Diverses

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Diverse allgemeine Einstellungen werden an einer Stelle vorgenommen.

Div_Einstellungen

Diverse Einstellungen

Toggle-auf_16x16_blackAllgemeine Einstellungen

In dieser Rubrik nehmen Sie die allgemeinen Einstellungen für Diverses vor.

Was möchten Sie tun?

Hier können Sie angeben, auf welchem Server Proffix nach neuen Versionen suchen soll. Sie bestimmen hier auch, ob dies automatisch (alle 14 Tage) oder manuell geschehen soll.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > Allgemein > Online-Aktualisierung.

2.Definieren Sie den Server.

3.Geben  Sie die gewünschte Prüfungsart ein.

Div_Allgemein Online Aktualisierung

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Tipps:

▪Wenn Sie manuell prüfen wählen, können Sie über Datei > Online-Aktualisierung die Suche nach neuen Versionen starten.

▪Mit Jetzt nach neuen Versionen suchen Online Aktualisierung_16x16  können Sie sofort nach neuen Versionen suchen.

Hier definieren Sie den Nummernkreis für die Aufträge.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > Allgemein > Auftrag.

2.Definieren Sie den Nummerbereich in den Feldern von / bis.

3.Geben Sie bei Bedarf einen Prefix und einen Suffix an.

Div_Allgemein Auftrag

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Hinweis:

▪Die Nummer wird mit Prefix und Suffix wie folgt zusammengesetzt: Prefix+Nummer+Suffix.

Im Bereich Auftrag können Sie eine Vorgabe für die Auftragsbezeichnung definieren. Dazu stehen Ihnen auch Variablen zur Verfügung.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > Allgemein > Auftrag.

Div_Allgemein Auftrag

2.Klicken Sie auf die Schaltfläche Auftragsbezeichnung erstellen Text_editieren_16x16 neben dem Feld Auftragsbezeichnung.

3.Definieren Sie die Auftragsbezeichnung.

4.Falls Sie Variablen verwendne möchten, klicken Sie auf Felder einfügen Tabelle 1 Spalte_16x16.

5.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Überall in Proffix, wo Sie einen Auftrag eingeben müssen, können Sie dies mit Hilfe eines Suchfeldes ermitteln. Dieses Suchfeld wird aus verschiedenen Feldern des Auftrags zusammengesetzt.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > Allgemein > Auftrag.

2.Markieren Sie alle Felder, welche Sie bei der Suche eines Auftrags berücksichtigen wollen.

Div_Allgemein Auftrag

3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Falls Sie auch auf abgelaufene Aufträge buchen möchten, aktivieren Sie diese Option:

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > Allgemein > Auftrag.

2.Aktivieren Sie die Option Buchen auf abgelaufene Aufträge zulassen.

Div_Allgemein Auftrag

3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Hinweise:

▪Diese Option gilt sowohl für das Start- als auch das Enddatum.

▪Die Option wird auch bei Leistungsrapporten in der Leistungsverwaltung Proffix_Leistungsverwaltung_16x16 berücksichtigt.

▪Abgelaufene Aufträge werden z.B. in der Auftragsbearbeitung Proffix_Auftragsbearbeitung_16x16 in roter Schrift dargestellt.

Div_Allgemein Auftrag_abgelaufene Aufträge

Hier können Sie definieren, wie viele Nachkommastellen für die Einkaufs- und die Verkaufspreise verwendet werden sollen. Es sind maximal 4 Dezimalstellen möglich.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > Allgemein > Darstellung.

Div_Allgemein Darstellung

2.Definieren Sie die Dezimalstellen Einkaufspreis und Verkaufspreis.

3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Hinweis:

▪Die Preise werden kaufmännisch gerundet.

Tipp:

▪Wenn Sie im Artikelfeld die Schaltfläche F4 wählen, gelangen Sie in die Artikelverwaltung, wo Sie dann natürlich auch nach allen anderen Artikel suchen können.

