Migration CS zu UBS

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Migration CS zu UBS

Migration CS zu UBS

Exkurs: Migration CS zu UBS

Im Juli 2024 erfolgte der rechtliche Zusammenschluss der Credit Suisse (Schweiz) AG mit der UBS Switzerland AG. Als Kunde der Credit Suisse werden Sie in einem Schreiben der UBS hinsichtlich des Wechsels von der Credit Suisse zur UBS informiert. Die Migration erfolgt in "Wellen", das heisst nicht alle Kunden werden gleichzeitig migriert, sondern gruppenweise an vordefinierten Wochenenden. Die Information für die Migration erfolgt in der Regel ca. zwei Wochen vorher.

Infolge der Migration erhalten CS Kunden neue Kontennummern, IBAN und Bankverträge bei der UBS. Das hat Auswirkungen auf erfasste Daten in Proffix Px5. Falls Sie bereits vor dem Zusammenschluss eine UBS-Kundenbeziehung hatten, werden Sie durch die Migration einen zweiten E-Banking Vertrag von der UBS erhalten. Falls Sie die E-Banking Verträge konsolidieren möchten, müssen Sie dies der UBS nach dem Migrationswochenende mitteilen.

Für die Anpassungen in Proffix Px5 steht Ihnen diese Anleitung zur Verfügung.

Toggle-Exkurs_auf_16x16_grünErfassung der UBS Bankverträge und Bankkonten

Hier finden Sie die Informationen, wie Sie vorgehen müssen, um die neuen UBS Bankkonten und Bankverträge zu erfassen.

Wenn Sie in Proffix die Option E-Banking Proffix_E-Banking_16x16 nutzen, erfolgt der elektronische Datenaustausch zur UBS via der OFX-Bankenschnittstelle. Für das Login in Proffix Px5 brauchen Sie zwingend den «Card Reader» mit «AccessCard» der UBS. Der Card Reader und die Access Card wird Ihnen automatisch von der UBS per Post zugeschickt. Die Reportings (camt.053/054) werden auf Ihrem E-Banking-Vertrag beim Wechsel von der Credit Suisse zur UBS automatisch aktiviert.

Wenn Sie mit der Option E-Banking Proffix_E-Banking_16x16 arbeiten, beachten Sie bitte den Abschnitt «E-Banking Bankenschnittstelle konfigurieren».

Wichtig: Die Migration findet an einem Wochenende statt, der genau Zeitpunkt wird durch die UBS kommuniziert. Die letzten Reports (camt.053/054) der Credit Suisse vom Freitag vor dem Migrationswochenende stehen am folgenden Montag auf dem CS-Bankkonto zur Abholung zur Verfügung. Bevor Sie die neuen UBS Bankverträge und -konten in Proffix Px5 erfassen, stellen Sie sicher, dass alle Kontobewegungen der Credit Suisse Bankkonten abgeholt und verbucht wurden.

Nachdem Sie alle Kontobewegungen vom Credit Suisse Bankkonto verbucht haben, entfernen Sie auf dem Bankkonto das Fibu-Konto und deaktivieren Sie das Bankkonto sowie den E-Banking-Vertrag.

1.Wählen Sie Finanzbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Finanzbuchhaltung > Bankkonten.

2.Wählen Sie das CS-Konto in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern Ändern_16x16.

Fib_Exkurs_CS Migration_Konto deaktivieren

3.Unter Fibu-Konto entfernen Sie das Konto.

4.Aktivieren Sie die Option gelöscht.

5.Klicken Sie unter Verträge auf die Schaltfläche Verträge Vertrag verwalten_16x16.

6.Wählen Sie in der Tabelle den CS-Vertrag und klicken Sie auf Ändern Ändern_16x16.

Fib_Exkurs_CS Migration_Vertrag deaktivieren

7.Aktivieren Sie die Option gelöscht.

8.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

9.Schliessen Sie das Fenster Verträge verwalten.

10.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Wenn Sie die Credit Suisse Bankkonten und -verträge bereinigt haben, erfassen Sie den UBS Bankvertrag und machen einen Verbindungsaufbau. Nach dem erfolgreichen Verbindungsaufbau werden die neuen Bankkonten automatisch erstellt. Ergänzen Sie anschliessend die Angaben auf den Bankkonten:

1.Erfassen Sie den UBS-Bankvertrag unter Bankverträge verwalten.

2.Machen Sie anschliessend einen ersten Verbindungsaufbau.

3.Nach erfolgreichem Verbindungsaufbau werden die neuen UBS-Bankkonten automatisch erstellt.

