Neue Adresse erfassen

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Neue Adresse erfassen

Neue Adresse erfassen

Mit der Funktion Neu Neu_16x16 wird in der Adressverwaltung eine Adresse erfasst.

Die Daten einer Adresse sind in verschiedene Register unterteilt.

Adressen Register

Was möchten Sie tun?

Toggle-auf_16x16_blackAdresse erfassen

Um eine neue Adresse zu erfassen, gehen Sie wie folgt vor.

1.Wählen Sie Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16.

2.Erfassen Sie mindestens die Pflichtfelder im allgemeinen Teil des Erfassungsfensters für Adressen.

3.Ergänzen Sie bei Bedarf die weiteren Register.

4.Klick auf Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.

AdresseAdresse

Hinweis:

▪Falls in den Einstellungen definiert, wird nach bereits vorhandenen, ähnlichen Adressen gesucht und diese angezeigt.

Tipps:

▪Nach dem Speichern können Sie direkt mit der Erfassung weiterer Adressen beginnen.

▪Wenn Sie eine Adresse ändern wollen, können Sie von der Adressverwaltung direkt das entsprechende Register aufrufen. Suchen Sie zunächst nach der gewünschten Adresse und wählen Sie nach dem Markieren der Adresse unter Start > Adresse > Register Register_16x16 den gewünschten Punkt aus oder öffnen Sie das Kontextmenü über einen Klick auf die rechte Maustaste.
Toggle-auf_16x16_blackAdresse mit Koordinaten und Karte versehen

Um Google Maps vollumfänglich in Proffix zu nutzen, wird ein API Schlüssel benötigt. Dieser Schlüssel wird über Google Cloud Platform-Account beantragt. Informieren Sie sich auf der Google Website: https://cloud.google.com/maps-platform/.

1.Fügen Sie den API Schlüssel unter Datei > Einstellungen > Adressverwaltung > Allgemein > Google Maps > API Schlüssel ein.

2.Adresse erfassen oder eine bestehende Adresse mit Doppelklick bearbeiten.

3.Wählen Sie Register Adresse Adresse_16x16.

4.Klicken Sie auf Koordinaten abrufen Reiter_Adresse_Koordinaten abrufen_16x16.

5.Die Koordinaten werden aufgrund der eingegebenen Adresse ermittelt und abgelegt.

6.Klicken Sie auf Karte laden Adresse_Karte laden_16x16.

Adresse Routeplaner

7.Klicken Sie auf Kartentyp ändern Adresse_Kartentyp ändern_16x16, um die gewünschte Kartenansicht zu wählen.

8.Klicken Sie auf Zoom-Funktionen Adresse_Karte vergrössern_16x16 oder Adresse_Karte verkleinern_16x16, um die Karte zu vergrössern oder zu verkleinern.

Routenplanung

Als Startadresse wird entweder die Adresse in den Einstellungen > Stammdaten > Allgemein verwendet oder, falls vorhanden, der Standort in den Einstellungen > Adressverwaltung > Allgemein > Google Maps > Standort.

1.Bestehende Adresse mit Doppelklick öffnen.

2.Mit Klick auf Route berechnen Adresse_Route berechnen_16x16 wird der Routenplaner von Google Maps geöffnet.

3.Als Zielort wird die aktuell geöffnete Adresse übergeben.

Hinweise:

▪Es stehen vier verschiedene Ansichten der Karten zur Verfügung. Der zuletzt gewählte Dateityp erscheint direkt beim nächsten Kartenaufruf.

▪Für die Standortbestimmung der Routenplanung wird mindestens die Adresse aus den Stammdaten benötig.

Tipps:

▪Mit Ctrl und Klick auf Kartentyp ändern Adresse_Kartentyp ändern_16x16 wird ein Browserfenster mit der Karte geöffnet.

