Proffix Outlook Integration

	Wählen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie das Outlook Add-In (de-)aktivieren wollen.
	Mit diesem Symbol gelangen Sie in die Verwaltung der E-Mail Zuweisungen.
	Um Termine/Aufgaben zu synchronisieren, klicken Sie auf diese Schaltfläche.
	Mit Klick auf diese Schaltfläche gelangen Sie in die Einstellungen.
	Mit dieser Schaltfläche rufen Sie die Hilfe auf.

Sie können das Outlook Add-In jederzeit deaktivieren. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie z.B. im Offline-Modus arbeiten. Wenn Sie z.B. mit einem Notebook unterwegs sind und Outlook im Offline-Modus arbeitet, dann kann es vorkommen, dass das Laufwerk, auf dem Proffix Px5 installiert ist, nicht mehr vorhanden ist. In diesem Fall deaktiviert Outlook das Add-In selbständig. Wenn Sie wieder Online sind, müssen Sie deshalb das Add-in wieder reaktivieren.

1.Wählen Sie in Outlook das Register Proffix > CRM > Add-In deaktivieren .

OUT_Outlook Add-In aktiv

2.Sobald Sie das Add-In wieder aktivieren möchten, klicken Sie auf Add-In aktivieren .

OUT_Outlook Add-In inaktiv

Tipp:

▪Wenn dieser Fall häufiger vorkommt, dann erstellen Sie am Besten eine Verknüpfung zu dieser Datei auf dem Desktop.

Wenn Sie mit der Px5 Outlook-Integration arbeiten, können Sie die E-Mails in Outlook/Exchange mit der Proffix Adressverwaltung verknüpfen. Dabei weisen Sie den E-Mail-Adressen jeweils eine Adresse oder einen Kontakt von Proffix px5 zu.

Diese Zuweisung ist notwendig, da nicht immer alle E-Mail-Adressen in der Adressverwaltung erfasst sind oder falls E-Mails von nicht erfassten Personen trotzdem einer Adresse zugewiesen werden sollen. Wenn Sie eine solche Zuweisung im Nachhinein ändern oder löschen wollen, können Sie dies direkt in der Outlook-Integration ausführen.

Im CRM-Modul finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > CRM > Zuweisungen E-Mail.

1.Wählen Sie in Outlook das Register Proffix > CRM > Zuweisungen E-Mail verwalten .

2.Klicken Sie auf Start > Zuweisung > Neu , um eine neue Zuweisung zu erfassen.

3.Oder markieren Sie eine Zuweisung und wählen Sie Start > Zuweisung > Ändern .

CRM_Zuweisungen E-Mail

4.Wählen Sie Ok , um zu speichern.

Hinweise:

▪Diese Zuweisungs-Einträge werden gespeichert, wenn Sie eine E-Mail mit Proffix verknüpfen. Ausser Sie aktivieren die Option Zuweisung nicht dauerhaft speichern, dann gibt es hier keinen neuen Eintrag.

▪Die gespeicherten Zuweisungen werden auch verwendet, um beim Versand von E-Mails Vorschläge für die Zuweisung zu machen.

E-Mail

Hier müssen Sie die E-Mail-Adresse eingeben, die Sie zuweisen wollen. Alle E-Mails, die von oder an diese E-Mail-Adresse übermittelt werden, werden dann mit den nachfolgend eingegebenen Daten verknüpft.

Adresse

Geben Sie hier die Adresse ein, die Sie dieser E-Mail-Adresse zuweisen wollen.

Kontakt

Wenn Sie diese E-Mail-Adresse mit einem Kontakt verknüpfen wollen, geben Sie hier den gewünschten Kontakt ein.

Wenn Sie einen Kontakt eingeben, dürfen Sie keine Adresse auswählen. Es kann also immer nur eine Adresse oder ein Kontakt aber nicht beides zugewiesen werden.

Auftrag

Geben Sie hier die Nummer des Auftrages ein, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Auftrag verknüpft werden soll.

