Einstellungen > Diverses

Diverse allgemeine Einstellungen werden an einer Stelle vorgenommen.

Div_Einstellungen

Diverse Einstellungen

In dieser Rubrik nehmen Sie die allgemeinen Einstellungen für Diverses vor.

Was möchten Sie tun?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, E-Mails aus Proffix zu versenden. Als E-Mail Client für den Versand dient normalerweise Proffix. Die direkte Übergabe einer E-Mail an Outlook ist mit der neuen Web-Applikation "New Outlook" nicht mehr möglich.

Technologisch wird zwischen mehreren Ebenen unterschieden. Die folgende Tabelle dient der allgemeinen Orientierung. Nicht alle Varianten werden durch Proffix unterstützt.

	Klassische Architektur	Moderne Architektur
Integrationsebene	•Lokale Schnittstelle: Übergabe einer E-Mail zur Verarbeitung im E-Mail Client oOutlook Object Model: Classic Outlook oSimple MAPI: lokaler E-Mail Client (Thunderbird usw.) •Protokolle: Proffix -> Mailserver oVersand: SMTP oEmpfang: IMAP, POP3 •API oExchange Web Services (EWS)	•Etablierte Protokolle: oIMAP oSMTP •Moderne Protokolle: oJMAP •Moderne API: oMicrosoft Graph API oGmail API
Autorisierung / Authentifizierung	•Basisauthentifizierung oBenutzername + Passwort •Windows-Authentifizierung oDomäne / NTLM / Kerberos	•OAuth 2.0 (Autorisierung) / OpenID Connect (Authentifizierung)
Backend	•Exchange Server (On-Premises) •Hosted Exchange •Exchange Online (Microsoft 365)	•Cloud-Mail-Plattformen oExchange Online (Microsoft 365) oGmail, Yahoo Mail, usw.

Was möchten Sie tun?

Die folgende Tabelle gibt Ihnen eine Übersicht über die verschiedenen Schnittstellen, mit denen Sie E-Mails aus Proffix versenden können. Bitte beachten Sie die Informationen von Microsoft zur Unterscheidung zwischen dem Classic Outlook und dem New Outlook.

E-Mail Typ Proffix	Beschreibung	Anwendungsfälle	Mail-Client	Groupware
MAPI	Schnittstelle zwischen Proffix und MAPI-kompatiblen E-Mail-Programmen (ausser Outlook)	Als Standard-E-Mail-Programm wird ein lokaler MAPI-kompatibler Client verwendet. Die Authentifizierung wird im E-Mail Client hinterlegt. Proffix öffnet das Standard-E-Mail Programm und übergibt die E-Mail Adresse.	diverse	Lokaler Exchange Server oder diverse E-Mail Hosting Anbieter
Outlook Abschaltung geplant	Schnittstelle zwischen Proffix und Classic Outlook	Als Standard-E-Mail-Programm wird das lokal installierte Classic Outlook verwendet.	Classic Outlook	Lokaler Exchange Server oder diverse E-Mail Hosting Anbieter
Exchange OAuth2 (EWS) Ablösung geplant	Schnittstelle zwischen Proffix und Exchange Online mit OAuth2-Autorisierung (EWS-basiert). Wird ab Oktober 2026 durch die Graph-API abgelöst, wobei die Authentifikation durch OAuth2 gleich bleibt.	E-Mails werden über einen Exchange-Server versendet, der z.B. bei Microsoft gehostet wird (Microsoft 365 / Azure). Als E-Mail Client wird Proffix verwendet. Zur Anleitung	Proffix (kein lokales E-Mail Programm benötigt)	Exchange Online mit OAuth2 (EWS-API) Microsoft wird EWS-Zugriffe auf Exchange Online ab Oktober 2026 schrittweise zugunsten von Microsoft Graph ablösen (ausser Exchange Server On-Premises)
Exchange veraltet	Schnittstelle zwischen Proffix und Exchange Online bzw. Exchange-Server On-Premise (Basic-Authentication)	E-Mails werden über einen lokalen Exchange-Server (On-Premises) versendet. Microsoft hat diese Anmeldemethode für Exchange Online Konten durch die OAuth2 Authentifizierung ersetzt.	Proffix (kein lokales E-Mail Programm benötigt)	Lokaler Exchange Server
SMTP	Schnittstelle zwischen Proffix und SMTP-Mailserver	Proffix wird als E-Mail Client verwendet. E-Mails werden somit direkt in Proffix verfasst und können über den SMTP-Server Ihres Hosting-Partners versendet werden.	Proffix (kein lokales E-Mail Programm benötigt)	Lokaler Exchange Server oder diverse E-Mail Hosting Anbieter
Exchange OAuth2 (Graph)	Schnittstelle zwischen Proffix und Microsoft Exchange Online (E-Mail Hosting in Microsoft 365) (Graph API) mit OAuth2-Autorisierung	Als Standard E-Mail Programm wird Classic oder New Outlook verwendet. E-Mails werden in Proffix erstellt und über ein Microsoft-Exchange-Online-Konto versendet.	Proffix (kein lokales E-Mail Programm benötigt)	Exchange Online mit OAuth2 (Graph-API)

