Hilfstabellen > Leistungsverwaltung

Mit den Dokumenttypen bestimmen Sie, welche Dokumente Sie erfassen können. Die wichtigsten Dokumenttypen wie z.B. Offerte, Lieferschein, Rechnung usw. sind bereits vordefiniert. Sie können aber jederzeit beliebige andere Dokumenttypen definieren und diese in der Auftragsbearbeitung verwenden.

Sie können über das Modul Hilfstabellen die Dokumenttypen verwalten.

In der Auftragsbearbeitung und der Leistungsverwaltung finden Sie jeweils zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Auftragsbearbeitung bzw. Leistungsverwaltung > Dokumenttypen.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Auf_dokumenttypen

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok, um zu speichern.

Hinweis:

▪Die Hilfstabelle Dokumentypen verwalten ist sowohl in der Auftragsbearbeitung, wie auch in der Leistungserwaltung zu finden.

Dokumenttyp

Geben Sie hier eine eindeutige Abkürzung für den Dokumenttyp ein.

Bezeichnung

Hier müssen Sie eine Bezeichnung für den Dokumenttyp eingeben.

Belegart

In diesem Feld müssen Sie die Belegart für diesen Dokumenttyp eingeben. Mit dieser Angabe definieren Sie auch gleichzeitig den Nummernkreis für diesen Dokumenttyp. Wenn Sie für alle Dokumente den gleichen Nummernbereich verwenden wollen, geben Sie bei allen Dokumenttypen die gleiche Belegart ein.

Buchungsart

Hier müssen Sie eine Buchungsart eingeben. Diese Buchungsart wird für die Verbuchung der Debitoren-Rechnung bzw. -Gutschrift benötigt.

Buchungsart Zah.

Wenn Sie die Option automatisch zahlen markiert haben, müssen Sie hier die Buchungsart für die Zahlung eingeben. Diese Buchungsart wird für die Verbuchung der Debitoren-Zahlung benötigt.

Konto Zahlung

In diesem Feld können Sie die Kontonummer für die Zahlung eingeben.

Wenn Sie dieses Feld leer lassen, erscheint beim Speichern eines Dokumentes mit der Option automatisch zahlen das Zahlungsfenster, wo Sie das Konto eingeben können.

Fusstext

In diesem Eingabefeld können Sie einen Fusstext für diesen Dokumenttyp definieren. Dieser wird NICHT als Fusstext im Dokument abgefüllt, sondern lediglich beim Ausdruck zusätzlich als Fusstext ausgedruckt.

Aktivität

Wenn Sie wollen, dass beim Erstellen eines Dokumentes mit diesem Dokumenttyp automatisch eine Aktivität erstellt wird, dann geben Sie hier die gewünschte Aktivität ein. Die so generierte Aktivität kann im Dokument ebenfalls noch angepasst werden.

▪Auf der Aktivität können Sie die Bezeichnung definieren. Diese kann dort mit Feldern des Dokumentes definiert werden.

▪Sie können für die Berechnung der automatisch zu erstellenden Aktivität, aufgrund eines Auftragsdokumentes, den Liefertermin für die Berechnung des Aktivitätsdatums verwenden.

▪Zudem können Sie den Mitarbeiter als Dokument-Vertreter optional festlegen.

Reihenfolge

Damit die Auftragsbearbeitung weiss, welcher Dokumenttyp in welchen anderen Dokumenttyp umgewandelt werden darf, können Sie mit diesem Feld die Reihenfolge des Ablaufs definieren.

Die Reihenfolge der Dokumenttypen wird wie folgt festgelegt:

▪Zuerst kommen die Typen ohne Lagerabtrag und ohne Debitorenbuchung.

▪Danach folgen die Dokumenttypen mit Lagerabtrag aber ohne Debitorenbuchung.

▪Anschliessend werden die Typen mit der Option Teilrechnung angezeigt.

▪Nun folgen die Dokumenttypen mit Lagerabtrag und Debitorenbuchung.

▪Am Schluss folgen die Typen mit der Option Negativ.

Sind innerhalb dieser Regeln mehrere Typen vorhanden, werden diese nach der hier eingegebenen Reihenfolge sortiert. Es können keine Dokumente in Dokumente mit der Option Negativ umgewandelt werden.

gelöscht

Wenn Sie einen Dokumenttyp nicht mehr verwenden wollen, markieren Sie diese Option. Danach ist dieser Dokumenttyp beim Erstellen eines neuen Dokumentes nicht mehr sichtbar.

Haupt

Markieren Sie diese Option, wenn Sie wollen, dass dieser Dokumenttyp beim Erstellen eines neuen Dokumentes automatisch vorgeschlagen wird.

Lagerabtrag

Falls dieser Dokumenttyp eine Lagerbuchung ausführen soll, markieren Sie diese Option. Dies ist z.B. bei Lieferscheinen, Rüstscheinen, Rechnungen usw. der Fall.

