Alles rundum QR-Rechnung

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Alles rundum QR-Rechnung

Alles rundum QR-Rechnung

Per 30. September 2022 verschwanden die orangen (ESR) und roten Einzahlungsscheine definitiv vom Markt und wurden durch die QR-Rechnung abgelöst. Ab diesem Datum können herkömmliche Einzahlungsscheine von den Finanzinstituten nicht mehr verarbeitet und ESR-Rechnungen somit von Ihren Kund:innen nicht mehr bezahlt werden. Das gilt auch für Rechnungen mit einer Zahlungsfrist, die über diesen Stichtag hinausgeht. Gleichzeitig müssen die in Proffix erfassten Stapelbuchungen und Stapelrechnungen angepasst werden, da Daueraufträge ansonsten nicht mehr ausgeführt und auch Stapelrechnungen von den Rechnungsempfängern nicht mehr bezahlt werden können.

Proffix ist seit der Version 4.0.1021 bereit für die QR-Rechnung. Seit dieser Version können Debitorenrechnungen mit QR-Referenz und QR-IBAN erstellt und per E-Mail, E-Rechnung, ZUGFeRD oder eBill verschickt werden.

Um zukünftig auch QR-Rechnungen erstellen zu können, müssen Sie unter anderem

▪den Bankenstamm aktualisieren,

▪sicherstellen, dass Sie über vollständig strukturierte Adressen verfügen

▪und Definitionen für die QR-Rechnungen selbst vornehmen.

Hier finden Sie alles rund um die QR-Rechnungen und die nötigen Einstellungen, die damit verbunden sind.

Falls Sie Unterstürzung bei der Listenanpassung benötigen vereinbaren Sie mit Ihrem Proffix Vertriebspartner oder online einen Termin für die Umstellung.

Toggle-auf_16x16_blackBankenstamm aktualisieren

Die Banken können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In Modulen, in denen Banken verwendet werden, finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Allgemein > Banken.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16, um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern Ändern_16x16.

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Banken verwalten

4.Definieren Sie die Felder.

5.Klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.

Hinweise:

▪Sie finden im Modul Hilfstabellen > Hilfstabellen > Allgemein > Banken > Bank > Aktualisieren Bankenstamm aktualisieren_16x16 . Mit dieser Funktion wird das aktuelle Bankenverzeichnis aus dem Internet heruntergeladen und die Banken in Proffix werden aktualisiert.

▪Wenn Sie eine Adress-Synchronisation mit anderen Proffix-Datenbanken definiert haben, werden die Banken bei einer Änderung mit diesen Datenbanken synchronisiert.

▪Die QR-IID wird automatisch mit dem Download des aktuellen Bankenverzeichnis aus dem Internet gesetzt und wird nicht manuell gepflegt.

▪Es muss zwingend das Feld BIC-SWIFT oder das Feld Clearing-ID (Ausland) erfasst werden, wenn manuell eine neue Bank hinzugefügt werden möchte. Wenn Sie den BIC-SWIFT nicht kennen können Sie diesen auf www.iban.de oder www.iban.com mithilfe der IBAN ermitteln.

Bank-Nr.

Geben Sie hier eine eindeutige Nummer für die Bank ein. Es wird automatisch eine Nummer vorgeschlagen. Diese Nummer können Sie nach dem Speichern nicht mehr ändern. Die Bank-Nr. ist eine Laufnummer in Px5 und ist nicht relevant für den Zahlungsverkehr mit der Bank.

gelöscht

Wenn eine Bank nicht mehr zur Verfügung stehen soll und diese nicht gelöscht werden kann, da diese bereits verwendet wurde, können Sie die Option gelöscht aktivieren. Sie können die Bank jederzeit reaktivieren, indem Sie die Markierung von dieser Option wieder entfernen.

