Aktivitätsart

Geben Sie hier eine eindeutige Abkürzung für die Aktivitätsart ein.

Bezeichnung

Hier müssen Sie die Bezeichnung der Aktivitätsart eingeben. Die Bezeichnung der Aktivität wird dann beim Erstellen automatisch gemäss diesen Feldern zusammengesetzt.

Farbe

In diesem Feld können Sie eine Farbe für die Aktivitäten dieser Aktivitätsart definieren. Solche Aktivitäten werden dann in der Auflistung farblich hervorgehoben.

Bezeichnung Akt.

Geben Sie hier den Vorgabe-Bezeichnungstext ein. Diese Bezeichnung wird beim Erstellen einer Aktivität vorgeschlagen. Sie können den Text auch mit Variabeln versehen. Diese werden dann in der Aktivität durch die entsprechenden Werte ersetzt. Unter Bezeichnung einstellen können Sie Variabeln für die Definition der Bezeichnung verwenden.

Vorgabe-Notiz

In einer Aktivitätsart kann eine Vorgabe-Notiz verwaltet werden. Das kann sinnvoll sein, wenn zu einer Aktivitätsart immer dieselbe Notiz benötigt wird. Die Texte werden in der Hilfstabelle Texte erstellt.

Kategorien

Wenn Sie wollen, dass der Aufgabe/dem Termin im Outlook/Exchange eine Kategorie zugewiesen werden soll, dann geben Sie diese hier ein. Wenn Sie mehrere Kategorien zuweisen wollen, dann geben Sie alle mit einem Strichpunkt getrennt ein.

Anzeigen als

Hier bestimmen Sie, wie die Aufgabe/der Termin im Outlook/Exchange angezeigt werden soll.

Erinnerung

Falls die Aufgabe/der Termin eine Erinnerung im Outlook/Exchange erhalten soll, geben Sie hier den Zeitpunkt für die Erinnerung ein.

Aufgabe/Termin

Mit diesen Optionen bestimmen Sie, ob im Outlook/Exchange eine Aufgabe oder ein Termin erstellt werden soll.

synchronisieren

Markieren Sie diese Option, wenn Aktivitäten mit dieser Aktivitätsart mit Outlook/Exchange synchronisiert werden sollen. Damit die Synchronisierung stattfindet, muss zusätzlich auf dem Mitarbeiter ein Aufgaben- und/oder ein Terminordner zugewiesen werden.

Ressourcenverwaltung

Sie können aufgrund einer Aktivität ein Planobjekt in der Ressourcenverwaltung erstellen und diese mit der Aktivität verknüpfen. Markieren Sie dazu hier die Option Planobjekt erstellen. Für alle Aktivitäten mit dieser Aktivitätsart werden dann Planobjekte erstellt. Sie können unter Farbe Planobjekt wahlweise eine Farbe definieren, die für das Planobjekt verwendet werden soll. Beim Erstellen der Planobjekte wird die Ressource verwendet, welche denselben Mitarbeiter wie die Aktivität hinterlegt hat.

Notizart

Geben Sie hier eine eindeutige Abkürzung für die Notizart ein.

Bezeichnung

Hier müssen Sie die Bezeichnung der Notizart eingeben.

Haupt

Markieren Sie diese Option, wenn dies die Haupt-Notizart ist. Die Haupt-Notizart wird beim Erfassen einer neuen Notiz automatisch vorgeschlagen.

Kategorien*)

Wenn Sie wollen, dass der Notiz im Outlook/Exchange eine Kategorie zugewiesen werden soll, dann geben Sie diese hier ein. Wenn Sie mehrere Kategorien zuweisen wollen, dann geben Sie alle mit einem Strichpunkt getrennt ein.

Anzeigen als*)

Hier bestimmen Sie, wie die Notiz im Outlook/Exchange angezeigt werden soll.

Erinnerung*)

Falls die Notiz eine Erinnerung im Outlook/Exchange erhalten soll, geben Sie hier den Zeitpunkt für die Erinnerung ein.

Priorität*)

Definieren Sie in diesem Feld die gewünschte Priorität der Notiz.

