Sie können die Kreditorenrechnungen vorerfassen, d.h. die Belege werden zuerst von einem Mitarbeiter erfasst. Bestimmte Personen prüfen diese dann kontrollieren und korrigieren falls nötig die Kontierungen bei den Buchungen. Ist diese Kontrolle durchgeführt worden, werden die Belege zur Vergütungsfreigabe weitergegeben und können danach z.B. bezahlt werden.
Sie können bestimmen, für welche Rechnungen diese Vorerfassung geschehen soll. Dazu müssen Sie pro Adresse oder Adressgruppe definieren, welche Sachbearbeiter die Belege kontrollieren und freigeben können. Diese Definitionen können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.
In der Kreditorenbuchhaltung 
finden Sie dazu die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Kreditorenbuchhaltung > Zuweisungen Vorerfassung.
1.Klicken Sie auf Neu 
, um einen neuen Eintrag zu erstellen.
2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern 
.
3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:
4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.
5.Klicken Sie auf Ok 
, um zu speichern.
Hinweise: ▪Bitte beachten Sie, dass Sie vorgängig auf den entsprechenden Adressen im Register Kreditoren ▪Beim Erstellen einer vorerfassten Buchung, wird der Sachbearbeiter automatisch aufgrund der Einträge in der Hilfstabelle Zuweisung Vorerfassung vorgeschlagen. Sind mehrere Einträge für eine Adresse vorhanden, bleibt das Feld Sachbearbeiter leer und Sie können aus den hinterlegten Sachbearbeitern auswählen. ▪Ist kein Eintrag in der Hilfstabelle Zuweisung Vorerfassung für die ausgewählte Adresse vorhanden, wird automatisch ein Eintrag mit dem ausgewählten Sachbearbeiter der Buchung erstellt, damit bei der nächsten Buchung, der Sachbearbeiter vorgeschlagen werden kann. Voraussetzung ist, dass der angemeldete Benutzer Schreibrechte auf diese Hilfstabelle hat. ▪Gelöschte Einträge werden automatisch wieder aktiviert, wenn beim Erfassen einer vorerfassten Buchung der Sachbearbeiter des gelöschten Eintrags ausgewählt wurde. |
Adress-Nr. Geben Sie hier die Adresse ein, für welche Sie die Zuweisung definieren wollen. Beachten Sie, dass auf der Adresse die Option Beleg vorerfassen markiert sein muss, damit eine Vorerfassung möglich ist. Adressgruppe Geben Sie hier die entsprechende Adressgruppe ein, sofern eine Gruppe dafür vorgesehen ist. Sachbearbeiter In diesem Feld geben Sie den Sachbearbeiter ein, welcher die Belege dieser Adresse kontrollieren und freigeben darf. Stellvertreter Zusätzlich zum Sachbearbeiter können Sie einen Stellvertreter definieren, welcher die Belege kontrollieren und freigeben darf. Somit kann der Sachbearbeiter und der Stellvertreter die Belege freigeben. Haupt Markieren Sie diese Option, wenn dies die Hauptzuweisung für diese Adress-Nr. ist. Die Option ist inaktiv, wenn Sie eine Adressgruppe auswählen. Pro Adress-Nr. kann nur ein Eintrag die Option Haupt aktiviert haben. Wird ein weiterer Eintrag erfasst mit der Option Haupt aktiv, wird das Flag beim bisherigen Eintrag entfernt. gelöscht Mit dieser Option können Sie eine Zuweisung wieder deaktivieren.
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Was möchten Sie tun?
Um mehrere Zuweisungen gleichzeitig zu mutieren, gehen Sie wie folgt vor: 1.Klicken Sie auf Kreditorenbuchhaltung > Extras > Vorerfassung > Vorerfasste Belege > Zuweisung definieren > Pflege > Massenmutation 2.Füllen Sie hier die gewünschten Suchfelder aus und starten Sie eine neue Suche 3.Das Masstenmutations-Fenster sieht wie folgt aus:
4.Markieren 5.Klicken Sie auf Ok |
, um mehrere Mutationen zeitgleich vorzunehmen.