4.Wählen Sie Finanzbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Finanzbuchhaltung > Bankkonten.

5.Wählen Sie das neue UBS-Bankkonto in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern Ändern_16x16.

Fib_Exkurs_CS Migration_UBS Konto konfigurieren

6.Ergänzen Sie die Bezeichnung und weisen Sie das Fibu-Konto zu.

7.Markieren Sie die Option Immer die neueste Version nach Swiss Payment Standards (ISO 20022) senden.

8.Definieren Sie die gewünschte Variante für die Belastungsanzeige.

9.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Wenn Sie mit der Option E-Banking Proffix_E-Banking_16x16 arbeiten und einen zentralen Mandanten eingerichtet haben, werden alle Bankverträge und -konten im zentralen Mandanten gepflegt. In den anderen Mandanten werden lediglich die Fibu-Konten erfasst und mit den dazugehörenden Bankkonten aus dem zentralen Mandanten verknüpft. Nehmen Sie die Einstellungen vor, bevor Sie den ersten Verbindung zur Bank aufbauen. Beachten Sie zudem den Abschnitt «E-Banking Bankenschnittstelle konfigurieren».

Wichtig: Die Migration findet an einem Wochenende statt, der genau Zeitpunkt wird durch die UBS kommuniziert. Die letzten Reports (camt.053/054) der Credit Suisse vom Freitag vor dem Migrationswochenende stehen am folgenden Montag auf dem CS-Bankkonto zur Abholung zur Verfügung. Bevor Sie die neuen UBS Bankverträge und -konten in Proffix Px5 erfassen, stellen Sie sicher, dass alle Kontobewegungen der Credit Suisse Bankkonten abgeholt und verbucht wurden.

Nachdem Sie alle Kontobewegungen vom Credit Suisse Bankkonto abgeholt und verbucht haben, wechseln Sie in den Zentralen Mandanten:

1.Erfassen Sie die neuen UBS-Bankkonten unter Bankkonten verwalten.

2.Anschliessend wählen Sie in der Tabelle Bankkonten verwalten das CS-Bankkonto und klicken Sie auf Ändern Ändern_16x16um das Bankkonto zu deaktivieren.

Fib_Exkurs_CS Migration_Konto deaktivieren 2

3.Aktivieren Sie die Option gelöscht und klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

4.Erfassen Sie den neuen UBS-Bankvertrag unter Bankverträge verwalten.

5.Anschliessend wählen Sie in der Tabelle Bankverträge verwalten den CS-Vertrag und klicken Sie auf Ändern Ändern_16x16um den Vertrag zu deaktivieren.

Fib_Exkurs_CS Migration_Vertrag deaktivieren

6.Aktivieren Sie die Option gelöscht und klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

 

Nun wechseln Sie in die dezentralen Datenbanken und nehmen folgende Einstellungen vor:

7.Wählen Sie Einstellungen > E-Banking > Allgemein.

8.Weisen Sie unter «Zentraler Mandant» mit der Schaltfläche Bankkonto das Fibu-Konto dem entsprechenden Bankkonto zu.

9.Wählen Sie das Fibu-Konto und klicken Sie auf Konto bearbeiten Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16.

Fib_Exkurs_CS Migration_zentraler Mandant 1

10.Weisen Sie das entsprechende Bankkonto zu.

Fib_Exkurs_CS Migration_zentraler Mandant 2

11.Bestätigen Sie die Auswahl mit Ok Okay_16x16.

12.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Wenn Sie alle Einstellungen vorgenommen haben, können Sie anschliessend in den unterschiedlichen Datenbanken den Verbindungsaufbau ausführen.
Toggle-Exkurs_auf_16x16_grünOhne E-Banking Schnittstelle

Hier finden Sie die Informationen wie sie vorgehen müssen, wenn Sie Daten elektronisch mit Ihrer Bank austauschen, z.B. Zahlungsdateien (camt.053/054) manuell importieren oder Vergütungsaufträge (pain.001) erstellen und manuell im Online-Banking Ihrer Bank hochladen.

Wichtig: Die Migration findet an einem Wochenende statt, der genau Zeitpunkt wird durch die UBS kommuniziert. Die letzten Reports (camt.053/054) der Credit Suisse vom Freitag vor dem Migrationswochenende stehen am folgenden Montag auf dem CS-Bankkonto zur Abholung zur Verfügung. Bevor Sie die neuen UBS Bankkonten in Proffix Px5 erfassen, stellen Sie sicher, dass alle Kontobewegungen der Credit Suisse Bankkonten abgeholt und verbucht wurden.