Debitorenbuchung

Wenn beim Speichern eines solchen Dokumentes eine Rechnung in der Debitoren- oder Finanzbuchhaltung gebucht werden soll, markieren Sie diese Option. Dies ist z.B. bei Rechnungen oder Gutschriften der Fall.

Negativ

Mit Markieren dieser Option geben Sie an, dass alle Werte (Lagerabtrag und Debitorenbuchung) mit negativem Vorzeichen gebucht werden sollen. Dies ist bei Gutschriften der Fall.

Teilrechnung

Mit dieser Option können Sie einen Dokumenttyp definieren, der für Teilrechnungen, Vorauszahlungen und/oder Akontozahlungen verwendet werden kann.

Auftrags-Nr. eröffnen

Sie können diese Option markieren, wenn beim Erstellen eines Dokumentes mit diesem Typ automatisch eine neue Auftrags-Nr. eröffnet werden soll. Die neue Auftrags-Nr. wird dann beim Speichern des Dokumentes erstellt. Als Startdatum wird das Dokument-Datum eingesetzt.

automatisch reservieren

Wenn Sie wollen, dass ein Dokument dieses Typs immer reserviert werden soll, dann markieren Sie diese Option. Beim Speichern eines neuen Dokumentes werden automatisch alle Positionen reserviert.

automatisch installieren

Diese Option kann nur verwendet werden, wenn Sie das Modul Kundeninstallationsverwaltung aktiviert haben. Erfassen Sie ein Dokument mit einem Dokumenttyp, welcher diese Option gesetzt hat, so werden die Artikel beim Speichern des Dokumentes automatisch zur Kundeninstallationsverwaltung hinzugefügt.

Es werden nur diejenigen Artikel installiert, welche die Option Basis installieren gesetzt haben. Diese Funktion kann NICHT gleichzeitig mit einem Lagerort mit Standort verwendet werden.

automatisch zahlen

Wenn Sie diese Option markieren, wird beim Erfassen eines Dokumentes automatisch die dazugehörige Zahlung gebucht.

Diese Option kann nur gewählt werden, wenn auch die Option Debitorenbuchung markiert ist. Füllen Sie in diesem Fall auch die Felder Buchungsart Zahlung und/oder Konto Zahlung ab.

nach vollständiger Zahlung/Vorauszahlung sperren

Mit nach vollständiger Zahlung/Vorauszahlung sperren bestimmen Sie, dass ein solches Dokument nach dem Speichern nicht mehr geändert werden darf. Ein Dokument wird nur gesperrt, wenn eine Zahlung oder eine Vorauszahlung vorhanden ist und der Restbetrag 0 ist.

Kreditlimite prüfen

Sie können pro Dokumenttyp die Kreditlimite für eine Adresse prüfen. Sie haben die Möglichkeit, diese bei der Speicherung des Dokuments zu übersteuern. Es werden alle offene Dokumente an diese Kreditlimite gerechnet. Wenn diese Limite überschritten wird, gibt das System einen Hinweis. Die Berechtigungen dazu definieren Sie in der Benutzerverwaltung . Beim Datenbankupdate wird dieses Recht für alle Gruppen gesetzt.

Rapport speichern

Sie können in der Auftragsbearbeitung Rapport-Positionen hinzufügen. Wenn Sie möchten, dass solche Positionen ebenfalls in der Leistungsverwaltung berücksichtigt und ausgewiesen werden, markieren Sie diese Option.

▪Falls die Option Debitorenbuchung markiert ist, wird diese Option immer gesetzt.

▪Ist Debitorenbuchung nicht markiert, werden die Rapporte als Sollwerte gespeichert.

▪Wenn die Option Debitorenbuchung nicht gesetzt und die Option Lagerabtrag gesetzt ist, kann diese Option NICHT markiert werden.

Artikel-/Chargen-Dokumente drucken

Mit dieser Option geben Sie an, ob die in den Artikeln oder Chargen hinterlegten Dokumente bei diesem Dokumenttyp ebenfalls gedruckt bzw. gemailt werden sollen.

Formularauswahl anzeigen

Wenn Sie ein Dokument drucken, wird die Auswahl der Druckformulare angezeigt, wenn Sie hier unter Druckformular nichts eingegeben haben. Wenn Sie diese Auswahl immer sehen wollen (z.B. weil Sie zusätzliche Dateien drucken wollen), markieren Sie diese Option. Somit wird das Formularfenster beim Drucken immer angezeigt.

Aktivität anzeigen

Falls zu einem Dokument eine Aktivität im CRM erstellt wird, können Sie mit dieser Option angeben, ob diese Aktivität beim Speichern des Dokumentes automatisch zur Mutation angezeigt wird. In diesem Fall können Sie die Aktivität dann nach dem Speichern nochmals anpassen.

Kein E-Mail versenden

Wenn diese Option gesetzt ist, dann werden für diesen Dokumenttyp keine E-Mails versendet.

Druckformular

Wählen Sie hier die Formulare für den Ausdruck des Dokumentes aus. Wenn Sie hier keine Auswahl treffen, erscheint bei jedem Druck eine Abfrage nach den gewünschten Formularen. Hier erscheinen alle Formulare, welche im Listenmodul > Auftragsbearbeitung > Dokumente definiert wurden.

