Dokument-Nr.
Hier geben Sie die Nummer des Dokumentes ein, falls Sie ein Dokument ändern oder löschen wollen. Wenn Sie ein neues Dokument erfassen wollen, müssen Sie dieses Feld leer lassen.
Die Nummer wird beim Speichern automatisch vergeben und abgefüllt. Der Bereich für die Nummern hängt vom Dokumenttyp ab. Sie können den Nummernkreis deshalb in der Verwaltung der Dokumenttypen einstellen.
Mit den Pfeilen neben dem Feld wechselt Sie einfach von einem zum vorherigen oder nächsten Dokument.
gesendet
Diese Option gibt an, ob das Dokument schon einmal als E-Rechnung gesendet wurde. Sie können die Option nicht wieder abwählen.
gedruckt
Diese Option gibt an, ob das Dokument schon einmal ausgedruckt wurde und wird automatisch beim Drucken, beim Klick auf Vorschau und beim als E-Mail senden gesetzt. Sie können die Option aber auch wieder abwählen.
Datum
Hier sehen Sie das Datum des Dokumentes. Es wird automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen. Dieses Feld wird in der Debitorenbuchhaltung als Buchungsdatum verwendet.
Belegdatum
Hier können Sie das Belegdatum eingeben, falls dieses nicht mit dem Datum übereinstimmt. Dieses Feld wird in der Debitorenbuchhaltung als Belegdatum sowie für die Fälligkeitsberechnung verwendet.
Dokumenttyp
▪In dieser Auswahl bestimmen Sie die Art des Dokumentes. Wenn Sie auf dem Dokumenttyp die Option Haupt markiert haben, wird dieser Dokumenttyp hier automatisch vorgeschlagen.
▪Hier sehen Sie jeweils auch, wenn das Dokument von einem anderen Dokument umgewandelt wurde. In dieser Liste sehen Sie dann die vorherigen Dokumenttypen mit den dazugehörigen Nummern. Um ein umgewandeltes Dokument aufzurufen, wählen Sie es hier einfach aus.
▪Sie können beliebig viele eigene Dokumenttypen definieren. Aufgrund dieser Auswahl entscheidet sich, ob Lagerabträge gebucht werden und/oder eine Debitorenbuchung erstellt wird. Der Nummernkreis wird ebenfalls auf dem Dokumenttyp definiert.
Dokumentstatus
In diesem Feld können Sie dem Dokument einen Status zuweisen.
Mit Hilfe dieses Status ist es z.B. möglich, ein Dokument für Änderungen zu sperren. Wenn Sie einen solchen Status zugewiesen haben, können Sie das Dokument erst wieder ändern, wenn Sie den Dokumentstatus entfernen oder ändern.
Adresse
▪Geben Sie hier die Adresse ein, für welche Sie dieses Dokument erfassen wollen. Sie können direkt die Adress-Nr. oder auch einen Teil des Namens eingeben.
▪Aufgrund der Debitoren-Angaben der Adresse werden die folgenden Felder vorgeschlagen: Rechnungsadresse, Lieferadresse, Währung, Sprache, Sammelkonto, QR-Einzahlungsschein, Kondition, Lieferart, Vertreter.
▪Diese Adresse sowie die dazugehörende Liefer- und Rechnungsadresse kann mit Adresse anpassen  angepasst werden.
Referenztext
Hier können Sie einen Referenztext eingeben. Dieser Text ist nützlich, um später das Dokument bei einer Suche zu finden.
Startdatum
Wenn Sie auf einer Position ein Ertragskonto verwendet haben, welches eine Splittbuchung definiert hat, dann können Sie hier das Startdatum für die Splittbuchungen eingeben.
Unser Zeichen
Erfassen Sie in diesem Feld Ihr Zeichen. Dies können z.B. Ihre Initialen oder auch der ganze Name sein.
Der Benutzername des angemeldeten Benutzers wird automatisch abgefüllt. Sie können auf dem Mitarbeiter im Register Benutzerverwaltung auch den Text für dieses Feld pro Benutzer definieren.
Ihr Zeichen
Geben Sie hier das Visum des Kunden ein.
Gültigkeit
In diesem Feld können Sie einen Text für die Gültigkeit erfassen, falls das Dokument nicht unbegrenzt gültig ist. Dies wird vor allem bei Offerten benötigt.
Liefertermin
Hier können Sie einen eventuellen Liefertermin angeben.
Währung *)
Geben Sie hier die Währung für das Dokument ein.
Kurs
Hier kann der Kurs eingegeben werden, wenn Sie als Währung nicht die Standardwährung eingegeben haben. Der Kurs wird automatisch aufgrund der Währung vorgeschlagen. Wenn Sie z.B. ein altes Dokument kopieren, können Sie mit Kurs neu laden  rechts vom Kurs diesen aktualisieren.
