Module > Finanzbuchhaltung > Spesenantrag

Alle Mitarbeitenden mit entsprechender Berechtigung können hier Spesenanträge erfassen. Zudem können Sie den Status aller ihrer Spesenanträge einsehen und prüfen, in welcher Form die Spesen zurückerstattet werden (z.B. Lohn, Banküberweisung, Barauszahlung).

Um einen neuen Spesenantrag zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Finanzbuchhaltung > Extras > Spesenantrag > Verwalten .

Fibu_Spesenantrag verwalten

2.Um einen neuen Spesenantrag zu erstellen klicken Sie auf Neu .

Fibu_Spesenantrag verwalten_Neu

3.Geben Sie eine Bezeichnung ein.

4.Wählen Sie zuerst eine Spesenart und anschliessend eine Spesenkategorie aus.

5.Allfällige Informationen auf der Spesenkategorie werden in den Spesenantrag übernommen (z.B. Ansatz bei Km-Entschädigungen, Betrag bei Einzelfallpauschalen).

6.Speichern Sie mit Klick auf Ok .

Eingereichte Spesenanträge stehen nun dem Vorgesetzten oder dem Spesenverantwortlichen resp. seinem Stellvertreter zur Prüfung bereit.

Hinweise:

▪Spesenanträge von Mitarbeitenden ohne Vorgesetzten werden automatisch beim Speichern des Spesenantrags freigegeben und erhalten den Status «Angenommen». Diese Spesenanträge müssen nicht geprüft, sondern nur noch verbucht werden.

▪Je nachdem was für einen Spesenantrag (Spesenart, Spesenkategorie) Sie erstellen, sind andere Felder Pflicht.

▪Spesenanträge können auch über die Proffix Expenses App erstellt und eingereicht werden.

Tipps:

▪Standardmässig wird der Status «Eingereicht» vorgeschlagen. Sobald Sie diesen Spesenantrag speichern, kann der Vorgesetzte den Spesenantrag prüfen. Sie haben die Möglichkeit, den Status auf «Entwurf» zu ändern, falls Sie noch Abklärungen vornehmen müssen und den Spesenantrag zu einem späteren Zeitpunkt einreichen wollen.

▪Mit Klick auf die Ansicht Optionen Abgelehnte Anträge , Genehmigte Anträge oder Erledigte können Sie - zusätzlich zu den offenen Anträgen - die bereits weiterverarbeiteten Anträge anzeigen. So können Mitarbeitende auf einen Blick sehen, wie die eingereichten Spesenanträge, die genehmigt und verbucht worden sind, zurückerstattet werden (z.B. Lohn, Banküberweisung).

▪Mit Klick auf Belegbild können allfällige Belegbilder eines ausgewählten Spesenantrags angezeigt werden.

▪Abgelehnte Spesenanträge können vom Mitarbeiter nicht mehr verändert werden. Der Spesenantrag kann jedoch kopiert, bearbeitet und erneut eingereicht werden.

▪An einen Spesenantrag angefügte Belege werden im DMS gespeichert, sofern der entsprechende Objekttyp definiert ist.

Mitarbeiter

Der Mitarbeiter wird aufgrund des eingeloggten Users direkt abgefüllt.

Status

Standardmässig wird der Status «Eingereicht» abgefüllt. Sie können den Status auf «Entwurf» wechseln, falls Sie den Spesenantrag zwar erstellen, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt zur Prüfung einreichen wollen.

Spesenantrag-Nr.

Es wird automatisch die nächste Spesenantrag-Nr. vorgeschlagen. Diese muss eindeutig sein.

Bezeichnung

Geben Sie hier eine Bezeichnung des Spesenantrags ein.

Spesenart

Wählen Sie eine Spesenart aus. Im Standard stehen folgende Spesenarten zur Verfügung, die Sie individuell anpassen können:

▪Effektive Spesen: Auslagen, die von Mitarbeitern privat bezahlt wurden und wofür es einen Spesenbeleg gibt

▪Pauschalspesen: Effektive Spesen in Form von Einzelfallpauschalen, z.B. CHF 30 für ein Abendessen (Spesenoption Pauschalspesen aktiviert)

▪Km-Entschädigung: Fahrspesen, die mit dem Privatwagen getätigt wurden (Spesenoption Km-Spesen aktiviert)

▪Kreditkarte: Auslagen, die über eine Firmenkreditkarte bezahlt wurden und wofür es einen Spesenbeleg gibt (Spesenoption Kreditkarte aktiviert)

Spesenkategorie

Wählen Sie eine Spesenkategorie aus. Je nach Spesenart stehen eine oder mehrere Spesenkategorien zur Auswahl.

Spesenbeleg

Wählen Sie hier den Spesenbeleg aus, den Sie dem Spesenantrag beifügen wollen. Die Datein werden automatisch ins Proffix Verzeichnis in den Ordner Data\DMS\Dokumente\Datenbankname verschoben. Unterstützt werden die Formate: PDF, PNG, JPG.

