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Index für Archivierung erstellen |
Wenn Sie mit einem DMS (Dokumenten-Management-System) arbeiten, wird beim Erfassen einer Kreditoren-Buchung eine Etikette für die Archivierung erstellt. Diese Etikette kleben Sie anschliessend auf den Beleg damit dieser eingelesen und zugewiesen werden kann.
Sie können aber auch im Nachhinein solche Etiketten für Ihre Buchungen erstellen. Wenn der Beleg bereits als Datei vorhanden ist, können Sie auch diese Datei eingeben, um sie zu archivieren.
1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > DMS > Index erstellen für die Archivierung .
2.Suchen Sie hier nach den Buchungen, welche Sie archivieren wollen. Verwenden Sie dazu die Suchfelder.
3.Klicken Sie anschliessend auf Suchen .
4.Markieren Sie die gewünschten Buchungen in der Tabelle.
5.Füllen Sie anschliessend die Angaben für die zu archivierende Buchung aus.
6.Klicken Sie anschliessend auf Ok .
7.Handelt es sich um ein Papierdokument, wird nun eine Etikette mit den Angaben ausgedruckt.
8.Diese Etikette kleben Sie auf das Dokument.
9.Scannen Sie das Dokument ein.
10.Die eingelesenen Dokumente werden in ein spezielles Verzeichnis abgelegt, wo sie automatisch vom DMS eingelesen und zugewiesen werden.
Hinweise: ▪Falls es sich um eine Datei handelt, ist diese sofort archiviert. ▪Sie können auch eine Datei eingeben falls der Beleg bereits eingelesen wurde. |