Im Register Finanzbuchhaltung > Extras stehen folgende drei Funktionen in Zusammenhang mit den Spesenanträgen für diejenigen Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen bereit:
▪Spesenanträge verwalten 
: Hier kann jeder Mitarbeiter eigene Spesenanträge erfassen, diese einreichen und den Status aller seiner Spesenanträge überwachen.
▪Spesenanträge prüfen 
: Mit dieser Funktion können Vorgesetzte und Spesenverantwortliche eingereichte Spesenanträge prüfen, d.h. annehmen oder ablehnen. Wird ein Spesenantrag abgelehnt, wird mit entsprechenden Einstellungen eine E-Mail an den Mitarbeitenden verschickt.
▪Spesenanträge verbuchen 
: Hier können die Verantwortlichen mit entsprechender Berechtigung die Spesenanträge verbuchen. D.h. aus den Spesenanträgen kann eine Lohnbewegung oder eine neue Buchung in der Finanz- oder Kreditorenbuchhaltung erstellt werden. Zudem können die Spesenanträge mit bestehenden Fibu- oder Kreditoren-Buchungen verknüpft werden. Dabei werden die Belegbilder zu den jeweiligen Lohnbewegungen oder Buchungen abgelegt.
Hinweis: ▪Um Spesenanträge nutzen zu können, muss in der Benutzerverwaltung |
die entsprechende Berechtigung vergeben werden. Anschliessend müssen Sie in einem ersten Schritt die Tipp: ▪Falls Sie beim Ablehnen von Spesenanträgen eine E-Mail an Ihre Mitarbeitenden senden wollen, hinterlegen Sie in den Kommunikationsangaben der Mitarbeitenden, der Vorgesetzten sowie des Spesenverantwortlichen resp. seines Stellvertreters eine E-Mail Spesenantrag und erstellen Sie allenfalls eine E-Mail-Vorgabe. |