Datum

Das Tagesdatum wird automatisch abgefüllt. Ändern Sie das Datum falls nötig.

Anzahl

Geben Sie hier die Anzahl der gefahrenen Kilometer bei der Erfassung von Kilometerentschädigungen ein. Wenn Sie die Funktion Spesenbelege einlesen verwenden, müssen Sie die Anzahl der gefahrenen Kilometer hier manuell erfassen.

Ansatz

Der Ansatz entspricht dem Kilometergeld pro gefahrenen Kilometer, der aus der Spesenkategorie übernommen wird bei der Erfassung von Kilometerentschädigungen.

Währung

Die Währung wird aus der Spesenkategorie abgefüllt falls vorhanden. Ändern Sie die Währung falls nötig.

Betrag

Der Betrag kann nur bei effektiven Spesen manuell gesetzt werden. Bei Kilometerentschädigungen wird der Betrag aufgrund von Anzahl gefahrender Kilometer multipliziert mit dem Ansatz pro gefahrenen Kilometer und angezeigt. Bei Einzelfallpauschalen wird der Betrag aus der Spesenkategorie übernommen und kann nicht verändert werden (z.B. Mittagessen CHF 30.00).

Auftrag

Geben Sie hier den allfälligen Auftrag für den Spesenantrag ein.

Bemerkung

Dieses Feld kann für beliebige Bemerkungen oder die Umschreibung der Spesenauslagen verwendet werden.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

	Mit diesem Symbol lösen Sie die Suche nach Spesenanträgen aus. Geben Sie zuvor die Suchkriterien in den Suchfeldern ein.
	Mit diesem Symbol können Sie neue Spesenanträge erstellen.
	Mit diesem Symbol können Sie wiederkehrende Spesenbelege einlesen. Die Funktion bietet eine automatisierbare Belegerkennung.
	Um einen Spesenantrag zu kopieren, wählen Sie den Spesenantrag aus und klicken Sie auf diese Schaltfläche.
	Um einen bestehenden Spesenantrag zu ändern, wählen Sie den Spesenantrag aus und klicken Sie auf diese Schaltfläche. Spesenanträge, die bereits weiterverarbeitet wurden, können nicht mehr verändert werden.
	Wenn Sie einen Spesenantrag löschen wollen, wählen Sie den Spesenantrag aus und klicken Sie auf diese Schaltfläche. Spesenanträge, die bereits weiterverarbeitet wurden, können nicht mehr gelöscht werden.
	Mit Klick auf diese Schaltfläche können Sie einen oder mehrere ausgewählte Spesenanträge zum Bearbeiten markieren. So können Sie z.B. mehrere Spesenanträge mit Status «Entwurf» markieren und mit Klick auf Einreichen einreichen. Der Status wird dann auf «Eingereicht» geändert.
	Wenn Sie einem Spesenantrag einen Beleg zufügen wollen, wählen Sie diese Schaltfläche aus und wählen Sie eine Datei aus. Unterstützt werden PDF-, JPG- und PNG-Dateien.
	Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wenn Sie einen oder mehrere Spesenanträge mit Status «Entwurf» markiert haben und einreichen wollen, d.h. den Status auf «Eingereicht» ändern wollen. Spesenanträge mit Status «Entwurf» werden in grauer Schrift, Spesenanträge mit Status «Eingereicht» in blauer Schrift angezeigt.
	Klicken Sie auf diese Schaltfläche und anschliessend nochmals auf Suchen , damit auch abgelehnte Spesenanträge angezeigt werden. Abgelehnte Spesenanträge mit Status «Abgelehnt» werden in roter Schrift angezeigt.
	Klicken Sie auf diese Schaltfläche und anschliessend nochmals auf Suchen , damit auch angenommene Spesenanträge angezeigt werden. Genehmigte Spesenanträge mit Status «Angenommen» werden in grüner Schrift angezeigt.
	Klicken Sie auf diese Schaltfläche und anschliessend nochmals auf Suchen , damit auch verbuchte Spesenanträge angezeigt werden. Verbuchte Spesenanträge werden grau hinterlegt angezeigt. Folgende Stati sind möglich: «Erledigt», «Verbucht Lohnbewegung», «Verbucht Fibu neu», «Verbucht Kreditoren neu», «Verbucht Fibu verknüpft», «Verbucht Kreditoren verknüpft». Wenn Sie einen verbuchten Spesenantrag auswählen, werden in der unteren Tabelle die Details zur Verbuchung angezeigt.
	Klicken Sie auf diese Schaltfläche, damit Sie beim Auswählen eines Spesenantrag in der Tabelle allfällig verknüpfte Belegbilder in einem Vorschaufenster sehen.