

Anwendungs-ID

Geben Sie hier die Anwendungs-ID, die Sie bei der Registrierung im Azure-Portal erhalten haben, ein.

Verzeichnis-ID

Geben Sie hier die Verzeichnis-ID, die Sie bei der Registrierung im Azure-Portal erhalten haben, ein.

Geheimnis

Geben Sie hier das Geheimnis, das Sie bei der Registrierung im Azure-Portal erhalten haben, ein.

Standardsprache

Geben Sie hier die Standardsprache für den E-Mail-Versand ein.

Hinweise:

▪Für alle Mailtypen gilt, dass Sie zusätzlich zu diesen Angaben jedem Benutzer eine E-Mail-Adresse zuweisen müssen, welche beim Senden verwendet werden soll.

▪Für die OAuth2-Authentifizierung mit Proffix ist ein Exchange Server Online zwingend notwendig. Die Authentifizierung über einen lokalen Exchange Server ist nicht möglich. Um Proffix mit OAuth2-Authentifizierung zu konfigurieren, ist die Registrierung im Azure-Portal notwendig. Hier sehen Sie die Anleitung dazu.

▪Mit Outlook ist es nicht möglich, einfach eine Mailadresse als Absender zu verwenden. Dazu muss das Postfach dieser Mailadresse auch im Outlook-Profil eingebunden sein. Falls das nicht geht oder es zu aufwendig ist weil verschiedene Adressen benötigt werden, ist es besser, Exchange oder SMTP zu verwenden.