Kontakte

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Kontakte

Zu jeder Adresse können Sie im Register Kontakte Reiter_Kontakte_16x16 beliebig viele Kontaktpersonen definieren.

AdresseKontakte

Was möchten Sie tun?

Toggle-auf_16x16_blackKontakt erfassen

Um ein neuen Kontakt zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Klicken Sie auf Neuer Kontakt Tabelle neu_16x16 um einen neuen Kontakt hinzuzufügen.

AdresseKontaktperson verwalten

2.Füllen Sie die Felder aus.

3.Die Adress- und Kommunikationsfelder werden jeweils von der Hauptadresse vorgeschlagen.

4.Mit Klick auf Ok Bestätigen_16x16 wird der Kontakt hinzugefügt.
Toggle-auf_16x16_blackWeitere Symbole in der Tabelle

Mit den folgenden Funktionen können Sie weitere Mutationen vornehmen:

Tabelle kopieren Zeile ausgewählt_32x32

Mit diesem Symbol kopieren Sie den ausgewählten Kontakt.

Tabelle ändern Zeile ausgewählt_32x32

Klicken Sie auf dieses Symbol, um den Kontakt zu bearbeiten.

Tabelle löschen Zeile ausgewählt_32x32

Um einen Kontakt zu löschen, klicken Sie auf dieses Symbol.
Toggle-auf_16x16_blackNotizen auf Kontakten hinterlegen

Sie können beliebig viele Notizen definieren.

1.Klicken Sie auf Neue Notiz Tabelle neu_16x16, um eine neue Notiz hinzuzufügen.

Notizen verwalten

2.Füllen Sie die Felder aus.

3.Mit Klick auf Ok Bestätigen_16x16 wird die Notiz in der Tabelle hinzugefügt.

Mit den folgenden Funktionen können Sie weitere Mutationen vornehmen:

Tabelle kopieren Zeile ausgewählt_32x32

Mit diesem Symbol kopieren Sie die ausgewählte Notiz.

Tabelle ändern Zeile ausgewählt_32x32

Klicken Sie auf dieses Symbol, um die Notiz zu bearbeiten.

Tabelle löschen Zeile ausgewählt_32x32

Um eine Notiz zu löschen, klicken Sie auf dieses Symbol.

Notiz-Nr.

Hier müssen Sie eine eindeutige Nummer für die Notiz eingeben. Die nächste freie Nummer wird automatisch vorgeschlagen.

Datum

Geben Sie hier Datum und Zeit für die Notiz ein.

Termin

Hier können Sie einen Termin eingeben. Sie können z.B. Terminlisten aufgrund dieses Datums ausdrucken.

Notiz

In diesem Feld erfassen Sie die eigentliche Notiz. Sie können diesen Text formatieren.

Notizart

Hier können Sie der Notiz eine Notizart zuweisen. Auf der Notizart können Sie definieren, ob eine Notiz im CRM-Modul erscheint oder nicht und ob diese mit Outlook synchronisiert werden soll.

Alarm von/bis

Wenn Sie eine Notizart zuweisen, welche einen Alarm definiert hat, können Sie mit diesen Feldern den Zeitraum angeben, in welchem der Alarmtext angezeigt werden soll.

Kontakt

Hier können Sie der Notiz eine Kontaktperson zuweisen. Geben Sie die Nummer oder direkt einen Suchbegriff in das Feld ein.

Mitarbeiter

Hier können Sie der Notiz einen Mitarbeiter zuweisen.
Toggle-zu_16x16_blackDokumente auf Kontakte hinterlegen

Sie können beliebig viele Verweise auf Dokumente definieren.

1.Klicken Sie auf Neues Dokument Tabelle neu_16x16, um ein neues Dokument hinzuzufügen.

Dokumente verwalten erfassen

2.Füllen Sie die Felder aus.

3.Mit Klick auf Ok Bestätigen_16x16 wird das Dokument in der Tabelle hinzugefügt.

Mit den folgenden Funktionen können Sie weitere Mutationen vornehmen:

Tabelle kopieren Zeile ausgewählt_32x32

Mit diesem Symbol kopieren Sie das markierte Dokument.

Tabelle ändern Zeile ausgewählt_32x32

Klicken Sie auf dieses Symbol, um das markierte Dokument bearbeiten.

Tabelle löschen Zeile ausgewählt_32x32

Um ein markiertes Dokument zu löschen, klicken Sie auf dieses Symbol.

E-Mail_32x32

Klicken Sie auf dieses Symbol, um das markierte Dokument per E-Mail zu senden.

Dokument-Nr.

Geben Sie hier eine eindeutige Nummer für das Dokument ein. Es wird automatisch eine Nummer vorgeschlagen. Die Nummer kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

Einkauf

Aktivieren Sie diese Option, falls Sie das Dokument verwenden wollen für Dokumente aus der Einkaufsverwaltung Proffix_Einkaufsverwaltung_16x16.

Auftragsbearbeitung

Aktivieren Sie diese Option, falls Sie das Dokument verwenden wollen für Dokumente aus der Auftragsbearbeitung Proffix_Auftragsbearbeitung_16x16.

Bezeichnung

Hier können Sie eine Bezeichnung für das Dokument erfassen.

Datei/Verzeichnis

In diesem Feld geben Sie den Namen und das Verzeichnis der Datei ein. Mit der Schaltfläche rechts daneben können Sie die Datei auswählen. Sie können auch nur ein Verzeichnis angeben (z.B. «D:\Daten\Briefe\*.docx»). In diesem Fall werden alle Dateien in diesem Verzeichnis angezeigt.

Programm

Hier können Sie das Programm angeben, mit welchem die Datei bearbeitet werden kann. Mit der Schaltfläche rechts daneben können Sie die Programmdatei auswählen.

