Einleitung Proffix Expenses App

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Einleitung Proffix Expenses App

Einleitung Proffix Expenses App

Mit der Proffix Expenses App Expenses App Icon_16x16 steht Ihnen eine kostenlose App zur Verfügung, mit welcher Sie Ihre Spesenanträge direkt an die Finanzbuchhaltung Proffix_Finanzbuchaltung_16x16 von Px5 übermitteln können. Die Proffix Expenses App Expenses App Icon_16x16 benötigt eine REST API (mind. Version 4.69 inkl. SSL-Zertifikat) und mindestens eine Proffix Version 2024.Q4.

Weitere Informationen zum Spesenprozess finden Sie in der Px5 Online Hilfe.

Expenses_Home

Es stehen Ihnen folgende Menüpunkte zur Verfügung:

1.Unter Erfassen add-circle-outline können Sie neue Spesenanträge erstellen und einreichen.

2.In der (Spesenantrags-)Übersicht list-outline können Sie manuell ebenfalls Spesenanträge erfassen sowie bereits erfasste Spesenanträge bearbeiten oder löschen. Für eine bessere Übersicht werden die Spesenanträge pro Status in einem separaten Register angezeigt.

Weitere Informationen zur App sowie Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im (Haupt-)Menü menu-outline16x16_test oben links.

Expenses_Menü

Die wichtigsten Grundfunktionen in der Proffix Expenses App

Toggle-auf_16x16_blackSpesenanträge erfassen

Um einen neuen Spesenantrag zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Öffnen Sie die Proffix Expenses App Expenses App Icon_16x16 auf Ihrem Mobiltelefon.

2.Sie stehen automatisch im Menüpunkt Erfassen add-circle-outline.

Expenses_Home

3.Klicken Sie auf die Spesenart, die Sie erfassen wollen, z.B. Effektive Spesen.

4.Klicken Sie auf Spesenbeleg hinzufügen receipt_outline, um einen Spesenbeleg zu scannen camera_outline oder hochzuladen push_outline.

Expenses_Spesenbeleg hinzufügen

5.Folgen Sie den Schritten Ihres Smartphones, um einen Spesenbeleg zu scannen camera_outline oder hochzuladen push_outline.

Expenses_Spesenbeleg erfassen

6.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

7.Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, falls Sie den Spesenbeleg später nochmals bearbeiten und erst anschliessend einreichen wollen.

8.Klicken Sie auf Einreichen, falls Sie den Spesenbeleg direkt Ihrem Vorgesetzten zur Prüfung einreichen wollen.

Spesenbeleg

Klicken Sie auf diese Schaltfläche Spesenbeleg hinzufügen receipt_outline, um einen Spesenbeleg zu scannen camera_outline oder hochzuladen push_outline. Die Datein werden automatisch ins Proffix Verzeichnis in den Ordner Data\DMS\Dokumente\Datenbankname verschoben. Unterstützt werden die Formate PDF, PNG und JPG.

Spesenart

Wählen Sie eine Spesenart aus. Im Standard stehen folgende Spesenarten zur Verfügung, die Sie individuell anpassen können:

▪Effektive Spesen: Auslagen, die von Mitarbeitern privat bezahlt wurden und wofür es einen Spesenbeleg gibt

▪Km-Entschädigung: Fahrspesen, die mit dem Privatwagen getätigt wurden (Spesenoption Km-Spesen aktiviert)

▪Kreditkarten Spesen: Auslagen, die über eine Firmenkreditkarte bezahlt wurden und wofür es einen Spesenbeleg gibt (Spesenoption Kreditkarte aktiviert)

▪Pauschalspesen: Effektive Spesen in Form von Einzelfallpauschalen, z.B. CHF 30 für ein Abendessen (Spesenoption Pauschalspesen aktiviert)

Spesenkategorie

Wählen Sie eine Spesenkategorie aus. Je nach Spesenart stehen eine oder mehrere Spesenkategorien zur Auswahl.

Datum

Das Tagesdatum wird automatisch abgefüllt. Ändern Sie das Datum falls nötig.

Spesentext

Geben Sie hier eine Bezeichnung des Spesenantrags ein.

Anzahl

Geben Sie hier die Anzahl der gefahrenen Kilometer bei der Erfassung von KilometerEntschädigungen ein.

Ansatz

Der Ansatz entspricht dem Kilometergeld pro gefahrenen Kilometer, der aus der Spesenkategorie übernommen wird bei der Erfassung von Kilometer-Entschädigungen.

Betrag

Der Betrag kann nur bei effektiven Spesen und Kreditkarten Spesen manuell gesetzt werden. Bei Kilometerentschädigungen wird der Betrag aufgrund von Anzahl gefahrender Kilometer multipliziert mit dem Ansatz pro gefahrenen Kilometer und angezeigt. Bei Einzelfallpauschalen wird der Betrag aus der Spesenkategorie übernommen und kann nicht verändert werden (z.B. Mittagessen CHF 30.00).

