Neuer Serviceauftrag

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Neuer Serviceauftrag

Neuer Serviceauftrag

Um einen neuen Serviceauftrag zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Serviceauftragsverwaltung > Start > Serviceauftrag > Neu Neu_16x16.

Service_Neuer Serviceauftrag

2.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

3.Bestätigen Sie mit Klick auf Ok Okay_16x16.

Hinweise:

▪Sie haben hier auch die Möglichkeit, den Serviceauftrag mit einem Klick auf Bildschirm Vorschau_16x16 oder Drucker Drucken_16x16 am Bildschirm anzusehen oder auszudrucken.

▪Mit einem Klick auf E-Mail E-Mail_16x16 wird der Serviceauftrag als PDF-Datei per E-Mail versendet. Sie können auch eine externe E-Mail Externe E-Mail senden_16x16 des Serviceauftrags bzw. der ausgewählte Serviceposition über die entsprechende Schaltfläche versenden.

Beschreibung der einzelnen Register

Toggle-auf_16x16_blackRegister Serviceauftrag

Im Register Serviceauftrag Serviceauftrag_16x16 sind die Hauptinformationen des Serviceauftrages abgelegt.

Service_Neuer Serviceauftrag

Serviceauftrag

Wenn Sie einen neuen Serviceauftrag erfassen, wird diese Nummer beim Speichern automatisch vergeben und abgefüllt.

Kunde

Hier wird die Adresse des Kunden erfasst.

Standort

Hier können Sie den Standort als Vorselektion für die Serviceposition abfüllen. Haben Sie das Feld Kunde bereits abgefüllt, können Sie hier nur noch Standorte abfüllen, die dem Kunden zugewiesen sind. Wenn der gewünschte Standort nicht verfügbar ist, müssen Sie diesen zuerst in der Kundeninstallationsverwaltung eröffnen. Wenn Sie direkt den Standort eingeben (ohne vorher den Kunden abgefüllt zu haben), wird der Kunde aufgrund der Definition in der Kundeninstallationsverwaltung automatisch abgefüllt.

Installation

Eine Installation kann hier als Vorselektion angegeben werden. Ist das Feld Standort abgefüllt, werden Ihnen hier alle Installationen zum Standort angeboten. Geben Sie direkt die Installation an (ohne vorher den Kunden und den Standort abzufüllen), werden Ihnen Standort und Kunde aufgrund der gewählten Installation automatisch abgefüllt.

Hinweis:

▪Wenn Sie die Seriennummer im Suchfeld der Kundeninstallationsverwaltung gewählt haben, können Sie hier z.B. direkt die Seriennummer des Gerätes eingeben. Die Installation mit der eingegebenen Seriennummer wird dann direkt abgefüllt.

Kontaktperson

Selektieren Sie hier einen Kontakt aus der Auswahl oder geben Sie den Namen der Kontaktperson manuell ein. Über das Symbol Neue Kontaktperson Tabelle neu_16x16 erfasste Kontakte werden automatisch in der Adressverwaltung abgelegt. Der Aufbau der Kontaktperson (Reihenfolge Name, Vorname, Anrede) kann in den Einstellungen definiert werden.

Hinweis:

▪Wenn Sie einen Kontakt aus der Auswahl selektiert haben, wird beim Verlassen des Feldes die Telefonnummer des Kontakts automatisch abgefüllt. Dabei werden die Telefon-Nr. in der Reihenfolge überprüft, wie es in den Einstellungen definiert ist. Die erste vorhandene Nr. wird übernommen.

Tel. Kontaktperson

Erfassen Sie hier die Telefonnummer der Kontaktperson.

Kontakt extern

Die Adresse eines externen Kontakts können Sie hier erfassen.

Referenztext

In diesem Feld können Sie einen Referenztext zum Serviceauftrag eingeben. In den Einstellungen der Serviceauftragsverwaltung können Sie definieren, ob der Referenztext zwingend angegeben werden muss.

Serviceart

Mit der Serviceart wählen Sie den Typ der Arbeit, die an der Installation vorgenommen wird. Ist in den Einstellungen eine Serviceart hinterlegt, wird diese hier automatisch abgefüllt.

Disponent

Geben Sie hier den Namen des Disponenten ein. Es wird automatisch der Proffix Benutzername vorgeschlagen.

Priorität

Hier wird die in der Reihenfolge niedrigste Priorität abgefüllt, die in allen im Serviceauftrag vorkommenden Daten auftritt. Berücksichtigt werden dabei der Kunde, die Standorte aller Servicepositionen, die Prioritäten der enthaltenen Servicepositionen sowie der Serviceart.