Hinweise:

▪Falls Sie bereits das New Outlook nutzen möchten, verwenden Sie den E-Mail Typ SMTP bzw. ExchangeOAuth (sofern E-Mail Hosting bei Microsoft). Somit können Sie E-Mails direkt aus Proffix versenden. Aufgrund technischer Einschränkungen für Webapplikationen seitens Microsoft ist es nicht mehr möglich, das New Outlook direkt aus Proffix zu starten (Outlook Object Model (COM/MAPI) wird von New Outlook nicht unterstützt). Wenn Sie ein E-Mail versenden wollen und Ihr Hosting bei Microsoft haben, verwenden Sie Proffix als E-Mail-Client für den Versand der E-Mails. Sie können die gesendeten E-Mails später im Outlook ansehen (Synchronisation mit dem Exchange Online Server).

▪Falls Sie E-Mails in Outlook mit Proffix verknüpfen wollen, beachten Sie die entsprechenden Anleitungen hier. Sie haben die Auswahl zwischen dem COM-Add-in (nur für Classic Outlook) und dem Web-Add-in (für Classic Outlook und New Outlook) mit jeweils unterschiedlichen Funktionen. Ein Addin ist nicht notwendig, wenn Sie ausschliesslich E-Mails aus Proffix versenden wollen.

▪Falls Sie das E-Mail Hosting bei einem anderen Anbieter als Microsoft haben und für die Autorisierung das OAuth2 Verfahren vorausgesetzt wird, teilen Sie dies bitte Ihrem Proffix Partner mit oder informieren Sie uns direkt über Kundendienst@proffix.ch. Wir stellen eine Wunschliste zusammen und prüfen die Integration weiterer Anbieter für künftige Proffix Versionen.

E-Mail Typ

Hier definieren Sie, wie die E-Mails versendet werden sollen.

▪Falls Sie mit Microsoft Outlook arbeiten, sollten Sie die Option Outlook wählen.

▪Wenn Sie ein anderes E-Mail-Programm verwenden, müssen Sie MAPI als Typ wählen.

▪Sie können auch E-Mails direkt über einen SMTP-Server oder Exchange OAuth2 versenden. Ist dieser Typ gewählt, benötigen Sie kein separates Mail-Programm.

Server/ Port

Wenn Sie als E-Mail Typ SMTP gewählt haben, müssen Sie hier den Mail-Server und den Port angeben.

Mit Verbindung testen rechts neben dem E-Mail Typ können Sie die Angaben prüfen und ein Test E-Mail versenden.

SSL/TLS verwenden

Wenn der SMTP-Server nur verschlüsselte Verbindungen zulässt, aktivieren Sie die Option SSL/TLS verwenden.

Benutzername und Passwort

Wenn Sie als E-Mail Typ SMTP gewählt haben, müssen Sie den Benutzernamen eines Benutzers, welcher volle Berechtigung für alle Postfächer besitzt, und ein Passwort eingeben.

Absender Name

Geben Sie hier den Namen ein, der beim E-Mail-Versand verwendet werden soll.

Absender E-Mail

Geben Sie hier die E-Mail-Adresse ein, die beim E-Mail-Versand verwendet werden soll.

Verbindung

Hier kann eine E-Mail Adresse oder der Name des Exchange-Servers angegeben werden. Bei der Erfassung einer E-Mail Adresse wird der Server mit Hilfe von Autodiscover ermittelt. Bei der Verwendung von Office 365 ist die Erfassung des Servernamen (outlook.office365.com) für kürzere Verbindungszeiten zu empfehlen.

Anwendungs-ID

Geben Sie hier die Anwendungs-ID, die Sie bei der Registrierung im Azure-Portal erhalten haben, ein.

Verzeichnis-ID

Geben Sie hier die Verzeichnis-ID, die Sie bei der Registrierung im Azure-Portal erhalten haben, ein.

Geheimnis

Geben Sie hier das Geheimnis, das Sie bei der Registrierung im Azure-Portal erhalten haben, ein.

Standardsprache

Geben Sie hier die Standardsprache für den E-Mail-Versand ein.

Hinweise:

▪Für alle Mailtypen gilt, dass Sie zusätzlich zu diesen Angaben jedem Benutzer eine E-Mail-Adresse zuweisen müssen, welche beim Senden verwendet werden soll.

▪Für die OAuth2-Authentifizierung mit Proffix ist ein Exchange Server Online zwingend notwendig. Die Authentifizierung über einen lokalen Exchange Server ist nicht möglich. Um Proffix mit OAuth2-Authentifizierung zu konfigurieren, ist die Registrierung im Azure-Portal notwendig. Hier sehen Sie die Anleitung dazu.

