Proffix 2024.Q4 (5.0.1008) > Finanzbuchhaltung > Kreditkarten-Abrechnung buchen

	Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie die vorgenommenen Änderungen speichern wollen.
	Falls Sie über Extras > Kreditkarten-Abrechnung > Einstellungen Anpassungen vorgenommen haben, Aktualisieren Sie mit Klick auf diese Schaltfläche.
	Mit diesem Symbol können Positionen zum Bearbeiten markiert werden.
	Mit diesem Symbol kann eine neue Position erstellt werden.
	Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Kontierung der ausgewählten oder markierten Position(en) zu ändern.
	Mit Klick auf dieses Symbol können Sie ausgewählte Positionen löschen.
	Wählen Sie eine Position aus und klicken Sie auf diese Schaltfläche, um ein eingescanntes/gespeichertes Bild mit der Position zu verknüpfen.
	Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie die ausgewählte Position mit einem angenommenen Speseantrag verknüpfen wollen.
	Mit Klick auf diese Schaltfläche können Sie neue Detailpositionen aus ausgewählten, angenommenen Spesenanträgen erstellen.
	Mit Klick auf diese Schaltfläche erstellen Sie neue Spesenanträge für die markierten Positionen und senden eine E-Mail an den betroffenen Mitarbeiter. Die Standard Spesenart und -kategorie, die dafür verwendet wird, können Sie über Register > Extras > Verbuchung definieren.
	Falls zur Position ein Belegbild existiert, können Sie mit einem Klick auf diese Schaltfläche dieses Bild anzeigen.
	Falls zum verknüpften Spesenantrag ein Spesenbeleg existiert, können Sie mit einem Klick auf diese Schaltfläche diesen Spesenbeleg anzeigen.

	Mit diesem Symbol können Sie eine Buchungsregel erstellen.
	Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie Buchungsregeln und deren Verarbeitung verwalten möchten.
	Mit Klick auf dieses Symbol können Sie einen neuen Kreditkarten Inhaber in der Hilfstabelle Kreditkarte erfassen.
	Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um Buchungsarten und Konten zur Verbuchung der Kreditkarten-Abrechnung zu definieren.
	Mit diesem Symbol können Sie das Fenster mit den Abrechnungsdetails anzeigen und Anpassungen vornehmen.

Bevor Sie die Funktion Kreditkarten-Abrechnung buchen verwenden, hinterlegen Sie alle Firmenkreditkarten in der neuen Hilfstabelle Kreditkarten. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1.Wählen Sie Finanzbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Finanzbuchhaltung > Kreditkarten.

2.Klicken Sie auf Start > Kreditkarte > Neu .

Fibu_KreditkarteHT_ND

3.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

4.Speichern Sie mit Klick auf Ok .

Tipps:

▪Die Kartenkontonummer finden Sie auf der Kreditkarten-Abrechnung. Bitte verwenden Sie die Haupt-Kontonummer, die meist auf der ersten Seite aufgeführt ist. Bei einigen Anbietern heisst die Nummer Rechnungseinheit.

▪Sie können die Kreditkarten-Nummer entweder in Klarschrift oder verschlüssel (Platzhalter XXXX wie auf der Kreditkarten-Abrechnung) erfassen. Bitte beachten Sie, dass alle Benutzer mit entsprechender Lese- oder Schreib-Berechtigung die Kreditkarten-Nummer einsehen können.

Sie müssen vorgängig Standard-Definitionen zur Verbuchung der Kreditkarten-Abrechnung hinterlegen. Diese finden Sie wie folgt:

1.Starten Sie die Funktion Kreditkarten-Abrechnung buchen .

2.Im Fenster «Kreditkarten Details» klicken Sie auf Extras > Kreditkarten-Abrechnung > Verbuchung .

Fibu_Kreditkarte_Verbuchung_ND

3.Geben Sie die gewünschten Angaben ein.

4.Speichern Sie mit Klick auf Ok .

Beim Verwenden der Funktion Kreditkarten-Abrechnung buchen lesen wir das originäre PDF aus und versuchen die Detailpositionen zu extrahieren. Diese Funktion haben wir mit Beispiel-Kreditkarten-Abrechnungen von diversen Anbietern testen können (CornerBank Visa, Cembra Mastercard, Urner KB Mastercard, Migros Cumulus, Postfinance, Raiffeisen Visa, SGKB Mastercard, Swisscard American Express Cashback, Swisscar Visa Miles&More). Falls die Detailpositionen Ihrer Abrechnung nicht ausgelesen werden können und Sie uns die Kreditkarten-Abrechnung zur Verfügung stellen können, können wir die Funktion weiter ausbauen.