IID

In diesem Feld erfassen Sie die IID (Clearing-Nr.) der Bank. Dieses Feld wird vom SIX Bankenstamm geliefert und kann nicht verändert werden.

QR-IID

Die QR-IID ist eine Abwandlung der Instituts-Identifikation (IID). QR-IIDs bestehen exklusiv aus Nummern von 30000 bis 31999. Auf Basis dieser QR-IIDs definierte IBANs (QR-IBANs) werden ausschliesslich für das Verfahren mit QR-Referenz in der QR-Rechnung verwendet. Die Option wird automatisch mit dem Download des aktuellen SIX Bankenstamms gesetzt und wird nicht manuell gepflegt.

BIC-SWIFT

In diesem Feld erfassen Sie die BIC-Nr. (wird von SWIFT vergeben) der Bank.

Clearing-ID (Ausland)

In diesem Feld erfassen Sie die Clearing-ID der ausländische Bank. Dies ist die Bankleitzahl (routing number) der Bank. Die Clearing-ID (Ausland) wird für Zahlungen ins Ausland ohne IBAN benötigt. Geben Sie hier beispielsweise die RTN oder ABA-Nummer für Zahlungen nach Kanada oder USA ein.

Gültig ab

Ab diesem Datum ist dieser Eintrag zur Verfügung gestellt. Das Datum wird automatisch mit dem Download des aktuellen Bankenverzeichnis aus dem Internet gesetzt und wird nicht manuell gepflegt.

Name, Strasse, PLZ / Ort, Land

Diese Felder stehen für die Erfassung der Adresse der Bank zur Verfügung.

Telefon, Fax

Hier können Sie Telefon- und Fax-Nummer der Bank eingeben.

Servertyp

Wählen Sie den Server-Typ aus. Dieser bestimmt über welche Schnittstelle das Px5 E-Banking mit der Bank kommuniziert.
Toggle-auf_16x16_blackVollständig strukturierte Adresse

Vollständig strukturierte Adressen werden in Zukunft unter anderem für QR-Rechnung, eBill, E-Rechnung, ZUGFeRD und Schnittstellen wie MediData, e-dec, EDI benötigt. So will die SWIFT zukünftig nur noch vollständig strukturierte Adressen zulassen, verpflichtend voraussichtlich allerspätestens ab 2025. Deshalb empfehlen wir die Trennung von Strasse und Haus-Nr. so rasch als möglich in Ihrer Datenbank vorzunehmen.

Ein häufiges Problem bei der Übernahme von Daten über eine Schnittstelle ist die unstrukturierte Adresse, z.B. werden Strasse und Haus-Nr. in einem Feld gepflegt. Mit der Funktion Adressverwaltung > Extras > Pflege > Strasse und Haus-Nr. trennen Ausschneiden_16x16 kann das Feld Strasse in die Felder Strasse und Haus-Nr. getrennt werden.

So gehen Sie vor:

Definieren Sie, bevor Sie die Trennung des Feldes Adresse ausführen, zuerst die Einstellungen.

1.Geben Sie an, wieviele Buchstaben die Hausnummer im Normalfall maximal hat.

2.Legen Sie das Format der Buchstaben in der Haus-Nr. fest.

3.Schliessen Sie im Feld Ist keine Hausnummer bei Bedarf Nummern aus.

4.Wählen Sie bei Bedarf die Option Strasse immer ausschreiben.

5.Wählen Sie bei Bedarf die Option Vorangestellte Haus-Nr. trennen.

Adresse_Pflege_Strasse_Hausnr_Einstellungen

6.Klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16.

7.Alle Adressen, wo eine Trennung mit den definierten Einstellungen stattfinden kann, sind nun als Trennvorschlag markiert.

Hinweise:

▪In der Spalte Original sehen Sie die ursprünglichen Werte aus dem Feld Strasse. Sobald Sie auf Speichern Speichern_16x16 klicken, werden diese Werte mit der neuen Strasse überschrieben.