Dateien

Hier können Sie beliebige Dateien angeben, die beim Ausdrucken oder Versenden per E-Mail zusätzlich verwendet werden sollen.

	Wählen Sie diese Schaltfläche, wenn Sie eine neue Datei hinzufügen möchten.
	Diese Schaltfläche löscht eine Datei.
	Um Dateien zu markieren bzw. abzuwählen, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Hinweise:

▪Wenn Fremdsprachen in Textfeldern definiert sind, wird das Fremdsprachensymbol mit anderer Farbe dargestellt.

▪Beim Versand eines Dokuments aus der Auftragsverwaltung per E-Mail werden die Mail-Anhänge wie folgt der Reihe nach gegliedert: Zuerst werden alle Druckformulare aufsteigend angefügt, danach werden alle Dateien aufsteigend angefügt.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder das jeweilige Modul.

Hinweis:

▪In der Benutzerverwaltung können Sie die Berechtigungen für die Dokumenttypen definieren. Somit können Sie kontrollieren, auf welche Dokumente der Benutzer Zugriff hat.

Wenn Sie Aufträge erfassen, können Sie einen Kleinmengenzuschlag angeben. Fällt der Totalbetrag des Dokumentes unter den im Kleinmengenzuschlag definierten Betrag, wird beim Speichern automatisch ein Zuschlag dazu gerechnet.

Sie können jeder Adresse im Register Debitoren einen anderen Zuschlag zuweisen. Dieser wird dann beim Erfassen eines Dokumentes in der Auftragsbearbeitung automatisch in das Dokument übernommen.

Die Kleinmengenzuschläge können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In der Auftragsbearbeitung, der Leistungsverwaltung und der Ressourcenverwaltung finden Sie jeweils zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Auftragsbearbeitung > Kleinmengenzuschläge.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

auf_zuschlag

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Hinweis:

▪Die Hilfstabelle Kleinmengenzuschläge ist sowohl in der Auftragsbearbeitung, der Leistungsverwaltung wie auch in der Ressourcenverwaltung zu finden.

Sie haben die Möglichkeit, Rapporte zu starten und diese beliebig oft zu pausieren und wieder fortzusetzen. Dabei werden die Zeiten gespeichert und summiert. Ist ein solcher Rapport beendet, wird dieser als neuer Rapport gespeichert. Diese offenen Rapporte können jeweils mit der Telefon-Integration gestartet, pausiert und beendet werden.

Um diese offenen Rapporte zu verwalten, wählen Sie in der Leistungsverwaltung oder der Telefon-Integration Hilfstabellen > Hilfstabellen > Leistungsverwaltung bzw. Telefon-Integration > Offene Rapporte.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Leistungsverwaltung_Hilfstabellen_Hilfstabellen_Leistungsverwaltung_Offene Rapporte

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Hinweis:

▪Die Rapporte können sowohl in der Leistungsverwaltung als auch in der Telefon-Integration verwaltet werden.

Rapport-Nr.

Die Rapport-Nummer wird automatisch vorgeschlagen.

Bezeichnung

Geben Sie hier eine Bezeichnung für den Rapport ein. Diese wird in der Telefon-Integration in der Multifunktionsleiste angezeigt.

Zeiten

Hier definieren Sie die Start- und Endzeiten für diesen Rapport. Sie können dazu beliebig viele Start- und Endzeiten angeben und diese mit der Schaltfläche hinzufügen in die Liste speichern. Bei Erstellen eines neuen offenen Rapports wird die Startzeit automatisch gesetzt. Wenn Sie einen offenen Rapporte pausieren oder fortsetzen werden die Zeiten ebenfalls nachgetragen. Im Feld Dauer Total sehen Sie dann jeweils die kumulierte Dauer alles Zeiten.

Dauer Total

Die Dauer wird auf Grund aller Start- und Endzeiten gerechnet und auf eine volle Minute aufgerundet.

Mitarbeiter

Hier definieren Sie den Mitarbeiter, der den Rapport ausführt. Dieser wird aus den Einstellungen des Arbeitsplatzes vorgeschlagen.

Positionsart

Hier definieren Sie die Positionsart für den offenen Rapport. Diese wird aufgrund des Mitarbeiters vorgeschlagen.

Auftrag

Hier definieren Sie den Auftrag für den Rapport.

Adresse

Hier können Sie die Nummer mit einer Adresse aus der Adressverwaltung verknüpfen.

Serviceauftrag/Position

Hier können Sie den Serviceauftrag zuweisen, um den Rapport mit einem Serviceauftrag zu verknüpfen.

Kontakt

Hier können Sie den Kontakt auswählen oder ausfüllen.