Status

Als erster Status wird hier der in der Reihenfolge niedrigste Status mit der Statusart offen eingesetzt. Sind im Serviceauftrag mehrere Positionen vorhanden, wird hier immer der in der Reihenfolge tiefste Status der enthaltenen Positionen abgefüllt.

Datum

Hier wird das Tagesdatum vorgeschlagen. Sie können dieses jedoch bei Bedarf überschreiben.

Wenn Sie diese Angaben vorgenommen haben, fügen Sie dem Serviceauftrag die gewünschten Servicepositionen hinzu. Dazu stehen Ihnen die Schaltflächen rechts von der Tabelle Servicepositionen zur Verfügung.

erledigte Servicepositionen anzeigen und/oder gesperrte Servicepositionen anzeigen

Aktivieren Sie bei Bedarf die Optionen erledigte Servicepositionen anzeigen und/oder gesperrte Servicepositionen anzeigen.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Zurücksetzen_32x32

Wenn Sie durch den Status gesperrte Serviceaufträge freischalten wollen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Markieren_32x32

Um über den Serviceauftrag erfasste Rapporte für die Verrechnung freizugeben, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Dieses Symbol ist nur verfügbar wenn die Leistungsverwaltung Proffix_Leistungsverwaltung_16x16 installiert ist.

Lieferscheine verrechnen_32x32

Die zur Verrechnung freigegebenen Rapporte, die dem aktuellen Serviceauftrag zugewiesen sind, können Sie über diese Schaltfläche verrechnen. Dieses Symbol ist nur verfügbar wenn die Leistungsverwaltung Proffix_Leistungsverwaltung_16x16 installiert ist.

Adresse_32x32

Um die Adresse im nebenstehenden Feld zu ändern, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Tabelle neu_32x32

Um eine Serviceposition hinzuzufügen klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Tabelle kopieren Zeile ausgewählt_32x32

Um eine Serviceposition zu kopieren klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Tabelle ändern Zeile ausgewählt_32x32

Mit diesem Symbol können Sie die ausgewählte Serviceposition ändern.

Tabelle löschen Zeile ausgewählt_32x32

Um die ausgewählte Serviceposition zu löschen klicken Sie auf diese Schaltfläche.
Toggle-auf_16x16_blackRegister Notizen

Im Register Notizen Notes_16x16 können Sie zu jedem Serviceauftrag beliebig viele Notizen erfassen. In diesem Register können Sie neue Notizen erfassen Tabelle neu Zeile ausgewählt_16x16 und bestehende kopieren Tabelle kopieren Zeile markiert_16x16, ändern Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16 oder löschen Tabelle löschen Zeile ausgewählt_16x16.

Service_Neuer Serviceauftrag_Notizen

Was möchten Sie tun?

1.Klicken Sie Serviceauftragsverwaltung > Start > Serviceauftrag > Neu Neu_16x16.

2.Oder suchen Suchen_16x16 Sie nach einem bestehenden Serviceauftrag und wählen Sie Ändern Ändern_16x16.

3.Wählen Sie das Register Notizen Notes_16x16.

4.Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Notiz Tabelle neu_16x16.

Service_Serviceauftrag_Notizen

5.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

6.Klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.

Datum

Geben Sie hier ein Datum und Zeit für die Notiz ein.

Termin

Hier können Sie einen Termin eingeben. Sie können z.B. Terminlisten aufgrund dieses Datums ausdrucken.

Notiz

In diesem Feld erfassen Sie die eigentliche Notiz.

Notizart

Hier können Sie der Notiz eine Notizart zuweisen.

Alarm von/bis

Wenn Sie eine Notizart zuweisen, welche einen Alarm definiert hat, können Sie mit diesen Feldern den Zeitraum angeben, in welchem der Alarmtext angezeigt werden soll.

Mitarbeiter

Hier können Sie der Notiz einen Mitarbeiter zuweisen. Wenn Sie die Benutzerverwaltung installiert und aktiviert haben, wird automatisch der angemeldete Mitarbeiter abgefüllt.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.
Toggle-auf_16x16_blackRegister Dokumente

Im Register Dokumente Reiter_Dokumente_16x16 können Sie Verweise auf Dokumente und andere Dateien zum Serviceauftrag definieren. Mit der Suchfunktion können Sie nach einer Teilen aus der Bezeichnung suchen oder auch den Zeitraum der Dokumente einschränken.

Service_Neuer Serviceauftrag_Dokumente

Was möchten Sie tun?

1.Klicken Sie Serviceauftragsverwaltung > Start > Serviceauftrag > Neu Neu_16x16.

2.Oder suchen Suchen_16x16 Sie nach einem bestehenden Serviceauftrag und wählen Sie Ändern Ändern_16x16.

3.Wählen Sie das Register Dokumente Reiter_Dokumente_16x16.