Die Schnellanzeige ist die Anzeige der Suchresultate, welche erscheint, wenn ein Suchkriterium direkt in ein Feld geschrieben wird. Hier legen Sie die Anzahl der Suchresultate in der Schnellanzeige fest.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > Allgemein > Darstellung.

Div_Allgemein Darstellung

2.Definieren Sie die Anzahl der Schnellanzeige Anzahl Datensätze.

3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Mit diesen Angaben können Sie definieren, wo die Adresse z.B. auf einer Lohnabrechnung, Rechnung, Mahnung usw. gedruckt werden soll.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > Allgemein > Listen.

Div_Allgemein Listen

2.Definieren Sie die obere linke Position des Adressblocks.

3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Hinweis:

▪Diese Angaben funktionieren nur, wenn das verwendete Formular entsprechend definiert wurde.

Beim ersten Start werden Sie gefragt, ob Sie am Programm zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit teilnehmen wollen. Wenn Sie dort mit «Ja» oder «Nein» geantwortet haben und diese Entscheidung im Nachhinein ändern wollen, dann können Sie hier diese Einstellung anpassen.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > Allgemein > Optionen.

Div_Allgemein benutzerfreundlichkeit

2.Aktivieren Sie die Option, wenn Sie am Programm teilnehmen möchten.

3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Mit der Schnittstelle zu DeepL können Sie Texte und Signaturen übersetzen. Sie können einzelne Zeichen oder ganze Dokumente übersetzen.

Wenn Sie DeepL verwenden wollen, müssen Sie dafür einige Vorbereitungen treffen. In dieser Rubrik nehmen Sie die  Einstellungen dazu vor.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > Allgemein > DeepL.

Div_Allgemein DeepL

2.Geben Sie die API-Domain ein.

3.Wenn Sie nur Texte ohne Formatierung übersetzen möchten, dann wählen Sie Pfad Text und erfassen /v2/translate.

4.Wenn Sie ganze Dokumente mit  Formatierung übersetzen möchten, dann wählen Sie Pfad Dokument und erfassen /v2/document.

5.Geben Sie den erhaltenen Schlüssel ein.

6.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Hinweis:

▪Mit Verbindung zu DeepL Prüfen Online Aktualisierung_16x16 können Sie die Verbindung prüfen.

Tipp:

▪Finden Sie ein passendes Angebot von DeepL hier. Wenn Sie nur Texte und Signaturen für den E-Mail-Vorgaben übersetzen möchten, dann reicht evtl. schon das kostenlose Paket.
Toggle-auf_16x16_blackEinstellungen für E-Mail

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, E-Mails aus Proffix zu versenden.

Falls Sie ein anderes Mail-Programm als Outlook einsetzen, können Sie die E-Mails mit diesem Programm versenden, indem Sie die MAPI-Schnittstelle verwenden.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, die E-Mails direkt über einen SMTP-Mail-Server oder mit Exchange OAuth2 zu versenden. Dazu benötigen Sie kein separates E-Mail-Programm.

Was möchten Sie tun?

Um die generelle Einstellungen zum E-Mail-Versand zu definieren gehen Sie wie folgt vor.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail > E-Mail Einstellungen.

2.Wählen Sie den E-Mail Typ.

3.Definieren Sie die Angaben zum E-Mail Typ.

Div_E-Mail Einstellungen

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Hinweis:

▪Diese Einstellungen können übersteuert werden, wenn Sie in den Einstellungen > Diverses > E-Mail > E-Mail-Vorgaben auf dem Dokumenttyp oder der Funktion dies entsprechend definieren.

Wenn Sie den E-Mail Versand über REST API vornehmen, dann definieren Sie dies wie folgt:

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail > E-Mail Einstellungen Server-Manager.

2.Wählen Sie den E-Mail Typ.

3.Definieren Sie die Angaben zum E-Mail Typ.

Div_E-Mail Einstellungen REST

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

E-Mail Typ

Hier definieren Sie, wie die E-Mails versendet werden sollen.

▪Falls Sie mit Microsoft Outlook arbeiten, sollten Sie die Option Outlook wählen.