▪Mit Outlook ist es nicht möglich, einfach eine Mailadresse als Absender zu verwenden. Dazu muss das Postfach dieser Mailadresse auch im Outlook-Profil eingebunden sein. Falls das nicht geht oder es zu aufwendig ist weil verschiedene Adressen benötigt werden, ist es besser, Exchange oder SMTP zu verwenden.

In dieser Rubrik nehmen Sie die Einstellungen für die E-Rechnungen vor.

Bitte beachten Sie nachstehende Übersicht zu den verschiedenen Varianten der E-Rechnung in Proffix.

E-Rechnung Variante

Beschreibung

Weitere Informationen

E-Rechnung (B2B)

Elektronische Rechnung der PostFinance. Um eine Debitorenrechnung mit dieser Variante zu versenden, benötigen Sie einen Zugang zum eInvoicing Portal der PostFinance.

Sie können mit Proffix auch E-Rechnungen aus dem PostFinance Netzwerk empfangen und automatisiert in der Kreditorenbuchhaltung einlesen.

E-Rechnung PostFinance versenden: https://www.postfinance.ch/de/unternehmen/produkte/rechnungen/rechnungen-versenden/e-rechnungen-versenden.html

E-Rechnungen PostFinance empfangen: https://www.postfinance.ch/de/unternehmen/produkte/rechnungen/e-rechnungen-empfangen.html

eBill ID

Der Rechnungsempfänger wird über seine eBill ID oder (eBillAccountID) identifiziert. Diese Variante ist üblich bei Privatkunden. Kunden haben im eBill-Portal ihrer Bank die Möglichkeit, sich online für die E-Rechnung von Ihrem Unternehmen anzumelden.

Als Netzwerkpartner steht Ihnen die PostFinance zur Verfügung. Falls Sie Rechnungen über diesen Kanal versenden, wird keine E-Mail an den Rechnungsempfänger geschickt, sondern er erhält das Rechnungsdokument über sein E-Banking Portal.

Allgemeine Informationen zu eBill von SIX: https://www.ebill.ch/de/home.html

Informationen von PostFinance zu eBill: https://www.postfinance.ch/de/unternehmen/produkte/rechnungen/rechnungen-versenden/ebill-fuer-rechnungssteller.html

eBill UID

Der Rechnungsempfänger wird über seine UID (Unternehmens-Identifikations-Nummer) identifiziert. Über diese Variante können Unternehmenskunden im eBill Netzwerk identifiziert werden. Kunden haben im eBill-Portal ihrer Bank die Möglichkeit, sich online für die E-Rechnung von Ihrem Unternehmen anzumelden.

Eine eBill kann in der Proffix Kreditorenbuchhaltung nicht direkt abgeholt werden. Sie können eine eBill in der Kreditorenbuchhaltung als PDF einlesen.

Allgemeine Informationen zu eBill von SIX: https://www.ebill.ch/de/home.html

Informationen von PostFinance zu eBill: https://www.postfinance.ch/de/unternehmen/produkte/rechnungen/rechnungen-versenden/ebill-fuer-rechnungssteller.html

eBill E-Mail

Der Rechnungsempfänger wird über seine E-Mail Adresse identifiziert. Diese Variante ist üblich bei Privatkunden. Kunden haben im eBill-Portal ihrer Bank die Möglichkeit, sich online für die E-Rechnung von Ihrem Unternehmen anzumelden.

Allgemeine Informationen zu eBill von SIX: https://www.ebill.ch/de/home.html

Informationen von PostFinance zu eBill: https://www.postfinance.ch/de/unternehmen/produkte/rechnungen/rechnungen-versenden/ebill-fuer-rechnungssteller.html

Factur-X / ZUGFeRD

Factur-X und ZUGFeRD waren früher zwei getrennte Standards in Frankreich und Deutschland, die mit der Version 2.1 zusammengeführt wurden. Sie entsprechen der EU-Norm für elektronische Rechnungen (EN 16931). Die Rechnung besteht aus einem PDF (für Menschen lesbar) und einem XML (für Maschinen lesbar). Verwenden Sie dieses Format, wenn der Empfänger dies von Ihnen verlangt (Behörden oder Unternehmen). Dieses Format ermöglicht auch die Verarbeitung von Rechnungspositionen - wenn Sie ZUGFeRD Rechnungen in Proffix einlesen, können Sie daher ebenfalls die Positionen verbuchen.

Falls Sie an Privatpersonen verrechnen, wählen Sie ein anderes Rechnungsformat wie eBill oder senden Sie einfach eine PDF-Datei via E-Mail.

Wenn Sie Rechnungen in diesem Format versenden, wird das Rechnungsdokument als Anhang zu einer E-Mail an den Rechnungsempfänger übermittelt.

