Module > Kreditorenbuchhaltung > Kreditoren-Workflow > Vorerfassung

In der Kreditorenbuchhaltung vorerfasste Belege müssen - je nach Einstellung - von einem Sachbearbeiter überprüft und freigegeben werden.

Tipps:

▪Wenn Sie beim Sachbearbeiter auf der Adresse in den Kommunikationsangaben eine E-Mail Kreditoren-Workflow hinterlegen oder die Option für alle verwenden neben der allgemeinen E-Mail-Adresse aktivieren, wird bei jeder Belegserfassung mit Vorerfassung eine E-Mail an den Sachbearbeiter verschickt.

▪In den Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgaben können Sie E-Mail-Vorgaben für die Vorerfassung sowie für abgelehnte Vorerfassungen definieren.

▪Informationen zum mobilen Krediflow finden Sie hier: Px5 Krediflow Anleitung.

Was möchten Sie tun?

Vorerfasste Belege anzeigen, die geprüft werden müssen

Falls Belege vorerfasst wurden, werden diese mit der Funktion Vorerfasste Belege zur weiteren Prüfung angezeigt.

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege .

2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein.

3.Klicken Sie auf Suchen .

4.Alle vorerfassten Belege, die zu prüfen sind, werden angezeigt:

kre_smart_Einst_Alle offenen Posten

5.In der unteren Tabelle erscheint die Buchung des ausgewählten Belegs.

Hinweis:

▪Der Sachbearbeiter wird in den Suchfeldern gemäss Ihrem Login abgefüllt.

Tipp:

▪Den verantwortlichen Sachbearbeiter für vorerfasste Belege können Sie unter Zuweisungen für die Vorerfassung bestimmen.

Kontierung prüfen und allenfalls ändern

Falls Sie die Kontierung von vorerfassten Belegen prüfen und allenfalls ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege .

2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein.

3.Klicken Sie auf Suchen .

Kred_Vorerfassen

4.Markieren Sie die Belege, die Sie prüfen möchten.

5.Wählen Sie die Start > Vorerfasste Belege > Kontieren .

Kred_Vorerfasssen_Kontieren

6.Prüfen Sie die Kontierung in der Tabelle unten.

7.Mit Klick auf Position ändern passen Sie die Kontierung wenn nötig an.

8.Klicken Sie auf Ok , um das Fenster zu schliessen.

9.Klicken Sei auf Speichern um die Kontierung zu speichern und den Beleg freizugeben.

Kontierung anpassen: Einen Beleg auf mehrere Konten verbuchen

Falls Sie den Betrag eines Beleges auf mehrere Konten verteilen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege .

2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein.

3.Klicken Sie auf Suchen .

Kred_Vorerfassen

4.Markieren Sie die Belege, die Sie anpassen möchten.

5.Wählen Sie Start > Vorerfasste Belege > Kontieren .

Kred_Vorerfasssen_Kontieren

6.Wählen Sie den gewünschten Datensatz unten in der Tabelle aus und klicken Sie Position ändern .

7.Oder geben Sie das erste Konto und den dazugehörigen (Teil-)Betrag ein und wählen Sie Einfügen .

8.Geben weitere Konten und dazugehörige Beträge ein, bis der gesamte Betrag kontiert wurde.

9.Klicken Sie auf Ok , um die Kontierung zu speichern und den Beleg freizugeben.

10.Speichern Sie die Kontierung mit Speichern .

Markierte Belege freigeben

Wenn Sie die Kontierung geprüft und allenfalls angepasst haben, dann können Sie die markierten Belege freigeben.

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege .

2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein.

3.Klicken Sie auf Suchen .

Kred_Vorerfassen

4.Markieren Sie die Belege, die Sie freigeben möchten.

5.Klicken Sie auf Freigeben , um die Belege freizugeben.

6.Schliessen Sie mit Klick auf Speichern ab.

Hinweis:

▪Damit die in der Vorerfassung freigegebenen Belege auch in der Vergütung ersichtlich sind (sofern keine Direktfreigabe vorhanden ist), muss das Häckchen Vergütungsfreigabe erforderlich aktiviert sein. Dies kann unter Einstellungen > Kreditorenbuchhaltung > Vergütung aktiviert werden.

Tipp:

▪Der Kreditoren-Workflow-Verantwortliche und dessen Stellverterter können ebenfalls Freigaben für die Sachbeabeiter vornehmen. Dies ist in der Spalte Freigegeben durch ersichtlich.