▪Wenn Sie ein anderes Mail-Programm verwenden, müssen Sie MAPI als Typ wählen.

▪Sie können auch E-Mails direkt über einen SMTP-Server oder Exchange OAuth2 versenden. Ist dieser Typ gewählt, benötigen Sie kein separates Mail-Programm.

Server/ Port

Wenn Sie als E-Mail Typ SMTP gewählt haben, müssen Sie hier den Mail-Server und den Port angeben.

Mit Verbindung testen Laufwerk_16x16 rechts neben dem E-Mail Typ können Sie die Angaben prüfen und ein Test E-Mail versenden.

SSL/TLS verwenden

Wenn der SMTP-Server nur verschlüsselte Verbindungen zulässt, aktivieren Sie die Option SSL/TLS verwenden.

Benutzername und Passwort

Wenn Sie als E-Mail Typ SMTP gewählt haben, müssen Sie den Benutzernamen eines Benutzers, welcher volle Berechtigung für alle Postfächer besitzt, und ein Passwort eingeben.

Verbindung

Hier kann eine E-Mail Adresse oder der Name des Exchange-Servers angegeben werden. Bei der Erfassung einer E-Mail Adresse wird der Server mit Hilfe von Autodiscover ermittelt. Bei der Verwendung von Office 365 ist die Erfassung des Servernamen (outlook.office365.com) für kürzere Verbindungszeiten zu empfehlen.

Anwendungs-ID

Geben Sie hier die Anwendungs-ID, die Sie bei der Registrierung im Azure-Portal erhalten haben, ein.

Verzeichnis-ID

Geben Sie hier die Verzeichnis-ID, die Sie bei der Registrierung im Azure-Portal erhalten haben, ein.

Geheimnis

Geben Sie hier das Geheimnis, das Sie bei der Registrierung im Azure-Portal erhalten haben, ein.

Standardsprache

Geben Sie hier die Standardsprache für den E-Mail-Versand ein.

Hinweise:

▪Für alle Mailtypen gilt, dass Sie zusätzlich zu diesen Angaben jedem Benutzer eine E-Mail-Adresse zuweisen müssen, welche beim Senden verwendet werden soll.

▪Für die OAuth2-Authentifizierung mit Proffix ist ein Exchange Server Online zwingend notwendig. Die Authentifizierung über einen lokalen Exchange Server ist nicht möglich. Um Proffix mit OAuth2-Authentifizierung zu konfigurieren, ist die Registrierung im Azure-Portal notwendig. Hier sehen Sie die Anleitung dazu.

▪Mit Outlook ist es nicht möglich, einfach eine Mailadresse als Absender zu verwenden. Dazu muss das Postfach dieser Mailadresse auch im Outlook-Profil eingebunden sein. Falls das nicht geht oder es zu aufwendig ist weil verschiedene Adressen benötigt werden, ist es besser, Exchange oder SMTP zu verwenden.

Sie können den E-Mail Versand protokollieren. Damit können Sie überprüfen, ob die E-Mail versendet wurde.

Wenn Sie die Option E-Mail-Versand protokollieren wählen, dann werden alle E-Mails protokolliert. Wenn diese Option nicht gesetzt ist, dann werden nur Fehler protokolliert.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Mail > E-Mail Einstellungen.

2.Wählen Sie die Option E-Mail-Versand protokollieren.

Div_E-Mail Einstellungen Protokoll

3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Hinweise:

▪Die Protokolle werden im Verzeichnis Data\pxEmail abgelegt. Die Dateien werden pro Monat mit dem Dateinamen MailLog-YYYYMM.txt gespeichert (z.B. MailLog-202201.txt).

▪Beim Versand mit Outlook oder MAPI kann nicht abschliessend sichergestellt werden, ob das Mail auch wirklich versendet wurde sondern nur, ob es an Outlook bzw. an das Mailprogramm übergeben wurde.
Toggle-auf_16x16_blackEinstellungen zur E-Rechnung

In dieser Rubrik nehmen Sie die Einstellungen für die E-Rechnungen vor.