Serviceauftrag / Position

Hier können Sie einen Serviceauftrag und eine Position eingeben, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Serviceauftrag verknüpft werden soll.

Artikel

Geben Sie hier die Artikelnummer ein, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Artikel verknüpft werden soll.

Charge

Wenn die E-Mail zusätzlich mit einer Charge verknüpft werden soll, geben Sie hier die Nummer der Charge ein.

Dokument-Nr.

Geben Sie hier eine Dokument-Nr. ein, wenn die E-Mail mit einem bestimmten Auftragsdokument verknüpft werden soll.

Rapport

Wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Rapport verknüpft werden soll, wählen Sie hier den entsprechenden Rapport aus.

Aktivitäts-Nr.

Geben Sie hier eine Aktivitäts-Nr. ein, wenn die E-Mail mit einer bestimmten Aktivität verknüpft werden soll.

Bestell-Nr.

Wenn die E-Mail zusätzlich mit einer Bestellung verknüpft werden soll, wählen Sie hier die entsprechende Bestellung aus.

E-Mail nicht verknüpfen

Wenn Sie nicht wollen, dass E-Mails von der angegebenen E-Mail-Adresse verknüpft werden, dann markieren Sie diese Option. Danach werden alle E-Mails zu dieser Adresse nicht mehr mit Proffix verknüpft. Dies hat den Vorteil, dass Sie nicht immer gefragt werden, ob Sie das E-Mail verknüpfen wollen und macht insbesondere bei privaten E-Mails oder Spam-Mails Sinn.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Benötigen Sie weitere Hilfe? Verwandte Themen:

▪Weitere Anleitung: Proffix Outlook Integration

Wenn Sie Microsoft Outlook, z.B. auf einem Notebook, auch im Offline-Modus betreiben, können Sie die Px5 Outlook Integration mit einer Option in den Einstellungen deaktivieren. Während dieser Zeit werden dann keine Aufgaben und Termine synchronisiert. Wenn Sie wieder im Online-Modus arbeiten, können Sie die verpassten Einträge im Nachhinein verarbeiten.

Prüfen Sie zuerst, dass das Add-In aktiviert ist oder aktivieren Sie dieses vorgängig.

1.Um verpasste Termine/Aufgaben zu synchroniseren, klicken Sie auf diese Schaltfläche in Outlook, im Register Proffix > CRM.

OUT_Termine synchronisieren_Frage

2.Klicken Sie auf Ja, um alle geänderten/neuen Termine und Aufgaben zu synchronisieren.

Tipp:

▪Es werden alle Daten berücksichtigt, die nach dem Datum der letzten Synchronisierung geändert wurden. Dieses Datum kann in den Einstellungen nachgesehen oder geändert werden.

Bevor die Office Integration von Px5 verwendet werden kann, müssen diverse Einstellungen vorgenommen werden.

1.Starten Sie Outlook und klicken Sie auf die Registerkarte Proffix > CRM > Einstellungen .

OUT_Einstellungen

2.Füllen Sie die nötigen Angaben aus.

3.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Hinweise:

▪Wenn eine andere Konfigurationsdatei verwendet wird, kann das Verzeichnis und der Name der Datei angepasst werden.

▪Die Datenbank sollte im Nachhinein nicht mehr angepasst werden, da sonst bereits verknüpfte Dateien unter Umständen nicht mehr korrekt synchronisiert werden.

▪Mit der Verknüpfung von E-Mails in Proffix werden diese im Dokument-Register der dazugehörigen Adresse mit dem angegebenen Begriff E-Mail (Vorgabe-Gruppe) angezeigt.

Proffix Verzeichnis

Geben Sie hier das Verzeichnis an, in dem Proffix installiert ist.

Konfigurationsdatei

Hier wird automatisch der Name der Proffix Konfigurationsdatei abgefüllt. Wenn Sie eine andere Konfigurationsdatei verwenden wollen, geben Sie hier Verzeichnis und Namen der Datei an.

