1.Mit den Schaltflächen rechts können Sie neue Dokumente zuweisen und bestehende Zuweisungen kopieren , ändern oder löschen .

2.Mit der Suchfunktion können Sie nach einer Teilen aus der Bezeichnung suchen oder auch den Zeitraum der Dokumente einschränken.

3.Das Fenster sieht wie folgt aus:

4.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

5.Bestätigen Sie die Erfassungen mit Ok .

Dokument-Nr.

Geben Sie hier eine eindeutige Nummer für das Dokument ein. Es wird automatisch eine Nummer vorgeschlagen. Die Nummer kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

Bezeichnung

Hier können Sie eine Bezeichnung für das Dokument erfassen.

Datei/Verzeichnis

In diesem Feld geben Sie den Namen und das Verzeichnis der Datei ein. Mit der Schaltfläche Datei suchen können Sie die Datei auswählen. Sie können auch nur ein Verzeichnis angeben (z.B. D:\Daten\Briefe\*.doc). In diesem Fall werden alle Dateien in diesem Verzeichnis angezeigt.

Programm

Hier können Sie das Programm angeben, mit welchem die Datei bearbeitet werden kann. Dies ist in der Regel nicht notwendig und sollte nur gemacht werden, wenn bei einem Doppelklick auf das Dokument diese nicht automatisch geöffnet wird. Mit den Schaltflächen rechts daneben können Sie entweder die Programmdatei suchen oder ein zugewiesenes Programm ermitteln .

Gruppe

Die Dokumente können im Register gruppiert werden. Dazu müssen Sie hier einen Namen für die Gruppe eingeben, in welcher das Dokument aufgeführt werden soll. Sie können mehrere Gruppen/Untergruppen erstellen. Geben Sie dafür die einzelnen Stufen mit einem \ getrennt ein (z.B. Dokumente\Privat\Briefe).

Bemerkungen

Dieses Feld steht für freie Bemerkungen zum Dokument zur Verfügung.

Ablagedatum

Hier erfassen Sie das Ablagedatum bzw. die Ablagezeit für das Dokument.