Was möchten Sie tun?

Mit der PostFinance yellowbill Schnittstelle können Sie Ihre elektronsichen Rechnungen (E-Rechnungen) abholen und automatisch verarbeiten. Ebenfalls können Sie Ihre Debitoren-Rechnungen als E-Rechnungen oder eBill versenden. Um die Schnittstelle einzurichten, müssen folgende Angaben hinterlegt werden, welche Sie direkt von der PostFinance erhalten:

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Rechnung > PostFinance E-Rechnung.

2.Geben Sie Benutzer, Passwort, Payer-ID und Biller ID ein.

Div_E-Rechnung PostFinance

3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Hinweise:

▪Für die PostFinance yellowbill Schnittstelle ist ein Vertrag mit der PostFinance erforderlich. Von der PostFinance erhalten Sie dann auch Ihren Benutzer, Passwort, Payer-ID und Biller-ID. Unter dem folgenden Link können Sie sich einloggen bzw. ein Login erstellen und einen Vertrag mit der PostFinance abschliessen: https://einvoicing.postfinance.ch/einvoicing-web/?login

▪Weitere Informationen zu E-Rechnungen/eBill inklusive den Preisen der PostFinance finden Sie unter dem folgenden Link: https://www.postfinance.ch/de/unternehmen/produkte/debitorenloesungen/e-rechnung-rechnungssteller.html

▪Dieser Vertrag mit der PostFinance kann unabhängig davon, ob Sie ein Bankkonto bei der PostFinance besitzen oder nicht, abgeschlossen werden. Es kann auch ein anderes Gutschriftskonto für die E-Rechnungen/eBill definiert und diese Schnittstelle verwendet werden.

Hier kann eine Standardliste für den Versand der E-Rechnungen sowie die Position der Bestellnummer im XML definiert werden.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Rechnung > Dokument für E-Rechnung.

Div_E-Rechnung Dokument

2.Wählen Sie im Feld Dokument die Standardliste aus.

3.Aktivieren Sie die Option Bestellnummer im Header des yellowbill Invoice XML liefern falls gewünscht.

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Hinweise:

▪Wenn die Option Bestellnummer im Header des yellowbill Invoice XML liefern nicht aktivieren, wird die Bestellnummer im LineItem des XML's geliefert.

▪Aktivieren Sie diese Option, wenn der Rechnungsempfänger die Bestellnummer im Header des XML verlangt. In der Medizinbranche kann dies der Fall sein.

▪Die Bestellnummer wird im Modul Auftragsbearbeitung Proffix_Auftragsbearbeitung_16x16 im entsprechenden Dokument auf der Artikelposition im Feld Bestellnummer erfasst.

Wenn Sie für Ihre Rechnungen keinen QR-Einzahlungsschein definieren, können Sie hier veranlassen, dass die Rechnungen mit der Zahlungsart Bankzahlung bezahlt werden sollen. Geben Sie dazu Ihre Konto- bzw. IBAN-Nummer sowie der SWIFT-Code ein.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Rechnung > Bankzahlung E-Rechnung.

Div_E-Rechnung Bankzahlung

2.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Geben Sie hier den Bestellstatus ein, der beim Einlesen von E-Rechnungen für Preiskorrekturen verwendet werden soll.

Wenn Sie die Option Rechnungspostionen von ZUGFeRD und E-Rechnung verarbeiten markieren, werden beim Einlesen von ZUGFeRD-Rechnungen und E-Rechnungen die Rechnungspositionen aus der Rechnung übernommen und verbucht.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > E-Rechnung > Einkauf.

Div_E-Rechnung Einkauf

2.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.
Toggle-auf_16x16_blackZUGFeRD Einstellungen

Sie können Rechnungen mit Ihren Kunden und/oder Lieferanten via ZUGFeRD austauschen. Dabei werden die Rechnungen als E-Mail mit einer PDF-Datei versendet. In dieser PDF-Datei werden zusätzlich die Rechnungsinformationen integriert, sodass diese dann elektronisch eingelesen und verbucht werden können.