Proffix erstellt ZUGFeRD Rechnungen gemäss Profil EN16931-Extended. Das Profil EXTENDED ist eine Erweiterung der EN 16931-1 zur Unterstützung komplexerer Geschäftsprozesse (Rechnungen, in denen über mehrere Lieferungen / Lieferorte abgerechnet wird, strukturierte Zahlungsbedingungen, weitere Angaben auf Positionsebene zur Unterstützung der Lagerhaltung etc.)*

Allgemeine Informationen zur ZUGFeRD-Rechnung: https://www.ferd-net.de/

*Erläuterungen zu den Profilvarianten und Textquelle: https://www.ferd-net.de/standards/zugferd-faq

Factur-X / ZUGFeRD (nur XML)

Bei dieser Option ist das für Menschen lesbare PDF nicht enthalten, sondern nur das XML. Verwenden Sie dieses Format nur, wenn der Rechnungsempfänger dies explizit verlangt (meistens Behörden).

Wenn Sie Rechnungen in diesem Format versenden, wird das Rechnungsdokument als Anhang zu einer E-Mail an den Rechnungsempfänger übermittelt.

https://www.ferd-net.de/

Was möchten Sie tun?

Sie können Rechnungen mit Ihren Kunden und/oder Lieferanten via ZUGFeRD austauschen. Dabei werden die Rechnungen als E-Mail mit einer PDF-Datei versendet. In dieser PDF-Datei werden zusätzlich die Rechnungsinformationen integriert, sodass diese dann elektronisch eingelesen und verbucht werden können.

Was möchten Sie tun?

ZUGFeRD-Rechnungen beinhalten für jeden Steuersatz einen Code, der die Leistung in eine steuerliche Kategorie einordnet. In dieser Tabelle weisen Sie jedem MWST-Code eine Kategorie zu, die entsprechend auf der Rechnung gezeigt wird. Bitte beachten Sie die nachstehende Tabelle mit den Erläuterungen, wie die Zuweisung erfolgen muss und lassen Sie sich von einem Steuerexperten beraten.

1.Wählen Sie Einstellungen > Diverses > ZUGFeRD > Zuordnung Steuercodes zu EN16931.

2.Markieren Sie in der Tabelle den Steuercode, dem Sie eine Kategorie zuweisen wollen.

3.Wählen Sie in der Auswahl die passende Kategorie aus.

4.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern .

Hinweis:

▪Proffix weist jedem Steuercode automatisch eine Kategorie zu. Bitte überprüfen Sie zwingend diese Zuweisungen, um sicherzustellen, dass sie Ihrer effektiven Verwendung des Steuercodes entsprechen.

Diese untenstehende Codeliste bildet die Kategorien der steuerlichen Leistungen nach EN16931 ab. Um eine korrekte ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen, müssen Sie die Steuercodes gemäss den steuerlichen Kategorien der EN16931 einteilen. Dies erfordert kombinierte Kenntnisse des Schweizer und EU Steuerrechts.
Prüfen Sie zunächst die Zuweisung Ihrer Steuercodes zu den Ziffern der MWST-Abrechnung, bevor Sie die Kategorien zuteilen. Sie sehen unter Finanzbuchhaltung > Hilfstabellen > Finanzbuchhaltung > Steuerabrechnung eine Tabelle, mit der die Steuercodes in Proffix der jeweiligen Ziffer im Formular der MWST-Abrechnung zugewiesen werden.

Fib_Zugferd_Steuerabrechnung

Die nachstehende Tabelle ist keine Rechtsberatung und stellt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

MWST-Kategorie-Code	Bezeichnung	Mögliche Zuweisung CH-MWST-Abrechnung (Ziff. 220-299)	Beschreibung
AE	VAT reverse charge (Steuerpflicht beim Käufer)	Ziff. 220, 221	Die Umsatzsteuerpflicht wird vom Lieferanten auf den Käufer verlagert. Auch Dreiecksgeschäfte laufen unter diesem Code, wobei in diesem Fall der Steuerbefreiungsgrund zusätzlich im Freitextfeld erfasst werden muss.
E	Exempt from tax (von der Steuer ausgenommen oder von der Steuer befreit)	Ziff. 220, 230	Ausgenommene Inlandleistungen nach Art. 21 MWSTG (z.B. medizinische Dienstleistungen, Bildungsdienstleistungen, Banken, Versicherungen, kulturelle Aktivitäten usw.) sowie von der Steuer befreite Inlandleistungen.
G	Free export item, tax not charged	Ziff. 220	Von der Steuer befreite Exporte nach Art. 23 MWSTG. Die EN16931 gibt vor, dass die Kategorie G für Exporte von einem EU-Land in ein Nicht-EU-Land (inkl. Schweiz) verwendet wird. Für Warenlieferungen von der Schweiz in die EU ist in EN16931 kein Code dokumentiert. Die Verwendung von Code G für Exporte von CH nach EU entspricht dem steuerlichen Tatbestand jedoch so genau wie möglich, da die anderen Codes fachlich nicht passen. Es muss ein steuerlicher Befreiungsgrund im Freitextfeld BT-120 angegeben werden (z.B. Steuerbefreite Ausfuhrlieferung gemäss Art. 23 Abs. 2 Ziff. 1 MWSTG)
K	Intra-community supply (EU-Binnenmarkt Geschäft)	Ziff. 220, 221	Innergemeinschaftliche Lieferungen zwischen Mitgliedstaaten der EU. Wenn ein Schweizer Betrieb in einem EU-Mitgliedstaat eine Umsatzsteuerregistrierung hat, kann diese Kategorie auch verwendet werden.
S	Standard rate (Standardtarif)	Ziff. 299	Gilt für alle drei MWST-Sätze in der Schweiz (Normalsatz, reduzierter Satz, Beherbergungssatz)
O	Out of scope (MWST nicht anwendbar)	Ziff. 221, 280	Ort der Leistung im Ausland ohne reverse charge, Nicht-Entgelte nach Art. 18 MWSTG, Transaktionen zwischen zusammengefassten Rechtsträgern (registrierte MWST-Gruppe)
Z	Zero rated (0% Steuersatz)	Im Einzelfall abzuklären	Gilt für Waren und Dienstleistungen, die der MWST unterliegen, jedoch mit einem Satz von 0%. Beispiele: Cross-Billing mit EU-Gegenparteien oder bei bestimmten Lieferketten, in denen 0% formal gilt.