Nachdem Sie alle Kontobewegungen vom Credit Suisse Bankkonto abgeholt und verbucht haben, deaktivieren Sie dieses Bankkonto und erfassen das neue UBS Bankkonto.

1.Wählen Sie Finanzbuchhaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Finanzbuchhaltung > Bankkonten.

2.Wählen Sie das Credit Suisse-Konto in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern Ändern_16x16.

Fib_Exkurs_CS Migration_Konto deaktivieren 3

3.Unter Fibu-Konto entfernen Sie das Konto.

4.Aktivieren Sie die Option gelöscht.

5.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

6.Anschliessen erfassen Sie das neue UBS-Bankkonten unter Bankkonten verwalten.
Toggle-Exkurs_auf_16x16_grünVorgehen für QR-Einzahlungsscheine

Mit dem Wechsel zur UBS haben Sie neue IBAN-Nr. erhalten. Wenn Sie mit Proffix QR-Einzahlungsscheine erstellen, müssen Sie auch diese neu erfassen, die alten Einzahlungsscheine deaktivieren und falls auf den Adressen im Register Debitoren Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16 hinterlegt, dort ersetzen.

Um den neuen QR-Einzahlungsschein zu erstellen, kopieren Sie den bestehenden Einzahlungsschein von der CS und passen Sie die Bezeichnung und IBAN an. Durch das Kopieren ist sichergestellt, dass alle übrigen Definitionen übernommen werden.

In der Auftragsbearbeitung Proffix_Auftragsbearbeitung_16x16, der Leistungsverwaltung Proffix_Leistungsverwaltung_16x16 und der Ressourcenverwaltung Proffix_Ressourcenverwaltung_16x16  finden sie die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Auftragsbearbeitung bzw. Leistungsverwaltung bzw. Ressourcenverwaltung > QR-Einzahlungsschein verwalten.

1.Wählen Sie den QR-Einzahlungsschein von der CS und klicken Sie auf Kopieren Kopieren_16x16.

2.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Auf_Exkurs_CS Migration_QR ändern

3.Ändern Sie die Bezeichnung und IBAN wie gewünscht.

4.Markieren Sie die Option Haupt, wenn Sie diesen QR-Einzahlungsschein in der Auftragsbearbeitung als Vorgabe definieren wollen.

5.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Einzahlungsschein

Definieren Sie hier den QR-Rechnungstyp. Es können nicht nur QR-Rechnungen mit QR-Referenz aus der Auftragsbearbeitung erstellt werden, sondern es stehen Ihnen ebenfalls die Varianten mit Creditor Reference (SCOR) sowie ohne Referenz zur Verfügung.

Nummer

Geben Sie hier eine eindeutige Nummer für die Definition ein.

gelöscht

Wenn Sie eine QR-Rechnungstyp nicht mehr verwenden wollen, markieren Sie diese Option. Danach ist dieser QR-Rechnungstyp nicht mehr sichtbar für die Erfassung des Auftragsdokument.

Haupt

Falls Sie mehrere Nummern definieren, können Sie mit dieser Option markieren, welche Definition hauptsächlich verwendet werden soll.

Diese Definition wird beim Erfassen eines neuen Dokumentes automatisch vorgeschlagen. Wenn Sie nur eine Definition verwenden, markieren Sie diese Option ebenfalls, um einen Vorschlag zu erhalten.

Bezeichnung

Hier können Sie eine Bezeichnung für diese Definition eingeben.

Referenznummer gestalten:

Position Kunden-Nr. / Länge

Wenn Sie die Kunden-Nr. (Adresse-Nr. in der Adressverwaltung) in die Referenzzeile drucken wollen, müssen Sie hier die Position dieser Nummer innerhalb der Referenzzeile angeben. Hier können Sie die Position und die Länge der Kundennummer in der Referenzzeile definieren.

Nachfolgend sehen Sie die Position dieser Eingabe innerhalb der Referenzzeile orange dargestellt: 11 48027 K1234 567K0 D1234 567DP

▪Für die Kunden-Nr. sind 9 Stellen reserviert. Ist Ihre Kunden-Nr. kürzer als 9-stellig, wird die Dokumentnummer vorne mit Nullen ergänzt.

▪Die Länge der Kundennummer können Sie im Feld Länge definieren.

▪Die Angabe der Position Kunden-Nr. entspricht der Startposition der Kundennummer in der Referenzzeile und wird anschliessend nach links aufgefüllt.