Status*)

In diesem Feld müssen Sie den Status der Notiz angeben.

Aufgabe/Termin*)

Mit diesen Optionen bestimmen Sie, ob im Outlook/Exchange eine Aufgabe oder ein Termin mit der Notiz erstellt werden soll.

synchronisieren*)

Markieren Sie diese Option, wenn Notizen mit dieser Notizart mit Outlook/Exchange synchronisiert werden sollen. Damit die Synchronisierung stattfindet, muss zusätzlich auf dem Mitarbeiter ein Aufgaben- und/oder ein Terminordner zugewiesen werden.

privat*)

Markieren Sie diese Option, wenn die im Outlook/Exchange erstellte Aufgabe/Termin als privat gekennzeichnet werden soll.

Farbe

Sie können der Notizart eine Farbe zuweisen, welche als Hintergrundfarbe für den Alarmtext verwendet wird.

Alarm

Mit dieser Option können Sie wählen, ob eine Notiz als Alarm angezeigt wird.

Reihenfolge

Hier können Sie die Priorität der Alarmtexte beeinflussen. Die Texte werden in der Reihenfolge der Notizarten angezeigt.

E-Mail

Hier müssen Sie die E-Mail-Adresse eingeben, die Sie zuweisen wollen. Alle E-Mails, die von oder an diese E-Mail-Adresse übermittelt werden, werden dann mit den nachfolgend eingegebenen Daten verknüpft.

Adresse

Geben Sie hier die Adresse ein, die Sie dieser E-Mail-Adresse zuweisen wollen.

Kontakt

Wenn Sie diese E-Mail-Adresse mit einem Kontakt verknüpfen wollen, geben Sie hier den gewünschten Kontakt ein.

Wenn Sie einen Kontakt eingeben, dürfen Sie keine Adresse auswählen. Es kann also immer nur eine Adresse oder ein Kontakt aber nicht beides zugewiesen werden.

Auftrag

Geben Sie hier die Nummer des Auftrages ein, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Auftrag verknüpft werden soll.

Serviceauftrag / Position

Hier können Sie einen Serviceauftrag und eine Position eingeben, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Serviceauftrag verknüpft werden soll.

Artikel

Geben Sie hier die Artikelnummer ein, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Artikel verknüpft werden soll.

Charge

Wenn die E-Mail zusätzlich mit einer Charge verknüpft werden soll, geben Sie hier die Nummer der Charge ein.

Dokument-Nr.

Geben Sie hier eine Dokument-Nr. ein, wenn die E-Mail mit einem bestimmten Auftragsdokument verknüpft werden soll.

Rapport

Wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Rapport verknüpft werden soll, wählen Sie hier den entsprechenden Rapport aus.

Aktivitäts-Nr.

Geben Sie hier eine Aktivitäts-Nr. ein, wenn die E-Mail mit einer bestimmten Aktivität verknüpft werden soll.

Bestell-Nr.

Wenn die E-Mail zusätzlich mit einer Bestellung verknüpft werden soll, wählen Sie hier die entsprechende Bestellung aus.

E-Mail nicht verknüpfen

Wenn Sie nicht wollen, dass E-Mails von der angegebenen E-Mail-Adresse verknüpft werden, dann markieren Sie diese Option. Danach werden alle E-Mails zu dieser Adresse nicht mehr mit Proffix verknüpft. Dies hat den Vorteil, dass Sie nicht immer gefragt werden, ob Sie das E-Mail verknüpfen wollen und macht insbesondere bei privaten E-Mails oder Spam-Mails Sinn.

Proffix Verzeichnis

Geben Sie hier das Verzeichnis an, in dem Proffix installiert ist.

Konfigurationsdatei

Hier wird automatisch der Name der Proffix Konfigurationsdatei abgefüllt. Wenn Sie eine andere Konfigurationsdatei verwenden wollen, geben Sie hier Verzeichnis und Namen der Datei an.