Die ausgelesenen Daten aus dem PDF finden Sie in den Einstellungen.

1.Starten Sie die Funktion Kreditkarten-Abrechnung buchen .

2.Im Fenster «Kreditkarten Details» klicken Sie auf Extras > Kreditkarten-Abrechnung > Einstellungen .

Fibu_Kreditkarte_Abrechnungsdetails_ND

3.Hier sehen Sie alle ausgelesenen Daten.

4.Verwendet werden die nicht ausgewählten Daten, die ausgewählten Daten werden ignoriert.

5.Die erste verwendete Datenzeile sollte die Kreditkarten-Nummer enthalten.

6.Sie können hier manuell Daten ignorieren, indem Sie die Zeilen auswählen.

7.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

8.Wählen Sie anschliessend Start > Positionen > Aktualisieren , um die Änderungen zu anzuwenden.

Tipp:

▪Wählen Sie eine Zeile aus und klicken Sie auf die Leertaste, um die Zeile auszuwählen. So können Sie mit Pfeil nach unten und Leertaste rasche viele Zeilen nacheinander auswählen.

Falls Sie manuell eine Detailposition hinzufügen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Starten Sie die Funktion Kreditkarten-Abrechnung buchen .

2.Im Fenster «Kreditkarten Details» klicken Sie auf Neu , um eine neue Detailposition hinzuzufügen.

Fibu_Kreditkarte_NeuePosManuell_ND

3.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

4.Speichern Sie mit Klick auf Ok .

Tipp:

▪Sie können auch Positionen löschen, indem Sie eine Position auswählen und auf Start > Position > Löschen klicken.

Spesenanträge mit der Spesenart «Kreditkarte» werden beim Auslesen der Detailpositionen automatisch mit übereinstimmenden Spesenanträgen verknüpft und in der Spalte «Spesenantrag-Nr.» angezeigt. Vorausgesetzt die Option Spesenanträge für die Funktion «Kreditkarten-Abrechnungen einlesen» berücksichtigen ist aktiviert in den Einstellungen. Für eine automatische Verknüfung werden Buchungsdatum, Valutadatum, Mitarbeiter und Betrag überprüft.

Sie haben aber auch die Möglichkeit, manuell nach Spesenanträgen zu suchen und diese zu verknüpfen. Auch hier stehen ausschliesslich die Spesenanträge mit der Spesenart «Kreditkarte» zur Verfügung. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1.Starten Sie die Funktion Kreditkarten-Abrechnung buchen .

2.Im Fenster «Kreditkarten Details» wählen Sie die Position aus und klicken auf Spesenantrag verknüpfen .

Fibu_Kreditkarte_SpesenantragVerknüpfen_ND

3.Wählen Sie den passenden Spesenantrag aus und klicken Sie auf Übernehmen .

4.Der Spesenantrag wird der Detailposition zugewiesen und das Spesenbelegbild wird übernommen:

Fibu_Kreditkarte_SpesenantragVerknüpfen2_ND

Hinweise:

▪Ist der Betrag auf der Detailposition 0, wird der Betrag aus dem verküpften Spesenantrag übernommen.

▪Falls Sie Spesenanträge für eine automatische Verknüpfung verwenden wollen, aktivieren Sie die Option Spesenanträge für die Funktion «Kreditkarten-Abrechnung einlesen» berücksichtigen in den Einstellungen.

▪Sowohl beim automatischen Verknüpfen als auch beim manuellen Verknüpfen einer Detailposition mit einem Spesenantrag werden nur Spesenanträge der Spesenart «Kreditkarte» berücksichtigt.

Falls die Detailpositionen nicht automatisch ausgelesen werden konnten, es aber bereits Spesenanträge zu den einzelnen Positionen gibt, können Sie diese Spesenanträge importieren und dadurch die Detailpositionen erstellen. Auch hier stehen ausschliesslich die Spesenanträge der Spesenart «Kreditkarte» zur Verfügung.

1.Starten Sie die Funktion Kreditkarten-Abrechnung buchen .

2.Im Abgleich mit der Abrechnung sehen Sie, dass z.Bsp. drei Positionen fehlen und eine Differenz angezeigt wird:

Fibu_Kreditkarte_SpesenantragImport_ND

3.Im Fenster «Kreditkarten Details» klicken Sie auf Spesenantrag importieren .