Vorerfassten Beleg ablehnen

Wenn Sie den Beleg nicht freigeben wollen, haben Sie die Möglichkeit, diesen abzulehnen.

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege .

2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein.

3.Klicken Sie auf Suchen .

Kred_Vorerfassen

4.Markieren Sie die Belege, die Sie ablehnen möchten.

5.Klicken Sie auf Ablehnen , um den markierten Beleg abzulehnen und den Ablehnungsgrund anzugeben.

Kred_Ablehnen_Belegfreigabe zur Vergütung_Ablehnungsgrund

6.Bestätigen Sie mit Klick auf Ok .

7.Speichern Sie die Ablehnung mit Speichern .

8.Es öffnet sich anschliessend ein E-Mail an den Kreditoren-Workflow Verantwortlichen und dessen Stellvertreter.

Belegfreigabe zurücksetzen

Um einen bereits freigegebenen Beleg wieder zurückzusetzen, gehen Sie wie folgt vor:

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege .

2.Aktivieren Sie die Funktion Freigegebenen Belege und klicken Sie auf Suchen .

Kred_Freigegebene Belege_zurücksetzen

3.Wählen Sie den Beleg, den Sie zurücksetzen möchten, aus.

4.Klicken Sie auf Zurücksetzen , um den ausgewählten Beleg zurückzusetzen, damit er wieder freigegeben oder abgelehnt werden kann.

5.Bestätigen Sie mit Speichern .

Hinweise:

▪Bereits freigegebene Belege sind grau hinterlegt.

▪Es können nicht mehrere Belege gleichzeitig zurückgesetzt werden. Daher ist auch keine Markierung nötig. Es wird einzig der Beleg zurückgesetzt, welcher angewählt ist.

▪Beim Zurücksetzen der Vorerfassung werden Direktfreigaben für die Vergütung auch zurückgesetzt.

▪Beim Zurücksetzen der Vorerfassung werden Teilfreigaben für die Vergütung (bei Mehrfachfreigaben) auch zurückgesetzt.

▪Belege, für die bereits eine Vergütungsfreigabe vorliegt, können in der Vorerfassung nicht zurückgesetzt werden. Setzten Sie zuerst die Vergütungsfreigabe zurück.

Belegbilder ein-/ausblenden

Falls ein Belegbild gespeichert ist, können Sie mit der Funktion Belegbild die Rechnungen anzeigen.

1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Beleg > Vorerfasste Belege und lassen Sie sich die für Sie vorerfassten Belege anzeigen.

Kred_Vorerfassen

2.Klicken Sie auf Start > Ansicht > Belegbild .

3.Klicken Sie auf einen Eintrag in der Tabelle und die allfällig hinterlegte Rechnung wird angezeigt.

Hinweis:

▪Um die Funktion wieder zu deaktivieren, klicken Sie nochmals auf Belegbild .

Nachfolgend sehen Sie eine Beschreibung zu den vorhandenen Symbolen:

	Mit diesem Symbol können Sie vorerfasste Belege anhand der Suchkriterien suchen.
	Klicken Sie auf dieses Symbol, um zu speichern.
	Mit diesem Symbol können Sie ausgewählte Belege markieren.
	Mit Klick auf diese Schaltfläche können markierte Belege kontiert und freigegeben werden.
	Diese Schaltfläche gibt markierte Belege frei.
	Klick auf dieses Symbol lehnt markierte vorerfasste Belege ab.
	Um bereits freigegebene Belege zurückzusetzen, klicken Sie auf dieses Symbol.
	Mit dieser Funktion können Sie Zuweisungen von Sachbearbeitern und Stellvertretern für die Vorerfassung verwalten.
	Mit dieser Schaltfläche können Sie die Aktionen des Beleges zurückverfolgen.
	Mit diesem Symbol werden Belege, welche bereits freigegeben wurden, ein- bzw. ausgeblendet.
	Wenn Sie abgelehente Belege ein- bzw. ausblenden wollen, wählen Sie diese Schaltfläche.
	Mit dieser Schaltfläche werden alle Belege, bei denen Sie als Stellvertreter definiert sind, ein- bzw. ausgeblendet.
	Mit Klick auf diese Schaltfläche können Sie allfällig verfügbare Belegbilder ein- bzw. ausblenden.