Währung

Die Währung wird aus der Spesenkategorie abgefüllt falls vorhanden. Ändern Sie die Währung falls nötig.

Auftrag

Geben Sie hier den allfälligen Auftrag für den Spesenantrag ein.

Bemerkung

Dieses Feld kann für beliebige Bemerkungen oder die Umschreibung der Spesenauslagen verwendet werden.

Firmenkreditkarte

Dieses Flag zeigt Ihnen an, ob es sich beim Spesenantrag, der aktuell erfasst wird, um einen Spesenantrag der Art Kreditkarten Spesen handelt.
Toggle-auf_16x16_blackBereits erfasste Spesenanträge kontrollieren

In der (Spesenantrags-)Übersicht list-outline finden Sie alle bereits erfassten Spesenanträge. Zudem haben Sie hier die Möglichkeit, bestehende Spesenanträge zu bearbeiten oder zu löschen, sowie neue Spesenanträge manuell zu erfassen. Des Weiteren sehen Sie hier ein separates Register pro Status, den die Spesenanträge zugewiesen haben. So behalten Sie jederzeit den Überblick über alle Ihre Spesenanträge.

Expenses_Übersicht

Folgende Stati sind möglich:

Entwurf (Hellgrau)

Diese Spesenanträge können ausschliesslich Sie selbst sehen. Sobald Sie den Spesenantrag fertig bearbeitet haben, können Sie diesen einreichen.

Eingereicht (Blau)

Eingereichte Spesenanträge werden Ihrem Vorgesetzten zur Prüfung angezeigt. Der Vorgesetzte kann die eingereichten Spesenanträge genehmigen oder ablehnen.

Angenommen (Grün)

Spesenanträge, die von Ihrem Vorgesetzten genehmigt wurden, erhalten den Status «Angenommen». Falls Sie keinen Vorgesetzten in Px5 hinterlegt haben, werden Ihre Spesenanträge beim Einreichen automatisch genehmigt und erhalten sogleich den Status «Angenommen».

Abgelehnt (Rot)

Spesenanträge, die von Ihrem Vorgesetzten abgelehnt wurden, erhalten den Status «Abgelehnt». Falls die nötigen Einstellungen vorgenommen wurden, wird beim Ablehnen eines Spesenantrags eine E-Mail an Sie geschickt.

Erledigt (Violett)

Spesenanträge, die verbucht wurden, werden im Register Erledigt angezeigt. Je nachdem in welcher Form Ihnen die Spesen zurückerstattet werden lautet der Status:

▪«Verbucht Lohnbewegung»: Diese Spesengelder werden Ihnen über den Lohn zurückbezahlt.

▪«Verbucht Fibu neu / verknüpft»: Diese Spesengelder werden über die Finanzbuchhaltung (z.B. Kasse) zurückbezahlt.

▪«Verbucht Kreditoren neu / verknüpft»: Diese Spesengelder werden üer die Kreditorenbuchhaltung (z.B. Banküberweisung) zurückbezahlt.

▪«Erledigt»: Manuell auf erledigt gesetzt.

Was möchten Sie tun?

Um einen Spesenantrag aus dem Menüpunkt Übersicht list-outline manuell zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Öffnen Sie die Proffix Expenses App Expenses App Icon_16x16 auf Ihrem Mobiltelefon.

2.Wählen Sie den Menüpunkt Übersicht list-outline.

Expenses_Übersicht

3.Klicken Sie auf das Plus-Symbol add-circle-outline oben rechts.  

4.Klicken Sie auf Spesenbeleg hinzufügen receipt_outline, um einen Spesenbeleg zu scannen camera_outline oder hochzuladen push_outline.

Expenses_Spesenbeleg hinzufügen

5.Folgen Sie den Schritten Ihres Smartphones, um einen Spesenbeleg zu scannen camera_outline oder hochzuladen push_outline.

Expenses_Spesenbeleg erfassen

6.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

7.Klicken Sie auf Als Entwurf speichern, falls Sie den Spesenbeleg später nochmals bearbeiten und erst anschliessend einreichen wollen.

8.Klicken Sie auf Einreichen, falls Sie den Spesenbeleg direkt Ihrem Vorgesetzten zur Prüfung einreichen wollen.

Falls Sie einen bereits erstellten Spesenantrag verändern wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Öffnen Sie die Proffix Time App Expenses App Icon_16x16 auf Ihrem Mobiltelefon.

2.Wählen Sie den Menüpunkt Übersicht list-outline.

3.Klicken Sie auf den gewünschten Spesenantrag. Sie sehen nun die Details zu diesem Eintrag.