▪Für Route berechnen Adresse_Route berechnen_16x16 wird kein API-Schlüssel benötigt. Eine vollständige Adresse reicht.
Toggle-auf_16x16_blackWeitere Kommunikationsangaben erfassen

Wenn die vorgegebenen Kommunikationsfelder nicht ausreichen, können Sie in der Tabelle beliebig viele zusätzliche Einträge erfassen. Das kann praktisch sein, wenn z.B. eine andere E-Mail-Adresse als die Haupt-E-Mail-Adresse für eine Mahnung oder Lohnabrechnung automatisch aus der Adresse verwendet wird.

Im Register Kommunikation Reiter_Kommunikation_16x16 einer Adresse sind die Kommunikationsangaben wie Telefon, Fax, E-Mail usw. abgelegt.

1.Geben Sie alle benötigten Informationen in die dafür vorgesehenen Felder ein.

AdresseKommunikation

2.Klicken danach auf Ok Bestätigen_16x16, um die Daten zu speichern.

Tipps:

▪Mit einem Doppelklick auf das Eingabefeld Website wird automatisch die Website geöffnet.

▪Mit einem Doppelklick auf eine E-Mail Adresse wird das Mail-Programm gestartet und eine neue E-Mail an diesen Empfänger erstellt.

Sie können in dieser Tabelle beliebig viele zusätzliche Kommunikationseinträge erfassen. Es gibt diverse vorgegebene E-Mail-Typen, welche bei diversen Dokumenttypen oder Funktionen in Proffix verwendet werden.

Diese E-Mailadressen werden modulübergreifend verwendet. Wenn Sie z.B. eine andere E-Mail-Adresse als die Haupt-E-Mail-Adresse für eine Mahnung oder Lohnabrechnung definieren, dann wird automatisch diese E-Mail Adresse in der Debitorenbuchhaltung bzw. Lohnbuchhaltung verwendet. Diese E-Mail-Adressen sind auch wichtig für die richtige E-Mail-Vorgabe die Sie in den Einstellungen definieren.

Tabelle neu_32x32

Wählen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie einen Kommunikationseintrag erfassen wollen.

Tabelle kopieren Zeile ausgewählt_32x32

Mit diesem Symbol können Sie bestehende Kommunikationseinträge kopieren.

Tabelle ändern Zeile ausgewählt_32x32

Um einen bestehenden Eintrag anpassen zu können, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Tabelle löschen Zeile ausgewählt_32x32

Diese Schaltfläche löscht den ausgewählten Eintag.

E-Mail_32x32

Mit dieser Schaltfläche oder einem Doppelklick auf das Eingabefeld E-Mail startet automatisch Ihr Mailprogramm auf und die Empfängeradresse wird übernommen.

Telefon_32x32

Mit F3 oder einem Klick auf Nummer wählen Telefon_16x16 können Sie die Nummer wählen, wenn Sie einen Telefonanschluss in den Einstellungen definiert haben.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Kommunikationsangabe zu erfassen:

1.Klicken Sie auf  Neu Neu_16x16.

2.Wählen Sie einen Dokumenttyp oder eine Funktion aus.

3.Erfassen Sie die E-Mail.

Adresse_Kommuniktionsangaben_erstellen

4.Klick auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Hinweise:

▪Um eine beliebige Kommunikationsangabe zu definieren, wählen Sie hier den Typ Frei.

▪Wenn Sie eine E-Mail Mahnung in der Kommunikationstabelle definieren, funktioniert das Mahnen per E-Mail nur, wenn in Debitorenbuchhaltung > Hilfstabelle > Debitorenbuchhaltung > Mahnstufen > Mahnstufe > senden per E-Mail markiert ist.

▪Gelöschte Dokumenttypen werden nicht in Kommunikationsangaben verwalten auf der Adresse angezeigt. Ebenfalls werden diese nicht angezeigt, wenn die Option kein E-Mail versenden auf dem Dokumenttyp gewählt ist. Bereits verwendete Kommunikationsangaben werden auf Frei gesetzt wenn auf dem Dokumenttyp diese Optionen gesetzt werden.

