Mit der Px5 Outlook Integration haben Sie die Möglichkeit, E-Mails in Outlook/Exchange Server mit Proffix Px5 zu verknüpfen. Die Definition, wie die E-Mails gespeichert werden sollen, können in den Einstellungen vorgegeben werden.
Was möchten Sie tun?
In den Einstellungen können Sie einen Ordner definieren, der für die Überwachung der eingehenden E-Mails verwendet werden soll. Jedes Mal, wenn eine neue E-Mail in diesem Ordner empfangen wird (von extern oder in diesen Ordner verschoben wird), wird diese (je nach Einstellung) mit der Proffix Adressverwaltung 1.Wenn Sie die Einstellungen definiert haben oder selbst eine E-Mail versenden, sehen Sie jeweils folgende Frage für jeden enthaltenen Empfänger bzw. Absender der E-Mail:
2.Wenn Sie mit Ja antworten, erscheint folgendes Fenster:
3.Wenn Sie die E-Mail nicht verknüpfen wollen, klicken Sie hier auf Abbrechen 4.Wenn Sie die E-Mail mit der E-Mail-Adresse verknüpfen wollen, geben Sie die nötigen Angaben ein. 5.Klicken Sie auf Ok 6.Nun wird die E-Mail auf den Datenträger gespeichert und mit Proffix verknüpft. Ist dieser Vorgang abgeschlossen, sehen Sie die Fenster der erstellten Verknüpfungen:
7.Hier können Sie bei Bedarf Änderungen vornehmen. 8.Klicken Sie auf Ok |
verknüpft.
und die nächste E-Mail-Adresse des Mails wird verarbeitet.
Wenn Sie eine E-Mail in Outlook erhalten, die Sie mit Proffix verknüpfen möchten, gehen Sie wie folgt vor: 1.Starten Sie Outlook, wählen Sie eine E-Mail aus einem beliebigen Ordner, die Sie verknüpfen möchten und öffnen Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste).
2.Wählen Sie Mit Proffix Px5 verknüpfen 3.Füllen Sie die nötigen Angaben aus und wählen sie die gewünschte Verknüpfung.
4.Klicken Sie auf Ok 5.Die E-Mail ist nun im Modul Adressverwaltung bei der entsprechenden Adresse im Register Dokumente
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sichtbar.
Hinweise: ▪Die E-Mails werden nicht mit Outlook verknüpft, vielmehr wird die E-Mail als Datei in einer Untergruppe des Proffix Datenverzeichnis gespeichert. Wenn Sie die E-Mail in Outlook löschen, bleibt die E-Mail in Proffix somit trotzdem erhalten. ▪In den Einstellungen können Sie einen Ordner definieren, der für die Überwachung der eingehenden E-Mails verwendet werden soll. Jedes Mal, wenn eine neue E-Mail in diesem Ordner empfangen wird, wird diese (je nach Einstellung unter E-Mail speichern) mit der Proffix Adressverwaltung ▪Wenn Sie den normalen Posteingang als Ordner wählen, wird die Verknüpfung automatisch bei jeder neuen E-Mail ausgelöst. Da dies unter Umständen störend sein kann, ist zu empfehlen, den Unterordner Proffix CRM des Posteingangs zu verwenden. So können Sie selber bestimmen, welche E-Mails des Posteingangs verknüpft werden sollen, indem Sie die gewünschten E-Mails in den Unterordner Proffix CRM verschieben oder kopieren. ▪Wenn Sie eine Mail mit Anhang verknüpfen, wird auf der Adresse im Register Dokumente die E-Mail mit Anhang mit einem Anhang-Icon |
Dieses Feld wird automatisch abgefüllt. Adresse Geben Sie hier die Adresse ein, die Sie dieser E-Mail-Adresse zuweisen wollen. Kontakt Wenn Sie diese E-Mail-Adresse mit einem Kontakt verknüpfen wollen, geben Sie hier den gewünschten Kontakt ein. Favoriten Zuweisungen wie Auftrag, Serviceauftrag / Position, Artikel, Charge Module, die Sie häufig verwenden, können Sie als Favoriten Zuweisung speichern. ▪Auftrag: Geben Sie hier die Nummer des Auftrages ein, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Auftrag verknüpft werden soll. ▪Serviceauftrag / Position: Hier können Sie einen Serviceauftrag und eine Position eingeben, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Serviceauftrag verknüpft werden soll. ▪Artikel: Geben Sie hier die Artikelnummer ein, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Artikel verknüpft werden soll. ▪Charge: Wenn die E-Mail zusätzlich mit einer Charge verknüpft werden soll, geben Sie hier die Nummer der Charge ein. weitere Verknüpfung Wählen Sie hier die gewünschte Verknüpfungsoption aus. Dokument Wählen Sie hier ein Dokument aus, das Sie mit Klick auf Verknüpfung hinzufügen Zuweisungen nicht dauerhaft speichern Falls Sie diese Angaben jedes Mal neu eingeben wollen, markieren Sie diese Option. Danach wird kein Feld mehr zur E-Mail-Adresse gespeichert und vorgeschlagen, d.h. die Option Zuweisung nicht dauerhaft speichern wird beim Verknüpfen automatisch gesetzt. E-Mail von dieser Adresse nie Speichern Wenn Sie dise Option wählen, dann werden E-Mails von dieser Adresse nie gespeichert. Aktivität erstellen Wählen Sie diese Option, wenn aus der E-Mail direkt eine Aktivität erstellt werden soll. Rapport erstellen Wählen Sie diese Option, wenn aus der E-Mail direkt ein Rapport erstellt werden soll. Serviceauftrag erstellen Ein Serviceauftrag kann auch direkt aus Outlook erstellt werden. Dazu kann beim Verknüpfen der E-Mail die Option Serviceauftrag erstellen aktiviert werden. Nach dem Bestätigen der Verknüpfungen erscheint das Serviceauftrag-Erfassungs-Fenster und die bekannten Daten werden vorgeschlagen. Die verknüpfte E-Mail wird dem Serviceauftrag hinterlegt und der Serviceauftrag kann noch ergänzt und anschliessend gespeichert werden.
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gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.