Air Zermatt - Qualität und Effizienz auf allen Ebenen
Die Air Zermatt ist eine Pionierin in der alpinen Luftrettung und ein führendes Dienstleistungsunternehmen für Versorgungsflüge im Hochgebirge sowie für Erlebnis- und Personenflüge in einer der bekanntesten Tourismusregionen der Schweiz. 2020 entschied sich das Luftfahrtunternehmen für das ERP-System von Proffix. Heute werden damit die Geschäftsdaten zentral verwaltet und die administrativen Prozesse weitgehend digitalisiert und automatisiert abgewickelt.
© Fotografie: Christian Pfammatter
Das Unternehmen
Die Air Zermatt wurde 1968 mit dem Ziel gegründet, die Flugrettung in der Region sicherzustellen. Als Pionierin setzte sie schnell internationale Standards und wurde mehrfach ausgezeichnet. Heute beschäftigt das Unternehmen an den drei Basen in Gampel, Raron und Zermatt rund 85 festangestellte Mitarbeitende sowie zahlreiche Freelancer. Mit einer Flotte von 11 Helikoptern führt die Air Zermatt jährlich etwa 2000 Helikopter-Rettungseinsätze und 1000 Ambulanzeinsätze durch.
Breitgefächerte Dienstleistungen
Neben der Flugrettung zählen Transportflüge mit Unterlasten zur Versorgung von Baustellen und Berghütten zu den wichtigsten Geschäftsbereichen der Air Zermatt. Hinzu kommen Erlebnisflüge für Touristen und Filmaufnahmen rund um das Matterhorn sowie im Winter das Heliskiing. Letzteres ermöglicht den Piloten ein wertvolles Training, um bei Rettungsflügen auf Gebirgslandeplätzen sicher starten und landen zu können. Zudem betreibt die Air Zermatt ein eigenes Trainingszentrum mit integrierter Flugschule, die eine spezialisierte Zusatzausbildung für Gebirgsflüge anbietet.
Unternehmen
Air Zermatt
85 Mitarbeitende (festangestellt)
25 Proffix User
Branche
Luftfahrt
Dienstleistungen
Flugrettung, Erlebnisflüge, Transport, Training
Proffix Funktionen im Einsatz
Adressverwaltung, Auftragsverwaltung, CRM, Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Finanzbuchhaltung, Artikel- und Lagerverwaltung, Lohnbuchhaltung unbegrenzt, Berechtigungen, E-Banking, E-Rechnung, Kostenstellen
Drittlösungen und Anbindungen
WATO Kassensystem, Kendox Dokumentenmanagement-System, BLZ Spendentool
Die Anforderungen
Mit dem Wachstum des alpinen Tourismus und der Erweiterung des Dienstleistungsangebots sind auch die Anforderungen an die IT bei der Air Zermatt kontinuierlich gestiegen. Vor der Entscheidung für das ERP-System von Proffix nutzte das Unternehmen drei separate Systeme für die administrativen Geschäftsprozesse: eine auf einer Access-Datenbank entwickelte Auftragsbearbeitung. Sage 50 für die Buchhaltung und eine Individuallösung mit eigener Datenbank für die Gönnerverwaltung. Das wichtigste Ziel bei der Einführung des neuen ERP-Systems war es daher, ein durchgängiges System zu finden, das die verschiedenen Datenbanken in einem Adressstamm zusammenführt und sämtliche administrativen Prozesse abbildet und digitalisiert.
Knackpunkt Gönnerverwaltung
Der eigentliche Knackpunkt war die Integration und Verwaltung der Air Zermatt Rettungskarten in Form einer Gönnerschaft. Nachdem verschiedene ERP-Systeme geprüft worden waren, konnte Proffix 2020 ein passendes Referenzprojekt vorweisen. In das ERP-System eines Natur- und Tierparks wurde ein Spenden- und Aboverwaltungsmodul integriert, das exakt den Bedürfnissen der Air Zermatt entsprach. Der modulare Aufbau sowie die Offenheit und Skalierbarkeit der Schweizer KMU-Software gaben schliesslich den Ausschlag für die Entscheidung zugunsten von Proffix.
Die Lösung
«Die neu organisierte Verwaltung der Gönnerschaft steht exemplarisch für die Einfachheit, mit der wir unsere Bedürfnisse im ERP-System von Proffix abbilden können», erklärt Marco Gerold, Leiter Finanzen der Air Zermatt und erläutert, wie die neue Lösung funktioniert: Mit der Anfrage einer Gönnermitgliedschaft wird eine Rechnung erstellt, die einer Dokumentenvorlage im CRM zugeordnet und in der Auftragsbearbeitung mit der als Artikel erfassten Mitgliedschaft verknüpft wird. Nach erfolgter Zahlung wird die Rechnung automatisch in einen Debitor umgewandelt, die Zahlung im CRM vermerkt und der Geldzufluss verbucht. Nach einem Jahr erhalten die Gönner direkt aus dem CRM ein Erinnerungsschreiben zur Verlängerung ihrer Mitgliedschaft. Bei Zahlung wiederholt sich
der Prozess. Wird die Rechnung nicht beglichen, erhält der Gönner/die Gönnerin ein Erinnerungsschreiben. Erfolgt keine Bezahlung wird das Abonnement nicht verlängert – die Debitorenausbuchung entfällt. Dies verhindert die Entstehung offener Debitoren, die gemahnt und ausgebucht werden müssten, was einen erheblichen Mehraufwand darstellen würde.