Wenn der Empfänger von mehreren Dokumenttypen die gleiche E-Mail hat, dann können Sie mit der Mehrfachauswahl die E-Mail-Adresse schnell erfassen.

1.Klicken Sie auf  Neu Neu_16x16.

2.Wählen Sie mehrere Dokumenttypen oder Funktionen aus.

3.Erfassen Sie die E-Mail.

Adresse_Kommuniktionsangaben_mehrfach auswahl

4.Klick auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Hinweise:

▪Es werden mehrere Einträge in der Kommunikationstabelle erstellt.

Wenn Sie für mehrere bestehende Kommunikationsangaben die gleiche Mailadresse zuweisen möchten , dann können Sie das mit der Mehrfachauswahl tun.

1.Wählen Sie mehrere Kommunikationsangaben.

Adresse_Kommuniktionsangaben_mehrfach auswahl ändern

2.Klicken Sie auf Kommunikationsangaben ändern Ändern_16x16.

3.Erfassen Sie die E-Mail.

4.Klick auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Wenn Sie für einen Dokumenttypen oder eine Funktion keine E-Mail versenden möchten, dann setzen Sie dafür die Option kein E-Mail senden.

1.Klicken Sie auf  Neu Neu_16x16.

2.Wählen Sie einen Dokumenttypen oder eine Funktion aus.

3.Aktivieren Sie die Option kein E-Mail versenden.

Adresse_Kommuniktionsangaben_keine E-Mail

4.Klick auf Ok Okay_16x16, um zu speichern.

Tipp:

▪Sie können auch direkt auf einem Dokumenttypen in der Auftragsverwaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Auftragsbearbeitung > Dokumenttypen die Option kein E-Mail senden aktivieren. Damit wird dieser Dokumenttyp für den E-Mail-Versand für alle Adressen ausgeschlossen. Ein Auftragsdokument, welches mit Klick auf per E-Mail senden versendet wird, kann dann trotzdem versendet werden indem Sie den Hinweis mit Ja bestätigen.

Sie müssen nicht unbedingt für alle Kommunikationsangaben eine E-Mail-Adresse erfassen.

Ein Anwendungsbeispiel: Sie können z.B. für Mahnungen, Lohnabrechnungen und Rechnungen je eine Adresse definieren. Für alle anderen Kommunikationsangaben soll die Haupt-E-Mail verwendet werden.

Das sieht dann wie folgt aus:

Adresse_Kommuniktionsangaben_optimieren

Hinweise:

▪Falls die Option für alle verwenden gesetzt ist, wird die Standard-E-Mail für alle E-Mail-Typen verwendet, ausser eine Kommunikationsangabe wurde speziell definiert. Dann wird der speziell definierte E-Mail Typ verwendet bzw. auch keine E-Mail gesendet, falls es dort so definiert wurde.

▪Die Kommunikationsangabe E-Mail-Auftrag kann zusammen mit der Option für alle verwenden gesetzt nicht eingesetzt werden. Für die Auftragsbearbeitung muss in diesem Fall für jeden Dokumenttype eine Kommunikationsangabe erfasst werden

▪Wenn Sie Einstellungen > Adressverwaltung > Vorgaben die Option E-Mail für alle verwenden aktivieren, wird bei Verwendung der Vorlage bei einer neuen Adresse  diese Option sogleich gesetzt. Das kann praktisch sein, wenn Sie diese Unterscheidung der E-Mail-Adressen nicht benötigen.

Je nach Dokument wird bei der Erstellung eines Dokuments eine bestimmte E-Mail gezogen. Für jedes Dokument ist eine definitive Reihenfolge festgelegt, welche E-Mail Adresse gezogen wird.

Reihenfolge für Dokumenttypen vor Lagerabtrag (z.B. eine Offerte oder Auftragsbestätigung usw.)