Fibu_Kreditkarte_SpesenantragVerknüpfen_ND

4.Wählen Sie eine oder mehrere Positionen aus und klicken Sie auf Übernehmen .

5.Drei neue Positionen werden aufgrund der drei ausgewählten Spesenanträge erstellt und die Kontierung sowie die Spesenbelegbilder übernommen:

Fibu_Kreditkarte_SpesenantragImport2_ND

Hinweis:

▪Beim Importieren von Spesenanträgen stehen ausschliesslich Spesenanträge der Spesenart «Kreditkarte» zur Verfügung.

Falls Ihnen für einzelne Detailpositionen Spesenbelege Ihrer Mitarbeiter fehlen, können Sie für diese Positionen mit einem Klick Spesenanträge erstellen und Ihren Mitarbeiter per E-Mail darüber informieren, dass er die Spesenbelege dem Spesenantrag zufügen soll.

Für den Mailversand steht Ihnen eine neue Kommunikationsangabe «E-Mail Spesenantrag» in der Adressverwaltung zur Verfügung. Zudem können Sie eine E-Mail Vorgabe hinterlegen unter Finanzbuchhaltung > Spesenantrag anfordern. Zudem müssen Sie im Fenster «Kreditkarten-Details» über Extras > Kreditkarten-Abrechnung > Verbuchung eine Spesenart und eine Spesenkategorie definieren.

Um Spesenanträge für fehlende Spesenbelege zu erstellen und den Mitarbeiter per E-Mail zu informieren, gehen Sie wie folgt vor:

1.Starten Sie die Funktion Kreditkarten-Abrechnung buchen .

2.Prüfen und kontieren Sie alle Detailpositionen.

3.Markieren Sie die Position(en), für die ein Spesenantrag erstellt werden soll und klicken Sie auf Spesenantrag erstellen .

4.Die zuvor markierten Positionen sind nun Grün hinterlegt:

Fibu_Kreditkarte_SpesenantragAnfordernGrün_ND

5.Speichern Sie mit Klick auf Speichern .

6.Eine E-Mail wird geöffnet:

Fibu_Kreditkarte_SpesenantragAnfordernMail_ND

Tipp:

▪In den E-Mail Vorgabe haben Sie die Möglichkeit, Variablen zu verwenden. Die Liste der erstellten Spesenanträge wird gezogen, wenn Sie die Variable Spesenanträge > Erstellt verwenden:

Fibu_Kreditkarte_SpesenantragAnfordernMailVar_ND

Vor allem für wiederkehrende Belastungen kann eine Buchungsregel hilfreich sein. Um eine Buchungsregel zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Starten Sie die Funktion Kreditkarten-Abrechnung buchen .

2.Im Fenster «Kreditkarten Details» markieren Sie die Position aus und klicken auf Extras > Buchungsregeln > Neu .

Fibu_Kreditkarte_Buchungsrgel_ND

3.Geben Sie die gewünschten Angaben ein.

4.Speichern Sie mit Klick auf Ok .

5.Sobald die Buchungsregel gespeichert wurde, werden die entsprechenden Positionen aufgrund der Buchungsregel verbucht:

Fibu_Kreditkarte_BuchungsrgelVerbucht_ND

Eine Buchung, die über die neue Funktion Kreditkarten-Abrechnung buchen erstellt wurde und bei der Spesenanträge angefordert wurden über die Funktion Spesenantrag erstellen , kann nicht geändert werden. Es wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.

1.Wählen Sie in der Finanzbuchhaltung eine Buchung aus, die Sie mit der neuen Funktion Kreditkarten-Abrechnung buchen erstellt haben.

2.Klicken Sie auf Ändern .

3.Folgender Hinweis wird angezeigt:

Fibu_Kreditkarte_BuchungLöschen_ND

4.Klicken Sie auf Extras > Beleg > Ändern , um die Buchung zu bearbeiten.

Tipps:

▪Sie können eine Buchung löschen, indem Sie in der Finanzbuchhaltung nach der Buchung suchen , diese auswählen und auf Löschen klicken.

▪Wird eine Buchung, die über die Funktion Kreditkarten-Abrechnung buchen erstellt wurde, gelöscht, wird der Status aller verknüpfter und erstellen Spesenanträge auf «angenommen» zurückgesetzt. Die Spesenanträge, die aus der Funktion erstellt wurden, bleiben erhalten.