Hauptquelle mit vollständigen Beschreibungen: https://swissdigin.com/blog/tax-category-codes-in-en-16931-explained, https://swissdigin.com/glossary/vat-exemption

ZUGFeRD Rechnungen werden durch den Rechnungsempfänger validiert und allenfalls zurückgewiesen, wenn bestimmte Elemente falsch erstellt wurden. Falls Ihre Rechnung zurückgewiesen wurde, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1.Überprüfen Sie, ob alle relevanten Felder in Proffix abgefüllt wurden. Beachten Sie dafür allfällige Vereinbarungen zwischen Ihnen und dem Rechnungsempfänger. Sie finden weiter unten eine Übersicht, welche Felder in Proffix an die ZUGFeRD-Rechnung übergeben werden (Mapping-Tabelle).

2.Wählen Sie bei den Rundungsoptionen der MWST-Beträge keine Rundung aus.

a.Einstellungen > Mehrwertsteuer > Runden > keine Rundung

b.Dies bewirkt, dass die Berechnung der MWST immer auf 1 Rappen genau erfolgt.

3.Wählen Sie bei den Rundungsoptionen der Standardwährung CHF keine Rundung aus.

a.Modul Auftragsbearbeitung > Hilfstabellen > Allgemein > Währungen verwalten > CHF > Ändern > keine Rundung

b.Dies bewirkt, dass Rechnungen auf 1 Rappen genau summiert werden. Rundungsdifferenzen zwischen Netto- und Bruttopreisen entfallen.

4.Verwenden Sie stets die neuste Proffix Version. Wir entwickeln das Rechnungsformat laufend weiter und publizieren Änderungen häufig in unterjährigen Patch-Releases.

5.Falls das Dokument nach Durchführung der obigen Schritte dennoch zurückgewiesen wird, nehmen Sie bitte mit Ihrem Proffix Partner Kontakt auf, um die Situation zu analysieren.

Hinweise:

▪Starten Sie Proffix neu, falls Sie bei den Einstellungen zur Rundung Anpassungen vorgenommen haben.

▪Für eine effiziente Analyse empfehlen wir die Nutzung einer KI-Lösung. Mit diesem Hilfe-Artikel und dem Prüfbericht des ZUGFeRD-Validators können Sie wertvolle Hinweise zur Ursache des Fehlers erhalten. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie nur eine gemäss den Datenschutzbestimmungen Ihres Unternehmens / Ihrer Organisation zugelassene KI-Lösung verwenden.

Tipp:

▪Für Rechnungen an Empfänger in Deutschland können Sie hier eine Übersicht der Pflichtangaben nach deutschem Umsatzsteuergesetz (UStG) herunterladen: https://www.ferd-net.de/faqs/pflichtangaben-in-e-rechnungen

Untenstehende Tabelle ordnet wichtige Begriffe rund um die ZUGFeRD-Rechnung ein (nicht abschliessend). Es werden nicht alle Varianten durch Proffix unterstützt.

Regulatorik

Semantisches Datenmodell

XML-Syntax

Implementierungen

Profile für ZUGFeRD / Factur-X

Übertragungsnetzwerke

•EU-Richtlinien 2014/55/EU

•Nationale Anforderungen

oXRechnung

oB2B-E-Rechnungspflicht DE

•EN 16931

oBusiness Terms (BT)

oBusiness Groups (BG)

oValidierungsregeln

•UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)

•UBL (Universal Business Language)

oVerwendung in einigen europäischen Ländern und Grundlage von Peppol BIS Billing 3.0

•ZUGFeRD / Factur-X

oHybride Rechnung (PDF/A-3+XML)

oNur CII für XML-Anteil

•XRechnung

oDeutsche CIUS (Core Invoice Usage Specification) von EN16931

oZusätzliche Validierungs- und Geschäftsregeln für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in DE

oCII oder UBL für XML

•Peppol BIS Billing 3.0

oStandardisierte Implementierung von EN 16931 für den Austausch über das Peppol-Netzwerk

oDefiniert zusätzliche internationale Interoperatbilitätsregeln

oNur UBL für XML

•MINIMUM

•BASIC WL

•BASIC

•EN16931 (ehemals COMFORT)

•EXTENDED

•XRECHNUNG (KoSIT)

oReferenz-Profil

oXRechnung-Regeln

oNur CII zulässig

•Peppol

oFür Rechnungen typischerweise Verwendung von Peppol BIS Billing 3.0

Die Regulatorik definiert die rechtlichen und normativen Anforderungen an elektronische Rechnungen. Sie legt fest, welche Standards verwendet werden müssen bzw. dürfen und in welchen Anwendungsfällen diese verpflichtend sind.