Position Dokument-Nr.  / Länge

Mit diesem Feld kann die Referenzzeile individuell gestaltet werden.

Nachfolgend sehen Sie die Position dieser Eingabe innerhalb der Referenzzeile grün dargestellt: 11 48027 K1234 567K0 D1234 567DP

▪Für die Dokument-Nr. sind 9 Stellen (standardmässig wird 8 eingetragen) reserviert. Ist Ihre Dokument-Nr. kürzer als 9-stellig, wird die Dokumentnummer am Schluss mit Nullen ergänzt.

▪Die Länge der Dokumentnummer können Sie im Feld Länge definieren.

▪Die Angabe der Position Dokument-Nr. entspricht der Startposition der Dokument-Nr. in der Referenzzeile und wird anschliessend nach rechts aufgefüllt.

Bank Beleg-Nr.

Gewisse Banken fordern für die Verarbeitung der QR-Rechnungen die Bank Beleg-Nr. (BESR-ID) in der Referenzzeile. Falls ihre Bank Ihnen eine Bank Beleg-Nr. mitteilt, kann diese hier eingetragen werden.

Position Bank Beleg-Nr.

Die Angabe der Position Bank Beleg-Nr. entspricht der Startposition der Position Bank Beleg-Nr. in der Referenzzeile und wird anschliessend nach rechts aufgefüllt.

IBAN

Tragen Sie in diesem Feld die «QR-IBAN» ein, wenn Sie beim Typ Einzahlungsschein QR-Rechnung mit QR-Referenz gewählt haben. Wenn Sie beim Einzahlungsschein QR-Rechnung mit Creditor Reference (SCOR) oder QR-Rechnung ohne Referenz gewählt haben, tragen Sie die «IBAN» ein.

Kundenreferenz (20)

Hier kann das Feld Kundenreferenz (20) mittels Dropdown-Liste definiert werden.

Der Swico Syntax befindet sich auf der QR-Rechnung im Abschnitt Zusätzliche Informationen. Mit dieser Möglichkeit kann eine individuelle zusätzliche Information mit dem Kunden ausgetauscht werden, welche für die automatische Verarbeitung beim Kunden genutzt werden kann.

Das Feld wird im Swico Tag /20/ angezeigt. Es stehen die Felder aus dem Auftragskopf und Zusatzfelder zur Verfügung.

Zahlungsempfänger

Definieren Sie dieses Feld, wenn Sie eine andere Adresse als die Adresse aus Stammdaten als Zahlungsempfänger im QR-Code sowie auf der QR-Rechnung Zahlteil verwenden möchten. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird die Adresse aus den Stammdaten übernommen.

Referenztext für zusätzliche Information

Wenn die Option Referenztext für zusätzliche Information markiert ist, wird nebst den SWICO-Zusatzinformationen auch die Auftragsreferenztext als Text auf den Einzahlungsschein übermittelt.

Einzahlungsschein ohne Betrag

Aktivieren Sie, wenn Sie eine Rechnung ohne Betrag erstellen möchten, diese Option.

In der Auftragsbearbeitung Proffix_Auftragsbearbeitung_16x16, der Leistungsverwaltung Proffix_Leistungsverwaltung_16x16 und der Ressourcenverwaltung Proffix_Ressourcenverwaltung_16x16  finden Sie die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Auftragsbearbeitung bzw. Leistungsverwaltung bzw. Ressourcenverwaltung > QR-Einzahlungsschein verwalten.

1.Wählen Sie den QR-Einzahlungsschein den Sie deaktivieren wollen und klicken Sie auf Ändern Ändern_16x16.

2.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Auf_Exkurs_CS Migration_QR gelöscht

3.Wählen Sie die Option gelöscht.

4.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Wenn auf den Adressen im Register Debitoren Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16 ein QR-Einzahlungsschein zugewiesen ist, kann dieser mit der Massenmutation Adressen Pflege_Adressen Massenmutation_16x16  aktualisiert werden. Damit stellen Sie sicher, dass für die Adresse automatisch der richtige Einzahlungsschein vorgeschlagen wird.

1.Suchen Suchen_16x16 Sie zuerst nach den gewünschten Adressen.

2.Wählen Sie nun diejenigen Adressen in der Tabelle aus, für welche Sie den Wert für den QR-Einzahlungsschein ändern wollen.

3.Klicken Sie anschliessend Extras > Pflege > Massenmutation Adressen Pflege_Adressen Massenmutation_16x16.

4.Wählen Sie unter Adressfeld das Adressfeld QR-Einzahlungsschein aus.