Leistungserbringung durchgängig administriert
Die verschiedenen Arten der Gönnerschaft sind in der Lagerverwaltung als Artikel erfasst, ebenso wie die Verrechnung der Flugeinsätze. Je nach Flugart – ob Rettung, Transport, Rundflug oder individuelle Personenflüge – wird ein Minutenpreis oder ein Pauschalpreis in Rechnung gestellt. Jede Verrechnungsart ist in der Lagerverwaltung als Artikel hinterlegt und sofort buchbar. Ein Grossteil der Rechnungen wird automatisch im Proffix ERP erstellt, die Mehrwertsteuer auf Knopfdruck abgerechnet, und nach Ablauf der Zahlungsfrist werden unbezahlte Rechnungen automatisch gemahnt. Dank der Automatisierung des Mahnwesens ist dieser Prozess heute deutlich effizienter und effektiver.
In das ERP von Proffix sind sowohl der Online-Webshop als auch das WATO-Kassensystem an den Helikopter-Basen in Zermatt und Raron vollständig integriert. Unabhängig davon, ob physisch oder online gebucht oder bestellt: Rundflüge für unterschiedliche Personenzahlen sowie der Kauf von Merchandisingprodukten werden nahtlos verbucht und buchhalterisch verarbeitet. Die Belege werden dank des integrierten Dokumentenmanagement-Systems elektronisch abgelegt, wodurch Medienbrüche vermieden werden.
Prozesse und Belege digitalisiert und elektronisch archiviert
Der grosse Vorteil digitalisierter Prozesse zeigt sich für Marco Gerold besonders in der Kreditorenbuchhaltung. «Früher füllten wir jährlich rund 50 Bundesordner mit Rechnungs- und Bankbelegen, was viel Platz benötigte und die Suche nach Belegen sehr schwierig machte.» Heute werden die Kreditorenbelege digital eingescannt, in Proffix erfasst und im Dokumentenmanagement-System (DMS) abgelegt. Auch im Lohnwesen leistet das ERP mit der Swissdec-zertifizierten Proffix Lohnbuchhaltung wertvolle Dienste. Über 200 Lohndatensätze von festangestellten Mitarbeitenden und Freelancern werden zentral verwaltet, die Lohnzahlungen monatlich verarbeitet und verbucht. Zudem werden die Löhne am Jahresende mithilfe des ELM-Verfahrens an die Sozialversicherungen gemeldet, was für die Air Zermatt mit Proffix ebenfalls ein Novum darstellte.
«Die neu organisierte Verwaltung der Gönnerschaft steht exemplarisch für die Einfachheit, mit der wir unsere Bedürfnisse im ERP-System von Proffix abbilden können.»
Die Benefits
Auf die Frage nach dem grössten Nutzen des ERP-Systems bringt es Marco Gerold wie folgt auf den Punkt: «Unser Geschäft ist dasselbe wie früher, und die Qualität unserer Dienstleistungen bleibt unverändert, aber im Hintergrund und in den Abläufen arbeiten wir jetzt viel effizienter und professioneller.» Dass gilt insbesondere auch bezüglich der Transparenz der Daten. Dank der Anbindung des Kassensystems ans ERP können die Umsätze nun täglich abgerufen werden, was früher aufgrund fehlender Schnittstellen oft manuelle Verbuchungen erforderte. Diese Daten- und Zahlentransparenz stellt einen weiteren wichtigen Innovationsschritt bei der Air Zermatt dar. So arbeitet das Unternehmen bereits an einem Leistungskatalog für die Integration von Microsoft Power BI – einer der führenden Business Intelligence Lösungen, für die Proffix seit langem eine ausgereifte Schnittstelle anbietet.
Die grössten Vorteile bleiben jedoch laut Gerold, dass alle Mitarbeitenden auf derselben Datenbank arbeiten, die Module einheitlich aufgebaut sind, wodurch sich alle schnell in Proffix zurechtfinden und dass die Lösung mit den Anforderungen des Unternehmens mitwächst.
Proffix: Aufgebaut für Schweizer KMU
Die Proffix Business Software vereinfacht heute in rund 4'000 Schweizer KMU die Geschäftsadministration.