Die fachlichen Elemente müssen in einer XML-Syntax abgebildet werden. Das semantische Datenmodell definiert die fachliche Bedeutung der Rechnungsdaten unabhängig von deren technischer Darstellung. Beispiel: BT-1 entspricht der Rechnungsnummer, BT-2 dem Rechnungsdatum usw.

Technische XML-Darstellung des semantischen Datenmodells EN 16931. Die wichtigsten Syntaxen sind UN/CEFACT CII und UBL.

Konkrete Spezifikationen, die EN 16931 fachlich und technisch umsetzen und zusätzliche Anforderungen definieren.

Die Implementierungen werden laufend weiterentwickelt und mit entsprechenden Versionsnummern publiziert. Beispiel: ZUGFeRD 2.5

Die Profile bestimmen Umfang und Detailgrad der im ZUFeRD-/Factur-X-Dokument verwendeten EN-16931-Daten.

Das Übertragungsnetzwerk beschreibt den Austauschweg. Es werden Teilnehmeridentitäten, Routing, Sicherheitsmechanismen sowie Transportprotokolle beschrieben.

Proffix kann eine ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnung im Hybridformat (PDF mit integriertem XML) oder als reine XML-Datei erstellen. Es wird das Profil EXTENDED verwendet, das grundsätzlich EN 16931-konform ist und zusätzliche Elemente abdeckt, die für die Kommunikation zwischen Unternehmen relevant sind.

•Für das ZUGFeRD-XML werden Daten aus den Modulen Auftragsbearbeitung und Adressverwaltung übernommen. Aus der Auftragsbearbeitung stammen insbesondere Dokumentkopf, Währung, Zahlungsreferenzen, Summen- und Steuerinformationen sowie die am Dokument gespeicherten Adressdaten für Empfänger, Rechnungsadresse und Lieferadresse.

•Zu den Betragsinformationen gehören unter anderem Porto, Zuschläge, das Dokumenttotal sowie die dazugehörigen Steuercodes und Steuerbeträge. Die Steuerinformationen werden in Proffix in bis zu fünf Steuer-Slots geführt. Dadurch können mehrere Steuerarten oder Steuerkombinationen pro Dokument abgebildet werden.

•Für die Adressinformationen werden sowohl die direkt am Dokument gespeicherten Werte als auch ergänzende Stammdaten aus der Adressverwaltung verwendet. Dazu gehören beispielsweise interne Partnernummern, E-Mail-Adressen, Telefonangaben, GLN/EAN-Informationen und – sofern vorhanden – Angaben zur E-Rechnung.

•Für die steuerliche Identifikation des Partners wird im XML eine zusammengesetzte Logik verwendet: Wenn im Adressstamm eine MWST-UID vorhanden ist, wird diese übertragen. Falls keine MWST-UID vorhanden ist, wird stattdessen die alternative Steuer-ID verwendet (ausländische MWST-ID).

•Wenn auf dem Dokument eine separate Rechnungsadresse hinterlegt ist, dann wird diese für die stammdatenbezogenen Adressinformationen herangezogen. Ist keine Rechnungsadresse vorhanden, werden die Daten der normalen Dokumentadresse verwendet.

•Zusätzlich wird aus dem Dokumenttyp das Kennzeichen „Negativ“ berücksichtigt. Dieses steuert, ob das Dokument fachlich als negative Buchung bzw. als Gutschrift behandelt wird.

•Ergänzend können unter Einstellungen > Diverses > ZUGFeRD > MWST-ID der EU zusätzliche Angaben für EU-Länder hinterlegt werden. Dazu zählen die MWST-ID des jeweiligen Landes sowie IBAN und BIC-SWIFT der Bank. Diese Angaben werden im XML-File der ZUGFeRD-Rechnung mitgegeben, sofern sie in den Einstellungen erfasst sind.

In der untenstehenden Übersicht sehen Sie, welche Felder in Proffix relevant sind, um eine ZUGFeRD-Rechnung zu erstellen. Bitte beachten Sie, dass es auf den konkreten Inhalt der Rechnung, die regulatorischen Vorgaben sowie die Vereinbarungen zwischen dem Rechnungsssteller und -empfänger ankommt, welche Felder im Einzelfall relevant sind.