▪Es ist nur möglich Adressen aus Adressen und Kontakten automatisiert zu trennen. Für alle Adressen aus den Hilfstabellen, wie z.B. Hersteller verwalten oder BUR-Nummern verwalten ist das neue Feld Haus-Nr. auch vorhanden. Die Werte müssen aber manuell angepasst werden.

Anzahl Buchstaben bei Haus-Nr.

Wenn Sie Adressen mit Buchstaben in der Haus-Nr. haben, dann definieren Sie hier die maximale Anzahl Buchstaben, die nach der Hausnummer vorkommen könnten.

Beispiel: Wenn Sie Anzahl «2» definieren, wird «Bahnhofstrasse 17abc» nicht getrennt. Falls das «c» aus dem Beispiel auch zur Hausnummer gehört, dann müssen Sie Anzahl «3» definieren.

Haus-Nr.

Sie können das Format der Buchstaben in der Haus-Nr. festlegen.

▪Wählen Sie nicht ändern, wenn die Formatierung aus der bestehenden Adressen übernommen werden soll.

▪Wählen Sie Immer in Grossbuchstaben, wenn die Formatierung der Buchstaben in der Hausnummer mit Grossbuchstaben sein soll.

▪Wählen Sie Immer in Kleinbuchstaben, wenn die Formatierung der Buchstaben in der Hausnummer mit Kleinbuchstaben sein soll.

Ist keine Haus-Nr.

Wenn Sie bestimmte Nummern für die Trennung ausschliessen möchten, tragen Sie diese Werte hier kommagetrennt ohne Leerschläge ein, z.B. 67,47/3,1a.

Strasse immer ausschreiben

Wenn die Strassebezeichnung abgekürzt ist mit «Str.» und Sie diese nun im Feld Strasse ausschreiben möchten, dann markieren Sie diese Option.

Vorangestellte Haus-Nr. trennen

Markieren Sie diese Option, wenn die Hausnummer vor der Strasse erfasst ist und diese Adressen auch getrennt werden müssen. Das kommt vor allem bei ausländische Adressen vor, z.B. 2002 Wellingtonstreet.

Hinweise:

▪Ein Leerschlag ist ein Zeichen und gilt bei der Trennung als Buchstabe.

▪Wenn kein Leerschlag zwischen Strasse und Hausnummer erfasst ist, dann kann keine Trennung stattfinden.

▪Eine fremdsprachige Abkürzung wie Str. für Street wird auch mit Strasse ausgeschrieben.

Alle Adressen, wo eine Trennung mit den definierten Einstellungen stattfinden kann, sind nun als Trennvorschlag markiert. Sie haben die Möglichkeit einzelne Adresse für die Trennung zu verwerfen.

1.Wählen Sie diese Adresse.

2.Klicken Sie auf Adresse/Kontakt > Vorschlag verwerfen nicht senden_16x16.

3.Die Adresse ist nun demarkiert.

Alle Adressen, wo eine Trennung mit den definierten Einstellungen stattfinden kann, sind nun als Trennvorschlag markiert. Sie haben die Möglichkeit Strasse oder Hausnummer der Adressen für die Trennung zu bearbeiten.

1.Wählen Sie ein Adresse.

2.Doppelklick in das Feld Strasse oder Hausnummer.

3.Ändern Sie die Strasse oder Hausnummer wie gewünscht.

4.Die Adresse ist nun vorbereitet für die Trennung.

Sobald Sie die Einstellungen definiert haben und alle Adressen, wo eine Trennung mit den definierten Einstellungen stattfinden kann als Trennvorschlag markiert haben, können diese gespeichert werden.

1.Klicken Sie auf Speichern Speichern_16x16, um die Trennung auszuführen und die Adressen zu speichern.

2.Bestätigen Sie die Frage mit Ja, wenn Sie die ausgewählte Adressen anpassen möchten.

