Spesenantrag verbuchen

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Spesenantrag verbuchen

Spesenantrag verbuchen

Nachdem Spesenanträge vom Vorgesetzten oder vom Spesenverantwortlichen resp. dessen Stellvertreter genehmigt wurden, können Sie verbucht werden. Beim Verbuchen kommen die Standardwerte auf der Spesenkategorie zur Anwendung.

Sie haben mehrere Möglichkeiten, den Spesenantrag zu verbuchen:

Toggle-auf_16x16_blackLohnbewegung erstellen

Falls Sie die Spesen über die Lohnzahlung zurückerstatten wollen, können Sie direkt eine Lohnbewegung erstellen. Die Definitionen für die Lohnbewegung sowie die Verbuchung werden aus der Spesenkategorie gezogen. Sie müssen nur noch eine Bezeichnung und eine Lohnperiode mitgeben:

1.Wählen Sie Finanzbuchhaltung > Extras > Spesenantrag > Verbuchen Stempel_16x16.

2.Klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16.

3.Alle eingereichten Spesenanträge zum Verbuchen werden angezeigt. Markieren Markieren_16x16 Sie einen Spesenantrag.

4.Klicken Sie anschliessen auf Lohnbewegung Lohnbewegung_erstellen_16x16.

Fibu_SpesenLohnbewegung_ND

5.Prüfen Sie Bezeichnung und Periode.

6.Speichern Sie mit Klick auf Ok Bestätigen_16x16.

7.Spalte Status ändert von «Angenommen» auf «Verbucht Lohnbewegung».

8.Bestätigen Sie mit Klick auf Speichern Speichern_16x16.

9.Klicken Sie auf die Option Ansicht > Erledigte  und anschliessend Suchen Suchen_16x16, um den soeben verbuchten Spesenantrag anzuzeigen.

10.Wählen Sie den Spesenantrag aus und Sie sehen in der Tabelle unten die Details zur erstellten Lohnbewegung:

Fibu_SpesenLohnbewegungVerbucht_ND
Toggle-auf_16x16_blackNeue Buchung erstellen in der Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung

Falls Sie Spesen z.B. in Bar auszahlen, können Sie eine neue Buchung in der Finanzbuchhaltung erstellen. Wenn Sie es vorziehen, Spesenbeträge als Banküberweisung an Ihre Mitarbeitenden auszuzahlen (z.B. bei grösseren Beträgen), steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, eine Kreditorenbuchung zu erstellen aus dem Spesenantrag.

In beiden Fällen gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Finanzbuchhaltung > Extras > Spesenantrag > Verbuchen Stempel_16x16.

2.Klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16.

3.Alle eingereichten Spesenanträge zum Verbuchen werden angezeigt. Markieren Markieren_16x16 Sie einen Spesenantrag.

4.Klicken Sie anschliessend auf Fibu neue Buchung Fibu_Buchung_erstellen_16x16 oder Kreditoren neue Buchung Kredi_Buchung_erstellen_16x16.

5.Das gewohnte Buchungsfenster wird angezeigt:

Fibu_SpesenFibuNeu_ND

6.Geben Sie die nötigen Angaben ein und klicken Sie auf Einfügen Einfügen_16x16.

7.Spalte Status ändert von «Angenommen» auf «Verbucht Fibu neu».

8.Bestätigen Sie mit Klick auf Speichern Speichern_16x16.

9.Klicken Sie auf die Option Ansicht > Erledigte  und anschliessend Suchen Suchen_16x16, um den soeben verbuchten Spesenantrag anzuzeigen.

10.Wählen Sie den Spesenantrag aus und Sie sehen in der Tabelle unten die Details zur erstellten Buchung:

Fibu_SpesenFibuNeuVerbucht

 
Toggle-auf_16x16_blackMit bestehender Buchung in der Kreditoren- oder Finanzbuchhaltung verknüpfen

Falls Sie Spesenanträge in der Finanzbuchhaltung oder in der Kreditorenbuchhaltung bereits im Voraus verbucht haben, können Sie den Spesenantrag mit der bestehenden Buchung verknüpfen.

In beiden Fällen gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Finanzbuchhaltung > Extras > Spesenantrag > Verbuchen Stempel_16x16.

2.Klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16.

3.Alle eingereichten Spesenanträge zum Verbuchen werden angezeigt. Markieren Markieren_16x16 Sie einen Spesenantrag.

4.Klicken Sie anschliessen auf Fibu Buchung verknüpfen Fibu_Buchung_erstellen_16x16 oder Kreditoren Buchung verknüpfen Kredi_Buchung_erstellen_16x16.

5.Suchen Suchen_16x16 Sie z.B. nach dem gewünschten Betrag.

Fibu_Spesen_SucheBetrag_ND

6.Wählen Sie die Buchung aus und klicken Sie auf Übernehmen Übernehmen_16x16.

7.Spalte Status ändert von «Angenommen» auf «Verbucht Fibu verknüpft» resp. «Verbucht Kredi verknüpft».

8.Bestätigen Sie mit Klick auf Speichern Speichern_16x16.

9.Klicken Sie auf die Option Ansicht > Erledigte  und anschliessend Suchen Suchen_16x16, um den soeben verbuchten Spesenantrag anzuzeigen.