Modul	Tabelle	Feld	Anwenderbeschreibung	ZUGFeRD-/XML-Bezug	Bemerkung
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	PortoFw	Porto / Versandkosten in Fremdwährung	Versandkosten / Zuschläge
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	PortoMwstFw	MWST-Betrag auf Porto in Fremdwährung	Steuer auf Versandkosten
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	PortoStCode	Steuercode für Porto	Steuerkategorie für Versandkosten
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	ZuschlagFw	Zusätzlicher Zuschlag in Fremdwährung	Charges / Zuschläge
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	ZuschlagMwstFw	MWST-Betrag auf Zuschlag in Fremdwährung	Steuer auf Zuschläge
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	ZuschlagStCode	Steuercode für Zuschlag	Steuerkategorie für Zuschläge
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	TotalFw	Gesamttotal des Dokuments in Fremdwährung	Rechnungs-Gesamttotal
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	Referenztext	Freitext-Referenz zum Dokument	Buyer reference / Zusatzreferenz
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	RDatum	Referenz- oder Bezugsdatum	Referenced document date
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	Datum	Dokumentdatum	Invoice issue date
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	Steuer1	Steuerinformation / Steuersatz im Steuerslot 1	Tax breakdown	Bis zu fünf Steuer-Slots je Dokument.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	Steuer2	Steuerinformation / Steuersatz im Steuerslot 2	Tax breakdown	Bis zu fünf Steuer-Slots je Dokument.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	Steuer3	Steuerinformation / Steuersatz im Steuerslot 3	Tax breakdown	Bis zu fünf Steuer-Slots je Dokument.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	Steuer4	Steuerinformation / Steuersatz im Steuerslot 4	Tax breakdown	Bis zu fünf Steuer-Slots je Dokument.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	Steuer5	Steuerinformation / Steuersatz im Steuerslot 5	Tax breakdown	Bis zu fünf Steuer-Slots je Dokument.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	SteuerInkl1	Kennzeichen, ob Steuer im Preis enthalten ist (Slot 1)	Tax included / excluded	0/1-Kennzeichen je Steuer-Slot.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	SteuerInkl2	Kennzeichen, ob Steuer im Preis enthalten ist (Slot 2)	Tax included / excluded	0/1-Kennzeichen je Steuer-Slot.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	SteuerInkl3	Kennzeichen, ob Steuer im Preis enthalten ist (Slot 3)	Tax included / excluded	0/1-Kennzeichen je Steuer-Slot.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	SteuerInkl4	Kennzeichen, ob Steuer im Preis enthalten ist (Slot 4)	Tax included / excluded	0/1-Kennzeichen je Steuer-Slot.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	SteuerInkl5	Kennzeichen, ob Steuer im Preis enthalten ist (Slot 5)	Tax included / excluded	0/1-Kennzeichen je Steuer-Slot.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	SteuerTotal1	Steuerbetrag im Steuerslot 1	Tax amount per rate	Betrag je Steuer-Slot.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	SteuerTotal2	Steuerbetrag im Steuerslot 2	Tax amount per rate	Betrag je Steuer-Slot.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	SteuerTotal3	Steuerbetrag im Steuerslot 3	Tax amount per rate	Betrag je Steuer-Slot.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	SteuerTotal4	Steuerbetrag im Steuerslot 4	Tax amount per rate	Betrag je Steuer-Slot.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	SteuerTotal5	Steuerbetrag im Steuerslot 5	Tax amount per rate	Betrag je Steuer-Slot.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	SteuerCode1	Steuercode im Steuerslot 1	Tax category / VAT code	Code je Steuer-Slot.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	SteuerCode2	Steuercode im Steuerslot 2	Tax category / VAT code	Code je Steuer-Slot.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	SteuerCode3	Steuercode im Steuerslot 3	Tax category / VAT code	Code je Steuer-Slot.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	SteuerCode4	Steuercode im Steuerslot 4	Tax category / VAT code	Code je Steuer-Slot.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	SteuerCode5	Steuercode im Steuerslot 5	Tax category / VAT code	Code je Steuer-Slot.
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	WaehrungPRO	Währung des Dokuments	Document / invoice currency
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	IhrZ	Ihr Zeichen / Referenz des Kunden	Buyer reference
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	KonditionPRO	Zahlungskondition	Payment terms
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	ESRNrAUF	ESR-/QR-Referenznummer	Payment reference
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LaufNr	Interne eindeutige Laufnummer des Datensatzes	Interne technische Referenz
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	AdressNrADR	Adressnummer der Dokumentadresse	Interne Referenz auf Adresse
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	RechAdressNr	Adressnummer der Rechnungsadresse	Interne Referenz auf Rechnungsadresse
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	Name	Name / Firma der Dokumentadresse	Buyer / invoice recipient name
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	Adresszeile1	Zusätzliche Adresszeile	Address line
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	Strasse	Strasse der Dokumentadresse	Street name
