Module > Auftragsbearbeitung

Blau	Subtotale
Gelb	Textposition
Rot	Rabatt
Orange	Occasions-Objekt
Dunkelgrün	Seitenumbruch
Hellgrün	Bild
Türkis	Rapport
Grau	Freie Position
Violett	Teilrechnung
Rosa	Gutschein
Grün	Depot

Hinweis:

▪Positionen mit kursiver Schrift sind optionale Positionen.

1.Geben Sie alle benötigten Informationen für die Kopfdaten in die dafür vorgesehenen Felder ein.

auf_neues Dokument Kopf

2.Fügen Sie Positionen hinzu.

3.Eine neue Position wird immer unterhalb der aktuell markierten Position eingefügt.

auf_neues Dokument positionen

4.Ergänzen Sie die Fussdaten.

auf_neues Dokument fuss

5.Klicken Sie auf Speichern , um das Dokument zu speichern.

Hinweise:

▪Falls bereits ein Dokument geöffnet wurde, wählen Sie Start > Dokument > Neu oder Start > Dokument > Abbrechen .

▪Wenn Sie wollen, dass Zusatzfelder direkt auf der Hauptmaske erscheinen sollen, können Sie diese auf dem Dokumenttyp definieren. Sie können dort auch angeben, welche Zusatzfelder jeweils für den Dokumenttyp zwingend eingegeben werden müssen.

▪Wenn Sie spezielle Zuschläge und/oder Rabatte einsetzen wollen, können Sie diese mit sogenannten Zusatzartikeln in der Preisverwaltung definieren. Beispiele dafür finden Sie hier.

Tipps:

▪Falls Sie danach ein anderes Dokument erfassen wollen, empfiehlt sich die Funktion Speichern, drucken, neu . Diese Funktion führt die beiden Schritte speichern und drucken aus und leert danach das Erfassungsfenster. Somit sind Sie mit einem Klick bereit für die Erfassung des nächsten Dokumentes.

▪Sie können die Grösse des oberen und unteren Bereiches anpassen, indem Sie mit der Maus oberhalb bzw. unterhalb der Tabelle fahren bis der Mauszeiger zu einem Doppelpfeil wechselt und mit gedrückter linker Maustaste die Grösse einstellen.

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder das jeweilige Modul.

Dokument-Nr.

Hier geben Sie die Nummer des Dokumentes ein, falls Sie ein Dokument ändern oder löschen wollen. Wenn Sie ein neues Dokument erfassen wollen, müssen Sie dieses Feld leer lassen.

Die Nummer wird beim Speichern automatisch vergeben und abgefüllt. Der Bereich für die Nummern hängt vom Dokumenttyp ab. Sie können den Nummernkreis deshalb in der Verwaltung der Dokumenttypen einstellen.

Mit den Pfeilen neben dem Feld wechselt Sie einfach von einem zum vorherigen oder nächsten Dokument.

gesendet

Diese Option gibt an, ob das Dokument schon einmal als E-Rechnung gesendet wurde. Sie können die Option nicht wieder abwählen.

gedruckt

Diese Option gibt an, ob das Dokument schon einmal ausgedruckt wurde und wird automatisch beim Drucken, beim Klick auf Vorschau und beim als E-Mail senden gesetzt. Sie können die Option aber auch wieder abwählen.

Datum

Hier sehen Sie das Datum des Dokumentes. Es wird automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen. Dieses Feld wird in der Debitorenbuchhaltung als Buchungsdatum verwendet.

Belegdatum

Hier können Sie das Belegdatum eingeben, falls dieses nicht mit dem Datum übereinstimmt. Dieses Feld wird in der Debitorenbuchhaltung als Belegdatum sowie für die Fälligkeitsberechnung verwendet.

Dokumenttyp

▪In dieser Auswahl bestimmen Sie die Art des Dokumentes. Wenn Sie auf dem Dokumenttyp die Option Haupt markiert haben, wird dieser Dokumenttyp hier automatisch vorgeschlagen.

▪Hier sehen Sie jeweils auch, wenn das Dokument von einem anderen Dokument umgewandelt wurde. In dieser Liste sehen Sie dann die vorherigen Dokumenttypen mit den dazugehörigen Nummern. Um ein umgewandeltes Dokument aufzurufen, wählen Sie es hier einfach aus.

▪Sie können beliebig viele eigene Dokumenttypen definieren. Aufgrund dieser Auswahl entscheidet sich, ob Lagerabträge gebucht werden und/oder eine Debitorenbuchung erstellt wird. Der Nummernkreis wird ebenfalls auf dem Dokumenttyp definiert.

Dokumentstatus

In diesem Feld können Sie dem Dokument einen Status zuweisen.