Datenbank

Wählen Sie die Datenbank aus, in der die Aufgaben, Termine und E-Mails gespeichert werden sollen. Diese Datenbank sollte im Nachhinein nicht mehr geändert werden, da sonst die bereits verknüpften Daten unter Umständen nicht mehr korrekt synchronisiert werden.

Vorgabe-Gruppe

Wenn Sie E-Mails mit Proffix verknüpfen, werden diese im Dokument-Register der dazugehörigen Adresse oder dem dazugehörigen Kontakt angezeigt. Hier können Sie eine Gruppe angeben, unter der die E-Mails im Dokument-Register erscheinen.

Posteingang

Wählen Sie hier den Ordner, welcher für die Überwachung der eingehenden E-Mails verwendet werden soll. Beim Empfang von neuen E-Mails in diesem Ordner, wird das E-Mail mit der Adressverwaltung verknüpft. Mit der Outlook Integration wird beim ersten Start automatisch ein Unterordner Proffix CRM erstellt. Vorzugsweise ist dieser Unterordner zu verwenden und nicht der Posteingang. Nähere Angaben dazu finden Sie im Abschnitt E-Mail verknüpfen.

Favoriten Zuweisung

Module, die Sie häufig verwenden, können Sie als Favoriten Zuweisung speichern. Diese werden in der gewünschten Reihenfolge im Kopfbereich des Fensters E-Mail zuweisen angezeigt. Hier nicht zugewiesene Module können zu einem späteren Zeitpunkt über weitere Verknüpfungen ausgewählt werden.

CC/BCC berücksichtigen

Beim Verknüpfen einer E-Mail wird für jeden Empfänger abgefragt, mit welcher/m Adresse/Kontakt diese verknüpft werden soll. Wenn Sie die E-Mails auch mit den Adressen im Feld CC bzw. BCC verknüpfen wollen, dann markieren Sie hier die entsprechenden Optionen.

Aufgaben/Termine/E-Mail speichern

Mit dieser Option definieren Sie, wie Termine, Aufgaben und E-Mail gespeichert werden sollen. Bei der Option ja wird automatisch gespeichert, bei der Option nein wird keine Speicherung vorgenommen. Die Option Abfrage bewirkt eine Entscheidung für jede Aktion.

Login automatisch durchführen

Ist diese Option markiert, muss der Login nicht bei jeder Verknüpfung erfolgen. Falls Sie keine Benuzterverwatlung installiert haben, müssen Sie anstelle Ihres Benuzternamens den Mitarbeiter auswählen.

private Aufgaben/Termine nicht synchronisieren

Ist diese Option markiert, werden private Aufgaben/Termine nicht synchronisiert.

Aufgaben/Termine beim Ändern anzeigen

Markieren Sie diese Option, wenn Sie die erstellte Aufgabe in Proffix CRM nach dem Speichern noch sehen und gegebenenfalls anpassen wollen.

E-Mail Erfassungsfenster nicht anzeigen

Mit dieser Option werden für die Verknüpfung Erfassungsfenster nicht mehr angezeigt. Die Einstellung gilt für sämtliche Erfassungsfenster, die angezeigt werden. Die Option kann hilfreich sein, wenn so gut wie nie Anpassungen in diesen Erfassungsfenstern vorgenommen werden.

Aktivitäten Erfassungsfenster nicht anzeigen

Ist diese Option aktiviert, wird beim Erfassen eines Termins in Outlook das CRM Aktivitäten Erfassungsfenster nicht angezeigt, sondern der Termin/die Aktivität wird direkt im CRM von Px5 gespeichert.

Warnung beim Löschen von Aufgaben/Terminen

Markieren Sie diese Option, wenn Sie beim Löschen von Aufgaben/Terminen eine Warnung bekommen wollen.

im Offline-Modus nicht synchronisieren

Diese Option verhindert das Synchronsieren, wenn Sie im Offline-Modus arbeiten.
Wenn Sie Microsoft Outlook, z.B. auf einem Notebook, sowohl im Online- wie auch im Offline-Modus betreiben, dann können Sie diese Option markieren. Wenn Sie dies tun, wird die Integration im Offline-Modus deaktiviert. Sobald Sie dann wieder im Online-Modus arbeiten, können Sie mit Termine/Aufgaben synchronisieren die im Offline-Modus erstellten und geänderten Termine/Aufgaben synchronisieren.