Adresse_Pflege_Strasse_Hausnr_hinweis

3.Bestätigen Sie die Frage mit Ja, wenn Sie Trennung auch für die vorangestellten Hausnummern anpassen möchten.

Adresse_Pflege_Strasse_Hausnr_hinweis vorangestellt

4.Schliessen Sie das Fenster, um wieder zurück in die Adressverwaltung zu kehren.

Hinweise:

▪Tooltipps und Helpfields werden mit dem Speichern aktualisiert (Strasse und Haus-Nr. zusammengeführt). Steht z.B. in einem Tooltipp oder Helpfield einer Zusatztabelle oder einem Zusatzfeld nur die Strasse, kann die Funktion Strasse und Haus-Nr. zusammenführen gestartet werden, indem im Fenster im Fenster Strasse und Haus-Nr. trennen keine Adresse markiert ist und gespeichert wird.

▪Die Adressen Ansicht_gelöschte Adressen_16x16 und die Kontakte Funktion_Kontakte_anzeigen_16x16 werden separat voneinander getrennt. Klicken Sie in der Ansicht > Kontakt Funktion_Kontakte_anzeigen_16x16 um zu den Kontaktadressen zu wechseln und die Funktion Strasse und Haus-Nr. trennen Ausschneiden_16x16 nochmals auszuführen.

Sie können Ihre individuellen Listen mit der Funktion Anpassen Liste anpassen_16x16 mit dem neuen Feld Hausnummer ergänzen.

1.Klicken Sie auf Listen > Anpassen Liste anpassen_16x16, um alle individuellen Listen automatisch anzupassen.

2.Bestätigen Sie die Frage mit Ja, wenn Sie alle Liste anpassen möchten.

Adresse_Pflege_Strasse_Hausnr_hinweis Liste anpassen

3.Markieren Sie, die Liste die Sie anpassen möchten.

Adresse_Pflege_Strasse_Hausnr_hinweis Liste anpassen Auswahl Listen

4.Klicken Sie auf Ok.

5.Die Listen sind nun angepasst. Klicken Sie auf Ok, um den Hinweis zu schliessen.

Adresse_Pflege_Strasse_Hausnr_hinweis Listen angepasst

Alle Adressen, wo eine Trennung mit den definierten Einstellungen stattgefunden hat oder wo bereits eine Haus-Nr. erfasst wurde, werden bei bei der Suche nicht angezeigt. Wenn Sie > Ansicht >  Hausnummer Vorschau_16x16 aktivieren, dann erscheinen bei erneuter Suche zusätzlich alle Adresse die einen Wert im Haus-Nr. haben. Diese können bei Bedarf wieder ausgeblendet werden.

1.Klicken Sie auf Ansicht > Mit Haus-Nr. Ansicht_gelöschte Adressen_16x16 .

2.Das Symbol wird aktiviert dargestellt.

3.Aktualisieren Sie die Tabelle mit Start > Adresse/Kontakt > Suchen Suchen_16x16.
Toggle-auf_16x16_blackQR-Rechnung definieren

Mit Proffix können Sie QR-Einzahlungsscheine erstellen und drucken. Sie müssen beim Erfassen eines Dokumentes den gewünschten Typ angeben. Damit wird der Einzahlungsschein mit der gewünschten Referenznummer oder QR-Code übernommen. Die Definition für solche Einzahlungsscheine können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In der Auftragsbearbeitung Proffix_Auftragsbearbeitung_16x16, der Leistungsverwaltung Proffix_Leistungsverwaltung_16x16 und der Ressourcenverwaltung Proffix_Ressourcenverwaltung_16x16 finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Auftragsbearbeitung bzw. Leistungsverwaltung bzw. Ressourcenverwaltung > QR-Einzahlungsschein verwalten.

Was möchten Sie tun?

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16, um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern Ändern_16x16.