Notizen

Hier können Sie die Notizen für den Rapport erfassen. Diese werden in die Leistungsverwaltung als Bemerkung übernommen.

pausiert

Wenn diese Option markiert ist, wurde der Rapport pausiert, d.h. es ist eine Start- ohne Endzeit vorhanden.

abgeschlossen

Markieren Sie diese Option, wenn Sie den offenen Rapport abschliessen wollen. Ist diese Option markiert, wird der offene Rapport als Rapport in der Leistungsverwaltung gespeichert. Dort kann dieser dann verrechnet werden.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Damit Sie Mitarbeiter oder Rapporte erfassen können, müssen Sie zuerst die Positionsarten definieren. Eine Positionsart definiert die Verrechnung der Stunden. Die Positionsarten können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In der Leistungsverwaltung finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Leistungsverwaltung > Positionsarten.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Leistungsverwaltung_Hilfstabellen_Hilfstabellen_Leistungsverwaltung_Positionsarten

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Nr.

Geben Sie hier die Nummer der Positionsart ein. Wenn Sie eine neue Positionsart erfassen, dann wird jeweils die nächste freie Nummer vorgeschlagen. Nachdem Sie die Positionsart gespeichert haben, kann diese Nummer nicht mehr geändert werden.

Bezeichnung

Hier müssen Sie die Bezeichnung der Positionsart eingeben. Mit der Schaltfläche rechts daneben können Sie die Bezeichnung in den verschiedenen Fremdsprachen eingeben.

Stundenpreis

Dieser Preis wird beim Verrechnen der Rapporte als Preis verwendet. Wenn Sie beim Erfassen eines Rapportes aber einen Preis eingeben, wird dieser verwendet und nicht derjenige der Positionsart.

Währung

Geben Sie hier die Währung für diese Positionsart ein.

Selbstkosten

Hier können Sie die eigenen Kosten für diese Positionsart eingeben. Diese Angabe kann z.B. für Margen-Berechnungen verwendet werden.

Vorgabezeit

Wenn diese Positionsart eine bestimmte Zeit dauert, dann kann hier diese Vorgabezeit eingegeben werden. Diese Vorgabe wird beim Erfassen von Rapporten automatisch abgefüllt.

Minimalzeit verr,

In diesem Feld können Sie die minimal zu verrechnende Zeit eingeben. Wenn Sie beim Erfassen eines Rapportes die Stunden eingeben, wird das Feld Stunden verr. automatisch mit dem eingegebenen Wert abgefüllt. Ist dieser Wert kleiner als die hier eingegebene Zeit, wird diese Minimalzeit verwendet.

Runden verr.

Beim Erfassen eines Rapportes, wird das Feld Stunden verr. automatisch mit den eingegebenen Stunden abgefüllt. Wenn Sie den Wert immer aufrunden wollen, können Sie hier die Rundung eingeben. Wenn Sie hier z.B. 1 eingeben, wird das Feld Stunden verr. jeweils auf die nächste Stunde aufgerundet. Bei 0.25 wird dieser z.B. auf die nächste Viertelstunde aufgerundet etc.

Einheit

In diesem Feld bestimmen Sie die Einheit der Positionsart.

Steuercode

Hier müssen Sie den Steuercode eingeben, der für diese Positionsart bei der Verrechnung verwendet werden soll.

Ertragskonto

Damit eine Positionsart verrechnet werden kann, müssen Sie in diesem Feld das Ertragskonto eingeben.

Kostenstelle*)

Geben Sie hier die Kostenstelle ein. Eine Eingabe ist auch dann nur möglich, wenn auf der Kontodefinition des Ertragskontos die Kostenstellen-Abfrage definiert ist.

Kostenart*)

Hier können Sie eine Kostenart eingeben. Eine Eingabe ist auch dann nur möglich, wenn auf der Kontodefinition die Kostenarten-Abfrage definiert ist.

Gültig von/bis

In diesen Feldern können Sie angeben, in welchem Zeitraum diese Positionsart gültig sein soll. Befinden Sie sich nicht mehr in diesem Zeitraum, erscheint die Positionsart nicht mehr bei der Auswahl. Um solche Positionsarten bei der Suche trotzdem noch zu finden, entfernen Sie bei der Suche die Option nur aktive Positionsarten.

Lohnarten

Wenn Sie die Stunden dieser Positionsart in die Lohnbuchhaltung verbuchen wollen, dann geben Sie hier die Lohnarten für die Verbuchung ein. Sie unterscheiden zwischen den normalen Stunden, der Überzeit, den Km-Spesen und den übrigen Spesen. Damit die Verbuchung funktioniert, müssen Sie beim Erfassen eines Rapportes die Periode Lohn eingeben. Die Rapporte werden direkt beim Speichern als Lohnbewegung verbucht.

Stundenabrechnung

Mit dieser Option geben Sie an, ob die Stunden dieser Positionsart für die Stundenabrechnung verwendet werden sollen. Wenn Sie die Option auswählen, dann werden alle Stunden dieser Positionsart bei der Abrechnung berücksichtigt.