Zuweisungen nicht dauerhaft speichern

Beim Verknüpfen von E-Mails können Sie eine/n Adresse/Kontakt, Auftrag, Serviceauftrag usw. zuweisen. Diese Eingaben werden automatisch zur E-Mail-Adresse gespeichert und bei der nächsten Verknüpfung wieder abgefüllt. Falls Sie diese Angaben jedes Mal neu eingeben wollen, markieren Sie diese Option. Danach wird kein Feld mehr zur E-Mail-Adresse gespeichert und vorgeschlagen, d.h. die Option Zuweisung nicht dauerhaft speichern wird beim Verknüpfen automatisch gesetzt.

Zuweisungen von zusätzlichen Tabellen nicht dauerhaft speichern

Beim Verknüpfen von E-Mails können Sie eine/n Adresse/Kontakt, Auftrag, Serviceauftrag usw. zuweisen. Diese Eingaben werden automatisch zur E-Mail-Adresse gespeichert und bei der nächsten Verknüpfung wieder abgefüllt.

Wenn Sie zwar die/den Adresse/Kontakt dauerhaft speichern wollen, jedoch die zusätzlichen Tabellen (z.B. Auftrag, Serviceauftrag, Artikel usw.) nicht speichern wollen, aktivieren Sie diese Option. Danach wird jeweils nur die Adresse und der Kontakt zur E-Mail-Adresse gespeichert und vorgeschlagen.

Verknüpfungs-Dialog immer anzeigen

Wenn Sie E-Mails verknüpfen, welche schon einmal verknüpft wurden, werden diese automatisch aufgrund der letzten Zuweisung gespeichert. Damit Sie bei jeder Verknüpfung den Dialog mit diesen Angaben sehen, markieren Sie diese Option.

Client-Lizenzen bevorzugen

Bei der Verwendung der Outlook-Integration werden die Module CRM und Adressverwaltung geladen. Entsprechend wird dafür auch eine Lizenz benötigt und blockiert. Falls Sie über Client-Lizenzen dieser Module verfügen und ein Benutzer die anderen Module nicht benötigt, können Sie mit dieser Option erreichen, dass für die Outlook-Integration explizit die Client-Lizenzen verwendet werden und nicht Voll-Lizenzen der Module.

Tipp:

▪Dies ist insbesondere für Benutzer sinnvoll, welche nur die Outlook-Integration nutzen möchten und daher ausschiesslich CRM- als auch Adress-Erfasser-Lizenzen benötigen und keine Voll-Lizenzen.

Auftrag nicht automatisch vorschlagen

Mit dieser Option kann eine E-Mail auch ohne automatischen Verknüpfungsvorschlag des Auftrags verknüpft werden. Wird beispielsweise ein Serviceauftrag verknüpft, wird mit aktivierter Option Auftrag nicht automatisch vorschlagen der dem Serviceauftrag zugewiesene Auftrag nicht als Verknüpfung vorgeschlagen

Serviceauftrag erstellen

Ein Serviceauftrag kann auch direkt aus Outlook erstellt werden. Dazu kann beim Verknüpfen des E-Mails die Option Serviceauftrag erstellen aktiviert werden. Nach dem Bestätigen der Verknüpfungen erscheint das Serviceauftrag-Erfassungs-Fenster und die bekannten Daten werden vorgeschlagen. Die verknüpfte E-Mail wird dem Serviceauftrag hinterlegt und der Serviceauftrag kann noch ergänzt und anschliessend gespeichert werden.

Letzte Synchronisierung

Hier sehen Sie, wann das letzte Mal die Funktion Termine/Aufgaben synchronisieren durchgeführt wurde. Bei dieser Funktion werden alle geänderten Termine/Aufgaben ab diesem Datum verarbeitet.