10.Wählen Sie den Spesenantrag aus und Sie sehen in der Tabelle unten die Details zur verknüpften Buchung:

Fibu_SpesenFibuVerknüpftVerbucht_ND
Toggle-auf_16x16_blackNachfolgend sehen Sie eine Beschreibung der Farbdastellung:

graue Schrift

Spesenanträge mit Status «Entwurf» werden in grauer Schrift dargestellt.

blaue Schrift

Spesenanträge mit Status «Eingereicht» werden in blauer Schrift dargestellt.

grüne Schrift

Spesenanträge mit Status «Angenommen» werden in grüner Schrift dargestellt.

rote Schrift

Spesenanträge mit Status «Abgelehnt» werden in roter Schrift dargestellt.

Grau

Verbuchte Spesenanträge mit Status «Erledigt», «Verbucht Lohnbewegung», «Verbucht Fibu neu», «Verbucht Fibu verknüpft», «Verbucht Kreditoren neu» oder «Verbucht Kreditoren verknüpft» werden grau hinterlegt dargestellt.
Toggle-auf_16x16_blackNachfolgend sehen Sie eine Beschreibung zu den vorhandenen Symbolen:

Suchen_32x32

Mit diesem Symbol lösen Sie die Suche nach Spesenanträgen aus. Geben Sie zuvor die Suchkriterien in den Suchfeldern ein.

Speichern_32x32

Mit Klick auf dieses Symbol speichern Sie die verbuchten Spesenanträge.

Markieren_32x32

Mit Klick auf diese Schaltfläche können Sie einen oder mehrere ausgewählte Spesenanträge zum Verbuchen markieren.

Erledigt_32x32

Nachdem Sie einen oder mehrere Spesenanträge markiert Markieren_16x16 haben, können Sie mit Klick auf diese Schaltfläche die Spesenanträge manuell auf «erledigt» setzen, d.h. den Status von «Angenommen» auf «Erledigt» wechseln. Klicken Sie anschliessend auf Speichern Speichern_16x16.

Lohnbewegung_erstellen_32x32

Nachdem Sie einen Spesenanträge markiert Markieren_16x16 haben (mehrere ist nicht möglich), können Sie mit Klick auf diese Schaltfläche eine Lohnbewegung zum markierten Spesenantrag erstellen, d.h. den Status von «Angenommen» auf «Verbucht Lohnbewegung» wechseln. Klicken Sie anschliessend auf Speichern Speichern_16x16.

Fibu_Buchung_erstellen_32x32

Nachdem Sie einen oder mehrere Spesenanträge markiert Markieren_16x16 haben, können Sie mit Klick auf diese Schaltfläche nacheinander eine neue Buchung in der Finanzbuchhaltung zu den markierten Spesenanträgen erstellen, d.h. den Status von «Angenommen» auf «Verbucht Fibu neu» wechseln. Klicken Sie anschliessend auf Speichern Speichern_16x16.

Fibu_Buchung_verknüpfen_32x32

Klicken Sie auf dieses Symbol, wenn Sie den markierten Markieren_16x16 Spesenantrag mit einer bestehenden Fibu Buchung verknüpfen wollen. Der Status des Spesenantrags ändert von «Angenommen» zu «Verbucht Fibu verknüpft». Ist dem Spesenantrag ein Beleg zugewiesen, wird der Beleg der verknüpften Fibu Buchung mitgegeben.

Kredi_Buchung_erstellen_32x32

Nachdem Sie einen oder mehrere Spesenanträge markiert Markieren_16x16 haben, können Sie mit Klick auf diese Schaltfläche nacheinander eine neue Buchung in der Kreditorenbuchhaltung zu den markierten Spesenanträgen erstellen, d.h. den Status von «Angenommen» auf «Verbucht Kreditoren neu» wechseln. Klicken Sie anschliessend auf Speichern Speichern_16x16.

Kredi_Buchung_verknüpfen_32x32

Klicken Sie auf dieses Symbol, wenn Sie den markierten Markieren_16x16 Spesenantrag mit einer bestehenden Kreditoren Buchung verknüpfen wollen. Der Status des Spesenantrags ändert von «Angenommen» zu «Verbucht Kreditoren verknüpft». Ist dem Spesenantrag ein Beleg zugewiesen, wird der Beleg der verknüpften Kreditoren Buchung mitgegeben.

Ändern_32x32

Um eine neu erstellte Fibu oder Kreditoren Buchung zu ändern, wählen Sie den bereits verbuchten Spesenantrag aus und klicken Sie auf Ändern Ändern_16x16, um die Buchungsmaske anzuzeigen.

Löschen

Um eine verknüpfte Buchung zu einem ausgewählten Spesenantrag zu löschen und den Status zurückzusetzen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Tabelle Vorschau_32x32

Klicken Sie auf diese Schaltfläche und anschliessend nochmals auf Suchen Suchen_16x16, damit auch verbuchte Spesenanträge angezeigt werden. Verbuchte Spesenanträge werden grau hinterlegt angezeigt. Folgende Stati sind möglich: «Erledigt», «Verbucht Lohnbewegung», «Verbucht Fibu neu», «Verbucht Kreditoren neu», «Verbucht Fibu verknüpft», «Verbucht Kreditoren verknüpft». Wenn Sie einen verbuchten Spesenantrag auswählen, werden in der unteren Tabelle die Details zur Verbuchung angezeigt.

Vorschau_32x32

Klicken Sie auf diese Schaltfläche, damit Sie beim Auswählen eines Spesenantrags in der Tabelle allfällig verknüpfte Belegbilder in einem Vorschaufenster sehen.