Verrechnen

Wenn die Stunden dieser Positionsart verrechnet werden sollen, dann müssen Sie diese Option auswählen.

nicht zu verr./Ist-Stunden rechnen

Mit dieser Option können Sie Stunden, die nicht verrechnet werden sollen, trotzdem auf einer Abrechnung anzeigen lassen. Diese Stunden werden nicht zu den verrechneten und nicht zu den Ist-Stunden dazugerechnet.
Beispiel: Bei einem gekauften Support-Paket von 20 Stunden werden 2 Stunden aus Kulanzgründen nicht mit dem Paket verrechnet. Diese sollten zwar für den Kunden auf der Abrechnung sichtbar sein, aber nicht zu den Verrechneten/Ist-Stunden gerechnet werden.

Ferien

Wenn es sich bei der Positionsart um Ferienstunden handelt, markieren Sie diese Option. Diese Angabe ist zur Ermittlung des korrekten Feriensaldos bei der Stundenabrechnung erforderlich.

Lohnperiode plus 1

Wenn Sie diese Option markieren, wird beim Erfassen eines Rapportes die Periode aufgrund des Datums abgefüllt und 1 Monat dazu addiert.

kein Rabatt

Beim Erfassen eines Rapportes wird ein eventuell auf dem Kunden hinterlegter Rabatt automatisch abgefüllt. Wenn Sie für bestimmte Positionsarten diesen Rabatt nicht verwenden wollen, markieren Sie diese Option.

nicht zusammenziehen

Wenn Sie die Rapporte verrechnen, können Sie angeben, ob die Positionen zusammengezogen (summiert) werden sollen. Wenn Sie diese Option wählen, dann werden die Rapporte dieser Positionsart beim Verrechnen NICHT zusammengezogen, auch wenn dort die Option Positionen zusammenziehen markiert wird.

Hinweis:

▪*) Dieses Feld ist nur sichtbar, wenn Sie die Option Kostenstellen installiert haben.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Mit Proffix können Sie QR-Einzahlungsscheine erstellen und drucken. Sie müssen beim Erfassen eines Dokumentes den gewünschten Typ angeben. Damit wird der Einzahlungsschein mit der gewünschten Referenznummer oder QR-Code übernommen. Die Definition für solche Einzahlungsscheine können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In der Auftragsbearbeitung , der Leistungsverwaltung und der Ressourcenverwaltung finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Auftragsbearbeitung bzw. Leistungsverwaltung bzw. Ressourcenverwaltung > QR-Einzahlungsschein verwalten.

Was möchten Sie tun?

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Auf_QR

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Hinweis:

▪Die Hilfstabelle QR-Einzahlungsscheine verwalten ist sowohl in der Auftragsbearbeitung , der Leistungsverwaltung wie auch in der Ressourcenverwaltung zu finden.

Einzahlungsschein

Definieren Sie hier den QR-Rechnungstyp. Es können nicht nur QR-Rechnungen mit QR-Referenz aus der Auftragsbearbeitung erstellt werden, sondern es stehen Ihnen ebenfalls die Varianten mit Creditor Reference (SCOR) sowie ohne Referenz zur Verfügung.

Nummer

Geben Sie hier eine eindeutige Nummer für die Definition ein.

gelöscht

Wenn Sie eine QR-Rechnungstyp nicht mehr verwenden wollen, markieren Sie diese Option. Danach ist dieser QR-Rechnungstyp nicht mehr sichtbar für die Erfassung des Auftragsdokument.

Haupt

Falls Sie mehrere Nummern definieren, können Sie mit dieser Option markieren, welche Definition hauptsächlich verwendet werden soll.

Diese Definition wird beim Erfassen eines neuen Dokumentes automatisch vorgeschlagen. Wenn Sie nur eine Definition verwenden, markieren Sie diese Option ebenfalls, um einen Vorschlag zu erhalten.

Bezeichnung

Hier können Sie eine Bezeichnung für diese Definition eingeben.

Referenznummer gestalten:

Position Kunden-Nr. / Länge

Wenn Sie die Kunden-Nr. (Adresse-Nr. in der Adressverwaltung) in die Referenzzeile drucken wollen, müssen Sie hier die Position dieser Nummer innerhalb der Referenzzeile angeben. Hier können Sie die Position und die Länge der Kundennummer in der Referenzzeile definieren.

Nachfolgend sehen Sie die Position dieser Eingabe innerhalb der Referenzzeile orange dargestellt: 11 48027 K1234 567K0 D1234 567DP

▪Für die Kunden-Nr. sind 9 Stellen reserviert. Ist Ihre Kunden-Nr. kürzer als 9-stellig, wird die Dokumentnummer vorne mit Nullen ergänzt.

▪Die Länge der Kundennummer können Sie im Feld Länge definieren.

▪Die Angabe der Position Kunden-Nr. entspricht der Startposition der Kundennummer in der Referenzzeile und wird anschliessend nach links aufgefüllt.

Position Dokument-Nr. / Länge

Mit diesem Feld kann die Referenzzeile individuell gestaltet werden.

