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Vorerfasste Belege |
Sie können in der Kreditorenbuchhaltung vorerfasste Belege müssen von einem Sachbearbeiter überprüft und freigegeben werden.
Tipps: ▪Wenn Sie beim Sachbearbeiter auf der Adresse in den Kommunikationsangaben eine E-Mail Kreditoren-Workflow hinterlegen oder die Option für alle verwenden neben der allgemeinen E-Mail-Adresse aktivieren, wird bei jeder Belegserfassung mit Vorerfassung eine E-Mail an den Sachbearbeiter verschickt. ▪In den Einstellungen > Diverses > E-Mail-Vorgaben können Sie E-Mail-Vorgaben für die Vorerfassung sowie für abgelehnte Vorerfassungen definieren. ▪Weitere Informationen dazu finden Sie in der Px5 Krediflow Anleitung. |
Was möchten Sie tun?
Falls Belege vorerfasst wurden, werden diese mit der Funktion Vorerfasste Belege zur weiteren Prüfung angezeigt. 1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege . 2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein. 3.Klicken Sie auf Suchen . 4.Alle vorerfassten Belege, die zu prüfen sind, werden angezeigt:
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Falls Sie die Kontierung von vorerfassten Belegen prüfen und allenfalls ändern möchten, gehen Sie wie folgt vor: 1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege . 2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein. 3.Klicken Sie auf Suchen . 4.Markieren Sie die Belege, die Sie prüfen möchten. 5.Wählen Sie die Start > Vorerfasste Belege > Kontieren .
6.Prüfen Sie die Kontierung in der Tabelle unten und passen Sie diese wenn nötig an. 7.Klicken Sie auf Ok , um die Kontierung zu speichern und den Beleg freizugeben. 8.Speichern Sie die Kontierung mit Speichern . |
Falls Sie den Betrag eines Beleges auf mehrere Konten verteilen möchten, gehen Sie wie folgt vor: 1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege . 2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein. 3.Klicken Sie auf Suchen . 4.Markieren Sie die Belege, die Sie anpassen möchten. 5.Wählen Sie Start > Vorerfasste Belege > Kontieren . 6.Wählen Sie den gewünschten Datensatz unten in der Tabelle aus und klicken Sie Position ändern . 7.Oder geben Sie das erste Konto und den dazugehörigen (Teil-)Betrag ein und wählen Sie Einfügen . 8.Geben weitere Konten und dazugehörige Beträge ein, bis der gesamte Betrag kontiert wurde. 9.Klicken Sie auf Ok , um die Kontierung zu speichern und den Beleg freizugeben. 10.Speichern Sie die Kontierung mit Speichern . |
Wenn Sie die Kontierung geprüft und allenfalls angepasst haben, dann können Sie die markierten Belege freigeben. 1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege . 2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein. 3.Klicken Sie auf Suchen . 4.Markieren Sie die Belege, die Sie freigeben möchten. 5.Klicken Sie auf Freigeben , um die Belege freizugeben und die Kontierung zu speichern.
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Wenn Sie den Beleg nicht freigeben wollen, haben Sie die Möglichkeit, diesen abzulehnen. 1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege . 2.Geben Sie bei Bedarf Suchkriterien ein. 3.Klicken Sie auf Suchen . 4.Markieren Sie die Belege, die Sie ablehnen möchten. 5.Klicken Sie auf Ablehnen , um den markierten Beleg abzulehnen und den Ablehnungsgrund, wenn gewünscht, anzugeben. 6.Speichern Sie die Ablehnung unter Speichern . Es öffnet sich anschliessend ein E-Mail an den Kreditoren-Workflow Verantwortlichen und dessen Stellvertreter. |
Um einen bereits freigegebenen Beleg wieder zurückzusetzen, gehen Sie wie folgt vor: 1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege und lassen Sie sich die Belege inkl. Freigegebenen Belege anzeigen . 2.Wählen Sie den Beleg, den Sie zurücksetzen möchten, aus. 3.Klicken Sie auf Zurücksetzen , um den markierten Beleg zurückzusetzen, damit er wieder freigegeben oder abgelehnt werden kann. 4.Bestätigen Sie mit Speichern .
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Falls ein Belegbild gespeichert ist, können Sie mit der Funktion Belegbild die Rechnungen anzeigen. 1.Wählen Sie Kreditorenbuchhaltung > Extras > Beleg > Vorerfasste Belege und lassen Sie sich die für Sie vorerfassten Belege anzeigen. 2.Klicken Sie auf Start > Ansicht > Belegbild . 3.Klicken Sie auf einen Eintrag in der Tabelle, und die allfällig hinterlegte Rechnung wird angezeigt.
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