Wenn Sie den 1. Schritt des Kreditoren-Workflows, die Vorerfassung, nutzen wollen, können Sie in der Kreditorenbuchhaltung 
die Belege vorerfassen und von einem Sachbearbeiter prüfen (z.B. Kontierung) lassen, bevor diese für die Weiterverarbeitung freigegeben werden.
Mit dem 2. Schritt des Kreditoren-Workflows und der Funktion Für Vergütung freigeben haben Sie zudem die Möglichkeit, weitere Kontrollen z.B. für Betragslimiten einzusetzen.
Hinweise:
▪Damit Sie die Funktionen zur Vorerfassung nutzen können, müssen Sie vorgängig auf den entsprechenden Adressen im Register Kreditoren die Option Beleg vorerfassen markieren.
▪Zusätzlich müssen Sie die Zuweisungen Vorerfassung  definieren. |
Tipp:
▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen  gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder das jeweilige Modul. |
Was möchten Sie tun?
Falls Belege vorerfasst wurden, werden diese mit der Funktion Vorerfasste Belege  zur weiteren Prüfung angezeigt.
1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege .
2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein.
3.Klicken Sie auf Suchen  .
4.Alle vorerfassten Belege, die zu prüfen sind, werden angezeigt:
Hinweis:
▪Der Sachbearbeiter wird in den Suchfeldern gemäss Ihrem Login abgefüllt. |
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Falls Sie die Kontierung von vorerfassten Belegen prüfen und allenfalls ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:
1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege .
2.Klicken Sie auf Suchen .
3.Markieren  Sie die Belege, die Sie prüfen möchten.
4.Wählen Sie die Start > Vorerfasste Belege > Kontieren  .
5.Prüfen Sie die Kontierung in der Tabelle unten und passen Sie diese wenn nötig an.
6.Klicken Sie auf Ok  , um die Kontierung zu speichern und den Beleg freizugeben.
7.Speichern  . |
Falls Sie den Betrag eines Beleges auf mehrere Konten verteilen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege .
2.Klicken Sie auf Suchen .
3.Markieren Sie die Belege, die Sie anpassen möchten.
4.Wählen Sie Start > Vorerfasste Belege > Kontieren .
5.Wählen Sie den gewünschten Datensatz unten in der Tabelle aus und klicken Sie Position ändern  .
6.Oder geben Sie das erste Konto und den dazugehörigen (Teil-)Betrag ein und wählen Sie Einfügen  .
7.Geben weitere Konten und dazugehörige Beträge ein, bis der gesamte Betrag kontiert wurde.
8.Klicken Sie auf Ok  , um die Kontierung zu speichern und den Beleg freizugeben.
9.Speichern . |
Wenn Sie die Kontierung geprüft und allenfalls angepasst haben, dann können Sie die markierten Belege freigeben.
1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege .
2.Klicken Sie auf Suchen .
3.Markieren Sie die Belege, die Sie freigeben möchten.
4.Klicken Sie auf Freigeben  , um die Belege freizugeben und die Kontierung zu speichern.
Tipp:
▪Der Kreditoren-Workflow-Verantwortliche und dessen Stellverterter können ebenfalls Freigaben für die Sachbeabeiter vornehmen. Dies ist dann in der Spalte Freigegeben durch ersichtlich. |
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Wenn Sie den Beleg nicht freigeben wollen, haben Sie die Möglichkeit, diesen abzulehnen.
1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege .
2.Klicken Sie auf Suchen .
3.Markieren Sie die Belege, die Sie ablehnen möchten.
4.Klicken Sie auf Ablehnen  , um den markierten Beleg abzulehnen und den Ablehnungsgrund, wenn gewünscht, anzugeben.
5.Speichern Sie die Ablehnung unter Speichern . Es öffnet sich anschliessend ein E-Mail an den Kreditoren-Workflow Verantwortlichen und dessen Stellvertreter. |
Um einen bereits freigegebenen Beleg wieder zurückzusetzen, gehen Sie wie folgt vor:
1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege .
2.Aktivieren Sie Freigegebenen Belege  .
3.Klicken Sie auf Suchen .
4.Wählen Sie den Beleg, den Sie zurücksetzen möchten, aus.
5.Klicken Sie auf Zurücksetzen  , um den markierten Beleg zurückzusetzen, damit er wieder freigegeben oder abgelehnt werden kann.
6.Bestätigen Sie mit Speichern .
Hinweis:
▪Es können nicht mehrere Belege gleichzeitig zurückgesetzt werden. Daher ist auch keine Markierung nötig. Es wird einzig der Beleg zurückgesetzt, welcher angewählt ist. |
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Falls ein Belegbild gespeichert ist, können Sie mit der Funktion Belegbild  die Rechnungen anzeigen.
1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Beleg > Vorerfasste Belege .
2.Klicken Sie auf Suchen .
3.Klicken Sie auf Start > Ansicht > Belegbild .
4.Klicken Sie auf einen Eintrag in der Tabelle, und die allfällig hinterlegte Rechnung wird angezeigt.
Hinweis:
▪Um die Funktion wieder zu deaktivieren, klicken Sie nochmals auf Belegbild . |
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Mit diesem Symbol können Sie vorerfasste Belege anhand der Suchkriterien suchen.
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Klicken Sie auf dieses Symbol, um zu speichern.
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Mit diesem Symbol können Sie ausgewählte Belege markieren.
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Mit Klick auf diese Schaltfläche können markierte Belege kontiert und freigegeben werden.
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Diese Schaltfläche gibt markierte Belege frei.
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Klick auf dieses Symbol lehnt markierte vorerfasste Belege ab.
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Um bereits freigegebene Belege zurückzusetzen, klicken Sie auf dieses Symbol.
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Mit dieser Funktion können Sie Zuweisungen von Sachbearbeitern und Stellvertretern für die Vorerfassung verwalten.
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Mit dieser Schaltfläche können Sie die Aktionen des Beleges zurückverfolgen.
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Mit diesem Symbol werden Belege, welche bereits freigegeben wurden, ein- bzw. ausgeblendet.
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Wenn Sie abgelehente Belege ein- bzw. ausblenden wollen, wählen Sie diese Schaltfläche.
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Mit dieser Schaltfläche werden alle Belege, bei denen Sie als Stellvertreter definiert sind, ein- bzw. ausgeblendet.
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Mit Klick auf diese Schaltfläche können Sie allfällig verfügbare Belegbilder ein- bzw. ausblenden.
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Sie können in der Kreditorenbuchhaltung die vorerfassten Belege von einem Sachbearbeiter ablehnen. Abgelehnte Belege können Sie unter Extras > Vorerfassung > Abgelehnte Belge  einsehen.
Was möchten Sie tun?
Um die abgelehnten Belege zu sehen, gehen Sie wie folgt vor:
1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Abgelehnte Belege .
2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein.
3.Klicken Sie auf Suchen .
4.Alle abgelehnten Belege werden angezeigt:
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Um den abgelehnten Belegen einen anderen, bzw. einen neuen Sachbearbeiter zuzuweisen, gehen Sie wie folgt vor:
1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Abgelehnte Belege .
2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein.
3.Klicken Sie auf Suchen .
4. Markieren Sie den gewünschten Beleg mit Markieren oder mit Doppeklick auf den Beleg.
5.Wählen Sie Start > Belege > Sachbearbeiter  .
6.Passen Sie den neuen Sachbearbeiter an.
7.Bestätigen Sie mit Ok .
Hinweis:
▪Wählen Sie nochmals den gleichen Sachbearbeiter aus, welcher bereits hinterlegt ist, wird dem gleichen Sachbearbeiter nochmals eine E-Mail für die Freigabe zugestellt. |
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Falls Sie den Sachbearbeiter oder dessen Stellvertreter anpassen, gehen Sie wie folgt vor:
1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Abgelehnte Belege .