Was möchten Sie tun?

Wenn Sie ZUGFeRD verwenden möchten, dann müssen Sie diverse Einstellungen vornehmen.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > ZUGFeRD > ZUGFeRD Einstellungen.

2.Definieren Sie unter Rechnung importieren von den Pfad, auf welchem die ZUGFeRD PDF-Dateien der Lieferanten gespeichert werden. Beim Einlesen und Verbuchen der Belege werden die Dateien in diesem Verzeichnis gesucht.

3.Unter Anwendungsempfehlung werden Daten zur Rechnungserkennung via ZUGFeRD-Datei weitergeleitet.

Div_Zugferd_Einstellungen

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Hinweise:

▪Die Anwendungsempfehlung urn:ferd:CrossIndustryDocument:invoice:1p0:extended ist bereits voreingestellt und benötigt in der Regel keine Anpassungen.

▪Mit der Option Testbetrieb können Sie den Austausch der Dateien mit Ihren Kunden und Lieferanten testen. Ist diese Option gesetzt, werden beim Einlesen der ZUGFeRD-Dateien keine Buchungen erstellt.

ZUGFeRD-Rechnungen können Sie in der Proffix Auftragsbearbeitung mit einem Zertifikat elektronisch signieren. Dazu stehen in Proffix zwei Arten einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur zur Verfügung (mit Zertifikatsdatei oder mit QuoVadis Webservice).

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > ZUGFeRD > PDF-Dateien signieren.

Div_Zugferd_PDF Signieren

2.Aktivieren Sie die Option mit Zertifikatsdatei signieren.

3.Geben Sie die pfx-Zertfikats-Datei sowie das Passwort für das Zertifikat ein, um die ZUGFeRD-Rechnungen mit einer Zertifikatsdatei (pfx-Datei) zu signieren.

Hinweis:

▪Es handelt sich hier im ein NON-AATL konformes Zertifikat.

▪Mit einem solchen Zertifikat können zwar Dokumente unterzeichnet werden, die Signatur ist aber beim Überprüfen mit Adobe Reader oder Acrobat nicht vertrauenswürdig und der Überprüfer sieht das nachfolgende Bild oder ein Bild mit einem roten Kreuz:Div_Signatur_QuoVadis_nicht AATL-konform

Sie können ZUGFeRD-Rechnungen ebenfalls mit einer Proffix Signatur von QuoVadis elektronisch signieren. Achtung: Der QuoVadis Webservice wurde abgekündigt und ist nur noch bis zum 31.12.2023 verfügbar.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > ZUGFeRD > PDF-Dateien signieren.

Div_Zugferd_PDF Signieren

2.Aktivieren Sie die Option Mit QuoVadis Webservice signieren.

3.Tragen Sie anschliessend im Feld Profil-ID die von Proffix erhaltene ID ein.

4.Klicken Sie anschliessend auf das Symbol Zugriff Webservice testen Laufwerk_16x16.

5.Ihre ZUGFeRD-Rechnungen werden nun mit der Signatur der Proffix Software AG elektronisch signiert.

Hinweise:

▪Es handelt sich hier um ein AATL-konformes Zertifikat (AATL=Adobe Aproved Trust List).

▪Adobe hat seine eigenen Richtlinien und bestimmt bei welchen Dokumenten, mit welchem Zertifikat signiert wird und wie die Signatur bei einer Überprüfung mit Adobe Reader oder Acrobat als gültig angezeigt werden.

▪Jedes Zertifikat besitzt sogenannte Zertifikatsrichtlinien (OID), welche Sie beim Überprüfen des Zertifikats unter der Registerkarte (Details / Zertifikatsrichtlinien) finden.

▪Der Überprüfer erhält beim Prüfen der Signatur folgende Ansicht, dass die Signatur gültig und vertrauenswürdig ist.
Div_Signatur_QuoVadis_AATL-konform

Hinweis:

▪Wenn Sie ohne Signatur versenden möchten, dann wählen Sie die Option nicht signieren.