Nachfolgend sehen Sie die Position dieser Eingabe innerhalb der Referenzzeile grün dargestellt: 11 48027 K1234 567K0 D1234 567DP

▪Für die Dokument-Nr. sind 9 Stellen (standardmässig wird 8 eingetragen) reserviert. Ist Ihre Dokument-Nr. kürzer als 9-stellig, wird die Dokumentnummer am Schluss mit Nullen ergänzt.

▪Die Länge der Dokumentnummer können Sie im Feld Länge definieren.

▪Die Angabe der Position Dokument-Nr. entspricht der Startposition der Dokument-Nr. in der Referenzzeile und wird anschliessend nach rechts aufgefüllt.

Bank Beleg-Nr.

Gewisse Banken fordern für die Verarbeitung der QR-Rechnungen die Bank Beleg-Nr. (BESR-ID) in der Referenzzeile. Falls ihre Bank Ihnen eine Bank Beleg-Nr. mitteilt, kann diese hier eingetragen werden.

Position Bank Beleg-Nr.

Die Angabe der Position Bank Beleg-Nr. entspricht der Startposition der Position Bank Beleg-Nr. in der Referenzzeile und wird anschliessend nach rechts aufgefüllt.

IBAN

Tragen Sie in diesem Feld die «QR-IBAN» ein, wenn Sie beim Typ Einzahlungsschein QR-Rechnung mit QR-Referenz gewählt haben. Wenn Sie beim Einzahlungsschein QR-Rechnung mit Creditor Reference (SCOR) oder QR-Rechnung ohne Referenz gewählt haben, tragen Sie die «IBAN» ein.

Kundenreferenz (20)

Hier kann das Feld Kundenreferenz (20) mittels Dropdown-Liste definiert werden.

Der Swico Syntax befindet sich auf der QR-Rechnung im Abschnitt Zusätzliche Informationen. Mit dieser Möglichkeit kann eine individuelle zusätzliche Information mit dem Kunden ausgetauscht werden, welche für die automatische Verarbeitung beim Kunden genutzt werden kann.

Das Feld wird im Swico Tag /20/ angezeigt. Es stehen die Felder aus dem Auftragskopf und Zusatzfelder zur Verfügung.

Zahlungsempfänger

Definieren Sie dieses Feld, wenn Sie eine andere Adresse als die Adresse aus Stammdaten als Zahlungsempfänger im QR-Code sowie auf der QR-Rechnung Zahlteil verwenden möchten. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird die Adresse aus den Stammdaten übernommen.

Referenztext für zusätzliche Information

Wenn die Option Referenztext für zusätzliche Information markiert ist, wird nebst den SWICO-Zusatzinformationen auch die Auftragsreferenztext als Text auf den Einzahlungsschein übermittelt.

Einzahlungsschein ohne Betrag

Aktivieren Sie, wenn Sie eine Rechnung ohne Betrag erstellen möchten, diese Option.

Hinweise:

▪QR-Rechnung mit QR-Referenz benötigt QR-IBAN.

▪QR-Rechnung ohne Referenz benötigt ISO-IBAN.

▪QR-Rechnung mit Creditor Reference (SCOR) benötigt ISO-IBAN.

Auf_QR_Beispiel QR Einzahlungsschein

▪QR-Rechnungen mit QR-Referenz können in die Schweiz und nach Liechtenstein und in den Währungen CHF und EUR erstellt werden. Wenn Sie Rechnungen in andere Länder oder in anderen Währungen erstellen möchten, müssen Sie den Einzahlungsschein QR-Rechnung mit Creditor Reference (SCOR) oder QR-Rechnung ohne Referenz verwenden.

▪Eine QR-IBAN besitzt zwischen den Zeichen 5 bis 9 einen Wertebereich zwischen 30'000 und 31'999.

▪Der ganze Swico Syntax im Abschnitt «Zusätzliche Informationen» wird immer automatisch angezeigt und kann nicht entfernt werden. Dieser dient dem Rechnungsempfänger zur automatisierten Verarbeitung der Kreditorenrechnungen.

Wenn Sie Rapporte erfassen, haben Sie die Möglichkeit, Bemerkungen anzugeben. Damit Sie häufig verwendete Texte nicht jedes Mal neu eingeben müssen, können Sie diese über das Modul Hilfstabellen vordefinieren.

In der Leistungsverwaltung finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Leistungsverwaltung > Rapporttexte.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Leistungsverwaltung_Hilfstabellen_Hilfstabellen_Leistungsverwaltung_Rapporttexte verwalten

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Wenn Sie Dokumente erfassen, haben Sie die Möglichkeit, einen Referenztext anzugeben. Die Referenztexte können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In der Auftragsbearbeitung, der Leistungsverwaltung und der Ressourcenverwaltung finden Sie jeweils zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Auftragsbearbeitung > Referenztexte.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

auf_Referenztexte

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Hinweis:

▪Die Hilfstabelle Referenztexte verwalten ist sowohl in der Auftragsbearbeitung, der Leistungsverwaltung wie auch in der Ressourcenverwaltung zu finden.

Damit die Stundenabrechnung oder die Lohnabrechnung die Soll-Zeit korrekt berechnen kann, müssen Sie zuerst die Soll-Stunden definieren.