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	HausNr	Hausnummer der Dokumentadresse	Building number
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	Plz	Postleitzahl der Dokumentadresse	Postcode
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	Ort	Ort der Dokumentadresse	City
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	Land	Land der Dokumentadresse	Country
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	Kontakt	Kontaktperson der Dokumentadresse	Contact name
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	Vorname	Vorname der Dokumentadresse	Contact / person given name
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	RechName	Name / Firma der Rechnungsadresse	Invoice recipient name
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	RechAdr1	Adresszeile 1 der Rechnungsadresse	Invoice address line
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	RechKontakt	Kontaktperson der Rechnungsadresse	Invoice contact
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	RechStrasse	Strasse der Rechnungsadresse	Invoice street
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	RechHausNr	Hausnummer der Rechnungsadresse	Invoice building number
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	RechPlz	Postleitzahl der Rechnungsadresse	Invoice postcode
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	RechOrt	Ort der Rechnungsadresse	Invoice city
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	RechLand	Land der Rechnungsadresse	Invoice country
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	RechVorname	Vorname der Rechnungsadresse	Invoice contact / given name
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	RechPostfach	Postfach der Rechnungsadresse	Invoice PO Box
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LieferAdressNr	Adressnummer der Lieferadresse	Interne Referenz auf Ship-to-Adresse
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LieferName	Name / Firma der Lieferadresse	Ship-to name
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LieferVorname	Vorname der Lieferadresse	Ship-to contact / given name
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LieferAdr1	Adresszeile 1 der Lieferadresse	Ship-to address line
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LieferAdr2	Adresszeile 2 der Lieferadresse	Ship-to address line
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LieferAdr3	Adresszeile 3 der Lieferadresse	Ship-to address line
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LieferAdr4	Adresszeile 4 der Lieferadresse	Ship-to address line
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LieferAdr5	Adresszeile 5 der Lieferadresse	Ship-to address line
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LieferKontakt	Kontaktperson der Lieferadresse	Ship-to contact
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LieferStrasse	Strasse der Lieferadresse	Ship-to street
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LieferHausNr	Hausnummer der Lieferadresse	Ship-to building number
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LieferPlz	Postleitzahl der Lieferadresse	Ship-to postcode
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LieferOrt	Ort der Lieferadresse	Ship-to city
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LieferLand	Land der Lieferadresse	Ship-to country
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LieferTel	Telefon der Lieferadresse	Ship-to contact phone
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LieferEMail	E-Mail der Lieferadresse	Ship-to contact email
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	Liefertermin	Liefertermin / Lieferdatum	Delivery date
Auftragsbearbeitung	AUF_Dokumente	LieferPostfach	Postfach der Lieferadresse	Ship-to PO Box
Adressverwaltung	ADR_Adressen	UnsereAdressNr	Eigene / interne Adressnummer des Partners	Buyer / partner ID
Adressverwaltung	ADR_Adressen	Postfach	Postfach aus dem Adressstamm	PO Box
Adressverwaltung	ADR_Adressen	EAN	GLN / EAN des Partners	Elektronische Partneridentifikation
Adressverwaltung	ADR_Adressen	ERechnung	Kennzeichen E-Rechnung	E-Invoicing flag / Steuerung
Adressverwaltung	ADR_Adressen	EMail	E-Mail-Adresse aus dem Adressstamm	Contact email
Adressverwaltung	ADR_Adressen	Fax	Faxnummer aus dem Adressstamm	Contact fax
Adressverwaltung	ADR_Adressen	KNummerLief	Partner- oder Lieferantennummer	Buyer/seller assigned ID
Adressverwaltung	ADR_Adressen	TelDir	Direkttelefon	Contact phone
Adressverwaltung	ADR_Adressen	TelZentrale	Telefon Zentrale	Contact phone
Adressverwaltung	ADR_Adressen / SQL-Alias	SteuerID	Berechnete Steuer-ID: bevorzugt UID, sonst alternative Steuer-ID	Seller/buyer tax registration ID	SQL: DECODE(DSteuerUID, NULL, DSteuerID, DSteuerUID) AS SteuerID
Auftragsbearbeitung	AUF_DokTypen	Negativ	Kennzeichen für negatives Dokument; Gutschrift / negative Buchung	Vorzeichenlogik / Gutschrift	Checkbox: 1 = Negative Buchung.

•Die Adressdaten aus ADR_Adressen werden über die Logik ermittelt: Wenn eine Rechnungsadresse vorhanden ist, wird diese verwendet; sonst die Hauptadresse des Dokuments.

•Das Feld SteuerID ist kein physisches Datenbankfeld, sondern ein SQL-Alias. Verwendet wird bevorzugt die MWST-UID; wenn diese leer ist, wird die alternative Steuer-ID verwendet.

•Das Feld AdressNrADR kommt in der SELECT-Liste doppelt vor. Inhaltlich bleibt es dasselbe Feld; es wird lediglich zweimal selektiert.

•Die Felder Steuer1…5, SteuerInkl1…5, SteuerTotal1…5 und SteuerCode1…5 bilden bis zu fünf Steuer-Slots ab.