Datenbank

Wählen Sie die Datenbank aus, in der die Aufgaben, Termine und E-Mails gespeichert werden sollen. Diese Datenbank sollte im Nachhinein nicht mehr geändert werden, da sonst die bereits verknüpften Daten unter Umständen nicht mehr korrekt synchronisiert werden.

Vorgabe-Gruppe

Wenn Sie E-Mails mit Proffix verknüpfen, werden diese im Dokument-Register der dazugehörigen Adresse oder dem dazugehörigen Kontakt angezeigt. Hier können Sie eine Gruppe angeben, unter der die E-Mails im Dokument-Register erscheinen.

Posteingang

Wählen Sie hier den Ordner, welcher für die Überwachung der eingehenden E-Mails verwendet werden soll. Beim Empfang von neuen E-Mails in diesem Ordner, wird das E-Mail mit der Adressverwaltung verknüpft. Mit der Outlook Integration wird beim ersten Start automatisch ein Unterordner Proffix CRM erstellt. Vorzugsweise ist dieser Unterordner zu verwenden und nicht der Posteingang. Nähere Angaben dazu finden Sie im Abschnitt E-Mail verknüpfen.

Favoriten Zuweisung

Module, die Sie häufig verwenden, können Sie als Favoriten Zuweisung speichern. Diese werden in der gewünschten Reihenfolge im Kopfbereich des Fensters E-Mail zuweisen angezeigt. Hier nicht zugewiesene Module können zu einem späteren Zeitpunkt über weitere Verknüpfungen ausgewählt werden.

CC/BCC berücksichtigen

Beim Verknüpfen einer E-Mail wird für jeden Empfänger abgefragt, mit welcher/m Adresse/Kontakt diese verknüpft werden soll. Wenn Sie die E-Mails auch mit den Adressen im Feld CC bzw. BCC verknüpfen wollen, dann markieren Sie hier die entsprechenden Optionen.

Aufgaben/Termine/E-Mail speichern

Mit dieser Option definieren Sie, wie Termine, Aufgaben und E-Mail gespeichert werden sollen. Bei der Option ja wird automatisch gespeichert, bei der Option nein wird keine Speicherung vorgenommen. Die Option Abfrage bewirkt eine Entscheidung für jede Aktion.

Login automatisch durchführen

Ist diese Option markiert, muss der Login nicht bei jeder Verknüpfung erfolgen. Falls Sie keine Benuzterverwatlung installiert haben, müssen Sie anstelle Ihres Benuzternamens den Mitarbeiter auswählen.

private Aufgaben/Termine nicht synchronisieren

Ist diese Option markiert, werden private Aufgaben/Termine nicht synchronisiert.

Aufgaben/Termine beim Ändern anzeigen

Markieren Sie diese Option, wenn Sie die erstellte Aufgabe in Proffix CRM nach dem Speichern noch sehen und gegebenenfalls anpassen wollen.

E-Mail Erfassungsfenster nicht anzeigen

Mit dieser Option werden für die Verknüpfung Erfassungsfenster nicht mehr angezeigt. Die Einstellung gilt für sämtliche Erfassungsfenster, die angezeigt werden. Die Option kann hilfreich sein, wenn so gut wie nie Anpassungen in diesen Erfassungsfenstern vorgenommen werden.

Aktivitäten Erfassungsfenster nicht anzeigen

Ist diese Option aktiviert, wird beim Erfassen eines Termins in Outlook das CRM Aktivitäten Erfassungsfenster nicht angezeigt, sondern der Termin/die Aktivität wird direkt im CRM von Px5 gespeichert.

Warnung beim Löschen von Aufgaben/Terminen

Markieren Sie diese Option, wenn Sie beim Löschen von Aufgaben/Terminen eine Warnung bekommen wollen.

im Offline-Modus nicht synchronisieren

Diese Option verhindert das Synchronsieren, wenn Sie im Offline-Modus arbeiten.
Wenn Sie Microsoft Outlook, z.B. auf einem Notebook, sowohl im Online- wie auch im Offline-Modus betreiben, dann können Sie diese Option markieren. Wenn Sie dies tun, wird die Integration im Offline-Modus deaktiviert. Sobald Sie dann wieder im Online-Modus arbeiten, können Sie mit Termine/Aufgaben synchronisieren die im Offline-Modus erstellten und geänderten Termine/Aufgaben synchronisieren.

Zuweisungen nicht dauerhaft speichern

Beim Verknüpfen von E-Mails können Sie eine/n Adresse/Kontakt, Auftrag, Serviceauftrag usw. zuweisen. Diese Eingaben werden automatisch zur E-Mail-Adresse gespeichert und bei der nächsten Verknüpfung wieder abgefüllt. Falls Sie diese Angaben jedes Mal neu eingeben wollen, markieren Sie diese Option. Danach wird kein Feld mehr zur E-Mail-Adresse gespeichert und vorgeschlagen, d.h. die Option Zuweisung nicht dauerhaft speichern wird beim Verknüpfen automatisch gesetzt.

Zuweisungen von zusätzlichen Tabellen nicht dauerhaft speichern

Beim Verknüpfen von E-Mails können Sie eine/n Adresse/Kontakt, Auftrag, Serviceauftrag usw. zuweisen. Diese Eingaben werden automatisch zur E-Mail-Adresse gespeichert und bei der nächsten Verknüpfung wieder abgefüllt.

Wenn Sie zwar die/den Adresse/Kontakt dauerhaft speichern wollen, jedoch die zusätzlichen Tabellen (z.B. Auftrag, Serviceauftrag, Artikel usw.) nicht speichern wollen, aktivieren Sie diese Option. Danach wird jeweils nur die Adresse und der Kontakt zur E-Mail-Adresse gespeichert und vorgeschlagen.

Verknüpfungs-Dialog immer anzeigen

Wenn Sie E-Mails verknüpfen, welche schon einmal verknüpft wurden, werden diese automatisch aufgrund der letzten Zuweisung gespeichert. Damit Sie bei jeder Verknüpfung den Dialog mit diesen Angaben sehen, markieren Sie diese Option.

Client-Lizenzen bevorzugen

Bei der Verwendung der Outlook-Integration werden die Module CRM und Adressverwaltung geladen. Entsprechend wird dafür auch eine Lizenz benötigt und blockiert. Falls Sie über Client-Lizenzen dieser Module verfügen und ein Benutzer die anderen Module nicht benötigt, können Sie mit dieser Option erreichen, dass für die Outlook-Integration explizit die Client-Lizenzen verwendet werden und nicht Voll-Lizenzen der Module.

Auftrag nicht automatisch vorschlagen

Mit dieser Option kann eine E-Mail auch ohne automatischen Verknüpfungsvorschlag des Auftrags verknüpft werden. Wird beispielsweise ein Serviceauftrag verknüpft, wird mit aktivierter Option Auftrag nicht automatisch vorschlagen der dem Serviceauftrag zugewiesene Auftrag nicht als Verknüpfung vorgeschlagen

Serviceauftrag erstellen

Ein Serviceauftrag kann auch direkt aus Outlook erstellt werden. Dazu kann beim Verknüpfen des E-Mails die Option Serviceauftrag erstellen aktiviert werden. Nach dem Bestätigen der Verknüpfungen erscheint das Serviceauftrag-Erfassungs-Fenster und die bekannten Daten werden vorgeschlagen. Die verknüpfte E-Mail wird dem Serviceauftrag hinterlegt und der Serviceauftrag kann noch ergänzt und anschliessend gespeichert werden.

Letzte Synchronisierung

Hier sehen Sie, wann das letzte Mal die Funktion Termine/Aufgaben synchronisieren durchgeführt wurde. Bei dieser Funktion werden alle geänderten Termine/Aufgaben ab diesem Datum verarbeitet.

In den Einstellungen können Sie einen Ordner definieren, der für die Überwachung der eingehenden E-Mails verwendet werden soll. Jedes Mal, wenn eine neue E-Mail in diesem Ordner empfangen wird (von extern oder in diesen Ordner verschoben wird), wird diese (je nach Einstellung) mit der Proffix Adressverwaltung verknüpft.

1.Wenn Sie die Einstellungen definiert haben oder selbst eine E-Mail versenden, sehen Sie jeweils folgende Frage für jeden enthaltenen Empfänger bzw. Absender der E-Mail:

2.Wenn Sie mit Ja antworten, erscheint folgendes Fenster:

3.Wenn Sie die E-Mail nicht verknüpfen wollen, klicken Sie hier auf Abbrechen und die nächste E-Mail-Adresse des Mails wird verarbeitet.

4.Wenn Sie die E-Mail mit der E-Mail-Adresse verknüpfen wollen, geben Sie die nötigen Angaben ein.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

6.Nun wird die E-Mail auf den Datenträger gespeichert und mit Proffix verknüpft. Ist dieser Vorgang abgeschlossen, sehen Sie die Fenster der erstellten Verknüpfungen:

7.Hier können Sie bei Bedarf Änderungen vornehmen.

8.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Wenn Sie eine E-Mail in Outlook erhalten, die Sie mit Proffix verknüpfen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1.Starten Sie Outlook, wählen Sie eine E-Mail aus einem beliebigen Ordner, die Sie verknüpfen möchten und öffnen Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste).

2.Wählen Sie Mit Proffix Px5 verknüpfen .

3.Füllen Sie die nötigen Angaben aus und wählen sie die gewünschte Verknüpfung.

4.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

5.Die E-Mail ist nun im Modul Adressverwaltung bei der entsprechenden Adresse im Register Dokumente sichtbar.

E-Mail

Dieses Feld wird automatisch abgefüllt.

Adresse

Geben Sie hier die Adresse ein, die Sie dieser E-Mail-Adresse zuweisen wollen.

Kontakt

Wenn Sie diese E-Mail-Adresse mit einem Kontakt verknüpfen wollen, geben Sie hier den gewünschten Kontakt ein.

Favoriten Zuweisungen wie Auftrag, Serviceauftrag / Position, Artikel, Charge

Module, die Sie häufig verwenden, können Sie als Favoriten Zuweisung speichern.

▪Auftrag: Geben Sie hier die Nummer des Auftrages ein, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Auftrag verknüpft werden soll.

▪Serviceauftrag / Position: Hier können Sie einen Serviceauftrag und eine Position eingeben, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Serviceauftrag verknüpft werden soll.

▪Artikel: Geben Sie hier die Artikelnummer ein, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Artikel verknüpft werden soll.

▪Charge: Wenn die E-Mail zusätzlich mit einer Charge verknüpft werden soll, geben Sie hier die Nummer der Charge ein.

weitere Verknüpfung

Wählen Sie hier die gewünschte Verknüpfungsoption aus.

Dokument

Wählen Sie hier ein Dokument aus, das Sie mit Klick auf Verknüpfung hinzufügen in die Tabelle hinzufügen können.

Zuweisungen nicht dauerhaft speichern

Falls Sie diese Angaben jedes Mal neu eingeben wollen, markieren Sie diese Option. Danach wird kein Feld mehr zur E-Mail-Adresse gespeichert und vorgeschlagen, d.h. die Option Zuweisung nicht dauerhaft speichern wird beim Verknüpfen automatisch gesetzt.

E-Mail von dieser Adresse nie Speichern

Wenn Sie dise Option wählen, dann werden E-Mails von dieser Adresse nie gespeichert.

Aktivität erstellen

Wählen Sie diese Option, wenn aus der E-Mail direkt eine Aktivität erstellt werden soll.

Rapport erstellen

Wählen Sie diese Option, wenn aus der E-Mail direkt ein Rapport erstellt werden soll.

Serviceauftrag erstellen

Ein Serviceauftrag kann auch direkt aus Outlook erstellt werden. Dazu kann beim Verknüpfen der E-Mail die Option Serviceauftrag erstellen aktiviert werden. Nach dem Bestätigen der Verknüpfungen erscheint das Serviceauftrag-Erfassungs-Fenster und die bekannten Daten werden vorgeschlagen. Die verknüpfte E-Mail wird dem Serviceauftrag hinterlegt und der Serviceauftrag kann noch ergänzt und anschliessend gespeichert werden.