Die Soll-Stundenpläne können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In Modulen, in denen Soll-Stundenpläne verwendet werden, finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Allgemein > Soll-Stundenplan.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Sollstunden-Plan verwalten

4.Definieren Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok, um zu speichern.

Wenn Sie in der Auftragsbearbeitung Rapport-Positionen hinzufügen und auf dem Dokumenttyp die Option Rapport speichern gesetzt ist, werden die Rapporte als Soll- oder als verrechnete Rapporte gespeichert. Ebenso werden die Rapporte beim Verrechnen als verrechnete Rapporte gespeichert.

Wenn Sie dies Soll- und/oder verrechneten Rapporte ansehen wollen, können Sie dies über die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Leistungsverwaltung > Soll-/verrechnete Rapporte tun.

1.Klicken Sie auf Suchen Suchen_16x16 , um die Einträge anzuzeigen.

2.Das Anzeigefenster sieht wie folgt aus:

Leistungsverwaltung_Hilfstabellen_Hilfstabellen_Leistungsverwaltung_Soll-verrechnete Rapporte verwalten

3.Hier sehen Sie alle Angaben zum gespeicherten Rapport.

4.Unter Stundenart sehen Sie, ob es sich um Soll-Stunden oder verrechnete Stunden handelt.

5.Schliessen Sie das Fenster mit Klick auf Abbrechen .

Beim Erfassen eines Rapportes können Sie Spesen angeben. Um diese Spesen speziell zu verbuchen oder vorzugeben, können Sie Spesenarten definieren. Die Spesenarten können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In der Leistungsverwaltung finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Leistungsverwaltung > Spesenarten.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Leistungsverwaltung_Hilfstabellen_Hilfstabellen_Leistungsverwaltung_Spesenarten verwalten

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

In der Leistungsverwaltung werden für die Definition von Projekten die nachfolgenden Hilfstabellen verwendet:

Die Dokumente können über das Modul Hilfstabellen verwaltet werden.

In der Leistungsverwaltung finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Projekte > Dokumente.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle aus und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Leistungsverwaltung_Hilfstabellen_Hilfstabellen_Leistungsverwaltung_Dokumente verwalten

4.Ändern Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Wählen Sie die Schlatfläche Neuer Index , um einen neuen Dokumentenindex hinzuzufügen und bestätigen Sie mit Ok .

6.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Die Projekte können über das Modul Hilfstabellen oder direkt aus einem Projekt-Nr.-Eingabefeld verwaltet werden.

In der Leistungsverwaltung finden Sie zusätzlich noch die Registerkarte Hilfstabellen > Hilfstabellen > Projekte > Projekte.

Was möchten Sie tun?

Die Projekt-Verwaltung ist in mehrere Register unterteilt. Im Register Projekt sind die Hauptinformationen des Projektes abgelegt:

1.Wählen Sie Leistungsverwaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Projekte > Projekte.

2.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

3.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

4.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Leistungsverwaltung_Hilfstabellen_Hilfstabellen_Leistungsverwaltung_Projekte verwalten

5.Klicken Sie auf Projekt und ergänzen Sie den Eintrag wie gewünscht.

6.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Auftrag

Hier geben Sie einen Auftrag ein, falls Sie das Projekt einem Auftrag zuweisen wollen. Wenn Sie wollen, dass jedes Mal beim Erfassen eines neuen Projektes diese Auftrags-Nr. automatisch erstellt und abgefüllt werden soll, dann markieren Sie in den Einstellungen die Option Auftrags-Nr. für Projekt erstellen. Die Auftrags-Nr. wird dann gleich der Projekt-Nr. gesetzt.

Projekt-Nr.

Geben Sie hier die Nummer des Projektes ein. Es wird automatisch die nächste Nummer vorgeschlagen, welche Sie in den Einstellungen unter Bereich Projekt-Nr. definiert haben. Die Projekt-Nr. muss eindeutig sein und kann nach dem Speichern nicht mehr geändert werden.

Bezeichnung

Geben Sie hier die Bezeichnung Ihres Projektes ein.

Bauherr

Erfassen Sie hier die Adresse des Bauherrn, indem Sie die Adress-Nr. oder einen Teil des Namens eingeben.

Auftraggeber

Hier können Sie die Adresse des Auftraggebers definieren, indem Sie die Adress-Nr. oder einen Teil des Namens eingeben.

RG-Adresse

In diesem Feld definieren Sie die Rechnungsadresse, indem Sie die Adress-Nr. oder einen Teil des Namens eingeben.

Versandadresse

Erfassen Sie hier die Versandadresse, indem Sie die Adress-Nr. oder einen Teil des Namens eingeben.

Bemerkungen

Dieses Feld kann für beliebige Bemerkungen verwendet werden.

Abrechnungsart

Erfassen Sie hier die Abrechnungsart, indem Sie die Abrechnungsart-Nr. eingeben.