2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein.
3.Klicken Sie auf Suchen .
4.Markieren Sie die Belege, die Sie anpassen möchten.
5.Wählen Sie Start > Zuweisung > Zuweisung definieren .
6.Wählen Sie einen Eintrag und klicken Sie auf Ändern  .
7.Ändern Sie die gewünschten Felder.
8.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern. |
Wenn Sie für mehrere Sachbearbeiter die Zuweisung ändern wollen, steht Ihnen die Funktion Massenmutation  zur Verfügung. Gehen Sie dazu wie folgt vor:
1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Abgelehnte Belege > Zuweisungen definieren > Massenmutation .
2.Klicken Sie auf Start > Zuweisung Vorerfassung > Massenmutation .
3.Markieren Sie mit Zuweisung markieren die zu ändernden Adressen.
4.Füllen Sie die Felder Sachbearbeiter und Stellvertreter ab.
5.Bestätigen Sie mit Ok . |
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Klick auf dieses Symbol sucht nach den abgelehnten Belegen anhand der Suchkriterien.
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Mit diesem Symbol weisen Sie abgelehnten markierten Belegen einen neuen Sachbarbeiter zu.
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Wählen Sie diese Schaltfläche, um abgelehnte Belege zu markieren.
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Diese Schaltfläche weist abgelehnten markierten Belegen einen neuen Sachbarbeiter zu.
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Klicken Sie auf dieses Symbol, um markierte abgelehnte Belege definitiv zu löschen.
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Mit diesem Symbol können Sie Sachbearbeiter und Stellvertreter für die Vorerfassung verwalten.
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Mit dieser Schaltfläche sehen Sie die History der Sachbearbeiter des ausgewählten Beleges.
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Mit Klick auf dieses Symbol können Sie den Belegstatus des ausgewählten Beleges ein- bzw. ausblenden.
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Mit Klick auf diese Schaltfläche können Sie allfällig verfügbare Belegbilder ein- bzw. ausblenden.
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Wenn Sie den 1. Schritt des Kreditoren-Workflows, die Vorerfassung, nutzen, können Sie in der Kreditorenbuchhaltung für die erfassten Belege, welche zur Freigabe überfällig sind, einen Reminder per E-Mail versenden.
Was möchten Sie tun?
Um die fälligen Belege anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:
1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Reminder  .
2.Geben Sie bei Bedarf unter Belege fällig per ein Datum ein.
3.Klicken Sie anschliessend auf Suchen .
4.Alle vorerfassten Belege, die zur Freigabe fällig sind, werden nun angezeigt:
5.Markieren Sie in der Tabelle die gewünschten Belege.
6.Wählen Sie anschliessend E-Mail senden  , um den jeweiligen Sachbearbeitern eine Erinnerungs-E-Mail zu senden. |
Um die Histroy des Sachbearbeiters anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor:
1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Reminder .
2.Füllen Sie bei Bedarf die Suchfelder aus und klicken Sie auf Suchen .
3.Wählen Sie den Beleg, bei welchem Sie die Sachbearbeiter History anzeigen wollen.
4.Klicken Sie auf Start > Zuweisung > Sachbearbeiter History  .
5.Hier sehen Sie den Änderungsverlauf des ausgewählten Beleges. |
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Mit diesem Symbol können Sie nach vorerfassten Belegen anhand der Suchkriterien suchen.
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Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, werden die selektierten Positionen markiert bzw. abgewählt.
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Mit diesem Symbol können Sie für die markierten Belege ein Reminder-E-Mail versenden.
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Mit diesem Symbol können Sie für den ausgewählten Beleg die History anzeigen lassen.
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Mit dieser Ansicht, können Sie zusätzlich auch die Belege mit Skonto-Fälligkeit einblenden.
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