Bevor Sie physisch erhaltene Rechnungen oder Quittungen einlesen können, scannen Sie die Belege ein und legen Sie die Dateien (z.B. *.pdf) in einem zentralen Ordner ab.

1.Wählen Sie anschliessend Kreditorenbuchhaltung > Start > Buchung > Beleg einlesen .

2.Klicken Sie auf die Funktion PDF/Grafik/ZUGFeRD .

3.Wählen Sie den Ordner aus, in dem die eingescannten Dateien abgelegt sind.

4.Klicken Sie auf Ok , um die Belege einzulesen.

5.Prüfen und ändern Sie die Angaben, die aus durchsuchbaren PDF-Dateien ausgelesen und angezeigt werden.

6.Ergänzen Sie die fehlenden Angaben.

7.Falls die Adresse noch nicht erfasst ist, wählen Sie Adresse erstellen und fügen Sie die Adresse hinzu.

8.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

9.Die Kreditorenbuchung wird aufgrund der eingegebenen Angaben und der hinterlegten Kontierung auf der Adresse erstellt.

10.Kontrollieren Sie die Buchung und bestätigen Sie mit Speichern .

Wenn Sie Rechnungen per E-Mail (Outlook) erhalten, legen Sie diese in einem Posteingang-Ordner ab. Bitte beachten Sie, dass die E-Mails nach dem Einlesen in den Papierkorb verschoben werden. Falls Sie das E-Mail behalten wollen, legen Sie eine Kopie davon ab.

1.Falls noch kein E-Mail-Ordner in den Einstellungen definiert ist, wird folgende Meldung angezeigt:

2.Navigieren Sie in diesem Falle in die Einstellungen > DMS > Allgemein und definieren Sie den Ordner über E-Mail-Ordner auswählen .

3.Wählen Sie den Posteingangs-Ordner aus und klicken Sie auf Speichern .

4.Wählen Sie anschliessend Kreditorenbuchhaltung > Start > Buchung > Beleg einlesen .

5.Klicken Sie auf die Funktion Outlook .

6.Markieren Sie einen oder mehrere Belege mit Doppelklick oder Markieren , falls die gewünschten Belege noch nicht markiert sind.

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7.Klick auf Ok , um die Belege einzulesen.

8.Prüfen Sie die Angaben, die aus durchsuchbaren PDF-Dateien ausgelesen und angezeigt werden, und ändern Sie falls nötig.

9.Ergänzen Sie die fehlenden Angaben.

10.Falls die Adresse noch nicht erfasst ist, wählen Sie Adresse erstellen und fügen Sie die Adresse hinzu.

11.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

12.Die Kreditorenbuchung wird aufgrund der eingegeben Angaben und der hinterlegten Kontierung auf der Adresse erstellt.

13.Kontrollieren Sie die Buchung und bestätigen Sie mit Speichern .

Sie können Rechnungen mit Ihren Lieferanten via ZUGFeRD austauschen. Dabei werden die Rechnungen als E-Mail mit einer PDF-Datei versendet. In dieser PDF-Datei werden zusätzliche strukturierte Rechnungsinformationen integriert, sodass diese elektronisch eingelesen und verbucht werden können.

Legen Sie die per E-Mail erhaltenen ZUGFeRD-Rechnungen in einem zentralen Ordner ab.

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Start > Buchung > Beleg einlesen .

2.Klicken Sie auf die Funktion PDF/Grafik/ZUGFeRD .

3.Wählen Sie den Ordner aus, in dem die ZUGFeRD-Rechnungen abgelegt sind.

4.Klick auf OK, um die Belege einzulesen.

5.Prüfen und ändern Sie die Angaben falls nötig.

6.Ergänzen Sie die fehlenden Angaben.

7.Klicken Sie auf Ok .

8.Die Kreditorenbuchung wird aufgrund der eingegeben Angaben und der hinterlegten Kontierung auf der Adresse erstellt.

9.Kontrollieren Sie die Buchung und bestätigen Sie mit Speichern .

Benötigen Sie weitere Hilfe? Verwandte Themen:

▪Einstellungen ZUGFeRD

Proffix verfügt über die Möglichkeit, Rechnungen elektronisch über eine Schnittstelle (PostFinance) einzulesen und zu verbuchen. Um diese Funktion zu nutzen, muss die Option E-Rechnung lizenziert sein. Damit Sie die Option nutzen können, müssen Sie vorgängig einen Schnittstellen-Vertrag mit der PostFinance vereinbaren und die E-Rechnungs-Einstellungen definieren. Diesen Vertrag mit PostFinance können Sie unabhängig von Ihrer Hausbank vereinbaren.

Um Rechnungen abzuholen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Start > Buchung > Beleg einlesen .

2.Klicken Sie auf die Funktion PostFinance .

3.Falls keine Kreditorenrechnungen zum Abholen bereit liegen, wird folgende Meldung angezeigt:

4.Falls Rechnungen verfügbar sind, werden diese heruntergeladen und direkt eingelesen.

5.Prüfen und ändern Sie die Angaben falls nötig.

6.Ergänzen Sie die fehlenden Angaben.

7.Klicken Sie auf Ok .

8.Die Kreditorenbuchung wird aufgrund der eingegeben Angaben und der hinterlegten Kontierung auf der Adresse erstellt.

9.Kontrollieren Sie die Buchung und bestätigen Sie mit Speichern .

Falls Sie ein DMS (Datenmanagementsystem) im Einsatz haben, können Sie Kreditorenbelege auch über diese Funktion einlesen.

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Start > Buchung > Beleg einlesen .

2.Klicken Sie auf die Funktion DMS .

3.Falls Rechnungen verfügbar sind, werden diese direkt eingelesen.

4.Prüfen und ändern Sie die Angaben falls nötig.

5.Ergänzen Sie die fehlenden Angaben.

6.Klicken Sie auf Ok .

7.Die Kreditorenbuchung wird aufgrund der eingegeben Angaben und der hinterlegten Kontierung auf der Adresse erstellt.

8.Kontrollieren Sie die Buchung und bestätigen Sie mit Speichern .

Bereits eingescannte QR-Rechnungsbelege können mittels Proffix Scan App direkt an Proffix übermittelt werden. Der miteingescannte QR-Code auf dem Beleg wird gleichzeitig ausgelesen und in Proffix Px5 wird eine Verbuchung ausgelöst.

Sobald Sie all Ihre zu übermittelnden Belege eingescannt und in der Proffix Scan App unter Gespeicherte Belege gespeichert haben, gehen Sie wie folgt vor:

1.Verbinden Sie die App mit Ihrem Px5.

2.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Start > Buchung > Beleg einlesen .

3.Klicken Sie auf Start > Belege einlesen und verbuchen > Px5 Scan App.

4.Starten Sie die Übermittlung in der App mittels Belege an Px5 übermitteln .

5.Nach erfolgreicher Übermittlung, sehen Sie in Px5 folgendes Fenster:

6.Ändern Sie den Beleg falls gewünscht.

7.Klicken Sie auf Speichern .

Sie haben die Möglichkeit, für die Funktion Beleg einlesen im Startregister der Kreditorenbuchhaltung bzw. Einlesen im Startregister der Finanzbuchhaltung diverse Einstellungen vorzunehmen.

1.Wählen Sie dazu Kreditoren-/Finanzbuchhaltung > Start > Buchung > Beleg einlesen bzw. Einlesen .

2.Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen in der Titelzeile oben links.

3.Sie sehen folgendes Fenster:

4.Markieren Sie die für Sie relevanten Länder für die IBAN-Erkennung beim Beleg einlesen.

5.Definieren Sie die Optionen.

6.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Hier finden Sie detaillierte Beschreibungen zu den Feldern

Sie können auch Gutschriften, die Sie erhalten, über die Funktion Beleg einlesen verarbeiten.

1.Wählen Sie anschliessend Kreditorenbuchhaltung > Start > Buchung > Beleg einlesen .

2.Wählen Sie den Ort, über den Sie die Gutschrift einlesen wollen, z.B. Outlook .

3.Wählen Sie die E-Mail mit der Gutschrift aus.

4.Klicken Sie auf Ok , um die Belege einzulesen.

5.Prüfen und ändern Sie die Angaben, die aus durchsuchbaren PDF-Dateien ausgelesen und angezeigt werden.

6.Ergänzen Sie die fehlenden Angaben.

7.Ändern Sie die Buchungsart auf «Gutschrift».

8.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

9.Die Kreditorenbuchung wird aufgrund der eingegebenen Angaben und der hinterlegten Kontierung auf der Adresse erstellt.

10.Kontrollieren Sie die Buchung und bestätigen Sie mit Speichern .

Beim Einlesen von Kreditoren-Rechnungen werden Angaben zur enthaltenen Mehrwertsteuer aus der QR-Rechnung mit Swico-Syntax oder aus Rechnungen im ZUGFeRD-Format verarbeitet und die Buchung aufgrund dieser Informationen vorgeschlagen. Um den Buchungsvorschlag nachzuvollziehen, können Sie direkt im Fenster Beleg einlesen die Verbuchungsinfo einsehen.

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Start > Buchung > Beleg einlesen .

2.Klicken Sie auf die Funktion PDF/Grafik/ZUGFeRD .

3.Wählen Sie den Ordner aus, in dem die eingescannten Dateien abgelegt sind.

4.Klicken Sie auf Ok, um die Belege einzulesen.

5.Die Kreditorenbuchung wird aufgrund der eingegeben Angaben und der hinterlegten Kontierung auf der Adresse erstellt.

6.Wählen Sie anschliessend Start > Ansicht > Verbuchungsinfo .

7.Klicken Sie auf Ok , um die Verbuchungsinformation zu schliessen.

8.Kontrollieren Sie die Buchung und bestätigen Sie mit Speichern .