Mit Hilfe dieses Status ist es z.B. möglich, ein Dokument für Änderungen zu sperren. Wenn Sie einen solchen Status zugewiesen haben, können Sie das Dokument erst wieder ändern, wenn Sie den Dokumentstatus entfernen oder ändern.

Adresse

▪Geben Sie hier die Adresse ein, für welche Sie dieses Dokument erfassen wollen. Sie können direkt die Adress-Nr. oder auch einen Teil des Namens eingeben.

▪Aufgrund der Debitoren-Angaben der Adresse werden die folgenden Felder vorgeschlagen: Rechnungsadresse, Lieferadresse, Währung, Sprache, Sammelkonto, QR-Einzahlungsschein, Kondition, Lieferart, Vertreter.

▪Diese Adresse sowie die dazugehörende Liefer- und Rechnungsadresse kann mit Adresse anpassen angepasst werden.

Referenztext

Hier können Sie einen Referenztext eingeben. Dieser Text ist nützlich, um später das Dokument bei einer Suche zu finden.

Startdatum

Wenn Sie auf einer Position ein Ertragskonto verwendet haben, welches eine Splittbuchung definiert hat, dann können Sie hier das Startdatum für die Splittbuchungen eingeben.

Unser Zeichen

Erfassen Sie in diesem Feld Ihr Zeichen. Dies können z.B. Ihre Initialen oder auch der ganze Name sein.

Der Benutzername des angemeldeten Benutzers wird automatisch abgefüllt. Sie können auf dem Mitarbeiter im Register Benutzerverwaltung auch den Text für dieses Feld pro Benutzer definieren.

Ihr Zeichen

Geben Sie hier das Visum des Kunden ein.

Gültigkeit

In diesem Feld können Sie einen Text für die Gültigkeit erfassen, falls das Dokument nicht unbegrenzt gültig ist. Dies wird vor allem bei Offerten benötigt.

Liefertermin

Hier können Sie einen eventuellen Liefertermin angeben.

Währung *)

Geben Sie hier die Währung für das Dokument ein.

Kurs

Hier kann der Kurs eingegeben werden, wenn Sie als Währung nicht die Standardwährung eingegeben haben. Der Kurs wird automatisch aufgrund der Währung vorgeschlagen. Wenn Sie z.B. ein altes Dokument kopieren, können Sie mit Kurs neu laden rechts vom Kurs diesen aktualisieren.

Sprache *)

Hier müssen Sie die Sprache für das Dokument eingeben. Diese Sprache beeinflusst den Ausdruck des Dokumentes, d.h. das Dokument wird in dieser Sprache ausgedruckt.

QR-Einzahlungsschein *)

Falls Sie auch Einzahlungsscheine ausdrucken wollen, müssen Sie hier die Nummer einer QR-Einzahlungsschein-Definition angeben. Aufgrund dieser Definition wird die Referenzzeile berechnet.

Sammelkonto *)

In diesem Feld müssen Sie das Sammelkonto für die Debitorenbuchung eingeben.

Auftrag *)

Falls Sie dieses Dokument einem Auftrag zuweisen wollen, geben Sie hier die entsprechende Auftrags-Nr. ein. Wenn beim Erstellen eines Dokumentes automatisch eine Auftrags-Nr. eröffnet werden soll, dann können Sie dies beim entsprechenden Dokumenttyp definieren.

Kondition *)

Erfassen Sie hier die Kondition für dieses Dokument. Aufgrund dieser Eingabe wird die Fälligkeit der Rechnung berechnet, welche wiederum relevant für die Mahnungen ist.

Lieferart *)

Hier geben Sie die Lieferart ein. Wenn Sie der eingegebenen Lieferart einen Betrag zugewiesen haben, wird dieser automatisch zum Total addiert und auf dem Ausdruck als Porto/Verpackung ausgewiesen. Sie können auf dem Mitarbeiter im Register Benutzerverwaltung die gewünschte Lieferart pro Benutzer definieren, diese übersteuert die der Dokumentadresse hinterlegte Lieferart.

Vertreter *)

Wenn Sie Vertreter haben und diesen Provisionen auszahlen, dann geben Sie hier den Vertreter ein, welcher die Provision für diesen Auftrag erhält.

Fusstext

Hier können Sie einen beliebig langen Fusstext eingeben. Sie können hier auch die Abkürzung eines vordefinierten Auftragstextes eingeben. Dieser wird in das Feld darunter übernommen und Sie können den Text anpassen oder ergänzen. Sie können diesen Text formatieren. Eine genaue Anleitung zu formatierten Texten finden Sie hier.

Total exkl. MWST

Hier sehen Sie das Gesamttotal des Dokumentes ohne Mehrwertsteuer.