Expenses_Übersicht_Bearbeiten

4.Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten ganz unten.

5.Nehmen Sie die gewünschten Anpassungen vor.

6.Bestätigen Sie die Änderungen mit Klick auf Als Entwurf speichern oder Einreichen.

Sie können auch beim Bearbeiten (s. oben) einen Spesenantrag löschen. Sie haben aber auch die Möglichkeit, wie folgt vorzugehen:

1.Öffnen Sie die Proffix Expenses App Expenses App Icon_16x16 auf Ihrem Mobiltelefon.

2.Wählen Sie den Menüpunkt Übersicht list-outline.

3.Wischen Sie den gewünschten Eintrag von rechts nach links.

Expenses_Übersicht_Swipe

4.Klicken Sie auf Löschen trash-outline.

Expenses_Übersicht_Löschen

5.Bestätigen Sie mit Löschen, falls Sie den Spesenantrag löschen wollen.

Sie können abgelehnte Spesenanträge kopieren, bearbeiten und erneut einreichen:

1.Öffnen Sie die Proffix Expenses App Expenses App Icon_16x16 auf Ihrem Mobiltelefon.

2.Wählen Sie den Menüpunkt Übersicht list-outline.

3.Klicken Sie auf das Register Abgelehnt.

4.Wählen Sie den Spesenantrag, den Sie erneut einreichen wollen.

5.Klicken Sie auf Neu einreichen.

Expenses_Abgelehnter Spesenantrag_Neu einreichen

6.Bearbeiten Sie den Spesenantrag.

7.Bestätigen Sie die Änderungen mit Klick auf Als Entwurf speichern oder Einreichen.

Sie haben die Möglichkeit, wiederkehrende Spesentexte zu speichern:

1.Öffnen Sie die Proffix Expenses App Expenses App Icon_16x16 auf Ihrem Mobiltelefon.

2.Sie stehen automatisch im Menüpunkt Erfassen add-circle-outline.

3.Klicken Sie auf die Spesenart, die Sie erfassen wollen, z.B. Effektive Spesen.

4.Wählen Sie unter Spesentext den Menüpunkt Spesentext hinzufügen list-outline.

Expenses_Spesentext_Menüpunkt

5.Wählen Sie add-circle-outline Spesentext hinzufügen.

Expenses_Spesentext_hinzufügen

6.Geben Sie den Spesentext ein und bestätigen Sie mit Speichern.

Expenses_Spesentext_Speichern

7.Mit Klick auf den Spesentext wird dieser in den Spesenantrag übernommen.

8.Geben Sie die weiteren nötigen Angaben ein.

9.Bestätigen Sie die Änderungen mit Klick auf Als Entwurf speichern oder Einreichen.

Sie haben die Möglichkeit, die Anzeige der Spesenanträge zu filtern:

1.Öffnen Sie die Proffix Expenses App Expenses App Icon_16x16 auf Ihrem Mobiltelefon.

2.Wählen Sie den Menüpunkt Übersicht list-outline.

3.Mit Klick auf das Filtersymbol funnel-outline zeigen Sie die Filteroptionen an.

Expenses_Übersicht_Filteroptionen

4.Geben Sie die gewünschten Angaben ein.

5.Bestätigen Sie mit Filter anwenden.

In der Übersicht list-outline stehen Ihnen fünf Register zur Auswahl: Entwurf, Eingereicht, Angenommen, Abgelehnt, Erledigt. So haben Sie jederzeit den Überblick über alle Ihre Spesenanträge und deren Status.

1.Öffnen Sie die Proffix Expenses App Expenses App Icon_16x16 auf Ihrem Mobiltelefon.

2.Wählen Sie den Menüpunkt Übersicht list-outline.

3.Klicken Sie z.B. auf das Register Abgelehnt.

Expenses_Übersicht_Register Abgelehnt

4.Hier sehen Sie alle Spesenanträge, die von Ihrem Vorgesetzten abgelehnt wurden.

add-circle-outline

Wählen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie manuell einen Spesenantrag erfassen wollen.

funnel-outline

Mit diesem Symbol können Sie die Anzeige filtern.

swap-vertical-outline

Wählen Sie dieses Symbol, wenn Sie die Sortierung der Spesenanträge ändern wollen.

pencil-outline

Mit dieser Schaltfläche können bereits erfasste Spesenanträge bearbeitet werden. Wischen Sie dazu einen Spesenantrag nach links. Es können nur Spesenanträge mit dem Status «Entwurf» und «Eingereicht» bearbeitet werden.

trash-outline

Mit dieser Schaltfläche können bereits erfasste Spesenanträge gelöscht werden. Wischen Sie dazu einen Spesenantrag nach links. Es können nur Spesenanträge mit dem Status «Entwurf» und «Eingereicht» gelöscht werden.