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Auf_QR

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Hinweis:

▪Die Hilfstabelle QR-Einzahlungsscheine verwalten ist sowohl in der Auftragsbearbeitung Proffix_Auftragsbearbeitung_16x16, der Leistungsverwaltung Proffix_Leistungsverwaltung_16x16 wie auch in der Ressourcenverwaltung Proffix_Ressourcenverwaltung_16x16 zu finden.

Einzahlungsschein

Definieren Sie hier den QR-Rechnungstyp. Es können nicht nur QR-Rechnungen mit QR-Referenz aus der Auftragsbearbeitung erstellt werden, sondern es stehen Ihnen ebenfalls die Varianten mit Creditor Reference (SCOR) sowie ohne Referenz zur Verfügung.

Nummer

Geben Sie hier eine eindeutige Nummer für die Definition ein.

gelöscht

Wenn Sie eine QR-Rechnungstyp nicht mehr verwenden wollen, markieren Sie diese Option. Danach ist dieser QR-Rechnungstyp nicht mehr sichtbar für die Erfassung des Auftragsdokument.

Haupt

Falls Sie mehrere Nummern definieren, können Sie mit dieser Option markieren, welche Definition hauptsächlich verwendet werden soll.

Diese Definition wird beim Erfassen eines neuen Dokumentes automatisch vorgeschlagen. Wenn Sie nur eine Definition verwenden, markieren Sie diese Option ebenfalls, um einen Vorschlag zu erhalten.

Bezeichnung

Hier können Sie eine Bezeichnung für diese Definition eingeben.

Referenznummer gestalten:

Position Kunden-Nr. / Länge

Wenn Sie die Kunden-Nr. (Adresse-Nr. in der Adressverwaltung) in die Referenzzeile drucken wollen, müssen Sie hier die Position dieser Nummer innerhalb der Referenzzeile angeben. Hier können Sie die Position und die Länge der Kundennummer in der Referenzzeile definieren.

Nachfolgend sehen Sie die Position dieser Eingabe innerhalb der Referenzzeile orange dargestellt: 11 48027 K1234 567K0 D1234 567DP

▪Für die Kunden-Nr. sind 9 Stellen reserviert. Ist Ihre Kunden-Nr. kürzer als 9-stellig, wird die Dokumentnummer vorne mit Nullen ergänzt.

▪Die Länge der Kundennummer können Sie im Feld Länge definieren.

▪Die Angabe der Position Kunden-Nr. entspricht der Startposition der Kundennummer in der Referenzzeile und wird anschliessend nach links aufgefüllt.

Position Dokument-Nr.  / Länge

Mit diesem Feld kann die Referenzzeile individuell gestaltet werden.

Nachfolgend sehen Sie die Position dieser Eingabe innerhalb der Referenzzeile grün dargestellt: 11 48027 K1234 567K0 D1234 567DP

▪Für die Dokument-Nr. sind 9 Stellen (standardmässig wird 8 eingetragen) reserviert. Ist Ihre Dokument-Nr. kürzer als 9-stellig, wird die Dokumentnummer am Schluss mit Nullen ergänzt.

▪Die Länge der Dokumentnummer können Sie im Feld Länge definieren.

▪Die Angabe der Position Dokument-Nr. entspricht der Startposition der Dokument-Nr. in der Referenzzeile und wird anschliessend nach rechts aufgefüllt.

Bank Beleg-Nr.

Gewisse Banken fordern für die Verarbeitung der QR-Rechnungen die Bank Beleg-Nr. (BESR-ID) in der Referenzzeile. Falls ihre Bank Ihnen eine Bank Beleg-Nr. mitteilt, kann diese hier eingetragen werden.

Position Bank Beleg-Nr.

Die Angabe der Position Bank Beleg-Nr. entspricht der Startposition der Position Bank Beleg-Nr. in der Referenzzeile und wird anschliessend nach rechts aufgefüllt.

