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Dokumenten-Management-System (DMS) |
Wenn Sie mit einem DMS (Dokumenten-Management-System) arbeiten, können Sie Dokumente archivieren.
Was möchten Sie tun?
Wenn Sie mit einem DMS (Dokumenten-Management-System) arbeiten, können Sie an jeder Stelle in Proffix eine Suche nach den archivierten Dokumenten ausführen. 1.Klicken Sie Modul > Extras > DMS > Dokument im Archiv suchen . 2.Füllen Sie hier die gewünschten Suchkriterien aus. 3.Klicken Sie anschliessend auf Suchen . 4.Es werden alle gefundenen Dokumente des Archivs in der Tabelle angezeigt. 5.Wählen Sie ein Dokument in der oberen Tabelle. In der unteren Tabelle werden die verschiedenen Versionen dieses Dokumentes angezeigt. 6.Mit Dokument anzeigen rechts neben den Tabellen können Sie eine Vorschau des archivierten Dokumentes anzeigen lassen.
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Wenn Sie mit einem DMS (Dokumenten-Management-System) arbeiten, wird beim Erfassen einer Kreditoren-Buchung eine Etikette für die Archivierung erstellt. Diese Etikette kleben Sie anschliessend auf den Beleg damit dieser eingelesen und zugewiesen werden kann. Sie können aber auch im Nachhinein solche Etiketten für Ihre Buchungen erstellen. Wenn der Beleg bereits als Datei vorhanden ist, können Sie auch diese Datei eingeben, um sie zu archivieren. 1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > DMS > Index erstellen für die Archivierung . 2.Suchen Sie hier nach den Buchungen, welche Sie archivieren wollen. Verwenden Sie dazu die Suchfelder. 3.Klicken Sie anschliessend auf Suchen . 4.Markieren Sie die gewünschten Buchungen in der Tabelle. 5.Füllen Sie anschliessend die Angaben für die zu archivierende Buchung aus. 6.Klicken Sie anschliessend auf Ok . 7.Handelt es sich um ein Papierdokument, wird nun eine Etikette mit den Angaben ausgedruckt. 8.Diese Etikette kleben Sie auf das Dokument. 9.Scannen Sie das Dokument ein. 10.Die eingelesenen Dokumente werden in ein spezielles Verzeichnis abgelegt, wo sie automatisch vom DMS eingelesen und zugewiesen werden.
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