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > z.B. E-Mail Dokument Auftrag Offerte

2.E-Mail-Adresse des Kontaktes
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

3.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

4.E-Mail von Dokumentadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > E-Mail

Reihenfolge für Dokumenttypen mit Lagerabtrag (z.B Lieferschein usw.)

Adresse anpassen hat keine Lieferadresse definiert.

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > z.B. E-Mail Dokument Auftrag Lieferschein

2.E-Mail-Adresse des Kontaktes
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

3.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

4.E-Mail von Dokumentadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > E-Mail

Adresse anpassen hat eine Lieferadresse definiert.

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp von der Lieferadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > z.B. E-Mail Dokument Auftrag Lieferschein

2.E-Mail-Adresse des Kontaktes auf Dokument
Adresse anpassen > Lieferadresse > Feld E-Mail von Kontakt

3.E-Mail-Adresse des Kontaktes von Register Lieferadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

4.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag auf der Lieferadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

5.E-Mail von Lieferadresse (Feld E-Mail von Adresse der Lieferadresse)
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > E-Mail

6.E-Mail von Dokumentadresse ermitteln
Reihenfolge wie bei «Adresse anpassen hat keine Lieferadresse definiert».

Reihenfolge für Dokumenttypen mit Debitorenbuchung (z.B Rechnung usw.)

Adresse anpassen hat keine Rechnungsadresse definiert.

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > z.B. E-Mail Dokument Auftrag Rechnung

2.E-Mail-Adresse des Kontaktes
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

3.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

4.E-Mail von Dokumentadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > E-Mail

Adresse anpassen hat eine Rechnungsadresse definiert.

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Rechnungsadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > z.B. E-Mail Dokument Auftrag Rechnung

2.E-Mail-Adresse des Kontaktes auf Dokument
Adresse anpassen > Rechnungsadresse > Feld E-Mail von Kontakt

3.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag auf der Rechnungsadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

4.E-Mail von Rechnungsadresse (Feld E-Mail von Adresse der Rechnungsadresse)
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > E-Mail)

5.E-Mail von Dokumentadresse ermitteln
Reihenfolge wie bei «Adresse anpassen hat keine Rechnungsadresse definiert».

Hinweise:

▪Wenn keine E-Mail gefunden wurde und Sie trotzdem die E-Mail versenden, dann wird ein E-Mail-Fenster ohne E-Mail-Empfänger geöffnet.

▪Stapel- und Sammelrechnungen: Die Standard E-Mail wird aus Kompatibilitätsgründen nicht berücksichtigt, weil sonst alle eine E-Mail erhalten würden. Wenn allerdings die Option für alle verwenden aktiviert ist, wird auch hier die Standard E-Mail verwendet.

ZUGFeRD / eBill

Adresse anpassen hat keine Rechnungsadresse definiert.

1.Kommunikationsangabe Dokumenttyp der Dokumentadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail ZUGFeRD

2.Wenn keine E-Mail-Adresse vorhanden, dann Dokumenttyp mit Debitorenbuchung > «Adresse anpassen hat keine Rechnungsadresse definiert».

Adresse anpassen hat eine Rechnungsadresse definiert.

1.Kommunikationsangabe Dokumenttyp der Rechnungsadresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail ZUGFeRD

2.Wenn keine E-Mail-Adresse vorhanden, dann Dokumenttyp mit Debitorenbuchung > «Adresse anpassen hat eine Rechnungsadresse definiert».

3.Wenn keine E-Mail-Adresse vorhanden, dann ZUGFeRD / eBill > «Adresse anpassen hat keine Rechnungsadresse definiert».