Total Einkaufsverwaltung

In diesem Feld wird der Total Einkaufspreis des Dokumentes angezeigt. Wenn Sie diese Angabe ausblenden wollen, z.B. weil ein Kunde die Zahl sehen könnte, so können Sie dies mit der Registerkarte Extras > Ansicht > Einkaufspreise tun.

Marge

Die Gesamt-Marge des Dokumentes sehen Sie in diesem Feld. Die Marge wird wie folgt gerechnet: 100 * (Verkaufspreis exkl. MWST - Einkaufspreis) / Verkaufspreis exkl. MWST.

Wenn Sie nicht wollen, dass z.B. ein Kunde die Marge sieht, dann können Sie diese Zahl mit der Registerkarte Extras > Ansicht > Einkaufspreise ausblenden.

Total

Hier sehen Sie das Gesamttotal des Dokumentes inkl. Mehrwertsteuer.

Total Gewicht

Dieses Feld zeigt das Gewicht aller Positionen an.

Hinweise:

▪Wenn Sie auf dem Dokument eine Aktivität definiert haben und der Dokumentstatus die Option sperren gesetzt hat, wird die Aktivität beim Speichern auf erledigt gesetzt.

▪Wenn Sie im Nachhinein die Währung wechseln, stimmen die bereits abgefüllten Preise nicht mehr und es erscheint ein Fenster, mit welchem Sie die bestehenden Preise durch Eingabe eines Wechselkurses umrechnen können. Wenn Sie die Preise nicht umrechnen wollen, brechen Sie dieses Fenster ab. Danach erhalten Sie einen Hinweis und Sie können wählen, ob Sie die Funktion Preise aktualisieren durchführen wollen. Sollte die Währung des Sammelkontos nicht mit dieser Währung übereinstimmen, sehen Sie ebenfalls eine Warnung.

▪*) Dieses Feld wird automatisch aufgrund der Angaben im Register Debitoren der gewählten Adresse vorgeschlagen.

Tipps:

▪Mit F5 wird das Total neu gerechnet.

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder das jeweilige Modul.

▪Im Feld Dokument-Nr. kann sowohl nach Dokument-Nr. als auch nach Referenztext gesucht werden.

Haben Sie z.B. eine Offerte verschickt und möchten daraus ein Folgedokument (z.B. Rechnung) erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Öffnen Sie die Auftragsbearbeitung und suchen Sie nach dem gewünschten Dokument.

2.Wählen Sie im Feld Dokumenttyp den neuen Typ aus (z.B. Rechnung).

3.Passen Sie allenfalls die Dokumentpositionen an.

4.Klicken Sie auf Speichern .

Hinweise:

▪Die beiden Dokumente des Typs Offerte und Rechnung sind in der Auftragsbearbeitung miteinander verknüpft und über das Feld Dokumenttyp kann von einem Dokument zum anderen gewechselt werden.

Auf_Dokument umwandeln

Ein Dokument kann nicht mehr geändert werden, wenn es eines der folgenden Kriterien erfüllt:

▪Es wurde bereits eine Zahlung auf die Rechnung verbucht.

▪Es wurde ein Dokumentstatus mit der Option gesperrt zugewiesen.

▪Ein anderer Benutzer bearbeitet das Dokument oder die dazugehörige Rechnung in den Debitoren.

▪Das Dokument wurde bereits in einen anderen Dokumentyp umgewandelt.

▪Es wurde eine Teilrechnung bezahlt. In diesem Fall können nur noch neue Positionen hinzugefügt sowie die Teilrechnungen definiert werden.

▪Es wurden Zahlungen zum Dokument definiert.

▪Der Benutzer hat nur Leserechte für diesen Dokumenttyp.

Tipp:

▪Bitte beachten Sie, dass Sie Dokumente nur in Folgedokumente umwandeln können. Wenn Sie hingegen aus einer Rechnung eine neue Offerte erstellen möchten, dann müssen Sie das Dokument kopieren und bearbeiten.

Die Teilrechnung kann vor der Rechnungsstellung erstellt werden. Diese Funktion bedingt die Option Rückstände/Reservationen/Teilrechnung . Der Dokumenttyp für eine Teilrechnung muss dabei als Teilrechnung definiert sein. Eine Teilrechnung ist nicht zu verwechseln mit einer Anzahlung oder Splittrechnung. Es sind einzelne Dokumente, die bei der Schlussabrechnung in Abzug gebracht werden.

1.Laden oder erstellen Sie ein Dokument ohne Debitorenbuchung (Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein).

2.Danach wählen Sie den Dokumenttyp Teilrechnung aus.

auf_teilrechnungen erstellen

3.Gewünschten Betrag eingeben.