IBAN

Tragen Sie in diesem Feld die «QR-IBAN» ein, wenn Sie beim Typ Einzahlungsschein QR-Rechnung mit QR-Referenz gewählt haben. Wenn Sie beim Einzahlungsschein QR-Rechnung mit Creditor Reference (SCOR) oder QR-Rechnung ohne Referenz gewählt haben, tragen Sie die «IBAN» ein.

Kundenreferenz (20)

Hier kann das Feld Kundenreferenz (20) mittels Dropdown-Liste definiert werden.

Der Swico Syntax befindet sich auf der QR-Rechnung im Abschnitt Zusätzliche Informationen. Mit dieser Möglichkeit kann eine individuelle zusätzliche Information mit dem Kunden ausgetauscht werden, welche für die automatische Verarbeitung beim Kunden genutzt werden kann.

Das Feld wird im Swico Tag /20/ angezeigt. Es stehen die Felder aus dem Auftragskopf und Zusatzfelder zur Verfügung.

Zahlungsempfänger

Definieren Sie dieses Feld, wenn Sie eine andere Adresse als die Adresse aus Stammdaten als Zahlungsempfänger im QR-Code sowie auf der QR-Rechnung Zahlteil verwenden möchten. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird die Adresse aus den Stammdaten übernommen.

Referenztext für zusätzliche Information

Wenn die Option Referenztext für zusätzliche Information markiert ist, wird nebst den SWICO-Zusatzinformationen auch die Auftragsreferenztext als Text auf den Einzahlungsschein übermittelt.

Einzahlungsschein ohne Betrag

Aktivieren Sie, wenn Sie eine Rechnung ohne Betrag erstellen möchten, diese Option.

Hinweise:

▪QR-Rechnung mit QR-Referenz benötigt QR-IBAN.

▪QR-Rechnung ohne Referenz benötigt ISO-IBAN.

▪QR-Rechnung mit Creditor Reference (SCOR) benötigt ISO-IBAN.

Auf_QR_Beispiel QR Einzahlungsschein

▪QR-Rechnungen mit QR-Referenz können in die Schweiz und nach Liechtenstein und in den Währungen CHF und EUR erstellt werden. Wenn Sie Rechnungen in andere Länder oder in anderen Währungen erstellen möchten, müssen Sie den Einzahlungsschein QR-Rechnung mit Creditor Reference (SCOR) oder QR-Rechnung ohne Referenz verwenden.

▪Eine QR-IBAN besitzt zwischen den Zeichen 5 bis 9 einen Wertebereich zwischen 30'000 und 31'999.

▪Der ganze Swico Syntax im Abschnitt «Zusätzliche Informationen» wird immer automatisch angezeigt und kann nicht entfernt werden. Dieser dient dem Rechnungsempfänger zur automatisierten Verarbeitung der Kreditorenrechnungen.

Die Position Dokument-Nr. kann auf 0 gesetzt werden, um die Werte nicht in die Referenz-Nr. zu übernehmen. Wenn dies gemacht wird, wird in der Referenz-Nr. beim QR-Einzahlungsschein die Dokument-Nr. (bzw. Rechnungsnummer) nicht mehr geschrieben. Dies kann bei Rechnungsempfängern, welche einen Dauerauftrag eingerichtet haben, nützlich sein, um die Zahlungen automatisch zu verbuchen, da die Rechnungsnummer beim Zahlungseingang nicht mehr von der versendeten Rechnung abweicht.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16, um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern Ändern_16x16.

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Auf_QR_ohne Dok_Nr

4.Setzen Sie die Position Dokument-Nr. auf 0.

5.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

6.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Hinweis:

▪Bitte beachten Sie, dass wenn mehrere Rechnungen mit demselben Betrag an denselben Rechnungsempfänger gesendet werden, können die Rechnungen ebenfalls nicht mehr ausgebucht werden, da die Zahlungseingänge nicht mehr eindeutig zugewiesen werden können.