Post Webservice «Barcode»

1.Kommunikationsangaben Post Barcode

2.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse

3.Kommunikationsangabe Dokument Auftrag
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Dokument Auftrag

Briefe/E-Newsletter

1.Adresse: Kommunikationsangaben Brief/E-Newsletter
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Brief
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail E-Newsletter

2.Kontakt: E-Mail von Kontakt
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

Bestellung

1.E-Mail-Adresse des Kontaktes
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kontakt > Feld E-Mail von Kontakt

2.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Bestellung

3.Wenn auf Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse Kein E-Mail gesetzt ist, dann wird auch kein E-Mail von Kontakt verwendet.

Bestellofferte

Bei Bestellofferten wird nur die Kommunikationsangabe berücksichtigt. Der Kontakt wird ignoriert.

Vergütung

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Vergütung

LSV

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail LSV

Provisionsabrechnung

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Provisionsabrechnung

Mahnung

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Mahnung

2.Wenn keine E-Mail, dann Drucken

Serviceauftrag extern

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse und E-Mail von Kunde, Standort, Adresse Kontakt extern, E-Mail von Kontakt, E-Mail der Adressen aller Kontakte (Kunde, Standort). Es wird danach eine  Auswahl aller gefundenen E-Mails angezeigt.

Serviceauftrag intern

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse des Mitarbeiters, Kunde, Standort und Adresse Kontakt extern.

Stapelserviceaufträge, Warteschlange

1.je nach Einstellung auf dem Status werden E-Mail intern und/oder extern verschickt.

2.Bei intern werden gleiche E-Mail ermittelt wie bei Serviceauftrag intern.

3.Bei extern werden je nach Einstellung folgende E-Mail ermittelt:
E-Mail von Kontakt und Kommunikationsangaben Dokumenttyp Standort und Kommunikationsangaben Dokumenttyp Kunde und E-Mail von Definition Kommunikation im Servicemodul.

Leistungsrapport (nicht Rechnung)

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Leistungsrapport

Lohnabrechnung, Lohnausweis

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Lohnabrechnung

Kreditoren-Workflow Vorerfassung und Reminder

1.Kommunikationsangabe Kreditoren-Workflow des Sachbearbeiters
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Kreditoren-Workflow

Kreditoren-Workflow für abgelehnte Belege

1.Kommunikationsangabe Kreditoren-Workflow des Verantwortlichen Kreditoren-Workflow und dessen Stellverterter
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Kreditoren-Workflow

Zählerverwaltung

1.Kommunikationsangaben Dokumenttyp der Adresse.
Adressverwaltung > Start > Adresse > Neu Neu_16x16 > Kommunikationsangaben > E-Mail Zählerverwaltung

Tabelle neu_32x32

Mit diesem Symbol fügen Sie eine Tabelle ein.

Tabelle kopieren Zeile ausgewählt_32x32

Markieren Sie einen Kommunikationseintrag und wählen dieses Symbol, um den Eintrag zu kopieren.

Tabelle ändern Zeile ausgewählt_32x32

Wählen Sie dieses Symbol, wenn Sie einen Eintrag bearbeiten möchten.

Tabelle löschen Zeile ausgewählt_32x32

Um einen Eintrag zu löschen, klicken Sie auf dieses Symbol.

E-Mail_32x32

Sie können mit diesem Symbol direkt eine E-Mail an die gewählte E-Mail-Adresse senden.

Telefon_32x32

Mit diesem Symbol wird die markierte Nummer direkt gewählt.
Toggle-auf_16x16_blackZahlungsarten zuweisen

Für jede Adresse können Sie mehrere Zahlungsarten erfassen.

Das ist praktisch, weil Sie lediglich die bekannte Kontonummer des Zahlungsempfängers (IBAN, Bankkontonummer oder Postkonto-Nr.) eingeben müssen. Proffix ergänzt, wenn immer möglich, die Zusatzangaben und schlägt aufgrund der bekannten Angaben eine Zahlungsart vor.

Was möchten Sie tun?

Ist die Adresse ein Lieferant, finden Sie die Zahlungsarten direkt im Register Kreditoren Proffix_Kreditorenbuchhaltung_16x16.