5.Geben Sie den neuen Wert vom neuen QR-Einzahlungsschein ein.

6.Klicken Sie jetzt auf hinzufügen, um die Definition zu speichern.

Adr_Exkurs_CS Migration_QR-EZS_Massenmutation

7.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.
Toggle-Exkurs_auf_16x16_grünVorgehen wenn Sie LSV nutzen

Hier finden Sie die Informationen, wie Sie vorgehen müssen, wenn Sie in der Debitorenbuchhaltung Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16 das Lastschriftverfahren nutzen. Der letzte Einzug über das "alte" CS-Konto sollte bis spätestens 10 Tage vor der Migration auf das UBS-Konto stattfinden. Dadurch wird für diese Einziehung der Report (camt.054) auf der CS-Seite sichergestellt.

1.Wählen Sie Debitorenbuchhaltung > Lastschrift > Lastschrift > Ändern Lastschrift_Ändern_16x16.

2.Geben Sie im Feld Bezeichnung die gewünschte Lastschrift ein und klicken Sie anschliessend auf Enter.

3.Geben Sie im Feld Gutschriftskonto das neue Bankkonto ein.

Debi_Exkurs_CS Migration_LSV

4.Klicken Sie auf Speichern Speichern_16x16, um die Lastschrift-Datei zu erstellen.

1.Wählen Sie Einstellungen > Debitorenbuchhaltung > Lastschriften > Lastschriften.  

2.Geben Sie hier die neue Teilnehmernummer der UBS ein.

Deb_Exkurs_CS Migration_LSV_TN-Nr

3.Speichern Sie die Einstellungen mit Änderungen speichern Speichern_16x16.

Erfassen Sie die neue Debitoren-Zahlungsart auf der Adresse, wenn Sie für eine Adresse das Lastschriftverfahren ausführen und eine Debitoren-Zahlungsart für die Credit Suisse hinterlegt ist. Die alte Zahlungsart für die Credit Suisse muss im Anschluss deaktiviert werden.

1.Wählen Sie in der Adressverwaltung Proffix_Adressverwaltung_16x16  eine Adresse und klicken Sie Start > Register > Debitoren Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16.

Adr_Exkurs_CS Migration_RegDeb

2.Klicken Sie auf Zahlungsarten Reiter_Debitoren_Zahlungsarten_16x16.

3.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16, um eine Zahlungsart hinzuzufügen.

4.Ergänzen Sie alle Felder für die gewünschte Zahlungsart.

5.Klick auf Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.

6.Wählen Sie in der Tabelle die nicht mehr gültige Zahlungsart (Credit Suisse) und klicken Sie auf Ändern Ändern_16x16.

Adr_Exkurs_CS Migration_Zahlungsart_gelöscht

7.Aktivieren Sie die Option gelöscht.  

8.Klick auf Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.
Toggle-Exkurs_auf_16x16_grünAnpassungen in der Lohnbuchhaltung

In der Lohnbuchhaltung Proffix_Lohnbuchhaltung_16x16 ist in der Mitarbeiter-Verwaltung definiert, von welchem Bankkonto dem Mitarbeiter der Lohn ausbezahlt wird. Wenn Sie für die Lohnzahlungen bisher das Credit Suisse Bankkonto verwendet haben, müssen Sie das Belastungskonto anpassen. Sie können dafür alle Mitarbeiter gleichzeitig öffnen, um das Belastungskonto schneller zu ändern. Falls Sie sehr viele Mitarbeiter haben, kann der Kundendienst Ihres Proffix Partners die Anpassung über das Support-Tool erledigen (ca. 15 Minuten Aufwand).

1.Wählen Sie Lohnbuchhaltung > Start > Verwaltung  > Mitarbeiter Mitarbeiter_16x16

2.Markieren Sie in der Tabelle die Mitarbeiter, bei denen als Belastungskonto das CS-Konto erfasst ist (Ctrl + A, um alle zu markieren oder Shift + Klick für eine Gruppe).

3.Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Tabelle und wählen Sie im Kontextmenü die Funktion Pflege - Lohnbuchhaltung Proffix_Lohnbuchhaltung_16x16

4.Ändern Sie das Belastungskonto im Bereich «Verbuchung / Vergütung».

Fib_Exkurs_CS Migration_Lohnbuchhaltung Konto

5.Mit PageDown oder Klick auf Ok Bestätigen_16x16 gelangen Sie direkt zum nächsten Mitarbeiter.

6.Passen Sie das Belastungskonto bei allen Mitarbeitern an.