Mit der Px5 Outlook Integration haben Sie die Möglichkeit, E-Mails in Outlook/Exchange Server mit Proffix Px5 zu verknüpfen. Die Definition, wie die E-Mails gespeichert werden sollen, können in den Einstellungen vorgegeben werden.

Was möchten Sie tun?

Hinweise:

▪Die E-Mails werden nicht mit Outlook verknüpft, vielmehr wird die E-Mail als Datei in einer Untergruppe des Proffix Datenverzeichnis gespeichert. Wenn Sie die E-Mail in Outlook löschen, bleibt die E-Mail in Proffix somit trotzdem erhalten.

▪In den Einstellungen können Sie einen Ordner definieren, der für die Überwachung der eingehenden E-Mails verwendet werden soll. Jedes Mal, wenn eine neue E-Mail in diesem Ordner empfangen wird, wird diese (je nach Einstellung unter E-Mail speichern) mit der Proffix Adressverwaltung verknüpft.

▪Wenn Sie den normalen Posteingang als Ordner wählen, wird die Verknüpfung automatisch bei jeder neuen E-Mail ausgelöst. Da dies unter Umständen störend sein kann, ist zu empfehlen, den Unterordner Proffix CRM des Posteingangs zu verwenden. So können Sie selber bestimmen, welche E-Mails des Posteingangs verknüpft werden sollen, indem Sie die gewünschten E-Mails in den Unterordner Proffix CRM verschieben oder kopieren.

▪Wenn Sie eine Mail mit Anhang verknüpfen, wird auf der Adresse im Register Dokumente die E-Mail mit Anhang mit einem Anhang-Icon angezeigt.

E-Mail

Dieses Feld wird automatisch abgefüllt.

Adresse

Geben Sie hier die Adresse ein, die Sie dieser E-Mail-Adresse zuweisen wollen.

Kontakt

Wenn Sie diese E-Mail-Adresse mit einem Kontakt verknüpfen wollen, geben Sie hier den gewünschten Kontakt ein.

Favoriten Zuweisungen wie Auftrag, Serviceauftrag / Position, Artikel, Charge

Module, die Sie häufig verwenden, können Sie als Favoriten Zuweisung speichern.

▪Auftrag: Geben Sie hier die Nummer des Auftrages ein, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Auftrag verknüpft werden soll.

▪Serviceauftrag / Position: Hier können Sie einen Serviceauftrag und eine Position eingeben, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Serviceauftrag verknüpft werden soll.

▪Artikel: Geben Sie hier die Artikelnummer ein, wenn die E-Mail zusätzlich mit einem Artikel verknüpft werden soll.

▪Charge: Wenn die E-Mail zusätzlich mit einer Charge verknüpft werden soll, geben Sie hier die Nummer der Charge ein.

weitere Verknüpfung

Wählen Sie hier die gewünschte Verknüpfungsoption aus.

Dokument

Wählen Sie hier ein Dokument aus, das Sie mit Klick auf Verknüpfung hinzufügen in die Tabelle hinzufügen können.

Zuweisungen nicht dauerhaft speichern

Falls Sie diese Angaben jedes Mal neu eingeben wollen, markieren Sie diese Option. Danach wird kein Feld mehr zur E-Mail-Adresse gespeichert und vorgeschlagen, d.h. die Option Zuweisung nicht dauerhaft speichern wird beim Verknüpfen automatisch gesetzt.

E-Mail von dieser Adresse nie Speichern

Wenn Sie dise Option wählen, dann werden E-Mails von dieser Adresse nie gespeichert.

Aktivität erstellen

Wählen Sie diese Option, wenn aus der E-Mail direkt eine Aktivität erstellt werden soll.

Rapport erstellen

Wählen Sie diese Option, wenn aus der E-Mail direkt ein Rapport erstellt werden soll.

Serviceauftrag erstellen

Ein Serviceauftrag kann auch direkt aus Outlook erstellt werden. Dazu kann beim Verknüpfen der E-Mail die Option Serviceauftrag erstellen aktiviert werden. Nach dem Bestätigen der Verknüpfungen erscheint das Serviceauftrag-Erfassungs-Fenster und die bekannten Daten werden vorgeschlagen. Die verknüpfte E-Mail wird dem Serviceauftrag hinterlegt und der Serviceauftrag kann noch ergänzt und anschliessend gespeichert werden.