Gruppe

Die Dokumente können im Register gruppiert werden. Dazu müssen Sie hier einen Namen für die Gruppe eingeben, in welcher das Dokument aufgeführt werden soll. Sie können mehrere Gruppen/Untergruppen erstellen. Geben Sie dafür die einzelnen Stufen mit einem \ getrennt ein (z.B. «Dokumente\Privat\Briefe»).

Bemerkungen

Dieses Feld steht für freie Bemerkungen zum Dokument zur Verfügung.

Ablagedatum

Hier erfassen Sie Ablagedatum/-zeit für das Dokument.

Kontakt

Wenn Sie das Dokument direkt einem Kontakt zuweisen wollen, geben Sie diesen hier ein.
Toggle-auf_16x16_blackAktivitäten auf Kontakte hinterlegen

Wenn Sie mit dem CRM-Modul arbeiten und dort Aktivitäten erfassen, können Sie den Aktivitäten jeweils Kontakten zuweisen.

Diese Aktivitäten erscheinen dann in der Adressverwaltung in der Kontaktverwaltung. Im Register Aktivitäten Reiter_Aktivitäten_16x16 finden Sie folgende Tabelle:

AdresseKontakteAktivitäten

In dieser Tabelle können Sie mit den Schaltflächen rechts neue Aktivitäten erfassen und bestehende ändern, kopieren oder löschen.

Toggle-auf_16x16_blackZusatzfelder auf Kontakte definieren

Sie haben die Möglichkeit mit den Zusatzfeldern Reiter_Zusatzfelder_16x16 weitere Eingabefelder zu definieren. Das kann praktisch sein, wenn Ihnen die angebotenen Kontaktfelder nicht genügen und Sie zusätzliche Daten zu einem Kontakt erfassen möchten. Die Zusatzfelder werden in den Einstellungen erfasst. Haben Sie solche Felder definiert, können die Angaben im Kontakt eingegeben werden.

1.Geben Sie alle benötigten Informationen in die dafür vorgesehenen Felder ein.

AdresseKontakteZusatzfelder

2.Haben Sie alle Angaben vorgenommen, vervollständigen Sie die anderen Register.

3.Klicken danach auf Ok, um die Daten zu speichern.
Toggle-auf_16x16_blackHier finden Sie detaillierte Beschreibungen zu den Feldern

Kontakt-Nr.

▪Geben Sie hier die Nummer des Kontakts ein. Es wird automatisch die nächste freie Nummer vorgeschlagen.

▪Die Kontakt-Nr. muss eindeutig sein und kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

▪Mit In Search.ch suchen Adresse_in search.ch suchen_16x16 können Sie die Adresse auch in search.ch suchen und übernehmen.

▪Mit vcf-Datei importieren Datenaustausch_vcf-Dateien importieren_16x16 können Sie eine Adresse aus einer vcf-Datei zu übernehmen.

Kontakttyp

Hier können Sie der Kontaktperson einen Kontakttyp zuweisen.

Geben Sie hier die Anrede für den Kontakt ein oder wählen Sie eine Anrede aus der Liste aus.

▪Neue Anreden definieren Sie in Adressverwaltung > Hilfstabellen > Allgemein > Anreden.

▪Die Briefanrede, die aufgrund der Anrede automatisch abgefüllt werden, definieren Sie auch in dieser Hilfstabelle.

Adresszeilen 1 und 2

Für die Adresszeilen stehen Ihnen 2 Eingabefelder zur Verfügung.

Sprache

Wählen Sie eine Sprache für den Kontakt. Falls der Kontakt in der Auftragsbearbeitung auf der Adresse oder Rechnungsadresse ausgewählt wird, dann wird die Sprache des Kontaktes gezogen. Voraussetzung dafür sind die Einstellungen > Auftragsbearbeitung > Auftragsdokument > Vorgabe.

Telefon direkt, Zentrale, privat, Mobiltelefon, Fax

▪Diese Felder stehen für Telefon- und Fax-Nummern zur Verfügung.

Funktion

Diese Feld ist für die Funktion der Kontaktperson.

Titel

Hier können Sie den Titel der Person eingeben.

Haupt

Wenn Sie diese Option markieren, wird dieser Kontakt in der Auftragsbearbeitung Proffix_Auftragsbearbeitung_16x16 beim Erfassen eines Dokumentes automatisch als Kontaktperson ausgewählt.

gelöscht

Markieren Sie diese Option, wenn dieser Kontakt nicht mehr in der Firma arbeitet und deshalb nicht mehr verwendet werden sollte. Wenn Sie später den Kontakt wieder aktivieren wollen, können Sie diese Option einfach wieder abwählen.

Adresse gleich Hauptadresse

▪Wenn Sie diese Option markieren, werden die Felder Adresszeile 1 und Adresszeile 2, Strasse, PLZ, Ort, Telefon Zentrale, Fax und Website von der Adresse übernommen und Sie können die Felder nicht mehr selber eingeben.

▪Wenn Sie später die Adresse anpassen, werden alle Kontakte mit dieser Option automatisch an die neue Hauptadresse angepasst.

▪Wenn Sie bei neuen Adressen diese Option gesetzt haben wollen, können Sie dies in Adressverwaltung > Einstellungen > Allgemein > Bereich Adress-Nr. > Kontaktadresse gleich Hauptadresse definieren.

Kontakt Massenserviceauftrag

Wenn Sie diese Option markieren, wird dieser Kontakt in der Serviceauftragsverwaltung Proffix_Serviceauftragsverwaltung_16x16 für Massenserviceaufträge als Kontaktperson ausgewählt.

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