4.Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Dokument Tabelle neu_16x16.

Service_Neuer Serviceauftrag_Dokumente_neue Zuweisung

5.Geben Sie die nötigen Angaben ein.

6.Klicken Sie auf Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.

Dokument-Nr.

Geben Sie hier eine eindeutige Nummer für das Dokument ein. Es wird automatisch eine Nummer vorgeschlagen. Die Nummer kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

Bezeichnung

Hier können Sie eine Bezeichnung für das Dokument erfassen.

Datei/Verzeichnis

In diesem Feld geben Sie den Namen und das Verzeichnis der Datei ein. Mit der Schaltfläche Datei suchen Ordner geöffnet_16x16 rechts daneben können Sie die Datei auswählen. Sie können auch nur ein Verzeichnis angeben (z.B. «D:\Daten\Briefe\*.doc»). In diesem Fall werden alle Dateien in diesem Verzeichnis angezeigt.

Programm

Hier können Sie das Programm angeben, mit welchem die Datei bearbeitet werden kann. Dies ist in der Regel nicht notwendig und sollte nur gemacht werden, wenn bei einem Doppelklick auf das Dokument diese nicht automatisch geöffnet wird. Mit den Schaltflächen rechts daneben können Sie entweder die Programmdatei suchen Ordner geöffnet_16x16oder ein zugewiesenes Programm ermitteln Programm ermitteln_16x16.

Gruppe

Die Dokumente können im Register gruppiert werden. Dazu müssen Sie hier einen Namen für die Gruppe eingeben, in welcher das Dokument aufgeführt werden soll. Sie können mehrere Gruppen/Untergruppen erstellen. Geben Sie dafür die einzelnen Stufen mit einem \ getrennt ein (z.B. «Dokumente\Privat\Briefe»).

Bemerkungen

Dieses Feld steht für freie Bemerkungen zum Dokument zur Verfügung.

Ablagedatum

Hier erfassen Sie das Ablagedatum bzw. die Ablagezeit für das Dokument.

Tipps:

▪Dokumente können auch hinzugefügt werden, indem Sie Verknüpfungen oder Dateien mit der Maus direkt aus dem Windows-Explorer in das Register Dokumente Reiter_Dokumente_16x16 ziehen.

▪Wenn Sie ein Dokument öffnen wollen, genügt ein Doppelklick auf das Dokument.
Toggle-auf_16x16_blackRegister Zusatzfelder

Genügen Ihnen die angebotenen Serviceauftragsfelder nicht und wollen Sie zusätzliche Daten zu einem Serviceauftrag erfassen, dann haben Sie die Möglichkeit im Modul Einstellungen unter Datenbank > Allgemein > Standardtabellen die Zusatzfelder zu definieren.

Im Register Zusatzfelder Zusatzfelder_16x16 des Serviceauftrags können Sie dann die entsprechenden Zusatzfelder befüllen.

Service_Neuer Serviceauftrag_Zusatzfelder
Toggle-auf_16x16_blackRegister Aktivitäten

Wenn Sie mit dem CRM-Modul Proffix_CRM_16x16 arbeiten, können Sie für die Serviceaufträge Aktivitäten erfassen. Im Register Aktivitäten Reiter_Aktivitäten_16x16 können Sie neue Aktivitäten erfassen und bestehende kopieren Tabelle kopieren Zeile markiert_16x16, ändern Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16 oder löschen Tabelle löschen Zeile ausgewählt_16x16.

Service_Neuer Serviceauftrag_Aktivitäten

Hinweise:

▪Mit der Option erledigte Aktivitäten anzeigen bestimmen Sie, ob nur die offenen oder alle Aktivitäten angezeigt werden sollen. Erledigte Aktivitäten werden in roter Schrift angezeigt.

▪Auf dem Serviceauftrag werden die Aktivitäten, die direkt auf dem Serviceauftrag erfasst wurden und alle Aktivitäten aller Servicepositionen des Serviceauftrages aufgeführt.

Benötigen Sie weitere Hilfe? Verwandte Themen:

▪Neue Aktivität hinzufügen
Toggle-auf_16x16_blackRegister Rapporte

Wenn Sie mit der Leistungsverwaltung Proffix_Leistungsverwaltung_16x16 arbeiten, können Sie für die Servicepositionen Rapporte erfassen. Im Register Rapporte Details_16x16 können Sie bestehende Rapporte ändern Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16. Rapporte neu erstellen Tabelle neu Zeile ausgewählt_16x16, bestehende kopieren Tabelle kopieren Zeile ausgewählt_16x16 oder löschen Tabelle löschen Zeile ausgewählt_16x16 ist hier nicht möglich. Dies ist nur in den Servicepositionen möglich.

Service_Neuer Serviceauftrag_Rapporte