1.Öffnen Sie eine Adresse > Register > Kreditoren Proffix_Kreditorenbuchhaltung_16x16.

AdresseKreditoren_Zahlungarten

2.Klicken Sie auf Neue Zahlungsart Tabelle neu_16x16, um eine Zahlungsart hinzuzufügen.

3.Ergänzen Sie alle Felder für die gewünschte Zahlungsart.

4.Klick auf Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.

Hinweise:

▪Für Lohn-Vergütungen können nur Zahlungsarten in der Standard-Währung verwendet werden.

▪Wenn eine Zahlungsart nur für Benutzer mit Berechtigung für die Lohnbuchhaltung angezeigt werden soll, markieren Sie die Option Lohnbuchhaltung auf der Zahlungsart.

Wenn Sie eine Adresse eines Kunden erfassen und dieser mit einem Lastschriftverfahren belastet werden soll, können Sie im Register Debitoren Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16 die dafür notwendigen Zahlungsarten erfassen.

1.Öffnen Sie eine Adresse > Register > Debitoren Proffix_Debitorenbuchhaltung_16x16.

AdresseDebitoren_Zahlungarten

2.Klicken Sie auf Zahlungsarten Reiter_Debitoren_Zahlungsarten_16x16, um eine Zahlungsart hinzuzufügen.

3.Ergänzen Sie alle Felder für die gewünschte Zahlungsart.

4.Klick auf Ok Bestätigen_16x16, um zu speichern.

Diese Zahlungsart wird für eine Zahlung auf eine IBAN im Inland in CHF/EUR benötigt .

1.Geben Sie die IBAN des Empfängers im Feld IBAN ein.

2.Beim Verlassen dieses Feldes ergänzt Proffix, wenn immer möglich, die Zusatzangaben wie z.B. BIC-SWIFT.

3.Proffix prüft, ob die eingegebene IBAN des Empfängers korrekt ist und schlägt eine Zahlungsart vor.

4.In diesem Fall IBAN in CHF/EUR im Inland (D):

Zahlungsart_D

5.Ergänzen Sie die Felder.

6.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um die Eingaben zu speichern.

Diese Zahlungsart wird für eine Euro-Zahlung auf eine Bank im Ausland benötigt, welche SEPA unterstützt.

1.Geben Sie die IBAN des Empfängers im Feld IBAN ein.

2.Beim Verlassen dieses Feldes ergänzt Proffix, wenn immer möglich, die Zusatzangaben wie z.B. BIC-SWIFT.

3.Proffix prüft, ob die eingegebene IBAN des Empfängers korrekt ist und ob die IBAN zu einem SEPA-Land gehört.

4.Proffix schlägt eine Zahlungsart vor.

5.In diesem Fall IBAN in EUR im Ausland – nur SEPA-Länder (S):

Zahlungsart_S

6.Ergänzen Sie die Felder.

7.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um die Eingaben zu speichern.

Hinweise:

▪BIC-SWIFT muss manuell erfasst werden, wenn diese nicht automatisch erkannt wird.

▪Bei Zahlungsart S muss die Währung zwingend in EUR sein.

▪Bei Zahlungsart S muss die Spesenregelung zwingend Spesenteilung sein.

Diese Zahlungsart wird für eine Zahlung auf eine Bank im Ausland benötigt.

1.Geben Sie die IBAN oder eine Kontonummer des Empfängers im Feld IBAN ein.

2.Beim Verlassen dieses Feldes ergänzt Proffix, wenn immer möglich, die Zusatzangaben wie z.B. BIC-SWIFT.

3.Wenn die Währung Alle ist, wird die Zahlungsart Ausland und Fremdwährungen (Ausser CHF/EUR) im Inland (X) vorgeschlagen:

Zahlungsart_X

4.Ergänzen Sie die Felder.

