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Wie KMU mit der «besten» Software organisiert werden

Wie KMU mit der «besten» Software organisiert werden
Softwarebeschaffung in Schweizer KMU erfolgte in den vergangenen zwei Jahrzehnten häufig nach der Devise: alles aus einer Hand. Der neue Ansatz für die digitale Zukunft heisst: «Best-of-Breed».

ERP-Systeme bilden heute das Rückgrat in der Administration von Schweizer KMU. In der Vergangenheit entschied sich ein KMU in der Regel für die Software eines Herstellers, die durchgängig auf einer modularisierten Systemarchitektur mit einheitlicher Datenbasis aufbaut. Nachdem zu Beginn meist die Prozesse in der Buchhaltung und im Auftragswesen organisiert und standardisiert wurden, nahmen der Umfang und die Komplexität der Systeme aufgrund ständig steigender Anforderungen laufend zu. Dies hat vielerorts zur Folge, dass Anpassungen immer aufwändiger werden und der Kunde in einem System gefangen und an einen Hersteller gebunden ist. Im Fachjargon als Lock-in-Effekt bekannt.

Für die Hersteller von ERP-Systemen wiederum ist es anspruchsvoll, sowohl funktional wie technologisch mit dem Fortschritt mitzuhalten und neue spezialisierte Teillösungen zu entwickeln und wirtschaftlich profitabel anzubieten. Dies ruft junge «Nischenanbieter» auf den Plan, die Lösungen auf den Markt bringen, die im Zuge der Digitalisierung und Automatisierung der Geschäftsmodelle essentiell sind, wie beispielsweise in den Bereichen Dokumenten- und Kundenmanagement (DMS und CMS), Onlinehandel und im Marketing. Gleichzeitig bieten sich KMU immer mehr webbasierte Lösungen und Apps, mit denen sie ihre Geschäftsmodelle erweitern oder Prozesse vereinfachen können.

Schnittstellen öffnen Weg zu Best-of-Breed

Die betriebswirtschaftlichen Prozesse bleiben dabei für jedes KMU die gleichen und somit auch die Kernfunktionen einer Business Software. Doch diese Systeme müssen sich künftig mit Software von Dritten ergänzen lassen können. Dafür braucht es offene Schnittstellen, die gerade von den trägen Albatrossen mit geschlossenen ERP-Gesamtlösungen lange Zeit gefürchtet wurden. Doch cloudbasierte Lösungen und neue Technologien rund um Webservices haben einen Paradigmenwechsel eingeleitet. Dank offener Schnittstellen lassen sich heute spezialisierte Einzellösungen in ein Standard-ERP mit offener Architektur integrieren und die Daten «realtime» austauschen. Dieser Ansatz, der KMU den Weg öffnet, ihr Geschäftsmodell bedürfnisgerecht zu individualisieren, nennt sich Best-of-Breed. Ein Ansatz, der für KMU und Hersteller eine Winwin-Situation darstellt.

 

«Der Best-of-Breed-Ansatz erlaubt, Geschäftsmodelle bedürfnisgerecht zu individualisieren»

 

Mit den Herausforderungen Schritt halten

Dies zeigt sich bei der Schweizer Softwareherstellerin Proffix, deren Business Software auf einer offenen Architektur aufbaut und die in typischen Schweizer KMU das Herzstück der Geschäftsadministration bildet. Nachdem deren ERP bereits in der Vergangenheit mit individuellen Schnittstellen einfach an ein Drittsystem angeschlossen werden konnte, bietet das Unternehmen heute eine umfangreiche REST-API-Schnittstelle. Diese erlaubt es, die Kernfunktionen mit weiteren Lösungen, ob Individual- oder Standardsoftware, zu erweitern, mit Webviews nahtlos in die bestehende Umgebung zu integrieren und einen durchgängigen Workflow zu realisieren.

Dass der Best-of-Breed-Ansatz bei der Softwareherstellerin bereits funktioniert, verdeutlicht sich beim grössten schweizerischen Verband für Rechnungslegung, Controlling und Rechnungswesen, bei dem ein bestehender Moloch durch vier auf die Prozesse des Verbandes optimierte Lösungen abgelöst wurde. Welante als Branchen-ERP bildet die zentralen Funktionen des Kurswesens ab, in das die Website mit Hubspot-CRM und die Lernplattform Maxbrain vollintegriert sind und das für die administrativen Kernprozesse an Proffix angebunden ist. Jeder der Hersteller verfolgt den Ansatz der Integration von Drittlösungen und individueller Erweiterungen – sämtliche Prozesse werden in einem durchgängigen Workflow über Webservices in Echtzeit abgebildet.

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