4.Bestätigen Sie mit Ok .

5.Speichern Sie die Teilrechnung.

6.Um eine weitere Teilrechnung zu erstellen, muss das Ursprungsdokument (Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein) aufgerufen werden.

7.Anschliessend kann der Dokumenttyp Teilrechnung nochmals gewählt werden.

8.Um die Schlussabrechnung zu erstellen, muss wieder zum Ursprungsdokument (Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein) gewechselt werden.

9.Wählen Sie Dokumenttyp Rechnung.

10.Die bereits gestellten Teilrechnungen werden automatisch in Abzug gebracht.

Sie können häufig verwendete Referenztexte auch speichern. Dort können Sie ebenfalls angeben, ob der Referenztext als Buchungstext der Debitorenbuchung ergänzt werden soll.

So gespeicherte Texte können dann später wieder aus der Liste ausgewählt werden.

1.Erfassen oder bearbeiten Sie ein Dokument.

2.Klicken Sie auf Neuer Referenztext .

3.Geben Sie eine neue Bezeichnung ein.

auf_Referenztext erstellen

4.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

5.Im Auswahlmenü steht diese Bezeichnung nun für alle Dokumente zur Verfügung.

6.Mit Referenztexte ändern können Sie den ausgewählten Text überarbeiten.

Hinweis:

▪In den Einstellungen können Sie definieren, ob die Eingabe des Referenztexts obligatorisch ist oder nicht.

Wenn Sie ein Dokument bearbeiten, müssen Sie neben den Kopfdaten auch Positionen hinzufügen. Mit diesen Positionen bestimmen Sie, welche Lagerartikel verwendet werden sollen und wie das Dokument aussieht.

1.Erfassen oder bearbeiten Sie ein Dokument.

2.Wählen Sie Auftragsbearbeitung > Start > Position > Neu .

3.Wenn Sie in der oberen Hälfte dieses Symbols klicken, wird direkt eine neue Artikelposition erstellt.

4.Um eine Auswahl der möglichen Positionsarten zu erhalten, müssen Sie in die untere Hälfte des Symbols klicken.

5.Fügen Sie die gewünschten Positionen hinzu.

Die Reihenfolge der Positionen kann mit der Maus per Drag & Drop geändert werden.

1.Erfassen oder bearbeiten Sie ein Dokument.

2.Fügen Sie Postionen ein.

3.Markieren Sie die Zeilen, die Sie verschieben möchten.

auf_position verschieben

4.Ziehen Sie diese mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Stelle.

Sie können bei Bedarf Positionen ändern.

1.Erfassen oder bearbeiten Sie ein Dokument.

2.Fügen Sie Postionen ein.

3.Doppelklick auf eine Position.

4.Ändern Sie die Postion wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu übernehmen.

Tipp:

▪Um eine oder mehrere Positionen zu ändern, markieren Sie diese und wählen anschliessend Start > Position > Ändern . Die Positionen werden nun nacheinander zum Ändern angezeigt.

Beim Speichern einer Rechnung in der Auftragsbearbeitung können Sie automatisch auf bestehende Vorauszahlungen, Gutschriften oder negative Rechnungen aufmerksam gemacht werden.

Dafür steht Ihnen in den Einstellungen > Auftragsbestätigung > Auftragsdokument die Option Vorauszahlungen/Gutschriften prüfen zur Verfügung. Ist diese Option eingeschaltet, werden Sie beim Speichern einer Rechnung automatisch darauf hingewiesen, falls für die Rechnungsadresse eine Gutschrift, eine Vorauszahlung oder eine negative Rechnung vorhanden ist.

1.Erfassen Sie eine Rechnung für einen Kunden, für den Vorauszahlungen, Gutschriften oder negative Rechnungen existieren.

2.Speichern Sie die Rechnung mit Klick auf Speichern .

3.Folgende Frage wird angezeigt:

auf_dok_GSvoraus abziehen

4.Klicken Sie auf Ja.

auf_dok_GSvoraus markieren

5.Markieren Sie die Vorauszahlungen, Gutschriften und/oder negativen Rechnungen, die Sie in Abzug bringen möchten.

6.Klicken Sie auf Ok , um zu bestätigen.

7.Schliessen Sie die Rechnung mit Klick auf Speichern ab.

Auf_dok_RGabzügRG

Hinweis:

▪Es können nur Vorauszahlungen, Gutschriften und negative Rechnungen in Abzug gebracht werden, welche kleiner als der Rechnungssaldo sind.

Tipp:

▪Dieselbe Prüfung auf bestehende Gutschriften und Vorauszahlungen wird auch beim Verwenden der Funktion Liefern von Rückständen/Reservationen durchgeführt.

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