5.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um die Eingaben zu speichern.

Hinweise:

▪Die Zahlungsart X ist eine SWIFT-Zahlung.

▪Wenn es eine IBAN ist muss der BIC/SWIFT zwingend angegeben werden. Falls möglich wird dies von Proffix Px5 automatisch abgefüllt. Ansonsten muss der BIC/SWIFT zwingend manuell abgefüllt werden.

▪Wenn es keine IBAN ist (z.B. eine Kontonummer in USA, Kanada oder China) muss der BIC/SWIFT oder die Bank angegeben werden. Falls die Bank noch nicht in der Hilfstabelle Banken vorhanden ist, muss diese manuell inkl. Clearing-ID (Ausland), Name, Adresse und Land der Bank erfasst werden. Weitere Infos finden Sie hier.

In gewissen Ländern sind bei Zahlungen sogenannte Purpose of Payment (PoP) Codes zwingend mitzuliefern. Die Anforderungen werden vom jeweiligen Empfängerland definiert. Mit den Codes kann erkannt werden, wofür eine Zahlung getätigt wird. Jedes Land, welches einen Zahlungszweck fordert, hat dafür eigene Guidelines. Weiter wird dies von den Banken ebenfalls unterschiedlich umgesetzt. In Px5 wurde der Zahlungszweck (PoP) ausschliesslich für Zahlungen nach China und der Bank UBS umgesetzt.

Für Zahlungen nach China muss bei den Zahlungsarten das Feld Zahlungszweck mit einer der vorgegebenen Auswahlmöglichkeiten ergänzt werden:

▪Kapitaltransfer

▪Warenhandel

▪Dienstleistungen

▪Spenden

▪Sonstiges

Um für eine betroffene Zahlungsart für China einen Zahlungsgrund zu definieren, gehen Sie wie folgt vor:

1.Starten Sie die Adressverwaltung Proffix_Adressverwaltung_16x16.

2.Suchen Suchen_16x16 Sie nach einer Adresse in China.

3.Wählen Sie die Adresse aus und klicken Sie Start > Adresse > Register > Kreditoren Proffix_Kreditorenbuchhaltung_16x16.

4.In der Tabelle der Zahlungsarten unten wählen Sie die Zahlungsart mit der Bank in China aus.

5.Klicken Sie auf die Schaltfläche Zahlungsart ändern Tabelle ändern Zeile ausgewählt_16x16.

ZahlungsartMitZahlungszweck

6.Wählen Sie einen Zahlungszweck aus.

7.Speichern Sie mit Klick auf Ok Bestätigen_16x16.

Hinweis:

▪Das Dropdown Fenster des Feldes Zahlungszweck kann abgefüllt werden, wenn eine Zahlungsart nach China erfasst wird. Ansonsten ist das Feld auf «read only».

Diese Zahlungsart wird benötigt, wenn Sie sicherstellen möchten, dass keine Zahlung ausgelöst wird.

1.Wählen Sie Keine Zahlungsart.

Keine-Zahlungsart

2.Ergänzen Sie die Felder.

3.Klicken Sie auf Ok Okay_16x16, um die Eingaben zu speichern.

Hinweis:

▪Die Kreditorenrechnung mit dieser Zahlungsart wird in der Vergütung mit rotem Hintergrund angezeigt und kann nicht in eine Vergütung aufgenommen werden.

IBAN

Geben Sie in diesem Feld entweder die IBAN des Empfängers, die Kontonummer oder das Postkonto ein. Beim Verlassen dieses Feldes ergänzt Px5, wenn immer möglich, Zusatzangaben wie z.B. BIC-SWIFT. Ebenfalls wird geprüft, ob die eingegebene IBAN korrekt ist und eine Zahlungsart wird vorgeschlagen.

Bank

Wählen Sie hier die Bank aus dem Bankenverzeichnis. Da in Px5 nur Schweizer Banken vorhanden sind, müssen Sie für die Zahlungsarten S oder X zuerst eine Ausland-Bank erfassen.