Gebäudeart

Hier können Sie die Gebäudeart definieren, indem Sie die Gebäudeart-Nr. eingeben.

Kostenstelle*)

In diesem Feld definieren Sie die Kostenstelle des Projektes.

Statusart

Erfassen Sie hier den Projektstatus. Geben Sie die Nummer der Statusart ein.

Projektstart

Geben Sie hier das Start-Datum Ihres Projektes ein.

intern

Markieren Sie diese Option, wenn es sich um ein internes Projekt handelt.

für Verrechnung freigeben

Mit dieser Option geben Sie das Projekt für die Verrechnung frei. Haben Sie diese Option nicht markiert, dann können Sie dieses Projekt nicht verrechnen.

Hinweis:

▪*) Dieses Feld ist nur vorhanden, wenn Sie die Option Kostenstellen installiert haben.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

Die Projekt-Verwaltung ist in mehrere Register unterteilt. Im Register Projektteam werden die Personen erfasst, die im Projekt involviert sind.

Was möchten Sie tun?

Die Projekt-Verwaltung ist in mehrere Register unterteilt. Im Register Verrechnung werden Informationen zur Verrechnung erfasst:

1.Wählen Sie Leistungsverwaltung > Hilfstabellen > Hilfstabellen > Projekte > Projekte.

1.Klicken Sie auf Neu Neu_16x16 , um einen neuen Eintrag zu erstellen.

2.Oder wählen Sie einen Eintrag in der Tabelle und klicken Sie auf Ändern .

3.Das Erfassungsfenster sieht wie folgt aus:

Leistung_Verrechnung

4.Klicken Sie auf Verrechnung und ergänzen Sie den Eintrag wie gewünscht.

5.Klicken Sie auf Ok , um zu speichern.

Projektsumme

Geben Sie hier die gesamte Projektsumme ein.

Freigegeben

Geben Sie hier die freigegebene Projektsumme ein.

Verrechnet

Hier wird angezeigt, wie viel von der freigegebenen Projektsumme schon verrechnet ist.

Offen

Hier wird angezeigt, wie viel von der freigegebenen Projektsumme noch offen ist.

Kondition

Hier können Sie die Zahlungskondition für dieses Projekt bestimmen. Mit den Schaltflächen rechts neben der Tabelle können Sie eine Neue Verrechnung erstellen , eine bestehende ändern , kopieren oder löschen . Das Erfassungsfenster für Rechnungen sieht wie folgt aus:

Leistung_Verrechnung_Verrechnungsfenster

Datum

Geben Sie hier das Erfassungsdatum der Rechnung ein. Es wird automatisch das Tagesdatum vorgeschlagen.

Bezeichnung

Hier können Sie eine Bezeichnung für die Rechnung eingeben.

Schlussabrechnung

Wählen Sie diese Option, wenn Sie den gesamten offenen Betrag verrechnen wollen.

Währung

Dieses Feld wird automatisch aufgrund der Angaben im Register Debitoren der gewählten Adresse vorgeschlagen und kann nicht geändert werden.

Kurs

Der Kurs wird automatisch aufgrund der Währung vorgeschlagen und kann nicht geändert werden.

Preis FW

Geben Sie hier den Preis ein. Wenn Sie eine andere Währung als die Standardwährung verwenden, geben Sie hier den Betrag der Fremdwährung ein.

Rückbehalt in %

Geben Sie den Prozentsatz für den Rückbehalt ein. Dieser Rückbehalt wird vom Total abgezogen.

Preis

In diesem Feld wird der Betrag der Standardwährung automatisch nach Ihren Kursangaben berechnet. Dieser Preis kann nicht verändert werden.

Total

Das Gesamttotal (Preis + ev. Steuer - Rückbehalt) wird in diesem Feld angezeigt und kann nicht verändert werden.

Konto

In diesem Feld geben Sie das Konto ein, auf welchem der Ertrag verbucht werden soll. Das Ertragskonto wird von der Adresse vorgeschlagen.

Steuercode

Dieses Feld wird automatisch aufgrund der Angaben im Register Debitoren der gewählten Adresse vorgeschlagen und kann nicht geändert werden.

Kostenstelle*)

Geben Sie hier die Kostenstelle ein. Eine Eingabe ist auch dann nur möglich, wenn auf der Kontodefinition die Kostenstellen-Abfrage definiert ist.

Kostenart*)

Hier können Sie eine Kostenart eingeben. Eine Eingabe ist auch dann nur möglich, wenn auf der Kontodefinition die Kostenarten-Abfrage definiert ist.

Bemerkung

Dieses Feld kann für Bemerkungen oder die Umschreibung der ausgeführten Arbeiten verwendet werden.

Hinweis:

▪*) Dieses Feld ist nur vorhanden, wenn Sie die Option Kostenstellen installiert haben.

Tipp:

▪Mit F4 oder Klick auf Suchfenster öffnen gelangen Sie jeweils in die Hilfstabellen oder in das jeweilige Modul.

In der Leistungsverwaltung werden für die Teilleistungen die nachfolgenden Hilfstabellen benötigt: