Hilfstabellen > Aufträge

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Aufträge verwalten

4.Definieren Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok, um zu speichern.

Hinweis:

▪Die Hilfstabelle Aufträge verwalten ist sowohl in der Auftragsbearbeitung, wie auch in der Kreditorenbuchhaltung zu finden.

▪Sperren Sie bestimmte Aufträge mit der Option laufender Auftrag, damit diese nicht automatisch von der Serviceauftragsverwaltung auf beendet gesetzt werden.

Tipp:

▪Über die Zusatzfelder lassen sich weitere Informationen auf einem Auftrag ablegen.

Auftrag

Die nächste Auftragsnummer wird automatisch vorgeschlagen. Möchten Sie dem neuen Auftrag eine andere Nummer zuteilen, können Sie diese direkt in das Feld eintragen. Diese Nummer kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

Sie können die Nummernvergabe in den Einstellungen > Diverses > Allgemein > Nummerierung Auftrag definieren.

Bezeichnung

Geben Sie hier die Bezeichnung für den Auftrag ein.

Kunde

Wenn Sie mit der Leistungsverwaltung arbeiten, müssen Sie in diesem Feld die Nummer oder den Namen des Kunden eingeben, an den dieser Auftrag verrechnet werden soll. Wenn Sie keinen Kunden eingeben, werden alle Rapporte auf diesem Auftrag NICHT verrechnet.

Verantwortlicher

Sie können dem Auftrag einen Verantwortlichen zuweisen. Geben Sie in diesem Feld die Nummer des Mitarbeiters ein, der für diesen Auftrag verantwortlich ist.

Start-/Enddatum

Hier können Sie ein Start- und ein Enddatum eingeben. Aufträge, bei welchen Sie ein Enddatum eingeben, erscheinen nicht mehr in der Auswahl, wenn das Datum vorbei ist.

laufender Auftrag

Wenn Sie diese Option setzen, kann kein Enddatum mehr eingegeben werden. Damit können Sie bestimmte Aufträge sperren, damit diese nicht automatisch von der Serviceauftragsverwaltung auf beendet gesetzt werden.

Auftragsvolumen

Hier können Sie das Auftragsvolumen eingeben. Diese Angabe dient lediglich zur Information und hat keine weitere Funktion.

Positionsart

Hier können Sie dem Auftrag eine Positionsart zuweisen. Diese wird beim Erfassen eines Rapportes automatisch abgefüllt, wenn ein Rapport auf diesen Auftrag erfasst wird.

Artikel

Geben Sie in diesem Feld eine Artikel-Nr. ein. Dieser Artikel wird beim Erfassen eines Rapportes oder einer Aktivität automatisch abgefüllt.

Ertragskonto

Hier geben Sie das Ertragskonto ein. Auf dieses Konto wird bei einer Rechnung der Ertrag gebucht. Wenn Sie hier ein Konto eingeben, wird dieses z.B. in der Auftragsbearbeitung in einer Artikelposition verwendet, wenn eine Position mit diesem Auftrag erfasst wird.

Kostenstelle*)

Hier geben Sie die Kostenstelle ein. Diese Eingabe wird beim Erfassen eines Dokumentes mit diesem Auftrag vorgeschlagen.

Kostenart*)

In dieses Feld tragen Sie die Kostenart ein, welche beim Erfassen eines Dokumentes vorgeschlagen wird.

Hinweis:

▪*) Dieses Feld ist nur vorhanden, wenn Sie die Option Kostenstellen installiert haben.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen.

Die Aufträge können über das Modul Hilfstabellen oder direkt aus einem Auftrags-Nr.-Eingabefeld verwaltet werden.

In Modulen, in denen Aufträge verwendet werden, finden Sie zusätzlich noch Hilfstabellen > Hilfstabellen > Allgemein > Aufträge.

Im Register Team werden die Personen erfasst, die im Auftrag involviert sind.

1.Weisen Sie hier die Mitarbeiter oder die Adressen zu, die mit dem Auftrag zu tun haben.

Aufträge verwalten_Team

2.Klicken danach auf Ok, um die Daten zu speichern.

Sie können zu jedem Auftrag beliebig viele Notizen erfassen. Diese Notizen können wahlweise mit dem CRM-Modul verknüpft werden. Die Aufträge können über das Modul Hilfstabellen oder direkt aus einem Auftrags-Nr.-Eingabefeld verwaltet werden.

In Modulen, in denen Aufträge verwendet werden, finden Sie zusätzlich noch Hilfstabellen > Hilfstabellen > Allgemein > Aufträge.

Im Register Notizen können Sie in der Tabelle neue Notizen erfassen und bestehende ändern, kopieren oder löschen.

Aufträge verwalten_Notizen

Die Aufträge können über das Modul Hilfstabellen oder direkt aus einem Auftrags-Nr.-Eingabefeld verwaltet werden.

In Modulen, in denen Aufträge verwendet werden, finden Sie zusätzlich noch Hilfstabellen > Hilfstabellen > Allgemein > Aufträge.

Im Register Dokumente können Sie Verweise auf Dokumente und andere Dateien definieren. Wurden mit der Auftragsbearbeitung Rechnungen, Lieferscheine oder andere Dokumente erstellt, erscheinen diese ebenfalls in diesem Register. Ebenso die Bestellungen, welche in der Einkaufsverwaltung erfasst wurden. Mit der Suchfunktion können Sie nach Teilen aus der Bezeichnung oder den Bemerkungen suchen oder auch den Zeitraum der Dokumente einschränken.

Aufträge verwalten_Dokumente

Dokument-Nr.

Geben Sie hier eine eindeutige Nummer für das Dokument ein. Es wird automatisch eine Nummer vorgeschlagen. Die Nummer kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

Einkauf

Aktivieren Sie diese Option, falls Sie das Dokument verwenden wollen für Dokumente aus der Einkaufsverwaltung .

Auftragsbearbeitung

Aktivieren Sie diese Option, falls Sie das Dokument verwenden wollen für Dokumente aus der Auftragsbearbeitung .

Bezeichnung

Hier können Sie eine Bezeichnung für das Dokument erfassen.

Datei/Verzeichnis

In diesem Feld geben Sie den Namen und das Verzeichnis der Datei ein. Mit der Schaltfläche rechts daneben können Sie die Datei auswählen. Sie können auch nur ein Verzeichnis angeben (z.B. «D:\Daten\Briefe\*.docx»). In diesem Fall werden alle Dateien in diesem Verzeichnis angezeigt.

Programm

Hier können Sie das Programm angeben, mit welchem die Datei bearbeitet werden kann. Mit der Schaltfläche rechts daneben können Sie die Programmdatei auswählen.

Gruppe

Die Dokumente können im Register gruppiert werden. Dazu müssen Sie hier einen Namen für die Gruppe eingeben, in welcher das Dokument aufgeführt werden soll. Sie können mehrere Gruppen/Untergruppen erstellen. Geben Sie dafür die einzelnen Stufen mit einem \ getrennt ein (z.B. «Dokumente\Privat\Briefe»).

Bemerkungen

Dieses Feld steht für freie Bemerkungen zum Dokument zur Verfügung.

Ablagedatum

Hier erfassen Sie Ablagedatum/-zeit für das Dokument.

Kontakt

Wenn Sie das Dokument direkt einem Kontakt zuweisen wollen, geben Sie diesen hier ein.

Hinweis:

▪In der Regel ist es nicht notwendig ein Programm auszuwählen und sollte nur gemacht werden, wenn bei einem Doppelklick auf das Dokument dieses nicht automatisch geöffnet wird.

Tipp:

▪Markieren Sie beide Optionen Einkauf und Auftragsbearbeitung, wenn Sie das Artikel-Dokument sowohl in der Einkaufsverwaltung als auch in der Auftragsbearbeitung verwenden wollen.

▪Wenn Sie mit dem Cursor im Feld stehen, gelangen Sie mit der Funktionstaste F4 oder einem Klick auf die Schaltfläche Suchfenster öffnen in die Kontakt-Verwaltung.

Die Aufträge können über das Modul Hilfstabellen oder direkt aus einem Auftrags-Nr.-Eingabefeld verwaltet werden.

In Modulen, in denen Aufträge verwendet werden, finden Sie zusätzlich noch Hilfstabellen > Hilfstabellen > Allgemein > Aufträge.

Wenn Sie mit dem CRM-Modul arbeiten und dort Aktivitäten erfassen, können Sie den Aktivitäten jeweils Aufträge zuweisen. Diese Aktivitäten erscheinen dann in der Auftragsverwaltung.

Im Register Aktivitäten finden Sie folgende Tabelle:

Aufträge verwalten_Aktivitäten

1.Klicken Sie auf Neue Aktivität , um eine neue Aktivität hinzuzufügen.

2.Haben Sie alle Angaben vorgenommen, vervollständigen Sie die anderen Register.

3.Klicken Sie danach auf Ok, um die Daten zu speichern.

Hinweise:

▪Mit der Option erledigte Aktivitäten anzeigen bestimmen Sie, ob nur die offenen oder alle Aktivitäten angezeigt werden sollen.

▪Sie können Aktivitäten auch den Kontakten zuweisen.

Die Aufträge können über das Modul Hilfstabellen oder direkt aus einem Auftrags-Nr.-Eingabefeld verwaltet werden.

In Modulen, in denen Aufträge verwendet werden, finden Sie zusätzlich noch Hilfstabellen > Hilfstabellen > Allgemein > Aufträge.

Wenn Sie mit dem Modul Leistungsverwaltung arbeiten und dort Rapporte erfassen, können Sie den Rapporten jeweils Aufträge zuweisen. Diese Rapporte erscheinen dann in der Auftragsverwaltung.

Im Register Rapporte finden Sie folgende Tabelle:

Aufträge verwalten_Rapporte

1.Klicken Sie auf Neuer Rapport , um einen neuen Rapport hinzuzufügen.

2.Haben Sie alle Angaben vorgenommen, vervollständigen Sie die anderen Register.

3.Klicken Sie danach auf Ok, um die Daten zu speichern.

Hinweis:

▪Mit der Option verrechnete Rapporte Anzeigen bestimmen Sie, ob nur die offenen oder alle Rapporte angezeigt werden sollen.