BIC-SWIFT

In diesem Feld geben Sie die BIC-Nr. von SWIFT der (Ausland-)Bank ein. Falls möglich, wird diese durch Px5 aufgrund der eingegebenen Angaben (z.B. IBAN) ermittelt und ergänzt.

Diese Angaben werden nur für die Zahlungsarten S und X benötigt.

Spesenregelung

Je nach Zahlungsart kann die Spesenregelung geändert und somit geregelt werden, wer die Spesen übernimmt.

Begünstigter

Hier können Sie eine Adresse angeben, wenn die Zahlungsadresse von der eigentlichen Adresse abweicht.

Zahlungszweck

In gewissen Ländern (z.B. China) sind bei Zahlungen sogenannte Purpose of Payment (PoP) Codes zwingend mitzuliefern. Für Zahlungen nach China sind folgende Auswahlmöglichkeiten vorhanden:

▪Kapitaltransfer

▪Warenhandel

▪Dienstleistungen

▪Spenden

▪Sonstiges

Bemerkung

Hier können Sie eine Bemerkung pro Zahlungsart hinzufügen. Diese wird nicht mit der Zahlung übermittelt, sondern dient Ihnen als Hilfestellung zur Identifikation der Zahlungsart.

Möglicher Anwendungsfall: Es werden für eine IBAN zwei Zahlungsarten erfasst, da Zahlungen nach Grossbritannien einmal in EUR und einmal in GBP getätigt werden. Im Feld Bemerkung können Sie den entsprechenden Verwendungsfall ergänzen.

Zahlungsart

Die Zahlungsart wird aufgrund der eingegebenen Angaben (z.B. IBAN) vorgeschlagen.

Hauptzahlungsart

Hat eine Adresse mehrere Zahlungsarten, können Sie mit Aktivieren dieser Option bewirken, dass die Zahlungsart als Standard verwendet wird. Diese Zahlungsart wird dann automatisch bei einer Zahlung ausgewählt.

gelöscht

Zahlungsarten, die nicht mehr verwendet werden sollen, können mit dieser Option auf gelöscht gestellt werden.

Lohnbuchhaltung

Wenn eine Zahlungsart nur für Benutzer mit Berechtigung für die Lohnbuchhaltung angezeigt werden soll, markieren Sie die Option Lohnbuchhaltung auf der Zahlungsart.

Währung

Aufgrund der eingegebenen IBAN wird die Währung vorgeschlagen.

Hinweise:

▪Die Nummer der Bank entspricht nicht der IID, welche doppelt vergeben sein kann.

▪Beim Überprüfen der IBAN werden die Länderkürzel CH und LI als Inlandzahlung und die übrigen als SEPA oder Auslandzahlung interpretiert.

▪Bei einer SEPA-Zahlung ist die Spesenregelung automatisch auf Spesenteilung und kann nicht geändert werden.

▪Die Auswahl der Zahlungsart hängt mit der gewählten Währung zusammen.

▪Bei der Zahlungsart Keine Zahlungsart kann keine Konto-Nr. abgespeichert werden. Wenn Sie Zusatzinfos (wie z.B. WIR-Check) zur Zahlungsart hinterlegen wollen, können diese unter Bemerkung hinterlegt werden.

▪Die IBAN wird überprüft, ob sie die korrekte Länge aufweist, die Prüfziffer von Kontonummer und IBAN stimmen und ob die Struktur korrekt ist.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen Tabelle_16x16 gelangen Sie in die Banken-Verwaltung oder die Adressverwaltung.

Weitere Register in der Adresserfassung:

▪Kommunikation

▪Debitoren

▪Kreditoren

▪Kontakte

▪Notizen

▪Dokumente

▪Zusatzfelder

▪Adressgruppen

▪Webshop

▪Aktivitäten