Sprache *)
Hier müssen Sie die Sprache für das Dokument eingeben. Diese Sprache beeinflusst den Ausdruck des Dokumentes, d.h. das Dokument wird in dieser Sprache ausgedruckt.
QR-Einzahlungsschein *)
Falls Sie auch Einzahlungsscheine ausdrucken wollen, müssen Sie hier die Nummer einer QR-Einzahlungsschein-Definition angeben. Aufgrund dieser Definition wird die Referenzzeile berechnet.
Sammelkonto *)
In diesem Feld müssen Sie das Sammelkonto für die Debitorenbuchung eingeben.
Auftrag *)
Falls Sie dieses Dokument einem Auftrag zuweisen wollen, geben Sie hier die entsprechende Auftrags-Nr. ein. Wenn beim Erstellen eines Dokumentes automatisch eine Auftrags-Nr. eröffnet werden soll, dann können Sie dies beim entsprechenden Dokumenttyp definieren.
Kondition *)
Erfassen Sie hier die Kondition für dieses Dokument. Aufgrund dieser Eingabe wird die Fälligkeit der Rechnung berechnet, welche wiederum relevant für die Mahnungen ist.
Lieferart *)
Hier geben Sie die Lieferart ein. Wenn Sie der eingegebenen Lieferart einen Betrag zugewiesen haben, wird dieser automatisch zum Total addiert und auf dem Ausdruck als Porto/Verpackung ausgewiesen. Sie können auf dem Mitarbeiter im Register Benutzerverwaltung die gewünschte Lieferart pro Benutzer definieren, diese übersteuert die der Dokumentadresse hinterlegte Lieferart.
Vertreter *)
Wenn Sie Vertreter haben und diesen Provisionen auszahlen, dann geben Sie hier den Vertreter ein, welcher die Provision für diesen Auftrag erhält.
Fusstext
Hier können Sie einen beliebig langen Fusstext eingeben. Sie können hier auch die Abkürzung eines vordefinierten Auftragstextes eingeben. Dieser wird in das Feld darunter übernommen und Sie können den Text anpassen oder ergänzen. Sie können diesen Text formatieren. Eine genaue Anleitung zu formatierten Texten finden Sie hier.
Total exkl. MWST
Hier sehen Sie das Gesamttotal des Dokumentes ohne Mehrwertsteuer.
Total Einkaufsverwaltung
In diesem Feld wird der Total Einkaufspreis des Dokumentes angezeigt. Wenn Sie diese Angabe ausblenden wollen, z.B. weil ein Kunde die Zahl sehen könnte, so können Sie dies mit der Registerkarte Extras > Ansicht > Einkaufspreise  tun.
Marge
Die Gesamt-Marge des Dokumentes sehen Sie in diesem Feld. Die Marge wird wie folgt gerechnet: 100 * (Verkaufspreis exkl. MWST - Einkaufspreis) / Verkaufspreis exkl. MWST.
Wenn Sie nicht wollen, dass z.B. ein Kunde die Marge sieht, dann können Sie diese Zahl mit der Registerkarte Extras > Ansicht > Einkaufspreise ausblenden.
Total
Hier sehen Sie das Gesamttotal des Dokumentes inkl. Mehrwertsteuer.
Total Gewicht
Dieses Feld zeigt das Gewicht aller Positionen an.
Hinweise:
▪Wenn Sie auf dem Dokument eine Aktivität definiert haben und der Dokumentstatus die Option sperren gesetzt hat, wird die Aktivität beim Speichern auf erledigt gesetzt.
▪Wenn Sie im Nachhinein die Währung wechseln, stimmen die bereits abgefüllten Preise nicht mehr und es erscheint ein Fenster, mit welchem Sie die bestehenden Preise durch Eingabe eines Wechselkurses umrechnen können. Wenn Sie die Preise nicht umrechnen wollen, brechen Sie dieses Fenster ab. Danach erhalten Sie einen Hinweis und Sie können wählen, ob Sie die Funktion Preise aktualisieren durchführen wollen. Sollte die Währung des Sammelkontos nicht mit dieser Währung übereinstimmen, sehen Sie ebenfalls eine Warnung.
▪*) Dieses Feld wird automatisch aufgrund der Angaben im Register Debitoren der gewählten Adresse vorgeschlagen. |
Tipps:
▪Mit F5 wird das Total neu gerechnet.
▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder das jeweilige Modul.
▪Im Feld Dokument-Nr. kann sowohl nach Dokument-Nr. als auch nach Referenztext gesucht werden. |
|
.
.
. Die Positionen werden nun nacheinander zum Ändern angezeigt. 