Hinweis:

▪Wenn Sie einen Kontakt eingeben, dürfen Sie keine Adresse auswählen. Es kann also immer nur eine Adresse oder ein Kontakt aber nicht beides zugewiesen werden.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Mit der Proffix Px5 Outlook Integration haben Sie die Möglichkeit, E-Mails mit PDF-Anhang oder ZUGFeRD-Belege mit Erkennung der Daten einzulesen.

Wenn kein Anhang vorhanden ist, dann wird die E-Mail als PDF gespeichert und als Dokument angehängt. Dabei findet allerdings nur eine Erkennung der Daten statt, wenn z.B. eine IBAN-Nummer im Mail vorhanden ist.

Die Daten müssen in der Regel manuell in Proffix Px5 ergänzt werden. Alle Dokumente erscheinen in der Px5 Kreditorenbuchhaltung .

1.Starten Sie Outlook, wählen Sie eine (oder mehrere) E-Mail aus einem beliebigen Ordner, die Sie einlesen möchten und öffnen Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste).

OUT_mit Proffix verknüpfen

2.Wählen Sie Als Beleg einlesen .

3.Verarbeiten Sie die Rechnungen wie gewohnt in der Px5 Kreditorenbuchhaltung weiter.

Tipp:

▪Sie haben auch die Möglichkeit direkt aus der Kreditorenbuchhaltung über Start > Buchung > Beleg einlesen die Funktion Start > Belge einlesen und verbuchen > Outlook zu wählen, um E-Mails aus Outlook / Exchange einzulesen und direkt zu verbuchen.

Wenn Sie in Microsoft Outlook einen Termin oder eine Aufgabe erstellen, dann wird dieser Eintrag mit dem Px5 CRM-Modul synchronisiert.

1.Erstellen Sie einen Termin bzw. eine Aufgabe in Outlook.

2.Sie sehen nach dem Speichern des Termins bzw. der Aufgabe folgende Frage:

OUT_Wollen sie Termin verknüpfen

3.Wählen Sie Ja, falls Sie eine Verknüpfung mit Proffix Px5 wünschen.

CRM_Aktivität erstellen

4.Prüfen Sie die Angaben und passen Sie diese falls nötig an.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Hinweise:

▪Beim Speichern wird versucht, eine übereinstimmende Aktivitätsart zu ermitteln. Falls keine übereinstimmende Aktivitätsart gefunden wird, wird die Haupt-Aktivitätsart verwendet. Es ist allerdings zu empfehlen, für alle benötigten Fälle eine entsprechende Aktivitätsart zu definieren.

▪Jedes Mal, wenn Sie den soeben erstellen Termin ändern, wird derselbe Ablauf durchgeführt.

▪Wenn Sie einen Termin oder eine Aufgabe in Microsoft Outlook löschen, wird diese ebenfalls im CRM-Modul von Px5 gelöscht. Dies allerdings nur mit Microsoft Outlook 2007 und höher. Wenn Sie Microsoft Outlook 2003 einsetzen, dann müssen Sie die Aufgabe im CRM-Modul manuell löschen.

▪Markieren Sie die Option privat, wenn es sich um eine private Aktivität handelt. Diese privaten Aktivitäten sind nur für den angemeldete Benutzer sichtbar. Andere Benutzer können diese nicht sehen.

▪Markieren Sie in den Einstellungen die Option Aktivitäten Erfassungsfesnter nicht anzeigen, falls Sie das Erfassungsfenster nicht angezeigt haben wollen.

Tipp:

▪Wenn Sie einen bestehenden Termin im Nachhinein mit Proffix CRM verknüpfen wollen, markieren Sie den Termin bzw. die Aufgabe in Outlook und starte Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste). Wählen Sie anschliessend Mit Proffix Px5 verknüpfen . Damit starten Sie den oben erwähnten Ablauf.

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